SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Bjørn Hagen, Arkiv: 044 Arkivsaksnr.: 12/145-1 OPPNEVNING AV KOMITÉ MED SIKTE PÅ REVISJON AV KRAGERØ KOMMUNES DELEGASJONSREGLEMENT Rådmannens forslag til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja 1. Med hjemmel i kommunelovens 10a opprettes det en politisk komité som får i oppdrag å forberede egen sak for kommunestyret hvor det tas stilling til: Prinsippene for den framtidige ansvars- og arbeidsdelingen mellom politisk og administrativt nivå i Kragerø kommune. Med basis i den prinsipielle drøftingen bes komiteen fremme konkret forslag til nytt oppdatert delegasjonsreglement for Kragerø kommune. Komiteen bes også vurdere hvordan en i framtiden skal sørge for regelmessige oppdateringer/ajourføringer av reglementet. Utvalget vurderer i denne forbindelse om det er hensiktsmessig å anskaffe programvareverktøy som kan bidra til et forløpende vedlikehold av delegasjonsreglementet. Under henvisning til ønsket om bredt anlagt prosess, forutsettes det at kommunestyret får seg forelagt konkret forslag til nytt delegasjonsreglement høsten 2012. 2. Komiteen, som ledes av ordføreren, består av en representant for hvert av de politiske partiene som er innvalgt i kommunestyret. Komiteen sammensettes etter dette slik: 1. Ordfører Kåre Preben Hegland (H) 2.......................... (Frp) 3.......................... (Krf) 4.......................... (Sp) 5.......................... (V) 6.......................... (AP) 7.......................... (R) 8.......................... (SV) 3. Rådmannen deltar i komiteens møter. Administrasjonen sørger for nødvendig sekretærhjelp til komiteen. 4.. I forlengelsen av arbeidet med delegasjonsreglementet, fremmer komiteen også forslag til oppdateringer av eksisterende reglementer for henholdsvis kommunestyrets og formannskapets virksomhet. 1
::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under hjelpeoverskriftene nedenfor denne linja Kragerø, den 17/1-2012 Ole Magnus Stensrud Rådmann 2
SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: Samtlige politiske partier, ved gruppelederne, innvalgt i Kragerø kommunestyre Rådmannen Telemark kommunerevisjon IKS ved revisor Jens Sandberg Som trykte vedlegg følger: Det er ingen trykte vedlegg i saken. Følgende dokumenter finnes i saksmappen: Gjeldende delegasjonsreglement, sist behandlet i Kragerø kommunestyre den 13.12.2001. Bakgrunnen for saken: I kommunelovens paragraf 6 heter det: Kommunestyret og fylkestinget er de øverste kommunale og fylkeskommunale organer. De treffer vedtak på vegne av kommunen eller fylkeskommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Referert lovbestemmelse innebærer at kommunestyret i utgangspunktet er innehaver av all kommunal vedtakskompetanse som ikke positivt er lagt til andre ved lov eller lovlig delegasjonsvedtak. Kommuneloven gir imidlertid kommunestyret stor frihet med hensyn til muligheter for videre delegasjon til underliggende folkevalgte organer og til administrasjonen. Hovedreglen er at kommunestyret kan delegere all myndighet, med mindre annet er uttrykkelig bestemt. I de tilfeller en er avskåret fra videredelegasjon anvender kommuneloven begrepet kommunestyret selv. Forbudet mot delegasjon kommer til uttrykk i saker som har et overordnet styringsformål, her nevnes: Kommuneplan, økonomiplan, årsbudsjett, fastsetting av antall medlemmer i kommunestyret, overgang til nytt styringssystem, valg av ordfører/varaordfører, opprettelse av og medlemsvalg til faste nemnder og tilsetting av administrasjonssjef. Delegasjon av myndighet innebærer at det gis myndighet, på vegne av det delegerende organ, til å treffe beslutninger innenfor delegasjonsvedtakets rammer. Delegerende organ kan imidlertid når som helst tilbakekalle fullmakten, eller ta vedtaket i det underordnede organ opp til ny vurdering og omgjøre dette. Jf særlige bestemmelser knyttet til saker hvor kommunen er bundet i forhold til tredjemann. Forvaltningslovens regler slår for øvrig fast at det er et alminnelig prinsipp at det delegerende organ er klageinstans ved klage over vedtak truffet av det underordnede organ. Kragerø kommune har imidlertid benyttet seg av lovens mulighet for å opprette eget ankeutvalg med ansvar for å behandle klager på enkeltvedtak fattet av administrasjonen. I kommunelovens paragraf 23 nr. 4 heter det: 3
Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. Alle folkevalgte organer kan delegere myndighet til administrasjonen innenfor sitt saksområde hvis ikke kommunestyret bestemmer noe annet. Tidligere var det adgang til også å delegere direkte til etatsjefer. Denne muligheten er nå borte. All myndighet skal nå evt. delegeres til rådmannen, som eventuelt kan delegere videre til sine underordnede. Disse vil da utøve myndigheten på administrasjonssjefens vegne og ansvar. Når slik videredelegering finner sted, er administrasjonssjefen likevel ansvarlig overfor det delegerende organ. Administrasjonssjefen kan evt. tilbakekalle underordnedes fullmakter, eller eventuelt omgjøre vedtak som underordnede fatter. Saksbeskrivelse I september 2010 varslet Kommunal og regionaldepartementet (KRD) om et endringsforslag til kommuneloven 39, som innebærer at kommunestyret skal vedta reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet innen 1.juli året etter at kommunestyret og fylkestinget ble konstituert. Varslet lovendring er ennå ikke gjennomført. En har for øvrig informasjon som tilsier at kommunene har tilkjennegitt ulike synspunkter på når i kommunestyreperioden det er formålstjenlig å gjøre endringer (tidlig eller på slutten). Det synes imidlertid klart at det for ettertiden vil bli stilt krav om regelmessig gjennomgang/revurdering av kommunale delegasjonsreglementer. Kragerø kommunes delegasjonsreglement har ikke vært gjenstand for endringer siden 2001. Det vises her til kommunestyrets vedtak i sak 77/01 behandlet i møte den 13/12-2001. I perioden som har gått siden behandlingen fant sted, er det foretatt en rekke endringer i kommuneloven. Videre har kommunens politiske og administrative organisering vært gjenstand for flere endringer. Forholdende omtalt ovenfor medfører at delegasjonsreglementet ikke lenger reflekter kommunens politiske og administrative systemer. Reglementet er følgelig ikke lenger et oppdatert formålstjenlig styringsverktøy for kommunestyret. Det nevnes i denne sammenheng at kommunens administrative delegasjonsreglement, reglementet som dokumenter rådmannens subdelegasjon, har vært gjenstand for revisjoner. Dette reglementet ble sist oppdatert 1/12-2011. SAKSVURDERING Litt forenklet kan det hevdes at Politikk er å bestemme hva som skal gjøres, og hvor og når det skal gjøres. Rådmannens oppgave er å finne ut hvordan og hvem som skal gjøre det. Formålet med delegasjonsreglementet er å ytterligere konkretisere ønsket ansvars- og arbeidsdeling mellom den politiske og administrative delen av kommunen. Et oppdatert gjennomarbeidet reglement representerer et viktig verktøy i arbeidet med å sikre en helhetlig og effektiv folkevalgt styring. Samtidig er det viktig at reglementet tilrettelegger for en effektiv forvaltning hvor administrasjonens ressurser utnyttes på en god måte. Rådmannen er av den oppfatning at gjeldende delegasjonsreglement for Kragerø kommune er utdatert. Som et minimum er det nødvendig å gjennomgå reglementert med sikte på å foreta korrigeringer som følge av endringer i underliggende lovverk. Behovet for 4
korrigeringer er også begrunnet i det faktum at kommunens politiske og administrative organiseringen er vesentlig endret siden reglementet ble vedtatt. Utover å foreta åpenbare feilopprettinger som omtalt ovenfor, mener rådmannen det er hensiktsmessig med en ny gjennomgang av arbeidsdelingen mellom det politiske og administrative nivå. Gjennom et bredt anlagt prosess anbefales det å gå opp linjene mellom det den politiske og administrative forvaltningen på nytt. En bør deretter, med basis i resultatene fra denne prinsipielle gjennomgangen, utarbeide et nytt/oppdatert reglement. I regi av norsk presseforbunds offentlighetsutvalg er det nylig foretatt en gjennomgang av norske kommuners forhold til åpenhet. Kragerø kommune har i denne forbindelse fått følgende tilbakemelding: Ifølge undersøkelsen har deres kommune instruks for folkevalgte som pålegger taushet utover det som følger av norsk lov. Dette er i strid med ytringsfriheten til kommunens folkevalgte og dermed et ulovlig inngrep i deres rett til å uttale seg. Folkevalgte har kun taushetsplikt om opplysninger som er beskyttet av lovbestemt taushetsplikt. Kommunens reglement er derfor i strid med norsk lov. Tilbakemeldingen står i sterk kontrast til Kragerø kommunes uttalte ønske om åpenhet slik dette kommer til uttrykk i kommunens etiske retningslinjer: Offentlighet og åpen diskusjon er en forutsetning for et velfungerende demokrati. Politiske og administrative beslutningsprosesser i Kragerø skal være preget av åpenhet, meroffentlighet og innsyn så langt personvernhensyn gjør det mulig. Personer med partsinteresser og allmennheten skal gis gode muligheter for å gjøre seg kjent med kommunens virksomhet, og få innsikt i hvordan kommunen skjøtter sine oppgaver. Kragerø kommunes hjemmeside skal sikre innbyggerne og andre interesserte innsyn i politiske og administrative prosesser, og i regelverket som regulerer disse. Slik rådmannen ser det, er tilbakemeldingen fra presseforbundet et resultat av at det ikke er foretatt korrigeringer i gamle reglementer som regulerer henholdsvis formannskapets og kommunestyrets virksomhet. Det tilrås følgelig derfor at komiteen som nå foreslås opprettet også får i oppgave å gjennomgå og fremme forslag til oppdateringer/endringer i disse reglementene. Forslag til løsning: I samråd med ordføreren anbefales det opprettet en politisk komité, ledet av ordføreren, bestående av en representant for hvert av de politiske partiene som er innvalgt i kommunestyret. Det tilrås at komiteen, hjemlet i kommunelovens 10 a, får i oppdrag å forberede egen sak for kommunestyret hvor det tas stilling til: Prinsippene for den framtidige ansvars- og arbeidsdelingen mellom politisk og administrativt nivå i Kragerø kommune. Med basis i den prinsipielle drøftingen bes komiteen fremme konkret forslag til nytt oppdatert delegasjonsreglement for Kragerø kommune. Komiteen bes også vurdere hvordan en i framtiden skal sørge for regelmessige oppdateringer/ajourføringer av reglementet. Utvalget vurderer i denne forbindelse om det 5
er hensiktsmessig å anskaffe programvareverktøy som kan bidra til et forløpende vedlikehold av delegasjonsreglementet. Under henvisning til ønsket om bredt anlagt prosess, legger rådmannen til grunn at kommunestyret får seg forelagt konkret forslag til nytt delegasjonsreglement høsten 2012. I forlengelsen av arbeidet med delegasjonsreglementet sørger komiteen for å fremme forslag til oppdateringer av eksisterende reglementer for henholdsvis kommunestyrets og formannskapets virksomhet. Rådmannen deltar i komiteens møter, administrasjonen sørger for nødvendig sekretærhjelp til komiteen.... Sett inn saksutredningen over denne linja 6