MØTEPROTOKOLL MR/FR 19.02.16 Møtested: Vadsø Menighetshus, Lillesalen Dato 19.02.16 Tid kl 12:00 Fremmøte: Arnold Barstad Eliseussen Rønnaug Ryssdal Asbjørn Stock Jan Sommerset Michael Møller-Davidsen Lise Svenning Regis Bizimana Fanny Kristiansen Forfall Anja Betsi Terentieff Hilde Kristiansen Skardal Tobias Tobiassen Leder Medlem Medlem Sokneprest Kirkeverge/sekretær Kommunal representant 1. vara 2. vara Nestleder Medlem Medlem Saksliste Godkjenning av innkalling (godkjent) Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte (godkjent) F-02-16 Delegasjons- og økonomireglement F-03-16 Renhold av menighetshuset F-04-16 Mandat til Orgel utvalget F-05-16 Regnskap for 2015 og behandling av overskudd for 2015 (ikke revidert) F-06-16 Tilbud på revisjon fra VEFIK F-07-16 Disponering av Saxi-fondet F-08-16 Salg av Golnes bedehus M-01-16 Møteplan for MR 2016 M-02-16 Fastsettelse av menighetens årsmøte for fremleggelse av årsmelding M-03-16 Søknad om bruk av menighetshuset (Frelsesarmeen) Referat og drøftingssaker
F-02-16 Delegasjons- og økonomireglement 2016-2020 Det nåværende delegasjons- og økonomireglement går ut 30.06.2016 og må derfor oppdateres og godkjennes av fellesrådet. Under følger forslag fra kirkevergen DELEGASJONSREGLEMENT/ØKONOMIREGLEMENT FOR VADSØ MENIGHETSRÅD 1 Bakgrunn og mandat Lov om Den norske kirke - kirkeloven - gir i 13. Menighetsrådet tillatelse til å delegere myndighet til Daglig leder/kirkeverge. Daglig leder er kirkeverge Michael Møller-Davidsen. 2 2.1. Menighetsrådet gir Dagligleder/Kirkeverge myndighet til å utøve ledelse av Menighetsrådet sin virksomhet i samsvar med vedtatte planer og budsjett. 2.2. Daglig leder/kirkeverge har ikke fullmakt til å: vedta budsjett ansette i faste stillinger si opp stillinger omplassere stillinger 2.3. Utøvende myndighet skjer på Menighetsrådets sine vegne og ansvar og skal utøves i samsvar med gjeldende lovverk, og retningslinjer som er gitt av Menighetsrådet. 2.4. Myndighet som er delegert til Daglig leder/kirkevergen kan Daglig leder/kirkevergen delegere videre så langt det er lovlig adgang til og ikke annet er vedtatt. Er Daglig leder/kirkeverge inhabil etter forvaltningsloven sin 6, skal daglig leder sin myndighet overtas av menighetssekretær Tobias Tobiassen. 2.5. Daglig leder/kirkeverge skal utøve sitt delegerte ansvar innenfor de retningslinjene som overordna instanser har satt for økonomiforvaltning og virksomheten. Det er Daglig leder/kirkeverge sitt ansvar at vedtak er gjort med bakgrunn i rett hjemmel. 2.6. Daglig leder/kirkeverge er daglig ansvarshavende og utøver den myndighet som er tillagt Menighetsrådet etter Kirkeloven, Lov om kirkegårder, Kremasjon og Gravferd og Gravferd loven. Avgjørelser som Daglig leder/kirkeverge har gjort kan påklages til Menighetsrådet. 2.7. Daglig leder/kirkeverge skal ha nødvendig dialog med Sognepresten.
3 ØKONOMIREGLEMENT. 3.1. Daglig leder/kirkeverge avgjør spørsmål om økonomiforvaltning i samsvar med fastsatte regler og retningslinjer. 3.2. Daglig leder/kirkeverge har anvisningsmyndighet over de midlene som er stilt til disposisjon for Menighetsrådet. 3.3. Når Daglig leder/kirkeverge ikke er til stede, har menighetssekretær Tobias Tobiassen eller den som er delegert anvisningsmyndighet rett til å anvise. 3.4. Daglig leder/kirkeverge har i budsjettåret fullmakt til å budsjettregulere sitt budsjett innenfor budsjettrammene. a) Disponere ekstratildelinger som følge av lønnsjusteringer. b) Disponere ekstrainntekter. c) Gjøre omposteringer som følge av vakanse. d) Disponere unytta midler mot slutten av budsjettåret (Etter vedtak i Menighetsrådet). e) Ta opp lån, underskrive dokumentene (Etter vedtak i Menighetsrådet). 3.5 Attestering Menighetssekretær Tobias Tobiassen har fullmakt til å attestere regninger. 4 BUDSJETTKONTROLL. 4.1. Det påligger Daglig leder/kirkeverge å påse at de gitte bevilgninger blir brukt i overensstemmelse med intensjonene samt og føre tilsyn med at bevilgningene ikke overskrides. 4.2. Dersom det i løpet av året viser seg at budsjettets inntekt og/eller utgiftsposter ikke vil holde, skal den ansvarlige omgående reise spørsmål om budsjettendringer. 5 REGNSKAP 5.1. Årsregnskapet avsluttes og avlegges i henhold til forskriftene. 6 GJELDER perioden 01.07.2016 til 01.07.2020 Fellesrådets behandling: Forslaget godkjent uten endringer
F-03-16 Renhold av menighetshuset Under er tilbud fra Vadsø kommunale eiendomsselskap, etter møte med Rune Aslaksen og Herdis Bjørkås ble det anslått at behovet for renhold kunne reduseres fra 26,67 % til 20 %, da det ofte ikke var arbeidsmengde nok til å fylle 26,67 % stilling. Vil samtidig påpeke at Vadsø menighet fortsatt forholder seg til den reviderte tjenesteytingsavtalen som ble forhandlet frem i 2012 som per i dag ikke er oppsagt. Faktura på kr. 182.000,- som ble sendt til Vadsø menighet i januar 2016 er derfor å anse som et internt anliggende mellom Vadsø kommune og Vadsø kommunale eiendomsselskap. Menighetskontoret Michael M. Davidsen Dato 08.02.2016 Tilbud på renhold i menighetshuset Renholder 7,5 timer i uka a 300kr/t i 52 uker kr 117 000 Administrasjon 1 time i uka a 500kr/t i 52 uker kr 26 000 Pris for renhold pr år kr 143 000 mvh Rune Aslaksen Daglig leder Kirkevergen anbefaler ikke å inngå en avtale om renhold av menighetshuset med Vadsø kommunale eiendomsselskap. må inngå samtaler med rådmannen om det er mulig å videreføre tjenesteytingsavtalen av renhold på menighetskontoret. En tjenesteytingsavtale fordrer at i stedet for et rent pengetilskudd til så utøver Vadsø kommune tjenesten ved bruk av eksisterende ressurser i kommunen og man på den måte kan oppnå bedre utnyttelse av personalressurser. I og med at Vadsø kommune har skilt ut renhold og vedlikehold i et eget selskap og kjøper tjenester derfra er mulighetene for å ha renhold av menighetshuset med i tjenesteytingsavtalen redusert. Kirkevergen anbefaler derfor menighetsrådet til å utvide en eksisterende kirketjener stilling med 20 % og be Vadsø kommune om økt bevilgning i henhold til økte kostnader og redusert tjenesteytingsavtale. Kirkevergen har utført beregninger på hva det vil koste å utvide en eksisterende stilling med 20 % og kostnaden anslås til å være på kr. 81.000,- noe som inkluderer sosiale kostnader og vikar i 5 uker ved ferieavvikling. Fellesrådets behandling: Tjenesteytingsavtalen legges frem for Fellesrådet på neste møte
Vadsø kirkelige fellesråd takker for tilbudet på renhold av shus. Som en konsekvens av utskilling av en del kommunale tjenester i et eget kommunalt foretak i januar 2015, fikk Vadsø kirkelige fellesråd melding i desember 2015, om at renhold av menighetshuset ikke lengre kunne være en del av tjenesteytingsavtalen. Vadsø kirkelige fellesråd ved kirkevergen ba derfor om Vadsø kommunale eiendomsselskap om et tilbud. Tilbudet er på en 20 % stilling, 7,5 timer i uken og en time administrasjon per uke. Pr. år kr 143 000,- Vadsø kirkelige fellesråd takker nei til tilbudet fra Vadsø kommunale eiendomsselskap og ser på andre alternativer. For å gi Vadsø kommunale eiendomsselskap mulighet til å omplassere sine personalressurser, anser Vadsø kirkelige fellesråd det som forsvarlig at den nåværende tjenesteytingsavtalen på renhold av shus avsluttes 3. april.
F-04-16 Mandat til Orgelutvalg Menighetsrådet i Vadsø Sokn har i møte den 22.01.2016 besluttet å nedsette et Orgelutvalg for å vurdere og komme med et begrunnet forslag for hvordan situasjonen på kort og lengre sikt kan løses for nytte av orgel på en god og hensiktsmessig måte i kirkerommet ved ulike kirkelige handlinger ved Vadsø kirke. Situasjonen i dag er at eksisterende pipeorgel som har sin opprinnelse fra kirkebygget ble bygd på slutten av 1950-tallet, har betydelig slitasje på mekaniske deler og ikke den funksjonaliteten et kirkeorgel skal ha fullt ut i dagens tilstand. Behov for reparasjoner. Det er kommet en egen uttalelse om saken fra sakkyndig og kantor har både gitt en situasjonsrapport og muntlig redegjørelse på nevnte menighetsrådsmøte. Utvalgets sammensetning: Kantor (leder), Sokneprest, Rønnaug Ryssdal (menighetsrådet), Lise Svenning (fellesrådet), Kirkeverge (sekretær) Mandat: Utvalget skal både vurdere og komme med et begrunnet forslag for tre ulike alternativer. 1. Beholde eksisterende pipeorgel og ta de reparasjonskostnadene som måtte påløpe fortløpende 2. Skifte ut eksisterende pipeorgel med et digitalt orgel som permanent løsning 3. Innkjøp av hensiktsmessig digitalt orgel som løsning på kort og mellomlang sikt og på lengre sikt arbeide for finansiering av nytt pipeorgel Dersom man finner alternativ 2 og 3 mest hensiktsmessig må utvalget også foreslå hvilke digitalt orgel med kostnad/kostnadsramme som kan være aktuell, sett i forhold til det musikalske uttrykk i kirkerommet. I tillegg må utvalget vurdere mulige finansieringsordninger for innkjøp av pipeorgel på sikt. Utvalget leverer sin innstilling til menighetsrådsmøte i april måned 2016. Vadsø, 09.02.2016 Arnold Eliseussen Menighetsrådsleder Fellesrådets behandling: Leder endres til MR medlem Rønnaug Ryssdal, innstilling leveres 16. september Godkjent med endringer om leder og frist for innlevering av innstilling
F-05-16 Regnskap for 2015 og behandling av overskudd for 2015 (ikke revidert) Regnskapet før revisjon viser et overskudd på kr. 100 738,86. Kirkevergen anbefaler at overskuddet går til dekning av tidligere års underskudd som pr. 1.1. 15 var på kr. 492 433,- Samlet underskudd vil etter overskuddet fra 2015 da være på kr. 391 695,- Det er fjerde år i strekk at har oppnådd et regnskapsoverskudd. Regnskapsskjema Drift Regnskap Budsjett Regnskap i fjor Inntekter Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinntekter 1.387.377,26 1.273.016,00 1.235.877,68 Salg av driftsmidler/fast eiendom 0,00 0,00 0,00 Refusjoner/overføringer 3.462.727,04 3.333.000,00 4.126.798,64 Kalk. inntekt ved komm. tj.ytingsavtale 0,00 0,00 0,00 Statlige tilskudd 0,00 0,00 0,00 Rammeoverføring/tilskudd fra egen kommune 0,00 0,00 0,00 Tilskudd fra fellesråd/menighetsråd 0,00 0,00 0,00 Andre tilskudd, gaver, innsamlede midler 0,00 0,00 0,00 Sum driftsinntekter 4.850.104,30 4.606.016,00 5.362.676,32 Utgifter Lønn og sosiale utgifter 2.654.184,67 2.621.812,00 3.168.225,99 Kjøp av varer og tjenester 1.515.025,63 1.562.500,00 1.577.575,21 Refusjoner/overføringer 483.136,71 148.000,00 403.556,69 Kalk. utg. ved komm. tj.ytingsavtale 0,00 0,00 0,00 Tilskudd og gaver 96.880,18 85.000,00 70.509,00 Sum driftsutgifter: 4.749.227,19 4.417.312,00 5.219.866,89 Brutto driftsresultat: 100.877,11 188.704,00 142.809,43 Renteinntekter og utbytte 11.323,27 5.000,00 11.942,38 Mottatte avdrag på utlån 0,00 0,00 0,00 Renteutgifter og låneomkostn. 2.549,59 10.000,00 8.999,96 Avdrag på lån 0,00 0,00 0,00 Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l. 0,00 0,00 0,00 Netto finansinntekter/-utgifter 8.773,68-5.000,00 2.942,42 Avskrivninger 113.851,04 0,00 117.382,83 Motpost avskrivninger 113.851,04 0,00 117.382,83 Netto driftsresultat 109.650,79 183.704,00 145.751,85 Interne finansieringstransaksjoner: Bruk av udisponert fra tidl. år (overskudd) 132.551,85 0,00 298.512,60 Bruk av disposisjonsfond 0,00 0,00 0,00 Bruk av bundne fond 0,00 0,00 0,00 Sum bruk av avsetninger 132.551,85 0,00 298.512,60 Avsatt til dekning fra tidligere år (underskudd) 132.551,85 183.704,00 298.512,60 Avsatt til disposisjonsfond 0,00 0,00 0,00 Avsatt til bundne fond 8.911,93 0,00 13.200,00 Overført til investeringsregnskapet 0,00 0,00 0,00 Sum avsetninger 141.463,78 183.704,00 311.712,60 REGNSKAPSMESSIG OVERSKUDD 100.738,86 0,00 132.551,85 REGNSKAPSMESSIG UNDERSKUDD 0,00 0,00 0,00 Da regnskapet ikke er revidert er vedtaket avhengig av at revisjonen godkjenner regnskapet før vedtaket er gyldig. Vedtatt som foreslått.
F-06-16 Tilbud på revisjon fra VEFIK har mottatt tilbud fra VEFIK på revisjonstjenester for 2015. VEFIK er det revisjonsfirma som Vadsø kommune har inngått avtale med for 2015 og som Vadsø kommune i 2016 skal gå inn som en av eierne.på grunn av korte tidsfrister for en del av revisjonstjenestene anså kirkevergen det som nødvendig å inngå avtalen uten å det formelt har vært behandlet i Vadsø Fellesråd. Ber derfor Vadsø Fellesråd formelt å godkjenne revisjonsavtalen for 2015 og at det arbeides videre med å inngå en permanent avtale om revisjonstjenester for 2016 og fremover Fellesrådets behandling: Få mer detaljer om tilbudet, hvor mange timer er stipulert til regnskapsbistand, hvordan løses oppdraget lokaliseringsmessigt sett etc. Godkjent
F-07-16 Disponering av Saxi-fondet Vadsø Menighet disponerer et fond kalt Saxi-fondet som per i dag er på kr. 75 000,-. Kirkevergen har ikke funnet noen statutter for bruk av fondet, men viser til vedtak F-11-08 om bruk av fondet. I vedtaket står det Saxi-fondet skulle brukes til å anskaffe noe i kirkerommet I 2008 vedtok menighetsrådet å gå til anskaffelse av glass til lamper som står i kirkesalen og på galleriet i forbindelse med 50-års jubileum. Kirkevergen ønsker å oppgradere en del av det tekniske utstyret både i hovedkirken i Vadsø og hvis midlene er tilstrekkelig i Vestre Jakobselv kirke. Mikrofonene som prestene bruker under gudstjeneste fungerer i dag svært dårlig og etter en vurdering i Vadsø kirke har det vist seg at frekvensene som mikrofonene i dag opererer på, blir forstyrret av 4G nettet. Det er derfor nødvendig og oppgradere dette utstyret. I tillegg er dagens løsning med projektor og skjerm veldig tungvinn og det er skjemmende for det helhetlige inntrykket i kirkerommet når det settes opp en skjerm foran prekenstolen. Kirkevergen ønsker derfor at det ses på en mulighet hvor man kan få en fastmontert skjerm på skinner som kan tas frem ved bruk og som har en mindre skjemmende plassering. Som et siste punkt ønsker kirkevergen at det installeres et trådløst nettverk i Vadsø kirke som et hjelpemiddel til de ansatte når det skal utføres prosjekter som filmfremvisning med mer. Det er per i dag allerede installert en fiberlinje i Vadsø kirke og kostnadene ved å installere et trådløst nett bør derfor være minimale. I Vestre Jakobselv kirke er mikrofon også i dårlig forfatning og bør skiftes ut. Kirkevergen har bedt Kaliber AS komme med et tilbud om oppgradering av mikrofonene i Vadsø kirke og se på mulighetene for installering av en fastmontert projektor og skjerm. Kirkevergen ber derfor Vadsø Fellesråd om at det gjøres et vedtak om at Saxi-fondet gjøres tilgjengelig for kirkevergen med føringer for at midlene brukes på de tiltakene beskrevet her. Og siden statuttene til fondet er vage er det ønskelig at man tar kontakt med de pårørende til de som opprettet fondet for å få deres mening om saken. Fellesrådets behandling: Fellesrådet vil behandle hvert enkelt tiltak når det foreligger et ferdig tilbud. Det er kommet inn et tilbud på nye mygg til Vadsø kirke som ble godkjent Tilbud på nye mygg godkjent Fellesrådet avventer tilbud på skjerm og projektor til Vadsø kirke
F-08-16 Salg av Golnes Bedehus Eiendommen gnr. 13 bnr. 396 i 2003 Vadsø kommune, ble etter tinglysingsloven 38a erklært tilhørende Vadsø sokn 13. januar 2016. Eiendommen er det såkalte bedehuset i Golnes som i en årrekke har tilhørt Vadsø sokn, men som aldri formelt ble overdratt til Vadsø sokn. Kirkevergen sendte i høst en søknad til statens kartverk og ba om at bli hjemmelshaver på eiendommen etter 38a. Tinglysingsloven 38a Når en matrikkelenhet som er registrert i grunnboken, tilhører noen som ikke har grunnbokshjemmel, kan den som utøver eierrådigheten og som skriftlig erklærer å være eier, få grunnbokshjemmel dersom han sannsynliggjør at han, alene eller sammen med sin hjemmelsmann har vært eier i minst 20 år. Finner registerføreren at disse vilkår er til stede, kunngjør han en oppfordring til mulige eiere om å melde seg innen en frist som settes til minst en måned. Melder ingen seg, utsteder registerføreren en hjemmelserklæring som tinglyses som et hjemmelsdokument. Golnes bedehus ble overdratt at Golnes bedehusforening til Vadsø sokn i 1993 og var sist tatt i bruk av i 1995. I 1998 ble huset tatt i bruk av Golnes bygdelag frem til 2003. Golnes bedehus har ikke vært tatt i bruk siden da. Kirkevergen ønsker på grunnlag av frekrensen av bruken av Golnes bedehus som har vært så godt som ingenting, at eiendommen selges. Det har de siste årene vært private personer som har meldt sin interesse for å kjøpe huset og kirkevergen anser det derfor som sannsynlig at eiendommen vil kunne selges på det åpne markedet. Kirkevergen ber derfor Vadsø Fellesråd om at bygnings- og eiendomsutvalget (BU) gis mandat til å selge Golnes bedehus. Fellesrådets behandling: BU gis fullmakt til å gjennomføre et salg av Golnes bedehus
M-01-16 Møteplan for MR/FR 2016 Under følger forslag fra kirkevergen til møteplan for MR/FR 2016. Det er tatt høyde for avvikling av ferie til kirkevergen og fellesferien for alle. Forslag til møteplan for MR/FR 2016 Dag Dato Tidspunkt Sted Fredag 22. januar Kl 12:00 shus* Fredag 19. februar Kl 12:00 shus* Fredag 18. mars Kl 12:00 shus* Fredag 22. april Kl 12:00 shus Fredag 20. mai Kl 12:00 shus Fredag 10. juni Kl 12:00 shus Fredag 16. september Kl 12:00 shus Fredag 14. oktober Kl 12:00 shus Fredag 11. november Kl 12:00 shus Fredag 9. desember Kl 12:00 shus *Allerede vedtatt sak M-11-15 Forslag til møteplan for AU 2016 (i henhold til møteplan for MR/FR) Dag Dato Tidspunkt Sted Fredag 15. januar Kl 12:00 shus* Fredag 12. februar Kl 12:30 shus* Fredag 11. mars Kl 12:00 shus* Fredag 15. april Kl 12:00 shus Fredag 13. mai Kl 12:00 shus Fredag 3. juni Kl 12:00 shus Fredag 9. september Kl 12:00 shus Fredag 7. oktober Kl 12:00 shus Fredag 4. november Kl 12:00 shus Fredag 2. desember Kl 12:00 shus *Allerede vedtatt sak M-11-15 Menighetsrådets behandling: Menighetsrådets vedtak: Forslaget er godkjent
M-02-16 Fastsettelse av menighetens årsmøte for fremleggelse av årsmelding Kirkevergen foreslår at menighetens årsmøte legges til enten søndag 10. april eller søndag 24. april etter gudstjenesten i Vadsø kirke kl 11:00 Menighetsrådets behandling: Menighetsrådets vedtak: Årsmøtet legges til 10. april etter gudstjenesten. Årsmeldingen legges frem for menigheten. M-03-16 Søknad om bruk av menighetshuset (Frelsesarmeen) Kirkevergen anbefaler at søknaden innvilges da Frelsesarmeen har vært til stor hjelp for ved forskjellige typer arrangementer og at et tettere samarbeid mellom Vadsø menighet og Frelsesarmeen vil være positivt. Hei dere, Håper alt står bra til! Jeg vet ikke helt hvem som skal ha denne mailen - men dere kan kanskje videresende hvis det ikke er dere? :) Vi i Frelsesarmeen skal i tidspunktet 25.-28. februar arrangere en helg som vi kaller "Lighthouse". Det er en helg for unge voksne mellom 18-35 år, med fokus på god undervisning om temaet "Hellighet", bra musikk og aktiviteter. Så langt har vi over 30 påmeldte som kommer 8 ulike land! Kanskje noen av dem ønsker å bli med på det nye teamet som starter til høsten? I den forbindelse så ser vi nå at våre egne lokaler er litt for begrenset. Dette gjelder spesielt med tanke på måltider og oppvask. Derfor lurte vi på om det er mulig å låne menighetshuset fra torsdag 25. februar til søndag 28. februar. Det mest kritiske er middag på ettermiddags/kveldstid torsdag-fredag og lørdag og midt på dagen søndag. Men vi trenger kanskje også et sted å spise frokost. Det kommer ikke til å bli så mye matlaging - vi får mat utenfra - men lokaler til å spise i og kjøkkenet til å ta oppvask. Er det mulig å låne menighetshuset? Dersom det er andre ting som foregår på huset så kan vi være fleksible med våre tidspunkt - dersom det ikke er problematisk for dere. Håper på positivt svar! Hilsen fra Ida og resten av Frelsesarmee-gjengen! :) Menighetsrådets behandling: Menighetsrådets vedtak: Kirkevergens anbefaling godkjent
Referat og drøftingssaker Kirkevergens lederavtale/arbeidsavtale/særavtale Referat fra møte med Kaliber AS angående lydbildet i Vadsø kirke. (se sak F-07-16) er tinglyst hjemmelshaver til Golnes Bedehus (se sak F-08-16) Kirkevergen har startet arbeidet med å legge ut saksinnkallinger, møteprotokoller og årsmeldinger på nettsiden til. Fremover vil saksinnkallinger bli publisert på både nettsiden og facebook til samtidig med at innkalling blir sendt til rådet. Saker som er unntatt offentligheten etter offentlighetsloven vil bli sladdet med svart, i hovedsak personalsaker. http://www.vadso.kirken.no/ Arbeidet med å registrere alt kirkeinventar i kirkebyggdatabasen er begynt å forventes ferdigstilt før 30. mars 2016. Varangerfestivalen 2016, lørdag 13. august konsert og rigging fredag 12. august. Festivalgudstjeneste søndag 7. august som i 2015 Kirkevergen har sett på pris settingen av tjenestene har og vil informere om dette. Vadsø, 19.02.2016 Arnold Barstad Eliseussen Menighetsrådsleder Michael Stefan Møller-Davidsen Kirkeverge/sekretær