JUNI 2017 Retningslinjer for Oslo Børs NewsPoint
Innhold INNLEDNING... 4 1.1 Melding... 4 1.2 Selskapsopplysninger... 4 1.3 Finanskalender... 4 1.4 Innsidelister... 4 TILGANG TIL SYSTEMET... 4 PROGRAMVARE... 5 PÅLOGGING OG REGISTRERING AV TELEFONNUMMER FOR MOTTAK AV ENGANGSKODE... 6 HOVEDMENY... 9 MELDING... 10 6.1 Meldingsinnhold... 10 6.1.1 Velg utsteder... 11 6.1.2 Velg instrument (ikke obligatorisk)... 12 6.1.3 Meldingskategori... 12 6.1.4 Tittel på melding... 12 6.1.5 Meldingsfeltet... 12 6.1.6 Vedlegg... 13 6.1.7 Feil/mangler i melding... 14 6.2 Distribusjon... 15 6.3 Klargjøring... 16 MINE MELDINGER... 18 7.1 Korrigering av meldinger som er lagret/offentliggjort... 19 7.2 Editere/fjerne meldinger med sperrefrist... 21 7.2.1 Editere melding... 21 7.2.2 Fjerne melding... 21 SELSKAPSOPPLYSNINGER... 21 FINANSKALENDER... 22 9.1 Registrere ny finanskalender... 23 9.2 Endre finanskalender... 25 MIN PROFIL... 25 10.1 Endre passord... 25 10.2 Endre telefonnummer for mottak av engangskode... 26 NEWSWEB... 26 REGISTRERING AV NY PRIMÆRINNSIDER OG DERES NÆRSTÅENDE... 28 12.1 Ny primærinnsider... 28 Side 2
12.2 Ny nærstående... 29 12.3 Endring av informasjon vedrørende primærinnsider/nærstående... 29 12.4 Deaktivering av primærinnsidere/nærstående... 29 12.5 Offentlig informasjon... 30 VED FEIL... 30 Side 3
INNLEDNING Hensikten med dokumentet er å beskrive hvordan utstederforetak kan lagre 1 og/eller offentliggjøre 2 meldinger, registrere selskapsopplysninger, registrere finanskalender samt registrere innsidere via internett når Oslo Børs NewsPoint («NewsPoint») benyttes. 1.1 MELDING Utgangspunktet for lagring og offentliggjøring av meldinger er utsteders oppfyllelse av informasjonsplikten. 1.2 SELSKAPSOPPLYSNINGER Selskapet skal straks sørge for å registrere endringer i de selskapsopplysninger Oslo Børs krever at registreres i Oslo Børs NewsPoint, jf Løpende forpliktelser for de respektive markedsplasser. 1.3 FINANSKALENDER Alle utstedere av aksjer og egenkapitalbevis notert på Oslo Børs og aksjer notert på Oslo Axess må i henhold til børsens løpende forpliktelser pkt. 4.6 årlig offentliggjøre en finansiell kalender. Det er en bestemmelse i løpende forpliktelser pkt. 4.7 for selskaper tatt opp til handel på Merkur Market om å offentliggjøre en finansiell kalender. For låntakere med lån notert på Oslo Børs og Nordic ABM anbefales det å offentliggjøre en finanskalender over planlagt offentliggjøring av års- og delårsregnskap. 1.4 INNSIDELISTER Utstederforetaket plikter å sende en oversikt til børsen eller autorisert markedsplass over primærinnsidere i selskapet, jf vphl. 3-6. Det er også her klargjort at listene skal være ajourført, slik at foretakene plikter å melde fra til børsen uten ugrunnet opphold når personer ikke lenger er primærinnsidere i selskapet og når nye personer skal tilføyes listen. Det er en tilsvarende bestemmelse i løpende forpliktelser pkt. 2.5 (6) for selskaper tatt opp til handel på Merkur Market. TILGANG TIL SYSTEMET For å få tilgang til Oslo Børs NewsPoint må utsteder benytte brukernavn og passord som blir tildelt av Oslo Børs, Markedsovervåking og -administrasjon. Brukernavnet og passordet er personlig. Utsteder må returnere utfylt søknadsskjema om brukernavn og passord til Oslo Børs, Markedsovervåking og - administrasjon på e-post til ma@oslobors.no. I søknadsskjemaet skal det angis hvilke tilganger brukeren skal ha. Følgende tilganger gis: 1 Meldingen lagres i offisiell lagringsmekanisme (OAM) iht. Verdipapirhandelloven 5-12 samt børsens egne regler. Gjelder ikke for utstedere som kun har lån notert på Oslo Børs alternative obligasjonsmarked Nordic ABM, samt selskaper tatt opp til handel på Merkur Market. 2 For at meldingen skal offentliggjøres forutsettes at særskilt avtale om å benytte Oslo Børs Distribution Network ("OBDN") er inngått med Oslo Børs. Merk at selskaper tatt opp til handel på Merkur Market oppfyller sin offentliggjøringsplikt uten distribusjon via OBDN (dvs. det er tilstrekkelig at meldinger gjøres tilgengelige på www.newsweb.no via NewsPoint). Side 4
Meldinger og finanskalender: Man blir autorisert til å lagre og offentliggjøre meldinger for eget selskap/lån samt å innrapportere og automatisk offentliggjøre finanskalender. Dersom man bruker et eksternt selskap til dette, må utsteder søke om brukernavn og passord på det eksterne selskapets vegne, eventuelt opplyse om at både utsteder selv og det eksterne selskapet skal ha tilgang til systemet. En særskilt avtale må inngås med Oslo Børs dersom utsteder ønsker å benytte Oslo Børs Distribution Network (OBDN) for offentliggjøring og distribusjon av meldinger. Registrere selskapsopplysninger: Man blir autorisert til å registrere selskapsopplysninger for eget selskap. Innsidelister: Man blir autorisert til å legge inn innsidere til eget selskap. PROGRAMVARE For at systemet skal fungere, må en nyere versjon av nettleserne Internet Explorer eller Opera benyttes. Hvis man er i tvil om hvilken versjon som er installert på ens maskin, kan dette sjekkes i verktøylinjen i den aktuelle nettleser. Figur 1 - sjekking av nettleserversjon (Internet Explorer) Side 5
PÅLOGGING OG REGISTRERING AV TELEFONNUMMER FOR MOTTAK AV ENGANGSKODE Oslo Børs NewsPoint har adresse: https://www.newspoint.no I påloggingsbildet skal brukernavn og passord tastes inn, deretter tastes engangskoden inn. Figur 2 Påloggingsbilde Hvis man har glemt brukernavn eller passord, eller eventuelt trenger en ny bruker, kan Markedsovervåking og -administrasjon kontaktes. Se Kontaktpersoner på Oslo Børs. Brukeren får ved første gangs bruk oppgitt brukernavn og passord av Oslo Børs. Melding om at passordet må endres vil fremkomme første gang en logger seg på systemet. Skriv inn nåværende passord Skriv inn nytt passord Skriv inn nytt passord igjen Klikk på Bytt passord Side 6
Figur 3- Bytte passord Regler for passord: Må være minst 8 tegn langt Må ikke inneholde brukernavnet Må bare inneholde tegn av typen A-Z, a-z eller 0-9 Må inneholde minst ett tegn fra hver av gruppene A-Z, a-z og 0-9 Et passord kan ikke gjenbrukes Nye brukere vil i tillegg få en melding om å registrere telefonnummer for mottak av engangskode. Side 7
Figur 4 Engangskode Registrering av telefonnummer for mottak av engangskode gjøres på følgende måte: Velg ønsket måte for mottak av engangskode, enten via SMS eller via talemelding. Ved valg av talemelding vil en bli oppringt på telefon fra et utenlandsk nummer. Engangskoden vil bli lest opp på engelsk Registrer telefonnummer med internasjonalt prefiks (velg land fra nedtrekksmenyen for landkode) og trykk deretter «Valider». Vent på å motta engangskoden via SMS eller via talemelding Registrer mottatt engangskode i feltet «Registrer mottatt engangskode» og trykk deretter «Verifiser». Dersom koden verifiseres OK vil dette markeres med grønn hake. Velg deretter «Lagre» Bekreftelse på at telefonnummer for engangskode er registrert vil vises på skjermen Side 8
Figur 5 Bekreftelse på registrert engangskode HOVEDMENY Hovedmenyen gir tilgang til meldinger, selskapsopplysninger, finanskalender og/eller innsidelister (forutsatt at brukeren har tilgang til dette). Dersom brukeren kun har tilgang til å registrere innsidere, vil en komme direkte inn eget bilde for dette når en logger seg på. Klikk på ønsket tjeneste. Side 9
Figur 6 Hovedmeny MELDING Dersom man skal lagre og offentliggjøre en melding velger man Ny melding i hovedmenyen. Bildet Ny melding består av følgende steg : 1. Meldingsinnhold 2. Distribusjon 3. Klargjøring 6.1 MELDINGSINNHOLD Kryss av for ønsket språk: Norsk og engelsk Brukes hvis man vil lagre og offentliggjøre melding på norsk og engelsk i én og samme melding 3. Meldingen vil bli lagret og offentliggjort som to separate meldinger Norsk Brukes dersom man vil lagre og offentliggjøre melding kun på norsk Engelsk Brukes dersom man vil lagre og offentliggjøre melding kun på engelsk Bildet "Meldingsinnhold inneholder følgende felter: Velg utsteder 3 For å unngå forvirring hos investor og andre markedsaktører, anbefales det at meldinger på norsk og engelsk, på samme informasjonspliktige forhold, lagres og offentliggjøres samtidig Side 10
Har utsteder flere instrumenter knyttet til seg kan en velge det instrumentet meldingen gjelder for. Dette er ikke obligatorisk Kategori Veiledning valgt meldingskategori Tittel på meldingen Meldingsfelt Vedlegg Neste steg eller Avbryt De enkelte delene er beskrevet mer detaljert nedenfor. Figur 7 Ny melding 6.1.1 VELG UTSTEDER Velg utsteder fra nedtrekksmenyen. Kortnavn til utsteder vises sammen med tittelen på NewsWeb. Dersom man velger Oslo Børs som distribusjonskanal for offentliggjøring av meldinger, vises kortnavnet sammen med tittelen på meldingen i handelssystemet og hos informasjonsdistributørene. Side 11
Kortnavn er en kortkode hver utsteder får fra Oslo Børs. Den brukes ofte som ticker for aksjeutstedere og i tickeren sammen med en tallkode på lån fra obligasjonsutstedere. 6.1.2 VELG INSTRUMENT (IKKE OBLIGATORISK) Velg et instrument meldingen skal knyttes opp mot hvis meldingen gjelder kun ett spesifikt instrument og ikke selve utstederen. 6.1.3 MELDINGSKATEGORI Velg meldingskategori. Når meldingskategori er valgt vil det fremkomme en kort forklaring på hvilke type meldinger som skal ligge i den valgte kategorien. 6.1.4 TITTEL PÅ MELDING Dette er feltet som vil bli presentert som tittelen på børsmeldingen, sammen med kortnavn for valgt utsteder. Tittelfeltet må ha en lengde på minst fire til maks 256 tegn. Tittelen på meldingen skal være betegnende for meldingens innhold. 6.1.5 MELDINGSFELTET I dette feltet legges selve meldingsteksten inn. Det er obligatorisk å benytte meldingsfeltet for offentliggjøring av informasjonspliktig informasjon. Det er ikke tilstrekkelig å sende denne informasjonen kun i vedlegg. Det anbefales at det for alle meldinger av et visst omfang utarbeides et sammendrag som omfatter de opplysningene som må antas å være av ikke uvesentlig betydning for kursen på selskapets aksjer. Verdipapirhandellovens krav til offentliggjøring av informasjon anses oppfylt i de tilfeller hvor meldingen som offentliggjøres via systemet, dvs. de samlede opplysningene som er inntatt i meldingsfeltet uten tilhørende vedlegg, inneholder alle opplysninger som er påkrevd etter Verdipapirhandelloven. Av hensyn til andre systemer som mottar meldinger fra Oslo Børs NewsPoint, har man måttet avgrense gyldig tegnsett til det som faller innenfor ISO-8859-1. Hvis man klipper og limer inn tekst fra et dokument som inneholder ugyldige tegn som blir lagt inn i meldingen, vil man få en feilmelding når man trykker på «Neste steg» knappen, se figur 8 Ugyldige tegn. Tabulator mellomrom vil bli endret til enkelt mellomrom. Dersom feltets begrensning på 50.000 tegn overskrides, vil det her når man trykker på Neste steg knappen komme opp en feilmelding som viser at det er for mange tegn i meldingen. Meldingsfeltet er et rent tekstfelt og det kan ikke benyttes tekstbehandlingsfunksjoner, som f.eks tabulatorstoppere og tabeller, eller å inkludere grafikk (f.eks. logo). Tabeller og presentasjonsmateriale kan legges i vedlegget. Når tilleggsinformasjon sendes i vedlegg, må en henvisning til vedlegget inntas i slutten av meldingsfeltet med følgende tekst: «Vedlegg følger på www.newsweb.no» Side 12
Figur 8 - Ugyldig tegn 6.1.6 VEDLEGG Vedlegg må være Acrobat format (pdf). Det er mulighet for å legge ved inntil 4 vedlegg som kan være på opptil 50 MB hver. For å legge til vedlegg trykk Bla gjennom. Side 13
Figur 9 Legg til vedlegg Når man trykker på knappen "Bla gjennom ", får man opp en dialogboks hvor man kan finne og velge det aktuelle dokumentet i filsystemet. Klikk på "Åpne" og deretter Legg til vedlegg knappen. Dokumentet er da lagt til som vedlegg til meldingen. Dokumentet som er lagt til bli vist ovenfor "Bla gjennom " feltet. Ved å klikke på filtype tegnet kan man åpne vedlegget og sjekke at det er riktig. Dersom man ønsker å fjerne vedlegg man allerede har lagt til meldingen, gjøres dette ved å klikke på det røde krysset til høyre for filnavnet. Vedlegget blir da fjernet. Trykk deretter Neste steg for å gå videre eller Avbryt for å gå helt ut av meldingen. 6.1.7 FEIL/MANGLER I MELDING Dersom noen av de obligatoriske feltene mangler innhold, inneholder for eksempel for mange tegn eller lignende, vil det komme opp en feilmelding etter at en har trykket på Neste steg Meldingen vil vise hva som er feil. Se figur 10 for eksempel. Side 14
Figur 10 Feilmelding 6.2 DISTRIBUSJON Velg ett av nedenstående alternativer og trykk deretter Neste steg : Meldingen sendes inn både for lagring/kopi og offentliggjøring via OBDN. Det er tilstrekkelig å sende inn meldingen én gang. Meldingen sendes inn KUN for lagring/kopi. Velg dette alternativet dersom meldingen kun skal sendes inn for lagring/kopi. Meldingen skal offentliggjøres samtidig via andre kanaler. Utsteder står selv ansvarlig for at dette gjøres. Merk at for selskaper tatt opp til handel på Merkur Market er dette valget tilstrekkelig for å oppfylle krav til offentliggjøring (jf. Løpende forpliktelser for Merkur Market pkt. 5.1 (1). Alle meldinger under meldingskategoriene FLAGGING, MELDEPLIKTIG HANDEL FOR PRIMÆRINNSIDERE, UTSTEDERS MELDEPLIKT VED HANDEL I EGNE AKSJER, RENTEREGULERING og EKS. DATO vil alltid bli offentliggjort via OBDN, uavhengig av valgene ovenfor. Side 15
Figur 11 Distribusjon 6.3 KLARGJØRING I dette bildet kan meldingsinnhold og vedlegg kontrolleres, og en kan velge om meldingen skal sendes inn umiddelbart eller om innsending av meldingen skal skje på et angitt tidspunkt (melding med sperrefrist). Velg én av følgende: Innsending av melding skal skje umiddelbart Innsending av melding skal skje på angitt tidspunkt Velg dato for innsendelse av melding ved å trykke på kalenderen. Dato kan velges inntil 2 børsdager frem i tid (eks. dersom meldingen opprettes på en mandag, kan en angi tidspunkt helt frem til tirsdag kl. 23.59). Velg klokkeslett ved å skrive inn i feltet for Tidspunkt Det er viktig å være oppmerksom på at kalenderen følger norsk tid. For utstedere med annen tidssone enn Norge, må norsk lokal tid angis Side 16
Figur 12 Klargjøring Det anbefales å sjekke at innholdet i meldingen og alle vedlegg er riktige før lagring og offentliggjøring. Det er ikke mulig å trekke tilbake melding eller vedlegg som er lagret og offentliggjort. Imidlertid er det mulig å korrigere en melding som allerede er lagret og offentliggjort, dette er nærmere beskrevet under pkt 7 Mine meldinger Når meldingen er ferdig, klikker man på Fullfør. Man får opp et kvitteringsbilde, se figur 13. Dersom en har valgt melding med sperrefrist, kommer følgende melding: Side 17
Trykk OK Hver melding som er lagret og offentliggjort har fått en meldings-id som kan brukes til å spore eller korrigere meldingen. Noter meldings-id i tilfelle det skulle være spørsmål eller problemer. Figur 13 Oversendt melding Klikk på Oslo Børs logoen eller NewsPoint logoen for å komme tilbake til hovedmenyen. MINE MELDINGER I oversiktsbildet Mine meldinger vises en oversikt over meldinger som utsteder, ved å benytte Oslo Børs NewsPoint, har lagret/offentliggjort og meldinger med sperrefrist. Her er det mulig å korrigere meldinger som er lagret og offentliggjort, se punkt 7.1 og å editere eller fjerne meldinger med sperrefrist, se punkt 7.2. Meldinger med sperrefrist ligger øverst i oversikten. Det er meldingens tittel som kommer frem i listen, kategori, status, dato og klokkeslett meldingen ble lagret og om meldingen ble offentliggjort gjennom Oslo Børs Distribution Network. Har man lagret og offentliggjort melding på norsk og engelsk (i én og samme melding), vil denne vises som to separate meldinger på oversikten. Side 18
Figur 14 Mine meldinger Status på melding Klargjort Publisert Feil. Kontakt Oslo Børs Forklaring Melding med sperrefrist. Tidspunkt for innsendelse av melding er angitt Meldingen er lagret/offentliggjort Meldingen har feilet. Ta kontakt med Oslo Børs for å avklare 7.1 KORRIGERING AV MELDINGER SOM ER LAGRET/OFFENTLIGGJORT Det vil være mulig å korrigere en melding i inntil 2 børsdager etter at meldingen er lagret og offentliggjort. Meldingen vil ikke bli fjernet, men vil vises på NewsWeb med et flagg som markerer at meldingen er blitt korrigert og også en link til den nye meldingen. Den nye meldingen vil også få et flagg som markerer at dette er en ny versjon av en tidligere melding. Det gjøres oppmerksom på at melding om finansiell kalender vil vises i dette bildet, men det er ikke mulig å korrigere den, dette må gjøres ved å klikke på «Finanskalender» i hovedmenyen. Korrigering av melding som er lagret/offentliggjort gjøres på følgende måte: Stå i bildet Mine meldinger og klikk på Korriger ved siden av ønsket melding (i kolonnen Handling ) Meldinger som er eldre enn 2 børsdager vil ikke vises med Korriger feltet i oversiktsbildet Side 19
Figur 15 Korrigering av meldinger Følgende melding fremkommer: Trykk OK og du kommer inn i meldingen Det anbefales at det i tittelfeltet skrives Korreksjon * og at den opprinnelige tittelen tas med Eks.: Korreksjon * meldepliktig handel (anførselstegnene skal ikke med i meldingen). Side 20
Den korrigerte meldingsteksten bør også markeres med en *, dette for å gjøre det enklere å se hva som er korrigert i meldingen. Klikk på Neste steg etter å ha foretatt korrigeringene, eller Avbryt for å gå helt ut av meldingen. Dersom den opprinnelige meldingen ble distribuert gjennom OBDN, er dette satt som default i steg 2 Klikk på Neste steg for å komme til steg 3. Klargjøring Velg om meldingen skal sendes inn umiddelbart eller om den skal sendes inn på angitt tidspunk Klikk på Fullfør 7.2 EDITERE/FJERNE MELDINGER MED SPERREFRIST Det er viktig å være oppmerksom på at denne funksjonen kun gjelder for meldinger med sperrefrist. For meldinger som allerede er lagret/offentliggjort, og som skal korrigeres, se pkt 7.1 ovenfor. 7.2.1 EDITERE MELDING Dersom meldingen skal endres på, stå i bildet Mine meldinger og klikk på Editer melding, ved siden av ønsket melding (i kolonnen Handling ). Klikk på Neste steg etter å ha foretatt korrigeringene, eller Avbryt for å gå helt ut av meldingen. Dersom den opprinnelige meldingen ble distribuert gjennom OBDN, er dette satt som default i steg 2 Klikk på Neste steg for å komme til steg 3. Klargjøring Velg om meldingen skal sendes inn umiddelbart eller om den skal sendes inn på angitt tidspunk Klikk på Fullfør 7.2.2 FJERNE MELDING Dersom meldingen skal slettes, stå i bildet Mine meldinger og klikk på Fjern melding ved siden av ønsket melding (i kolonnen Handling ). Følgende melding fremkommer: Klikk OK. Meldingen er slettet. SELSKAPSOPPLYSNINGER Trykk på fanen Selskapsopplysninger i hovedmenyen og velg utsteder fra nedtrekksmenyen. Side 21
Alle opplysninger registrert på selskapet fremkommer her. Endre/fyll inn informasjon direkte i feltene. Felter merket * må fylles ut. Jf. Løpende forpliktelser for de respektive markedsplasser Forklaring på noen av feltene kan fås ved å trykke på det lille informasjonstegnet til høyre for nedtrekksmenyene : Lagring av opplysningene: Nederst på siden får man tre valg: Avbryt: Ingen data blir lagret. Må bekreftes spesielt. Lagre kladd: Alle data blir lagret og fremkommer neste gang man velger Selskapsopplysninger i hovedmenyen. Ingen endringer blir sendt til Oslo Børs Fullfør: Dataene blir sendt til Oslo Børs sine systemer. Teksten: Opplysningene er lagret fremkommer. I tillegg sees følgende tekst nederst i selskapsinformasjon-bildet: Inntil Oslo Børs har verifisert de oppdaterte dataene vil feltene i selskapsopplysninger-bildet være stengt for videre oppdatering. Dette vil vare maksimalt ett døgn. Ta kontakt med Markedsovervåking og administrasjon dersom opplysninger må endres innen denne tid. FINANSKALENDER Alle utstedere av aksjer og egenkapitalbevis notert på Oslo Børs og aksjer notert på Oslo Axess må i henhold til børsens løpende forpliktelser pkt. 4.6 årlig offentliggjøre en finansiell kalender. Den skal minimum inneholde en oversikt over de planlagte tidspunktene for offentliggjøring av årsrapport og halvårsrapport samt avholdelse av selskapets ordinære generalforsamling i påfølgende år, og skal offentliggjøres senest innen årets utgang. Dersom selskapet planlegger å offentliggjøre kvartalsrapport(er) skal planlagte datoer for offentliggjøring av disse rapportene også inntas i finansiell kalender så snart dato er fastsatt. Det er et krav om å bruke funksjonaliteten «Finanskalender» i NewsPoint for å offentliggjøre finansiell kalender. Låntakere med lån notert på Oslo Børs og Nordic ABM anbefales å offentliggjøre en finanskalender over planlagt offentliggjøring av års- og delårsregnskap. På grunnlag av registreringen blir det Side 22
automatisk generert en børsmelding som blir distribuert via Oslo Børs nyhetsfeed under meldingskategori «Annen informasjonspliktig regulatorisk informasjon». Selskaper tatt opp til handel på Merkur Market er iht. Løpende forpliktelser pkt. 4.7 underlagt en plikt om å offentligjøre finansiell kalender, men kan likevel velge å gjøre dette i en separat melding. Det anbefales imidlertid at funksjonaliteten «Finanskalender» i NewsPoint benyttes for dette formål da en separat melding vil medføre at de angitte datoene ikke blir synlige på Børsens hjemmeside. 9.1 REGISTRERE NY FINANSKALENDER Trykk på fanen Finanskalender i hovedmenyen og velg utsteder fra nedtrekksmenyen. Tidligere registrerte datoer vil være synlige i dette bildet. Figur 16 Finanskalender Fyll inn dato for offentliggjøring av hendelsene i feltene ved å klikke på kalenderikonene. For å legge til hendelser som for eksempel ordinær generalforsamling, tertialrapport og Side 23
kapitalmarkedsdag må en klikke på «Legg til» knappen, velge hendelse og deretter velge dato. Velg språk for publisering av melding. Velg språk utsteder vanligvis rapporter på - norsk, engelsk eller begge. Eventuell tilleggsinformasjon kan legges til, feltene aktiveres når språk for melding er valgt. Eksempel på tilleggsinformasjon er eventuell kontaktinformasjon til selskapet. Utfra de valgene som er foretatt vil det genereres en standard melding som vil vises når en klikker på «Neste steg: Forhåndsvisning» Klikk deretter på «Neste steg: Forhåndsvisning». Meldingen vil vises, det er ikke mulig å korrigere den. Trykk «Avbryt» for å gå ut av meldingen, eller «Forrige steg» for å korrigere. Figur 17 Forhåndsvisning før publisering av melding Klikk «Fullfør». Det vil automatisk genereres en melding under meldingskategori «Annen informasjonspliktig regulatorisk informasjon» som umiddelbart distribueres via Oslo Børs nyhetsfeed og vises på www.newsweb.no Selskapets finansielle kalender vil bli oppdatert på børsens hjemmeside http://www.oslobors.no/oslo-boers/kurser-og-marked/finanskalender i løpet av en time. Side 24
9.2 ENDRE FINANSKALENDER Trykk på fanen «Finanskalender» i hovedmenyen og velg utsteder fra nedtrekksmenyen. Dato for offentliggjøring av hendelsene kan endres ved å klikke på kalenderikonet ved siden av aktuell hendelse. For å endre dato for «Andre hendelser» kan en klikke på kalenderikonet ved siden av den aktuelle hendelsen eller «Fjern» knappen for å slette den. Hendelser som har passert kan ikke endres. Velg språk for publisering av melding, velg språk utsteder vanligvis rapporter på - norsk, engelsk eller begge. Eventuell tilleggsinformasjon kan legges til, feltene aktiveres når språk for melding er valgt. Eksempel på tilleggsinformasjon er eventuell kontaktinformasjon til selskapet. Utfra de valgene som er foretatt vil det genereres en standard melding som vil vises når en klikker på «Neste steg: Forhåndsvisning» Klikk deretter på «Neste steg: Forhåndsvisning». Meldingen vil vises, det er ikke mulig å korrigere den. Trykk «Avbryt» for å gå ut av meldingen, eller «Forrige steg» for å korrigere. Klikk «Fullfør». Det vil automatisk genereres en melding under meldingskategori «Annen informasjonspliktig regulatorisk informasjon» som umiddelbart distribueres via Oslo Børs nyhetsfeed og vises på www.newsweb.no Selskapets finansielle kalender vil bli oppdatert på børsens hjemmeside http://www.oslobors.no/oslo-boers/kurser-og-marked/finanskalender i løpet av en time. MIN PROFIL I bildet Min Profil ligger informasjon om brukernavn, navn på bruker, telefon, mail, siste passordendring, siste pålogging, hvilken organisasjon brukeren tilhører og hvilke utstedere organisasjonen er autorisert for. Det er her mulig for brukeren å endre opplysninger, samt å endre telefonnummer for mottak av engangskode. 10.1 ENDRE PASSORD For å endre passordet på ordinær måte, går man går inn på valget "Bytt passord" i bildet Min Profil i hovedmenyen. Deretter må man registrere det nye passordet og verifisere det. Fremgangsmåten for å endre passordet er lik som første gang en logger seg på. Skriv inn nåværende passord Skriv inn nytt passord Skriv inn nytt passord igjen Klikk på Bytt passord Når man deretter klikker på feltet for Bytt passord er det nye passordet registrert, og må benyttes ved neste gangs pålogging. Side 25
Figur 18 Endre passord Ved problemer med pålogging i børsens åpningstid, ta kontakt med Markedsovervåking og administrasjon på tlf: 22 34 19 45 eller på mail: ma@oslobors.no 10.2 ENDRE TELEFONNUMMER FOR MOTTAK AV ENGANGSKODE Klikk på «Registrer/endre telefonnummer for mottak av engangskode» Registrer telefonnummer på samme måte som i pkt. 4 ovenfor NEWSWEB http://www.newsweb.no er en ren nyhetsside som viser alle meldinger som er lagret i den offisielle lagringsmekanismen (OAM) i henhold til vphl 5-12 første ledd og børsens egne regler, og andre meldinger som er offentliggjort via Oslo Børs Distribution Network av Oslo Børs og utstedere. På NewsWeb kan man blant annet søke på følgende: Side 26
Meldinger fra utsteder Meldinger lagret iht. vphl 5-12 Informasjonspliktige opplysninger i henhold til lov, forskrift eller børsens egne regler for markedet verdipapiret er notert på Meldingskategorier Utsteder ID Instrument Meldingstittel En kan også angi tidsrom for meldinger en søker etter. Det er mulig å søke på historiske meldinger helt tilbake til 18.03.1998. Man kan også lage linker som utfører spesielle spørringer/utdrag av meldinger. De variantene som finnes er for tiden: 1. Meldinger siste 3 år 2. Meldepliktige handler siste 12 måneder (spørringen vil omfatte meldingskategoriene UTSTEDERS MELDEPLIKT VED HANDEL I EGNE AKSJER og MELDEPLIKTIG HANDEL FOR PRIMÆRINNSIDERE 3. Flaggemeldinger siste 12 måneder 4. Finansiell rapportering siste 12 måneder (spørringen vil omfatte meldingskategoriene ÅRSRAPPORTER OG REVISJONSBERETNINGER og HALVÅRSRAPPORTER OG REVISJONSBERETNINGER/UTTALELSER OM FORENKLET REVISORKONTROLL For å benytte disse spørringene må man benytte URL adressen http://www.newsweb.no/query.jsp med følgende parametre: symbol= Action= languageid= Selskapets kortnavn Type spørring: 1 = Meldinger siste 3 år 2 = Meldepliktige handler siste 12 måneder 3 = Flaggemeldinger siste 12 måneder 4 = Finansiell rapportering siste 12 måneder Språk (ledetekster og menyer): 0 = Norsk 1 = engelsk Eksempler, med NHY som kortnavn: Side 27
Meldinger for NHY (36 måneder) http://www.newsweb.no/query.jsp?symbol=nhy&action=1 Meldepliktige handler for NHY (12 måneder) http://www.newsweb.no/query.jsp?symbol=nhy&action=2 Flaggemeldinger for NHY (12 måneder) http://www.newsweb.no/query.jsp?symbol=nhy&action=3 Finansiell rapportering for NHY (12 måneder) http://www.newsweb.no/query.jsp?symbol=nhy&action=4 Figur 19 www.newsweb.no REGISTRERING AV NY PRIMÆRINNSIDER OG DERES NÆRSTÅENDE 12.1 NY PRIMÆRINNSIDER Det er mulig å registrere både personer og selskap som primærinnsidere. Velg det som er aktuelt å registrere og et nytt vindu kommer opp. Fyll ut feltene. Alle felter markert med må fylles ut for å få lagret den nye primærinnsideren. Id nummer Feltet Id nummer skal inneholde et identifikasjonsnummer for personen som skal registreres. Gyldige identifikasjonsnummer er norsk personnummer, d-nummer og identifikasjonsnummer tildelt Side 28
av VPS i forbindelse med oppretting av VPS konti. Det er ikke krav om registrering av Id nummer for selskaper tatt opp til handel på Merkur Market. Dersom innsideren ikke har et gyldig identifikasjonsnummer (som nevnt ovenfor) vennligst oppgi annen type identifikasjon (nasjonalt ID nummer). Dette må i så tilfelle angis ved å fjerne krysset fra boksen "Personen har gyldig id nummer". Merk: kun ticker, etternavn, fornavn, stilling, verv og gyldig fra dato vil bli presentert på Oslo Børs hjemmeside, se avsnitt 12.5. 12.2 NY NÆRSTÅENDE Det er mulig å registrere både personer og selskaper som nærstående. Velg det som er aktuelt å registrere og et nytt vindu kommer opp. Velg primærinnsider til den nye nærstående fra en liste og fyll så ut feltene. Alle felter markert med må fylles ut for å få lagret den nye nærstående. Id nummer Feltet Id nummer skal inneholde et identifikasjonsnummer for personen som skal registreres. Gyldige identifikasjonsnummer er norsk personnummer, d-nummer og identifikasjonsnummer tildelt av VPS i forbindelse med oppretting av VPS konti. Det er ikke krav om registrering av Id nummer for selskaper tatt opp til handel på Merkur Market. Dersom innsideren ikke har et gyldig identifikasjonsnummer (som nevnt ovenfor) vennligst oppgi annen type identifikasjon (nasjonalt ID nummer). Dette må i så tilfelle angis ved å fjerne krysset fra boksen "Personen har gyldig id nummer". Merk: informasjon om nærstående vil ikke bli presentert på Oslo Børs hjemmeside, se avsnitt 12.5. Merk videre at det er kun nærstående som innehar aksjer utstedt av selskapet som skal registreres (jf. vphl 3-6(4)). 12.3 ENDRING AV INFORMASJON VEDRØRENDE PRIMÆRINNSIDER/NÆRSTÅENDE Utstederselskapet plikter å holde listene ajourførte. For å registrere endringer må den aktuelle primærinnsideren/nærstående først hentes frem. Dette kan gjøres ved å klikke på personnummeret/organisasjonsnummeret. Personen/firmaet vil da komme frem i et nytt vindu og de aktuelle endringene kan registreres. Når endringene er gjort må de lagres før vinduet lukkes. 12.4 DEAKTIVERING AV PRIMÆRINNSIDERE/NÆRSTÅENDE Når en primærinnsider ikke er å betrakte som en innsider lenger skal vedkommende deaktiveres. Deaktivering kan enten gjøres ved å klikke på, da vil primærinnsideren få gyldig til dato tilsvarende dagens dato. Dersom primærinnsideren skal ha en annen gyldig til dato må den aktuelle primærinnsideren hentes frem i et eget bilde. Dette kan gjøres ved å klikke på personnummeret/organisasjonsnummeret. Korrekt gyldig til dato registreres i ruten Gyldig til. Side 29
Når primærinnsiderne får satt en gyldig til dato vil denne datoen også registreres på samtlige nærstående i det aktuelle firmaet. Dersom en nærstående skal deaktiveres før primærinnsideren gjøres dette ved å gå inn på den aktuelle nærstående og sette en gyldig til dato. Primærinnsidere og nærstående som får gyldig til dato tilsvarende dagens dato vil fjernes fra listen ved neste pålogging. Hvis primærinnsidere og nærstående har fått en gyldig til dato frem i tid vil de bli liggende på innsidelisten inntil den datoen er eldre enn dagens dato. 12.5 OFFENTLIG INFORMASJON Utstederselskapets primærinnsidere er offentlig informasjon. Denne informasjonen er tilgjengelig på: http://www.oslobors.no/ob/innsideregister Endringer i innsidelisten vil bli oppdatert på Oslo Børs hjemmeside i løpet av dagen. VED FEIL Ved feil på linjer, system, problemer med å registrere eller endre informasjon vedrørende innsidere e.l. må Markedsovervåking og administrasjon kontaktes på tlf. 22 34 19 45. Det må på forhånd avtales med avdelingen om meldinger som skal lagres og offentliggjøres skal sendes på e-mail til ma@oslobors.no eller eventuelt fax nr. 22 41 65 90. Side 30
Henvendelser kan rettes til: Markedsovervåking- og administrasjon ma@oslobors.no www.oslobors.no