Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: 19.09.2017 Tidspunkt: 09:00 11:45 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Svein Malvin Marås Leiar FRP Gro Rydland Nestleiar SP Stein Arild Aarskog Medlem AP Geirmund Aga Medlem H Rune Helland Medlem KRF Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Else Holst-Larsen Atle Tornes Anne-Lise Næs Olsen Trond Salmo Kari Nygard Stilling Partner / rekneskapsrevisor Deloitte i heile møtet Rådmann i PS 30/17 Konstituert leiar for plan og utvikling i PS 30/17 Økonomisjef i RS 17/17, 18/17 og 19/17 Seniorrådgjevar i Hordaland fylkeskommune i heile møtet Svein Malvin Marås utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 28/17 PS 29/17 PS 30/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Orienteringssak om handsaming av byggesaker i Fitjar kommune 2014/280 PS 31/17 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2018 2016/36 PS 32/17 PS 33/17 RS 17/17 Revisjonsplan 2017 for Fitjar kommune og rekneskapsrevisjon så langt i år Referatsaker Møtebok med vedtak i sak Finans- og gjeldsforvaltningsreglement RS 18/17 Finans- og gjeldsforvaltningsreglement for Fitjar kommune RS 19/17 RS 20/17 RS 21/17 RS 22/17 Møtebok med vedtak vedr. Finans- og gjeldsforvaltningsrapport 1. tertial 2017 Fitjar kommune - budsjett og økonomiplan 2017-2020 - frå Fylkesmannen Melding om avslutta tilsyn av Fitjar bu- og behandlingssenter - frå Fylkesmannen Notat vedr. løypemelding om arbeid med forvaltningsrevisjon IKT 2016/75 2017/42 RS 23/17 Rekneskap pr. august 2017 for kontroll og tilsyn 2016/36 PS 34/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/204 PS 35/17 Eventuelt 2
PS 28/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 29/17 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå møte 23.05.17. Protokoll frå kontrollutvalsmøte 23.05.17 vart samrøystes godkjent. PS 30/17 Orienteringssak om handsaming av byggesaker i Fitjar kommune Orienteringssaka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Atle Tornes og konstituert leiar for plan og utvikling Anne-Lise Næs Olsen orienterte til kontrollutvalet. Det vart vist til at det er gjort vedtak, mellom anna i kommunestyret 19.02.14 og i utval for plan og miljø 11.11.15. Når desse sakene blir lagt fram til politisk handsaming inneheld dei prosedyrar og retningslinjer som skisserer korleis kommunen skal hansame saker som mellom anna omhandlar ulovleg bygging. Det vart vidare opplyst om at det er kompetanse i kommunen for handtering av slike saker, men at kapasiteten har vore, og framleis er for knapp, til å følgja opp alle saker i tilstrekkeleg omfang. Kontrollutvalet drøfta og kom med tilbakemeldingar på informasjonen som vart lagt fram. Det vart samrøystes gjort vedtak om å ta informasjonen til orientering. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 31/17 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2018 Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2018. Sekretariatet gjennomgjekk framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2018. Kontrollutvalet drøfta einskildpostar, men utvalet ville ikkje gjera endringar i forslaget som ligg føre. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2018. 3
PS 32/17 Revisjonsplan 2017 for Fitjar kommune og rekneskapsrevisjon så langt i år Kontrollutvalet tar revisjonsplan og informasjon om rekneskapsrevisjonen så langt i 2017 frå Deloitte AS til orientering. Else Holst-Larsen, presenterte revisjonsplanen for 2017. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar revisjonsplan og informasjon om rekneskapsrevisjonen så langt i 2017 frå Deloitte AS til orientering. PS 33/17 Referatsaker Desse referatsakene vart gjennomgått: RS 17/17 Møtebok med vedtak i sak Finans- og gjeldsforvaltningsreglement RS 18/17 Finans- og gjeldsforvaltningsreglement for Fitjar kommune RS 19/17 Møtebok med vedtak vedr. Finans- og gjeldsforvaltningsrapport 1. tertial 2017 RS 20/17 Fitjar kommune - budsjett og økonomiplan 2017-2020 - frå Fylkesmannen RS 21/17 Melding om avslutta tilsyn av Fitjar bu- og behandlingssenter - frå Fylkesmannen RS 22/17 Notat vedr. løypemelding om arbeid med forvaltningsrevisjon IKT Else Holst-Larsen refererte om arbeidet og informasjonen vart teke til orientering. RS 23/17 Rekneskap pr. august 2017 for kontroll og tilsyn Informasjonenen i referatsakene vart teke til orientering. PS 34/17 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet merka seg at protokollar frå viltnemnda nå ligg ute på heimesida, og synest at dette er positivt. Etter gjennomgang av aktuelle møteprotokollar fann utvalet at det ikkje var saker ein ville be om meir informasjon om nå. vart samrøystes vedteke. 4
Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 35/17 Eventuelt 1. Sekretariatet opplyste om at orienteringssak om arbeid med oppfølging av tiltak etter forvaltningsrevisjon om psykisk helsearbeid og rusomsorg, vil bli sett opp til neste møte. 2. Sekretariatet orienterte og om at det vil bli gjennomført folkevaldopplæring for kontrollutvalsmedlemmar på Solstrand 29. og 30.01.2018. Kontrollutvalet tek informasjonen under eventuelt til orientering. 5