Kontrollutvalget i Skånland kommune

Kontrollutvalget i Skånland kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte tirsdag, 6. september 2016, kl. 12.00, Kommunehuset, møterom 201. Sakskart Sak 10/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 13. juni 2016 Sak 11/16 Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Sak 12/16 Svar på revisjonsbrev nr. 8 Sak 13/16 Sak 14/16 Sak 15/16 Sak 16/16 Statusoppdatering fra revisor Overordnet analyse status Tema fra kurset Tilsyn og kontroll i kommunal sektor Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 30. august 2016 Rina Stabell Kontrollutvalgets leder Narvik, 30. august 2016 Hålogaland Revisjon AS Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 10/16 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 13. juni 2016 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte den 13. juni 2016 godkjennes. Saksopplysninger Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 13. juni 2016 m/ tilhørende vedlegg

Kontrollutvalget i Skånland 2015-2019 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, Loftet 13.6.2016 Fra sak: Til sak: 06/2016 09/2016 Fra kl.: Til kl.: 11:00 12:30 Følgende medlemmer møtte: Rina Stabell Arne Hans Bakkland Torbjørn Larssen Edd Magne Torbergsen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Elisabeth Øien FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Thomas Jensen ANDRE: Ordfører Helene Berg Nilsen var inne i møtet under behandling av sak 09/16 Eventuelt. 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent. Sak 06/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 3. mai 2016 Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og det ble fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Skånland kontrollutvalg den 3. mai 2016 godkjennes. Enstemmig vedtak.

Kontrollutvalget i Skånland 2015-2019 Sak 07/16 Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Forslag til årsmelding for kontrollutvalget ble gjennomgått, og medlemmene kom med innspill som førte til noen mindre endringer. Det ble fattet følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, med noen foreslåtte endringer. 2. Kontrollutvalgets årsmelding 2015 oversendes kommunestyret til orientering. Enstemmig vedtak. Sak 08/16 Utkast til reglement for kontrollutvalget i Skånland Kontrollutvalgets leder gjennomgikk innholdet i utkastet, og medlemmene kom med innspill som førte til noen mindre endringer. VEDTAK: Utkast til reglement for kontrollutvalget i Skånland anbefales med de endringer som er foreslått av medlemmene. Enstemmig vedtak Sak 09/16 Eventuelt, herunder; Møteplan 2016 Utvalget diskuterte når det ville være mest hensiktsmessig å ha møter utover høsten, og kom frem til følgende datoer: Tirsdag 6. september kl. 12:00 Tirsdag 11. oktober kl. 12:00 Tirsdag 22. november kl. 12:00 Medlemmene diskuterte også hvilke saker som kunne være aktuelle for de planlagte møtene. VEDTAK: Møteplanen for 2016 ble godkjent, og neste møte berammes 6.9.2016 kl. 12:00. Overordnet analyse Kontrollutvalgets leder redegjorde for viktigheten av å komme i gang med arbeidet med overordnet analyse, som skal ligge til grunn for plan for forvaltningsrevisjon, for at denne skal kunne ferdigstilles innen utgangen av Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland 13_06_2016 sak 06/16 09/16 Side 2 av 3

Kontrollutvalget i Skånland 2015-2019 2016. Sekretariatet orienterte kontrollutvalgets medlemmer om at dette var et arbeid som de var blitt engasjert til å bistå med også i flere andre kommuner, og at en slik analyse anslagsvis vil koste TNOK 50-70 får å få utført. Sekretariatet informerte videre om at en slik bistand vil bli gjennomført som en tilleggsoppgave til det ordinære sekretariatsarbeidet. Kontrollutvalgets leder ville i kommunestyremøte 15.6.16 signalisere at en slik bistand var noe som kontrollutvalget ønsket at kommunestyret skulle søke å finne budsjettmessig dekning for. VEDTAK: Kontrollutvalgets leder anmoder kommunestyret om å finne budsjettmessig dekning for bistand til å få utført en slik analyse, og sekretariatet fortsetter sitt arbeid. Kontrollutvalgsmedlemmenes habilitet Medlemmenes habilitet ble gjennomgått, og det ble funnet at ingen av medlemmene var inhabil. VEDTAK: Ingen av kontrollutvalgets medlemmer er inhabil. ipad til kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalgets leder redegjorde for epost fra administrasjonssjef Torbjørn Simonsen, mottatt 27.5.16, hvor det fremkommer at alle medlemmene (foruten kontrollutvalgets leder) vil få tilgang til hver sin ipad. VEDTAK: Kontrollutvalgsleders redegjørelse tas til orientering. Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:30. Skånland, 13. juni 2016 Rina Stabell Leder kontrollutvalget i Skånland Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland 13_06_2016 sak 06/16 09/16 Side 3 av 3

Årsmelding 2015 KONTROLLUTVALGET Godkjent av kontrollutvalget imøte den 13. juni 2016 1

1. KONTROLLUTVALGETS FORMÅL OG SAMMENSETNING 1.1. Formål Ihenhold til kommuneloven 77 nr. 1 skal kommunestyret selv velge et kontrollutvalg til å forestå det løpendetilsyn med den kommunaleforvaltning på sinevegne. Det eri medhold av kommuneloven 77 nr. 11 fastsatt forskrifter om kontrollutvalgav Kommunal- og regionaldepartementet 15.06.2004 med ikrafttredelsestidspunkt 01.07.04. Iforskriftenes 1 er kontrollutvalgets virkeområde definert: Forskriftene regulerer kontrollutvalgets sammensetning, ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. som utfyller kommuneloven 77. 1.2. Valg/Sammensetning Av forskrifter om kontrollutvalg følger det at kontrollutvalget skal ha minst tre medlemmer,ogettavmedlemmeneskalvelgesblantkommunestyretsmedlemmer. Videreer det knyttet visseforutsetningertil valgbarhet formedlemmene. Følgendekontrollutvalg varvalgtforperioden2011 2015(behandletsak 01/15 07/15): Leder: Kjell Erland Pedersen Nestleder: Birgit Marskar Larsen 2

Kommunestyret valgte den 28.10.2015, sak 50/15, følgende kontrollutvalg for perioden 2015 2019 (behandlet sak 08/15 09/15): Leder: RinaStabell Nestleder: ArneHans Bakkland 2. SAKSBEHANDLINGEN I KONTROLLUTVALGET Utvalget har truffet sine vedtak imøter. Det er ført møtereferat og skrevet protokoll fra møtene. Utskrift av møteprotokollene er sendt utvalgets medlemmer, l. varamedlemmer, revisjonen og ordfører. Kontrollutvalgets møter er åpne. Saksdokumenter og protokoller er offentlige i den grad sakerikke er unntatt offentlighet i henhold til lov ellerforskrift. 3. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av forskrifter om kontrollutvalg. De sentrale områderherer: 3

Kap. 3 Kap. 4 Kap. 5 Kap. 6 Kap. 7 Alminneligeregler om kontrollutvalgets ansvarog oppgaver - 4 Tilsyn og kontroll. - 5 Innhentingav opplysninger. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6 Regnskapsrevisjon. - 7 Uttalelse om årsregnskapet. - 8 Oppfølging av revisjonsmerknader. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - 9 Forvaltningsrevisjon. - 10 Plan forforvaltningsrevisjon. - 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon. - 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter. Selskapskontroll - 13 Selskapskontroll. - 14 Selskapskontrollens innhold. - 15 Rapporteringav selskapskontrollen. Særlige oppgaverfor kontrollutvalget - 16 Valgav revisjonsordning. Valg av revisor. - 18 Budsjettbehandling. 4. KONTROLLUTVALGETS ARBEID I 2015 Kontrollutvalget hari 2015 avholdt 3 ordinæremøter ogbehandlet totalt 9 saker. Kontrollutvalget holder seg videre orientert gjennom saksframlegg ide folkevalgte organeri kommunen som sendes utvalgets medlemmer. Oppfølging av saker behandlet i kontrollutvalget sikres gjennom særskilt statusoversikt. 4.1 Skånland kommunes regnskap for 2014 Skånland kommunes regnskap ble behandlet ikontrollutvalget den 20. april 2015, sak 06/15. Det blefattet følgende vedtak: 4

1. De fremlagte kommentarer fastsettes som kontrollutvalgets uttalelse til Skånland kommunes regnskap for 2014 4.2 Øvrige saker Kontrollutvalgetharfor øvrigi2015behandletsakersomdethar fåttsegforelagt,eller som erinitiert selv. Iløpet av året erdet avgitt innstilling/vedtak til kommunestyret i 4 saker. Kommunestyretharidetvesentligstesluttetsegtilkontrollutvalgetsinnstilling/vedtak. Ordføreren harmøterett i utvalget oghar deltatt ialle 3 møtene. Det ble imøte 15. desember 2015, isak 08/15, valgt nytt sekretariat (Hålogaland Revisjon AS). 5. OPPSUMMERING/KONKLUSJON Kontrollutvalgetogrevisjonerkommunestyretsegnekontrollorganogkontrollutvalget rapportererdirektetilkommunestyret.ordførerensoppgaveer å leggesakeneframfor kommunestyret. Kontrollutvalgets aktivitet i2015 har vært bygd påforskrifter både for revisjon og kontrollutvalg. Kontrollutvalgets oppgaver er svært omfattende. Med bakgrunn iarbeidsmetoder og behandlede saker i 2015, er det kontrollutvalgets oppfatning at disse har vært hensiktsmessigfor å oppfylle utvalgets mål og oppgaver. 5

1. Kontrollutvalget Kontrollutvalget forestår på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Utvalget påser at revisjonen fungerer på en betryggende måte, jfr kommunelovens 77. 1.1. Valg, sammensetting 1.1.1.Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer hvorav minst en skal være blant kommunestyrets medlemmer. Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget. 1.1.2.Kommunestyret velger leder og nestleder blant utvalgets medlemmer. Leder av kontrollutvalget og flertallet av medlemmene bør velges fra mindretallsgruppene i kommunestyret 1.1.3.Kommunestyret kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer 1.1.4.Kontrollutvalget bør velges etter formannskapet, men før andre utvalg og nemnder. Dette med bakgrunn i de strenge valgbarhetskriteriene i forhold til habilitet. 1.1.5.Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem av formannskap, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet, og ansatte i kommunen 1.2. Kontrollutvalgets oppgaver 1.2.1.Utvalget skal holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er ajour og foregår i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser. Eventuelle mangler skal om nødvendig rapporteres til kommunestyret 1.2.2.Utvalget skal på grunnlag av revisjonens rapporter og annen informasjon føre tilsyn med at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Utvalget skal videre i samarbeid med revisjonen foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. (forvaltningsrevisjon) 1.2.3.Utvalget skal påse at revisjonen iverksetter granskning der dette er vedtatt av kommunestyret. Utvalget skal også selv sørge for at det blir foretatt undersøkelser og granskning bl.a. i forbindelse med mistanke om uregelmessigheter og misligheter. 1.2.4.Kontrollutvalget avgir årlig melding til kommunestyret. I tillegg rapporterer kontrollutvalget til kommunestyret når det er viktig at det blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak/saker. 1.2.5.Utvalget avgir uttalelse til kommunestyret om kommunens regnskaper med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter. Kopi av uttalelse til årsregnskapet sendes til formannskapet tidsnok til at de kan ta hensyn til den før de avgir sin innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. 1.2.6.Utvalget bør samtidig vurdere presentasjonsformen for regnskapene og de øvrige dokumentene med henblikk på å gjøre disse mer tilgjengelige og informative for alle interesserte. 1.2.7.Utvalget påser at poster, disposisjoner, og ordninger som ikke får godkjenning, blir fulgt opp og brakt i orden. Utvalget avgir uttalelse i saker det får seg forelagt. 1.2.8.Kontrollutvalget skal påse at det føres føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll) i henhold til kommunelovens regler.

1.2.9.Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. 1.3. Saksbehandlingen i kontrollutvalget 1.3.1.Kommunelovens kapittel 6 om saksbehandlingsregler i folkevalgte organer, gjelder også for kontrollutvalgets møter dersom ikke annet fremgår av 77. 1.3.2.Utvalgets møter holdes for åpne dører. Kontrollutvalget skal vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor det foreligger lovpålagt taushetsplikt eller hvor dette har hjemmel i særlov. Det er kontrollutvalget selv ved flertallsvedtak eller møtelederen alene som kan bestemme at debatten skal skje for lukkede dører. Selve vedtaket (voteringen) skal skje for åpne dører, jf kommunelovens 31a. 1.3.3.Innkalling til møtet skal sendes ordfører, revisor og utvalgets medlemmer med normalt 7 dagers varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles, samt saksdokumenter. Kopi av innkalling og møteprotokoll sendes rådmannen 1.3.4.Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. 1.3.5.Utvalgets leder er møteleder. Ved forfall fungerer nestlederen. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. 1.3.6.Om inhabilitet for utvalgets medlemmer og om fritak for å delta i behandlingen av en sak gjelder bestemmelsene i Kommuneloven 40 nr. 3 og 4 tilsvarende. Avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. 1.3.7.Kontrollutvalget rapporterer og innstiller direkte til kommunestyret i egne saker med unntak av når det er gitt andre bestemmelser om innstilling (jf. bl.a. kontrollutvalgsforskriften 7 og 18), og ved valg av eller ansettelse av revisjon. Kontrollutvalgets leder har tale- og møterett i kommunestyret i saker som utvalget selv har fremmet. 1.3.8.Før en sak rapporteres til kommunestyret skal den ha vært forelagt rådmannen til uttalelse. 1.4. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter 1.4.1.Ordfører har møte - og talerett i utvalget, og kan la seg representere av annet medlem av kommunestyret. 1.4.2.Kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Revisor og stedfortreder har rett til å uttale seg og kan forlange sine uttalelser protokollert. 1.4.3.Rådmannen kan innkalles/inviteres til møtene ved behov. 1.5. Innhenting av opplysninger 1.5.1.Utvalget kan uavhengig av regler om taushetsplikt kreve nødvendige opplysninger fra revisjonen og fra andre kommunale organer, og har adgang til revisjonens og kommunens saksdokumenter og arkiver. 1.5.2.Utvalget kan videre gjøre henvendelser til andre offentlige instanser og til kommunens forbindelser av enhver art i tilknytning til sitt kontrollarbeid. 1.6. Taushetsplikt - offentlighet 1.6.1.Utvalgets medlemmer og andre møtedeltakere har plikt til å bevare taushet om de konkrete opplysninger i en sak som er taushetsbelagt i lov eller medhold av lov.

1.6.2.Utvalget må imidlertid sørge for at rapporter og opplysninger som gir nødvendig grunnlag for saksbehandlingen i andre organer, blir meddelt disse. 1.6.3.Utvalget vurderer selv om dokument som kan unntas fra offentlighet etter offentlighetsloven likevel bør kunne gjøres kjent. 1.6.4.Utvalgets rapporter er offentlige med mindre utvalget bestemmer noe annet. 1.7. Sekretariat 1.7.1.Kommunestyret sørger for at utvalget har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. 1.7.2.Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. 1.7.3.Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen. 1.7.4. Sekretariatet er direkte underordnet kontrollutvalget. Rådmannen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet.

Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 11/16 Sakstittel: Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Innstilling til vedtak: Melding om politisk vedtak Årsmelding 2015 tas til orientering. Saksopplysninger Kontrollutvalget har mottatt melding om politisk vedtak fra Skånland kommune datert 20.6.16. Kontrollutvalgets leder orienterer i møtet. Vedlegg: Melding om politisk vedtak Årsmelding 2015

Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 12/16 Sakstittel: Svar på revisjonsbrev nr. 8 Innstilling til vedtak: Svar på revisjonsbrev nr. 8 tas til orientering. Saksopplysninger Administrasjonssjefen har gitt tilsvar til revisjonsbrev nr. 8, datert 8.6.16. Revisor og administrasjonssjefen er invitert til møtet for å orientere. Vedlegg: Svar på revisjonsbrev nr. 8

Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 13/16 Sakstittel: Statusoppdatering fra revisor Innstilling til vedtak: Statusoppdatering fra revisor tas til orientering. Saksopplysninger Kommunens revisor er invitert til møtet for å komme med en statusoppdatering. Vedlegg:

Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 14/16 Sakstittel: Overordnet analyse status Innstilling til vedtak: Statusoppdatering fra kontrollutvalgets leder og sekretariatet tas til orientering. Saksopplysninger Kontrollutvalgets leder orienterer om status i forhold til gjennomføring av en slik analyse. Sekretariatet har startet et innledende arbeid med å utarbeide en overordnet analyse av Skånland kommune, som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet orienterer om status i møtet og avklarer med kontrollutvalget det videre arbeidet. Vedlegg:

Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 15/16 Sakstittel: Tema fra kurset Tilsyn og kontroll i kommunal sektor Innstilling til vedtak: Sekretariatets gjennomgang av tema fra kurset Tilsyn og kontroll i kommunal sektor tas til orientering. Saksopplysninger Sekretariatet ble i møte 13.6.16 bedt om å holde en presentasjon av ett av temaene fra kurset Tilsyn og kontroll i kommunal sektor i hvert av kontrollutvalgets møter fremover. Dette som repetisjon/læring for kontrollutvalgets medlemmer. I dette møtet tar sekretariatet en gjennomgang av temaer som: Mål for kommunal virksomhet Kommunal styring Kontrollutvalgsvervet Kontroll og tilsyn Juridiske rammer Vedlegg:

Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 16/16 Sakstittel: Eventuelt Saksopplysninger Vedlegg: