DRAMMEN PARKERING KF MØTEINNKALLING

MØTEINNKALLING DRAMMEN PARKERING KF Møtested: Drammen Parkering KF lokaler, Wergelandsgate 13 Møtedato: 16.09.2015 OBS! Tid: 15.00 Saksliste følger vedlagt. Dato: 09.09.2015 Jørn Kåre Reiersgård Styreleder

SAKSLISTE 28/15 GODKJENNING AV DAGSORDEN 29/15 GODKJENNING AV REFERATER FRA STYREMØTE 19.08.15 30/15 ORIENTERINGSSAKER 31/15 RISIKOVURDERING 32/15 33/15 34/15 35/15 STYREINSTRUKS OG RAPPORTERINGSREGLER RAPPORT FOR 2. TERTIAL 2015 BUDSJETT 2015 EVENTUELT

Saksnr. Møtedato 28/15 16.9.15 GODKJENNING AV DAGSORDEN Forslag til vedtak: Dagsorden for møte 16.9.15 godkjennes. Side 3 av 18

Saksnr. Møtedato 29/15 16.9.15 GODKJENNING AV REFERAT FRA STYREMØTE 19.08.15 Forslag til vedtak: Referat fra møte i styret for Drammen Parkering KF 19.08.15 godkjennes. Saksutredning: Se vedlagte referat fra styremøte i Drammen Parkering KF 19.08.15 Side 4 av 18

Sted: Drammen Parkering KF, Wergelands gate 13 Tid: Onsdag 19. august 2015 kl 14.00 Styremøte nr 4-2015 Drammen Parkering KF Deltatt: Jørn Kåre Reiersgård (JKR) Ellen Svendsvoll (ES) Svein Holter (SH) Finn Tollefsen (FT) Tarjei Pedersen (TP) Margareth Eliseussen (ME) Fraværende: Inger Mette Gustavsen (IMG) Fra administrasjonen: Daglig leder Claus Mølbach- Thellefsen (CMT) Avdelingsleder Håvard Heier (HH) - referent Nr Sak 21 Godkjenning av dagsorden Vedtak: Dagsorden for styremøte for Drammen Parkering KF 19.08.15 godkjennes. 22 Godkjenning av referat fra styremøte 13.05.15 Vedtak: Referat fra styremøte for Drammen Parkering KF 13.05.15 godkjennes. 23 Feil ved kortbelastninger CALE AS orienterer Vedtak: Redegjørelsene tas til orientering. 24 Orienteringssaker Vedtak: Redegjørelsene tas til orientering. 25 Eierskap og organisering Vedtak Styret tar styreleder og daglig leders fremlegg til orientering. 26 Oppfølging etter styreevaluering drøfting Vedtak: Styret tar styreleders fremlegg til orientering. 27 Eventuelt Ingen saker. Jørn Kåre Reiersgård Svein Holter Tarjei Pedersen Side 5 av 18 Ellen Svendsvoll Margareth Eliseussen Finn Tollefsen

Saksnr. Møtedato 30/15 16.9.15 ORIENTERINGSSAKER Forslag til vedtak Redegjørelsene tas til orientering. Saksutredning: Daglig leder redegjør muntlig i forhold til: Arbeidet med ny eierstrategi Samarbeid med byplan - undersøkelser Cale Side 6 av 18

Saksnr. Møtedato 31/15 16.9.15 RISIKOVURDERING Forslag til vedtak Daglig leders gjennomgang tas til orientering. Saksutredning: Drammen Parkering KF gjennomfører årlig risikovurdering av virksomheten. Vurderingen gjennomgås og revideres årlig av HMS-gruppen. Tiltak og rutiner drøftes og iverksettes. Det er også utarbeidet ulike instrukser og beskrivelser for å sikre gjennomføring av ulike arbeidsoppgaver. For økonomiske transaksjoner er det laget rutiner som beskriver de ulike interne kontroller. Disse er utarbeidet i samarbeid med revisjon og gjennomgås, og om nødvendig endres, i forbindelse med revisjonens møter med foretaket, normalt annethvert år. Neste møte med revisjon er berammet til 17. september 2015. Det er utarbeidet egne skjemaoversikter for områdene Innkjøpsrutiner, Rutiner for likvider, Lønnsrutiner, Salgsrutiner og Kartlegging av driftsmiddelområdet. I beskrivelsene redegjøres det for praksis, rutiner, nøkkelroller og ansvar. Rutinebeskrivelser vedlegges denne sak til styrets orientering. Innen økonomihåndteringen er det områder der Drammen Parkering er avhengig av 3. part. En risikoutfordring som er reell er i forbindelse med oppgjør for parkeringskjøp gjennomført med betalingskort på automater. Vår kontrollmulighet i den sammenheng er ved avstemming av kjøpsrapporter mot bankinnskudd. Med dagens system kan ta opp til 14 dager fra salg i automat til vi mottar oppgjørsrapporter og innskudd på konto, og oppgjørsperiodene samsvarer nødvendigvis ikke med perioder for kjøpsrapporter. Cales oppgjørssystem for kortbetaling (TicWin) har heller ikke systemer som gir varsler ved mulige feil noe som medfører at det er vi som gjennom våre avstemminger må oppdage og melde inn avvik og etterlyse utbetalinger. Oppgjørsrutiner og sikkerhet rundt kortbetaling på automater skal bli bedre ved overgang til CWT/EMV-løsninger på automatene, der økonomisk oppgjør for korttransaksjonene gjøres via en oppgjørssentral og ikke via Cales TicWin system. Alle kjøp som foretas på automatene godkjennes da også av kundens bank (online) i motsetning til TicWin (offline), og usikkerheten i Side 7 av 18

etterkant om kjøpet er gyldig eller ikke fjernes dermed. Pilottesting av 7 nye automater med CWT/EMV teknologi vår og sommer 2015 viser at oppgjør kommer inn på bank i løpet av 3-5 dager og det er kun minimale avvik ved månedsavslutninger da avstemmingsperiodene samsvarer bedre med oppgjørsinnskudd i bank. Cale beskriver selv bruk av kort på en CWT/EMV oppgradert automat som like sikkert for sluttkunden som å betale med kort for matvarene på butikken eller på bensinstasjonen. Cale vil som automatleverandør fortsatt styre softwaresystemer og nødvendige programvareoppdatering av automatene, noe som også er en risiko som feilkilde, men ved hyppigere overføringer av penger ved kortkjøp vil det være enklere å fange opp manglende innbetalinger på konto, enn om overføringene kommer hver 14 dag som i dag. Med bakgrunn i utfordringer med kontroll og avstemming er det derfor viktig at Drammen Parkering nå gjennomfører den planlagte oppgraderingen av alle automater. Bestilling er berammet til uke 37/38 2015. I tillegg bør det vurderes om kommuneadvokat eller innleid juridisk hjelp bør ha en gjennomgang av Cales avtaler med Drammen Parkering KF, for å vurdere risiko opp mot ansvar. Side 8 av 18

Saksnr. Møtedato 32/15 16.9.15 STYREINSTRUKS OG RAPPORTERINGSREGLER Forslag til vedtak Styret vedtar det fremlagte forslaget. Saksutredning Styreleders forslag fremlegges og diskuteres. Vedlagt Side 9 av 18

Saksnr. Møtedato 33/15 16.9.15 2. TERTIALRAPPORT 2015 Forslag til vedtak: Rapporten godkjennes og oversendes rådmannen. Saksutredning: Se nedenstående rapportutkast. Side 10 av 18

Org.nr. 990482624 Rapport 2. tertial 2015 Styrebehandlet i DPKF 16.09.2015 Side 11 av 18 Drammen Parkering KF Engene 1, 3008 Drammen Besøksadresse: Wergelands gate 13 Tlf. 03008 Faks 32046200 www.drammen.kommune.no Org. nr. 990482624

Drammen Parkering KF Drammen Parkering KF har det operative ansvaret for kommunens parkeringstjenester og skal fokusere på trafikksikkerhet, fremkommelighet og miljø. Foretaket skal ivareta offentligrettslige myndighetsoppgaver innen parkering og være tjenesteprodusent for tjenester som ikke konkurranseutsettes. Sammendrag Drammen Parkering KF har et positivt resultat etter 2. tertial, og vil oppfylle kommunens eieruttakskrav på 15,0 millioner for året 2015. Den daglige driften med håndheving, veiledning, klagesaksbehandling, søknadsbehandling, automatdrift, boligsoneadministrasjon, skiltvedtak og skiltoppsett følger planer. Det er et mål for virksomheten å få ned sykefraværet, og det er per 2. tertial registrert en betydelig nedgang i forhold til 2014. Gruppe to med automater med oppgradert teknologi er innkjøpt og fungerer tilfredsstillende. Organisasjonsforhold Ved utgangen av 2. tertial var det 25 ansatte (22,5 årsverk) i Drammen Parkering KF. Drammen Parkering arbeider med kommunens felles arbeidsgiverpolitikk som plattform. Det har vært avholdt 2 styremøter hvor det er behandlet 13 saker. Arbeidsmiljø og sykefravær Drammen Parkering KF hadde i andre kvartal 2015 et sykefravær på 10,0 % hvorav langtidsfraværet utgjorde 6,5%. Dette er en positiv nedgang fra samme periode i fjor da sykefraværet var på hele 15,9%. Det samarbeides med bedriftshelsetjenesten for å kunne øke arbeidsnærværet. Det har i 2. tertial vært 2 alarmhendelser, hvorav en medførte at trafikkbetjent/drammen Parkering KF gikk til politianmeldelse. Parkering Parkeringsutvikling Drammen Kommune har 1223 p-plasser på gateplan og tilbyr ca. 380 avgiftsplasser/korttidsplasser i kommunens tre p-hus. Dette utgjør ca 50% av antall allment tilgjengelige avgiftsplasser i Drammen. Private aktører råder over de resterende 50%. Dette dreier seg om plasser der alle kan løse p-billett og plasser for langtidsleie er da ikke medregnet. I hele byen er det en merkbar økning av el-bilparkering på kommunale avgiftsplasser, der el-biler med dagens nasjonale regler kan stå uten å betale avgift. Observasjoner tilsier at dette i stor grad er arbeidsplassparkering. I enkelte sentrale områder begrenser det parkeringsmuligheten for andre bilister og det gir en nedgang i betalt parkering. Det er alltid tilgjengelige plasser og muligheter til å få satt fra seg bilen i kommunens tre p-hus. Sykehusområdet med Waagaardsløkka har vært et område hvor det er vanskelig å finne ledig parkeringsplass, og hvor gratis- og langtidsparkerende el-biler har preget parkeringsbildet. For å Side 12 av 18

øke sirkulasjon på eksisterende kommunale gateplasser innføres det 3 timers maksimaltid på disse plassene, og 5 timer på Waagaardsløkka. Samtidig gjøres hele Waagaardsløkka om til publikumsparkering og parkeringstilbudet der økes fra 90 til 178 plasser. Endringer gjennomføres i samråd med Vestre Viken. Det er i 2. tertial foretatt 26 inntauinger av biler, herav 14 uregistrerte. Blichs gate p-hus 2. tertial viser en beleggsøkning innenfor de fleste betalings/parkeringskategorier og budsjettmål for 2. tertial er nådd. Alle plasser for månedsparkering er solgt. 2-timers gratis lørdagsparkering For å støtte næringslivet i Drammen sentrum vedtok bystyret i november 2014 en forsøksordning med 2-timers gratis lørdagsparkering i kommunens tre p-hus. Beleggstall viser økt parkering i de to p-husene på Bragernes, spesielt i Thamsgate, men at ordningen benyttes svært begrenset i Blichs gate p-hus på Strømsø. Ordningen skal evalueres innen ett år. Skilting og teknisk drift Drammen Parkering KF har delegert skiltmyndighet for de parkeringsregulerende skilter på kommunal veg. Skiltvedtak og trafikkonsekvenser drøftes i parkeringsgruppa, der fagpersoner fra kommune, politi og vegmyndigheter er representert. Drammen Parkering har fattet 13 skiltvedtak i 2. tertial 2015. Økonomi Drammen Parkering KFs inntekter er knyttet til parkeringsautomater, inntekter fra gebyr og tilleggsavgifter, samt salg av tjenester (parkeringskontroll, drift med mer) til andre aktører. Blichs gate p-hus inngår i virksomhetens regnskap. Driftsresultat Regnskapsrapporten for 2. tertial viser et positivt resultat på kr 10.9 mill, før finansposter. Dette er et tertialresultat som er kr 1.7 mill bedre enn budsjettert. I Økonomiplan 2015-2018 er det vedtatt et eieruttak på 15.0 millioner. Drammen Parkering KF styrer mot å kunne levere forventet eieruttak. Inntekter Driftsinntektene utgjør kr 29.9 millioner og ligger samlet sett på budsjett. Gode automatinntekter generelt, og noe bedre omsetning enn budsjettert i Blichs gate p-hus, bidrar til gode resultatene på inntektssiden, mens håndhevingsinntektene ligger etter budsjett. Utgifter Regnskapsrapporten viser et samlet mindreforbruk på lønns- og personalsiden på kr 633.000 hvorav sykelønnsrefusjoner utgjør hele kr 336.000 mer enn budsjettert. Investeringer Drammen Parkering KF har ikke søkt om investeringsmidler i 2015. Virksomheten har planlagt å benytte ca. 3 millioner av egenkapitalen til investering i teknisk oppgradering av automater. De første 7 pilotautomater er utplassert, og Drammen Parkering forbereder kjøp og utplassering av ytterligere 73 oppgraderte automater i løpet av høsten. Side 13 av 18

RAPPORT FOR 2. TERTIAL 2015 DRAMMEN PARKERING KF Tall i 1000 Periode 201505-201508 Regn Regn Bud Avvik Forbruk Ansvar % i fjor i år i år i kr i % 30 Parkeringsinntekter -17 531-17 927-17 435 493 103 % 30 Privat parkeringshåndt. -4 653-5 373-5 074 299 106 % 30 Annen kommunal drift -21 84-51 -135-163 % 30 Egne privatregulerte plasser -1 971-2 475-2 168 308 114 % 31 Gebyr og tillegg -4 156-4 281-5 164-883 83 % A Sum inntekter -28 331-29 972-29 892 81 100 % 50 Fastlønn 6 028 6 439 6 657 218 97 % 53 Annen oppgavepl. godtgj. 138 180 181 0 100 % 54 Arb.avgift og pensjonskost. 1 619 1 782 1 798 16 99 % 58 Refusjoner, sykelønn -874-807 -471 336 171 % 59 Andre personalkostnad 91 111 174 63 64 % B Sum lønnsutgifter 7 002 7 706 8 339 633 92 % 60 Av- og nedskrivninger 694 728 720-8 101 % 62 Produksjonsenergi 65 81 110 29 74 % 63 Kostnader lokaler 5 619 5 700 5 693-7 100 % 64 Leie av maskiner 1 733 2 011 2 057 46 98 % 65 Verktøy 145 141 159 17 89 % 66 Vedlikehold 95 229 359 130 64 % 67 Fremmed tjeneste 1 331 1 198 1 736 538 69 % 68 Kontorkostnad 166 205 282 77 73 % 69 Telefon, porto, ol 85 85 95 10 90 % C Sum driftsutgifter 9 933 10 379 11 211 832 93 % 70 Kostnad transportmidler 115 80 156 76 51 % 71 Kostnad reiser ol 24 14 46 33 29 % 73 Reklame og informasjon 53 166 187 21 89 % 74 Kontingenter 90 97 91-6 106 % 77 Tellegebyr 432 413 476 63 87 % 78 Tap av krav / avskrivinger 132 144 160 16 90 % D Sum andre utgifter 846 914 1 116 202 82 % E Res. før finansposter (A+B+C+D) -10 551-10 974-9 226 1 748 119 % 80 Renteinntekter -49-61 -95-34 64 % 81 Rentekostnader 3 53 5-48 1059 % F Sum finansposter -46-8 -90-82 9 % G Res. etter finansposter (E+F) -10 597-10 982-9 316 1 666 118 % Side 14 av 18

Saksnr. Møtedato 34/15 16.9.15 BUDSJETT 2016 Forslag til vedtak Styret i Drammen Parkering KF vedtar budsjettet for 2016 slik det er foreslått i saksutredningen. Drammen Parkering KF søker ikke om investeringsmidler for 2016. Saksutredning: Budsjettet for 2016 er lagt med et overskudd på kr 16,1 millioner. Ved budsjettoppnåelse vil Drammen Parkering KF kunne imøtekomme kommunens forventede eieruttak i henhold til økonomiplan på 16,1 millioner. Budsjettet for 2016 er basert på dagens driftssituasjon og rammebetingelser der leieavtale med Blichs gate p-hus og driftsavtaler med Thamsgate P-hus AS og Grev Wedel P-hus AS er innarbeidet som en del av budsjettet. Kommunens eierstrategi for Drammen Parkering KF er under utredning og organisasjonsmessige endringer vil eventuelt kunne medføre tilsvarende budsjettendringer. Utgiftssiden er endret for deflator, prisjustering og lønnsjustering per 1. mai 2016. Det er også lagt inn økte lønnsutgifter for en saksbehandlerstilling som har vært vikarstilling ifbm permisjon. Denne stillingen gjøres nå fast for å kunne sikre bemanning av kundetelefon, publikumsbesøk og saksbehandling. I forbindelse med investering i oppgraderinger av automatparken høsten 2015 vil dette medføre økte avskrivninger for 2016. Parkeringsbelegget er svakt økende noe som gjenspeiles i økte automatinntekter. Omleggingen fra utleie av ansatteparkering for sykehuset, til ordinær publikumsparkering på Waagaardsløkka vil gi økte automatinntekter, mens vitaliseringen av området ved den gamle parkscenen medfører at avgiftsparkeringen og parkeringsinntekter i Dronninggata forsvinner. Et sterkt økende antall elbiler som parkerer gratis på offentlige avgiftsplasser har i enkelte områder av byen begynt å påvirke belegg og dermed også omsetning. Takstene i sone 1, Bragernes og Strømsø sentrum foreslås regulert og kronebeløpet tilpasset prinsippet om en høyere avgift når parkeringstiden øker. Avgiftstidene foreslås uendret. Se vedlagte tabell. I henhold til forskrift deflatorjusteres takstene for boligsone- og bebeoerkort. Da det ikke foreligger planer om ekstraordinære skiltoppsett eller oppmerking foreslås disse belastninger dekket gjennom driftsbudsjettet. Drammen Parkering KF har ikke planlagt større investeringer i 2016 og søker derfor ikke om investeringsmidler for 2016. Side 15 av 18

Parkeringspriser, parkeringstid og avgiftstid for 2016 Parkeringspriser*) Satser 2015 Satser 2016 Sone 1 Bragernes og Strømsø sentrum Første time Kr 24 Kr 25 Andre time Kr 28 Kr 29 Fra og med tredje time Kr 31 Kr 33 Maks. 5 timer parkeringstid Avgiftstid: Mandag-fredag kl. 08.00 18.00 Lørdag kl. 09.00-16.00 Sone 2 Ytre del av Bragernes og Strømsø Sats per time Kr 19 Kr 19 Maks. 5 timer parkeringstid Avgiftstid: Mandag-fredag kl. 8.00 18.00 Lørdag kl. 09.00 16.00 Sone 3 Marienlyst/Drammensbadet Sats per time Kr 18 Kr 18 Maks. 5 timer parkeringstid Avgiftstid: Mandag-fredag kl. 8.00 18.00 Lørdag kl. 09.00 16.00 *) Satsene er inkl. mva. Boligsoneparkering/beboerparkering *) Satser 2015 Satser 2016 Parkeringstillatelse for beboere Første bil per måned Kr 260 Kr 270 Andre bil per måned Kr 310 Kr 320 Tredje bil per måned Kr 360 Kr 370 Parkeringstillatelse for næringsdrivende Første bil per måned Kr 720 Kr 740 Midlertidige parkeringstillatelser og besøkskort 5-timers kort Kr 35 Kr 40 Dagskort Kr 70 Kr 75 Ukeskort Kr 280 Kr 300 *) Satsene er inkl mva. Side 16 av 18

Budsjett 2016 2014 2015 2016 30 Parkeringsinntekter -28 512-27 766-25 938 30 Privat parkeringsinntekter/håndt. -6 212-9 179-13 669 30 Annen kontroll/skilting/inntekter -573-574 -781 31 Gebyr, tillegg og kontrollavgift -8 140-8 160-7 800 A Sum inntekter -43 437-45 679-48 189 50 Fastlønn 10 739 10 551 10 857 53 Annen oppgavepl. godtgj. 276 346 356 54 Arb.avgift og pensjonskost. 3 016 2 906 2 995 58 Refusjoner, sykelønn -260-740 -380 59 Andre personalkostnad 274 254 258 B Sum lønnsutgifter 14 045 13 317 14 086 60 Av- og nedskrivninger 980 1 080 1 330 62 Produksjonsenergi 127 165 130 63 Kostnader lokaler 8 466 8 671 8 889 64 Leie av maskiner 1 414 2 101 2 129 65 Verktøy 273 228 259 66 Vedlikehold 603 514 561 67 Fremmed tjeneste 2 103 2 547 2 592 68 Kontorkostnad 440 418 416 69 Telefon, porto, ol 144 142 143 C Sum driftsutgifter 14 550 15 865 16 450 70 Kostnad transportmidler 146 216 271 71 Kostnad reiser ol 123 70 64 73 Reklame og informasjon 345 280 265 74 Kontingenter 89 91 96 77 Tellegebyr 589 713 770 78 Tap av krav / avskrivinger 170 240 225 D Sum andre utgifter 1 462 1 611 1 691 E Res. før finansposter (A+B+C+D) -13 380-14 886-15 961 80 Renteinntekter -290-234 -154 81 Rentekostnader 80 120 15 F Sum finansposter -210-114 -139 G Res. etter finansposter (E+F) -13 600-15 000-16 100 Side 17 av 18

Saksnr. Møtedato 35/15 16.9.15 EVENTUELT Forslag til vedtak: Saker under eventuelt behandles. Side 18 av 18