Møteprotokoll for Fellesnemnda Møtedato: 17.10.2017 Møtested: Edwin Ruud Møtetid: 16:30-18:45 Fellesnemnda fikk besøk av kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanne, som kunne presentere den nye kommunens navn. Navnet på den nye kommunen blir Indre Østfold. Til stede Forfall Medlemmer: Christian Granli, Elisabeth Gundersen (Eidsberg- Sp), Erik M. Unaas (Eidsberg - H), Grete Johanne Hansen (Hobøl - Ap), Heidi Eriksen (Spydeberg - Ap), Hilde Sørby Haakaas, Ingolf Paller (Askim - FrP), Ingunn Herstad Hensel (Eidsberg - V), Kathrine Hestø Hansen (Askim - Ap), Kjell Håvard Jensen (Hobøl - FrP), Kjetil Igletjern (Eidsberg - Ap), Knut Espeland (Spydeberg - KrF), Lars Holene (Askim - Sp), Lise Rognerud (Askim - H), Martha Hersleth Holsen, Petter Schou (Spydeberg - H), Rowena von Ohle (Spydeberg - FrP), Svend Saxe Frøshaug, Thor Hals (Askim - H), Tor Melvold, Tron Kallum (Spydeberg - Sp), Øivind Tønnes Reymert (Eidsberg - Krf) Varamedlemmer: Anne-Karine Enstad Gramen (Hobøl - KrF), George Ståle Brødholt (Hobøl - Sp), Hilde Sigrun Borger (Hobøl - H) Håvard Abotnes Osflaten (Hobøl - Ap), Olav Breivik (Hobøl - H), Pernille Backer Lemming (Hobøl - H) Administrasjonen Saksliste Saksnr Tittel 34/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 35/17 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 36/17 Referatsaker 37/17 Frikjøp av vernetjenester 38/17 Søknad om regionale folkehelsemidler 2018 - Prosjekt "Indre Østfoldmodellen for folkehelsearbeid" 39/17 Prosjektorganisering "Den nye kommunen"
40/17 Interkommunale samarbeider som kan iverksettes før kommunesammenslåingen 41/17 Unntak fra lover og regler i en overgangsperiode 42/17 Økonomiske handlingsregler i interimsperioden 43/17 Kommunikasjon- og tiltaksplan for perioden 2017-2019 44/17 Eventuelt 18.oktober 2017 Thor Hals leder
34/17 : GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste godkjennes. Ingen forslag. Innkalling og saksliste godkjennes. 35/17 : GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Protokoll fra forrige møte godkjennes. Ingen forslag. Protokoll fra forrige møte godkjennes. 36/17 : REFERATSAKER Referatsakene tas til orientering. Forslag Tron Kallum (Sp): Ber om at "Badeerklæringen" mellom Askim og Eidsberg kommuner kommer til behandling i fellesnemnda senere høsten 2017. Referatsakene tas til orientering. "Badeerklæringen" mellom Askim og Eidsberg kommuner kommer til behandling i fellesnemnda
senere høsten 2017. 37/17 : FRIKJØP AV VERNETJENESTER 1. Hovedverneombudet fra hver kommune frikjøpes med 10% 2. Koordinerende hovedverneombud frikjøpes med ytterligere 20% 3. Frikjøpsordningen evalueres innen utgangen av 01.04.18 4. Avtalen er tidsavgrenset til å gjelde for perioden fra dags dato tom. 31.12.19 PSU fellesnemnda 5Ks behandling 16.10.2017: Ingen forslag. PSU fellesnemnda 5Ks vedtak 16.10.2017: 1. Hovedverneombudet fra hver kommune frikjøpes med 10% 2. Koordinerende hovedverneombud frikjøpes med ytterligere 20% 3. Frikjøpsordningen evalueres innen utgangen av 01.04.18 4. Avtalen er tidsavgrenset til å gjelde for perioden fra dags dato tom. 31.12.19 Ingen forslag. 1. Hovedverneombudet fra hver kommune frikjøpes med 10% 2. Koordinerende hovedverneombud frikjøpes med ytterligere 20% 3. Frikjøpsordningen evalueres innen utgangen av 01.04.18 4. Avtalen er tidsavgrenset til å gjelde for perioden fra dags dato tom. 31.12.19 38/17 : SØKNAD OM REGIONALE FOLKEHELSEMIDLER 2018 - PROSJEKT "INDRE ØSTFOLDMODELLEN FOR FOLKEHELSEARBEID" 1. Fellesnemnda stille seg bak den administrative søknaden om regionale folkehelsemidler 2018, knyttet til prosjektet «Indre Østfoldmodellen for folkehelsearbeid». 2. Målgruppa i prosjektet er fellesnemnda, prosjektleder for sammenslåingsprosessen, rådmenn og kommunalsjefer i de fem kommunene. 3. Om søknaden innvilges, nedsetter fellesnemnda delprosjektgruppe A1 «Administrasjon og
ledelse» som styringsgruppe for prosjektet. Forslag fra Tron Kallum (Sp): Nytt pkt 3: Tillegg i søknaden, pkt "Mål": Vi har utarbeidet mål og strategier under temaet folkehelse til samfunnsdelen i kommuneplan for ny kommune. 1. Fellesnemnda stille seg bak den administrative søknaden om regionale folkehelsemidler 2018, knyttet til prosjektet «Indre Østfoldmodellen for folkehelsearbeid». 2. Målgruppa i prosjektet er fellesnemnda, prosjektleder for sammenslåingsprosessen, rådmenn og kommunalsjefer i de fem kommunene. 3. Tillegg i søknaden, pkt "Mål": Vi ha utarbeidet mål og strategier under temaet folkehelse til samfunnsdelen i kommuneplan for ny kommune. 4. Om søknaden innvilges, nedsetter fellesnemnda delprosjektgruppe A1 «Administrasjon og ledelse» som styringsgruppe for prosjektet. 39/17 : PROSJEKTORGANISERING "DEN NYE KOMMUNEN" 1. Valgkomiteens forslag til politiske representanter til styringsgruppe, delprosjekter og representant til Kirkelig fellesnemnd vedtas, jfr vedlegg 1. 2. Prosjektleders utpeking av administrative representanter til styringsgruppe og delprosjekter tas til orientering, jfr vedlegg 1. 3. Justert organisasjonsplan for delprosjekter vedtas, jfr vedlegg 2. PSU fellesnemnda 5Ks behandling 16.10.2017: Forslag til ny innstilling fra Lars Holene (Sp): 1. Valgkomiteens forslag til politiske representanter til styringsgruppe, delprosjekter og representant til Kirkelig fellesnemnd vedtas, jfr. vedlegg 1 2. Prosjektleders utpeking av administrative representanter til styringsgruppe og delprosjekter tas til orientering, jfr vedlegg 1. Fellesnemnda ber prosjektleder sikre at samlet administrativ kompetanse i delprosjektene er godt tilpasset mandatet som prosjektet settes til å utrede/løse. 3. Justert organisasjonsplan for delprosjekter vedtas, jfr vedlegg 2 med følgende justering: Delprosjekt for «næring og stedsutvikling» utvides med kulturområdet slik at ny delprosjekttittel blir «næring, kultur og stedsutvikling». Tilsvarende avgrenses delprosjekt for «kultur og oppvekst» til et delprosjekt for «oppvekst»
Forslag fra HTV v/jelena Poljak til nytt punkt 4: Når sak med forslag til mandater skal behandles, bes det om at saken også behandles i PSU. HTV ønsker bredere deltagelse i styringsgruppen, og foreslår at antall HTV-representanter økes til 3. HTV ønsker bredere deltakelse i delprosjektgruppene for A1 Administrasjon og ledelse, A4 Helse, sosial og omsorg, samt A/P2 Arbeidsgiverpolitikk. Det foreslås å øke antall HTV-representanter til 2. I tillegg bes det om muligheten for å innhente en ekstra HTV-representant ved behov i delprosjektet A5 Kultur og oppvekst. Votering: Forslaget fra Lars Holene (Sp) ble ikke realitetsbehandlet. Forslaget vedlegges protokollen. Forslag fra HTV v/ Jelena Poljak: Enstemmig vedtatt. PSU fellesnemnda 5Ks vedtak 16.10.2017: 1. Valgkomiteens forslag til politiske representanter til styringsgruppe, delprosjekter og representant til Kirkelig fellesnemnd vedtas, jfr. vedlegg 1. 2. Prosjektleders utpeking av administrative representanter til styringsgruppe og delprosjekter tas til orientering, jfr vedlegg 1. 3. Ikke realitetsbehandlet forslag vedlegges protokollen. Fellesnemnda ber prosjektleder sikre at samlet administrativ kompetanse i delprosjektene er godt tilpasset mandatet som prosjektet settes til å utrede/løse. Delprosjekt for "Næring og stedsutvikling" utvides med kulturområdet slik at ny delprosjekttittel blir "Næring, kultur og stedsutvikling" Tilsvarende avgrenses delprosjekt for "Kultur og oppvekst" til et delprosjekt for oppvekst. 4. Antall HTV-representanter økes til 3 i styringsgruppen. Antall HTV-representanter økes til 2 i delprosjektene A1 Administrasjon og ledelse, A4 Helse, sosial og omsorg og A/P2 Arbeidsgiverpolitikk. Det innhentes en ekstra HTV-representant i delprosjektet A5 Kultur og oppvekst, ved behov. Forslag fra Thor Hals (H): 1. Valgkomiteens forslag til politiske representanter til styringsgruppe, delprosjekter og representant til Kirkelig fellesnemnd vedtas, jfr. vedlegg 1 2. Prosjektleders utpeking av administrative representanter til styringsgruppe og delprosjekter tas til orientering, jfr vedlegg 1. Fellesnemnda ber prosjektleder sikre at samlet administrativ kompetanse i delprosjektene er godt tilpasset mandatet som prosjektet settes til å utrede/løse. 3. Justert organisasjonsplan for delprosjekter vedtas, jfr vedlegg 2 med følgende justering: Delprosjekt for «næring og stedsutvikling» utvides med kulturområdet slik at ny delprosjekttittel blir «næring, kultur og stedsutvikling». Tilsvarende avgrenses delprosjekt for «kultur og oppvekst» til et
delprosjekt for «oppvekst» Forslag fra Erik Unaas (H): Med henvisning til tredje punkt i forslag fra Thor Hals, foreslås det at kultur blir en del av både delprosjekt for Næring og stedsutvikling og av delprosjekt for Oppvekst. Leder Thor Hals ba om fellesnemndas godkjennelse på at Hilde Borger (H) velges inn som representant i Kirkelig fellesnemnd, selv om representanten Borger ikke er fast medlem av fellesnemnda. Fellesnemnda godkjente dette. Votering: Innstilling fra PSU, pkt 1 og 2: Enstemmig Innstilling fra PSU, pkt 4: Enstemmig Forslag fra Thor Hals med endringsforslag fra Erik Unaas: Enstemmig 1. Valgkomiteens forslag til politiske representanter til styringsgruppe, delprosjekter og representant til Kirkelig fellesnemnd vedtas, jfr. vedlegg 1. 2. Prosjektleders utpeking av administrative representanter til styringsgruppe og delprosjekter tas til orientering, jfr vedlegg 1. 3. Antall HTV-representanter økes til 3 i styringsgruppen. Antall HTV-representanter økes til 2 i delprosjektene A1 Administrasjon og ledelse, A4 Helse, sosial og omsorg og A/P2 Arbeidsgiverpolitikk. Det innhentes en ekstra HTV-representant i delprosjektet A5 Kultur og oppvekst, ved behov. 4. Justert organisasjonsplan for delprosjekter vedtas, med følgende justering: Delprosjekt for Næring og stedutvikling utvides med kulturområdet slik at ny delprosjekttittel blir Næring, kultur og stedsutvikling. Foreslått delprosjekt Kultur og oppvekst består. 40/17 : INTERKOMMUNALE SAMARBEIDER SOM KAN IVERKSETTES FØR KOMMUNESAMMENSLÅINGEN 1. Det utredes for interkommunalt samarbeid i forkant av etablering av ny kommune, på følgende fag- og tjenesteområder: a. Innkjøp b. Skatt og innfordring c. Barnevern d. Kommuneoverlegefunksjonen e. NAV 2. Samarbeidene mellom Askim og Hobøl tas til orientering
PSU fellesnemnda 5Ks behandling 16.10.2017: Forslag fra HTV v/ Jelena Poljak: Prosjektgruppa for skatt og innfordring bes konsekvensutrede mulige organisasjonsformer. PSU fellesnemnda 5Ks vedtak 16.10.2017: 1. Det utredes for interkommunalt samarbeid i forkant av etablering av ny kommune, på følgende fag- og tjenesteområder: a. Innkjøp b. Skatt og innfordring c. Barnevern d. Kommuneoverlegefunksjonen e. NAV 2. Samarbeidene mellom Askim og Hobøl tas til orientering 3. Prosjektgruppa for skatt og innfordring bes konsekvensutrede mulige organisasjonsformer Forslag fra Tron Kallum (Sp): 1. Til neste møte i fellesnemnda skal første versjon av mandatene fra delprosjektgruppene foreligge. 2. Prosjektleder bes fremlegge en sak med vurdering av hvordan tidligere grunnlagsdokumenter kan benyttes i det videre arbeidet til neste møte. Forslag fra Martha Hersleth Holsen (Sp): Tillegg til innstillingens pkt 2: Dette skal ikke legge noen føringer på fremtidig lokalisering og videre samarbeid. Fellesnemnda skal informeres om alle slike samarbeid. Votering: Innstillingen fra PSU, pkt 1: Enstemmig Innstillingen fra PSU, pkt 2 med tilleggsforslag fra Martha Hersleth Holsen: Enstemmig Forslag fra Tron Kallum: Enstemmig Innstillingen fra PSU, pkt 3: Enstemmig 1. Det utredes for interkommunalt samarbeid i forkant av etablering av ny kommune, på følgende fag- og tjenesteområder: a. Innkjøp b. Skatt og innfordring c. Barnevern d. Kommuneoverlegefunksjonen e. NAV 2. Samarbeidene mellom Askim og Hobøl tas til orientering. Dette skal ikke legge noen føringer på fremtidig lokalisering og videre samarbeid.
Fellesnemnda skal informeres om alle slike samarbeid. 3. Første versjon av mandatene fra delprosjektgruppene fremlegges i neste møte i fellesnemnda. 4. Vurdering av hvordan tidligere grunnlagsdokumenter kan benyttes i det videre arbeidet, fremlegges i neste møte i fellesnemnda. 5.Prosjektgruppa for skatt og innfordring bes konsekvensutrede mulige organisasjonsformer. 41/17 : UNNTAK FRA LOVER OG REGLER I EN OVERGANGSPERIODE 1. Fellesnemnda for «Den nye kommunen» i Indre Østfold ber, med forbehold om vedtak i kommunestyrene i de 5 kommunene, Kommunal- og moderniseringsdepartementet gi unntak fra lov av 6. juni 1975 nr. 29 om eiendomsskatt til kommunene (eiendomsskatteloven) 13, slik at det kan vedtas ulik skattesats i en overgangsperiode fram til og med 2021. 2. Vedtekter og forskrifter som gjelder i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad skal fortsatt gjelde for vedkommande område i «Den nye kommunen» inntil nye lokale vedtekter og forskrifter er gitt av kommunestyret. Fellesnemnda for «Den nye kommunen» i Indre Østfold ber med forbehold om vedtak i kommunestyrene i de 5 kommunene, Kommunal- og moderniseringsdepartementet fastsette frist for fastsetting av nye vedtekter og forskrifter til 31.12.2021. 3. Kommuneplanene etter plan- og bygningsloven kapittel 11, inkludert arealdelen, gjelder inntil det nye kommunestyret har vedtatt nye planer for «Den nye kommunen». Det samme gjelder reguleringsplaner etter kapittel 12 i loven. Senest ett år etter konstituering av det nye kommunestyret skal det foreligge en samlet kommunal planstrategi, jf. plan- og bygningsloven 10-1. 42/17 : ØKONOMISKE HANDLINGSREGLER I INTERIMSPERIODEN 1. Handlingsregler for netto driftsresulat, disposisjonsfond og gjeldsgrad I og gjeldsgrad II presentert i denne saken er førende for kommunenes budsjettarbeid for 2018 og 2019.
Handlingsreglene for interimsperioden er: 2. Kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad forutsettes hver for seg å tilpasse egne investeringsprogram i handlingsperioden 2018-2021 og 2019-2022 til ovennevnte handlingsregler. Dette gjelder både på kort og lang sikt som om kommunene skulle vært drevet videre som selvstendige kommuner også etter 2020. 3. Kommunene oversender rådmannens forslag til investeringsprogram med begrunnelse til fellesnemnda for uttalelse før endelig vedtak i kommunestyrene. 4. Kommunene oversender en oversikt over utvikling i måletallene netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, disposisjonsfond i prosent av brutto driftsinntekter, gjeldsgrad I og gjeldsgrad II til fellesnemda på bakgrunn av rådmannens forslag til budsjettog økonomiplan og oppdaterte tall på etter kommunestyrets vedtak. 5. Av regnskapsmessig mindreforbruk i 2017 og 2018 avsettes til disposisjonfond 100 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonfond < 5 % ved årslutt, minimum 75 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonsfond fra 5-8 % ved årsslutt og minimum 50 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonsfond > 8 % ved årsslutt. 6. Det legges fram likelydende saker med fellesnemndas forslag til økonomiske handlingsregler i interimsperioden til kommunestyrebehandling i de 5 kommunene. PSU fellesnemnda 5Ks behandling 16.10.2017: Omforent forslag: Saken tas til orientering. PSU fellesnemnda 5Ks vedtak 16.10.2017: Saken tas til orientering.
43/17 : KOMMUNIKASJON- OG TILTAKSPLAN FOR PERIODEN 2017-2019 1. Kommunikasjons- og tiltaksplan for perioden 2017-2019 vedtas. PSU fellesnemnda 5Ks behandling 16.10.2017: Ingen forslag. PSU fellesnemnda 5Ks vedtak 16.10.2017: 1. Kommunikasjons- og tiltaksplan for perioden 2017-2019 vedtas. 44/17 : EVENTUELT