Trådløs Bedrift Sentralbord med Exchange - Brukermanual for sluttbrukere Introduksjon Dette er en kort innføring i bruk av Exchange i Trådløs Bedrift Sentralbord, TBS, for sluttbrukere. Dokumentet beskriver utvidet funksjonalitet for Exchange-støtte. Informasjon om TBS generelt og øvrig informasjon kan hentes på linken: https://tb.netcom.no/hjelp/sentralbord/ Exchange er et e-postsystem installert i de aller fleste bedrifter i dag og leveres av Microsoft. Du bruker denne vanligvis gjennom "Outlook"-klienten. Nye mulige funksjoner Funksjon Beskrivelse "Bedriftsliste Internt" Dette er en ny adresseliste som inneholder kontakter hentet fra bedriftens internsystem. TBS vil forsøke å slå sammen all relevant informasjon om brukeren her med Mobilstatus, kortnummer og møter opprettet med tjenesten Mobil Sekretær fra NetCom. "Kombinert liste" Kombinert liste er utvidet med de samme feltene som "Bedriftliste Internt" og viser alle adresselister samlet. "Send e-post" Knapp, eller innvalg for å sende e-mail til mottaker. Dette vil åpne din mail-klient med mottakers e-postadresse ferdig utfylt. Nytt systemkonfigurasjonspanel TBS har nå fått ett nytt konfigurasjonsbilde med mulighet til å skru Exchange-integrasjonen av/på, samt å starte påloggingsdialogboksen dersom dette trengs. Påloggingsboks "Windows nettverk pålogging" For å kunne få tilgang til Exchange må du logge på med brukernavn, passord og domene. Dette er vanligvis nøyaktig den samme informasjonen du benytter for å logge på din windows datamaskin. TBS forsøker å finne dette for deg ved oppstart. Mer informasjon i adresselistene Du vil se at adresselistene "Kombinert liste" og den nye "Bedriftsliste internt" har flere nye felter: "Fastnummer" og "Hjemmenummer". Dette blir hentet fra bedriftens internsystemer. Vise kalenderstatus fra Exchange "Bedriftsliste Internt" og "Kombinert liste" vil vise status for mottakerens Exchange/kalender kombinert med eventuelle avtaler satt i Mobilsekretær. Du kan også holde musen over statusfeltet for å se detaljer om møtet. Detaljnivået i møteinformasjonen i Exchange er styrt av hva slags tilganger mottaker har tildelt til deg i sin kalender. Krav til løsningen Følgende må være på plass for at du skal kunne ta i bruk Exchange implementasjonen Punkt Forklaring TBS Exchange-integrasjon må være skrudd på Dette gjøres av NetCom. Snakk med din forhandler for å få dette. Systemkrav til nettverk, maskiner, brukeridenter og Exchange må være overholdt og konfigurert Ta dette med din IT administrator. Det finnes en egen dokumentasjon for dette "Trådløs Bedrift Sentralbord - Exchange og Windows manual for IT-administratorer". Krav til at mobilnummer og øvrig informasjon er korrekt på bedriftens internsystemer Din IT-administrator må ha en viss struktur på informasjonen som er tilgjengelig på bedriftens internsystem. Mobilnummrert må være korrekt registrert (og unikt) for riktig mottaker - og øvrig informasjon som Navn, Tittel, Firma, Avdeling, Epost, Kortnummer, Fastnummer og Hjemmenummer bør være korrekt. Alle som har mobiltelefon i bedriften må ha en konto/kontakt registrert på systemet.
Mailklient konfigurert og startet Outlook må være installert og satt opp på din maskin og startet før TBS benyttes. Eventuelle VPN-klienter for hjemmekontor Dersom du er på hjemmekontor eller utenfor bedriften, sørg for at en eventuell VPN-løsning er oppe før du starter TBS. TBS-klienten installert med modem ferdig satt opp. Se generelle krav til TBS (som tidligere versjoner). Dersom detaljer om mottakeres kalender ønskes vist Du kan se møtetype og tidspunkt for alle mottakere i TBS uten justeringer, men ønsker du å se Emne og Lokasjon for møtet må mottakeren ha tildelt deg denne rettighetene i sin Outlook Kalender. Dersom bedriften har en eldre Exchange 2003 løsning (da benyttes en komponent som kalles "JOC"), må tilganger gis for å få sett kallender informasjon fra dine medarbeidere. Snakk med din administrator for å få dette ordnet. Pålogging Du vil få spørsmål om å logge på "Windows Nettverket" under oppstart. Under er ett eksempel. Her skal normalt ditt vanlige Windows-passord og domene bli foreslått (dette er nøyaktig det samme som du bruker for å logge på din maskin). Tast så inn ditt passord og trykk "Logg på". Du kan avbryte påloggingen og jobbe som normalt i TBS om ønskelig, men "Bedriftsliste Internt" og status fra Exchange blir utiligjengelig frem til du restarter TBS eller velger "logg på" i Systemkonfigurasjon. Når passordet endres Dersom du endrer ditt Windows-passord vil påloggingsboksen komme opp igjen. Tast da inn ditt nye passord. Ny adressliste "Bedriftsliste Internt" Etter at du har logget på kan du nå velge ny adressebok "Bedriftsliste Internt"
Legg merke til følgende funksjoner Funksjon Forklaring Bilde Fastnummerfelt i adresselisten Hentet fra bedriftens nettverk. - Hjemmenummerfelt i adresselisten Hentet fra bedriftens nettverk. - Møtestatusfelt Viser om mottaker er i møte eller har en registrert Mobil Sekretær-avtale (dersom tilgjengelig) Møtestatusdetaljer ("mus over "Møtestatus feltet) Viser detaljer om møtet som mottakeren er opptatt i nå. Både Exchange-informasjon og Mobil Sekretær-møter vil vises her. "Ring til"-funksjon "Ring til"-funksjon (høyreklikk på mottaker og velg "Ring Til") vil vise Mobilnummer, Fastnummer, Kortnummer og Hjemmenummer hvis tilgjengelig. "Send e-post"-valg Send e-post (høyreklikk på mottaker og velg "e-post") vil starte din mailklient med en tom mail. Mottakerens registrerte epostadresse vil være satt i adressefeltet. Merk at denne knappen også er tilgjengelig over adresselisten. Møtestatus feltfletting Siden vi kun har ett felt for å vise møtestatus, eksisterer det ett regelverk for hvordan status til brukerne blir vist om brukeren har ett møte registrert i både Exchange og Mobil Sekretær. Mobil Sekretær-avtaler vil alltid "vinne" over Exchange-avtaler. Møtestatus ikoner
Merk at Mobil Sekretær ikke har noe som heter "tentative" avtaler. Møtestatus fletteregler Nytt Systemkonfigurasjonspanel Du kan åpne Systemkonfigurasjon ved å trykke på tannhjulet øverst i TBS. Du får da følgende bilde opp:
For Exchange er følgende valg mulig: Valg Forklaring "Skru på integrasjon under oppstart" Kun tilgjengelig dersom Exchange-integrasjonen er skrudd på for din bedrift. Her kan du selv velge å skru integrasjon av eller på. Er denne skrudd av vil du ikke få "Bedriftliste Internt" eller noen annen data fra bedriftens interne nettverk og Exchange. All annen funksjonalitet i TBS fungerer som før. Du må restarte TBS for at innstillingene satt skal bli tilgjengelig. "Logg på" Denne er kun tilgjengelig dersom alle følgende kriteria er oppfyllt: "Skru på integrasjon under oppstart" er satt (og en eventuell restart av TBS utført)" Din påloggingsinformasjon (brukernavn/passord/domene) er ugyldig og du har valgt "Avbryt" i påloggingsbildet under oppstart.