Møteinnkalling Utvalg: Organisasjonsutvalget Møtested: Moloveien 16, 6. et., Formannskapssalen Dato: 21.11.2017 Tidspunkt: 10:00 Dagsorden Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av protokoll fra 10.10.2017. Orienteringer Gjeldende praksis for godkjenning av alkoholservering i kommunen, ved Anna M. Welle, assisterende rådmann. Orientering fra hovedverneombudene i kommunen, ved Tor Erlend Nordhuus og Anders Eivik. Fast orientering fra HR-kontoret, ved HR-sjef Anne-Line Bosch Strand: o Sykefravær o Bemanning o Omdømme o Kompetansetiltak o Likestilling og mangfold o Heltidskultur o HR-strategi o Akan-arbeidet i kommunen o Rådhusprosjektet Fremlegging av anbefalinger fra Demokratiprosjektets arbeidsgruppe «Struktur på råd og utvalg», ved Berit Skaug, leder politisk sekretariat. Bodø, 10. november 2017 Ingrid Lien Leder Joacim Ekrem Johansen Utvalgssekretær 1
Saksliste Saksnr PS 17/11 Innhold Organisering av kommunens avhengighetsforebyggende arbeid 2
Personalforvaltning Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 02.11.2017 67978/2017 2017/18883 Saksnummer Utvalg Møtedato 1212/17 Arbeidsmiljøutvalget for Helse- og omsorgsavdelingen 09.11.2017 17/11 Organisasjonsutvalget 21.11.2017 Samarbeidsutvalget Organisering av kommunens avhengighetsforebyggende arbeid (Akan) Arbeidsmiljøutvalget for Helse- og omsorgsavdelingens behandling i møte den 09.11.2017: Forslag: Votering: Vedtak: Rådmannens forslag til vedtak Organisasjonsutvalgets vedtak av 4. september 2012, sak 12/13 endres slik: Hovedverneombudenes mandat endres slik at funksjonen som Akan-kontakt flyttes fra hovedverneombudet til rådmannen. Effektene av dette vedtaket evalueres innen utgangen av 2019. Sammendrag I februar 2017 vedtok Bystyret en veileder for kommunens avhengighetsforebyggende arbeid (Akan), herunder ble det vedtatt at forslag til organisering av Akan-arbeidet skulle legges frem senest i juni. Arbeidsgruppen gjenopptok arbeidet i høst. Mandatet ga først i oppdrag å utrede og etablere en ombudsmodell. Arbeidsgruppen har konkludert med at en ombudsmodell vil være for krevende å etablere og å forvalte hensett til usikkerheten rundt måloppnåelse i en slik ordning. Mandatet ble endret til å vurdere en overføring av ansvar fra vernetjeneste og arbeidsmiljøutvalg til administrasjonen. 1 3
Arbeidsgruppen er, med unntak av bedriftshelsetjenesten (BHT), i det alt vesentlige enige om å begrense endringene i dagens organisering til å redusere antall medlemmer i Akan-utvalget og å flytte funksjonen Akan-kontakt fra vernetjenesten til administrasjonen. BHT støtter å flytte Akanfunksjonen fra vernetjenesten, men foreslår at funksjonen fortsatt ivaretas av et verv på arbeidstakersiden. Saksopplysninger Akans formål er først og fremst å forebygge rus- og avhengighetsproblemer i norsk arbeidsliv. Alkohol- og narkotikabruk er antatt å være et betydelig problem i arbeidslivet og for arbeidsgiver er det viktig å ta tak i slike utfordringer så tidlig som mulig, av hensyn til brukere og arbeidsmiljø. Bystyrets vedtak i sak 17/5 av 9. februar 2017 lyder som følger: Vedtak Forslag til endringer i saksbehandlingsrutinene for kommunens rus- og spillforebyggende arbeid, og oppfølging av ansatte med problematisk rus- og spillbruk vedtas. Organiseringen av kommunens rusog spillforebyggende arbeid skal revideres med forslag til vedtak senest innen Bystyrets junimøte. Det gjennomføres en brei vitenskapsbasert undersøkelse om avhengighet blant alle ansatte i Bodø kommune. Kommunens sentrale arbeidsmiljøutvalg (SAMU) iverksetter opplæringstiltak i løpet av vinteren 2017. Fremtidig politisk behandling av denne og lignende saker skal skje i Organisasjonsutvalget, jamfør kommuneloven 25. Rådmannen delegeres myndigheten til å foreta rettinger, moderate revisjoner og løpende vedlikehold og oppdatering av rutinen innenfor rammene av det som her er vedtatt. Følgende tillegg innarbeides i Veileder Avhengighetsforebyggende arbeid og oppfølging av ansatte med problematisk rus- og spillbruk i Bodø kommune, side 18 etter første setning: For å ivareta den enkelte arbeidstakers interesser når individuell avtale inngås, skal det, dersom arbeidstaker ønsker det, opprettes en ansvarsgruppe sammensatt av flere kompetansefelt f.eks. HR, AKAN-ombud, BHT, fastlege e.l. Høsten 2015 ble det etablert en arbeidsgruppe bestående av en virksomhetsleder, en tillitsvalgt, en representant for BHT, et hovedverneombud og en HR-rådgiver for å revidere kommunens rus- og spillforebyggende retningslinjer, og organisering. Endringer i retningslinjene ble vedtatt av Bystyret i februar 2017, og arbeidsgruppen har nå utarbeidet et forslag til organisering av arbeidet. Mandatet ga først i oppdrag å utrede og å etablere en ombudsordning bestående av medarbeidere som skulle utgjøre et nøytralt nettverk med spisskompetanse på rus- og spillavhengighet, tilgjengelig for enhver medarbeider med behov for råd og veiledning. Drøftingene i forkant av vedtaket i februar viste at en slik ombudsmodell har visse utfordringer. Noen av utfordringene ved en slik modell vil være selve utvelgelsen; hvem skulle utpeke ombudet, og hvor lett ville det være å rekruttere frivillige? Skulle det være avdelingsulikheter avhengig av tjenesteområde og yrke? Hvem skulle koordinere ombudene, og hvem skulle ombudene rapportere til, og om hva? Opplæring av ombudene ville også komme i tillegg til den omfattende opplæringen verneombudene har krav på. Arbeidsgruppen har konkludert med at ombudsmodellen vil være for 4 2
krevende å etablere og å administrere, i tillegg til at måloppnåelse ved en slik omfattende ressursbruk er for usikker. Underveis i arbeidsprosessen har oppdragsgiver anmodet om at arbeidsgruppen vurderer en flytting av det rus- og spillforebyggende arbeidet i sin helhet til administrasjonen. Dette har vært gjenstand for drøftinger i gruppen, som konkluderer med at det avhengighetsforebyggende arbeidet i Bodø kommune også for fremtiden bør ligge i arbeidsmiljøutvalgene og i Akan-utvalget. Sistnevntes mandat er vedtatt av SAMU i sak 13/15, 24. september 2013 (vedlagt). Den endringen som likevel foreslås er å flytte de oppgavene som ligger til funksjonen Akan-kontakt fra Hovedverneombud til administrasjonen. Begrunnelsen for forslaget er følgende: - Rådmannen har det overordnede ansvaret for hele kommunens tjenesteproduksjon, og alle ansatte, men ingen instruksjonsmyndighet overfor vernetjenesten. Rådmannen må ha fullmakter som korresponderer med det ansvaret han har. - Administrasjonen besitter spisskompetanse på arbeidsmiljøloven. - Hovedverneombudet er valgt. Valget gjør at forvaltning av vervet blir personavhengig, og rådmannen får derved begrenset innflytelse på Akan-kontaktens kompetanse. - Hovedverneombud er et verv. Innehaveren av vervet kan i prinsippet skiftes ut årlig. Dette kan påvirke kontinuiteten i Akan-arbeidet. - I motsetning til administrasjonen mangler vernetjenesten et system for dokumentasjon og verifisering av mål og resultater. - Motvirke det stigma som ligger i den særskilte organiseringen av det rus- og spillforebyggende arbeidet i motsetning til rådmannens øvrige ansvar og fullmakter. Bedriftshelsetjenesten støtter forslaget om å flytte funksjonen Akan-kontakt fra vernetjenesten til administrasjonen, men foreslår likevel at oppgavene legges til et verv der innehaveren er valgt av de ansatte. Argumentet er at en arbeidstaker kan ha større tillit blant de ansatte enn en representant for arbeidsgiver, og at dette kan påvirke resultatene. BHT anbefaler ikke at rådmannens administrasjon ivaretar rollen som Akan-kontakt fordi arbeidet kan bli preget av arbeidsgiversidens interesser, og kan påvirkes av økonomiske og andre ressursprioriteringer. Videre kan det påvirke mulighetene for åpenhet dersom funksjonen Akan-kontakt legges til arbeidsgiver. BHT påpeker at fordelene ved å tillegge funksjonen til arbeidstakersiden er at man lettere finner en person som er dedikert til oppgaven, og det anses som positivt at arbeidet på den måten blir personavhengig. Det er videre viktig at arbeidstakersiden har tillit til vedkommende, noe som kan styrke implementeringen og resultatene av arbeidet. Akan-kontaktens eventuelle behov for kompetanseheving behøver ikke bli en stor utfordring. Utfordringen med forslaget fra BHT er at administrasjonen forvaltes av arbeidstakere i faste stillinger, ikke verv. Akan-kontaktens mandat er ikke definert, men det fremkommer av saksfremlegget til OU sak 12/13 av 4. september 2012 (vedlagt) at ansvaret legges på det ene hovedverneombudet. Akan kompetansesenter sier dette om funksjonen Akan-kontakt (Veileder i Akan-modellen 2015), s. 29: Ressurspersoner/Akan-kontakten Virksomheten kan utnevne en eller flere personer som ressurspersoner i det forebyggende arbeidet. Noen virksomheter velger å ha egne Akan-kontakter som en pådriver og en rådgiver på spørsmål som dreier seg om rusmiddelbruk, pengespill og håndteringen av slike saker i virksomheten. De bør: 5 3
Ha kunnskap om Akan-modellen og hvilke tiltak som finnes Kjenne virksomhetens policy og håndtering av avvik Være tilgjengelig for både ledere og kolleger som ønsker å rådføre seg om spørsmål knyttet til arbeidsrelatert rusmiddelbruk eller spill I samarbeid med de øvrige i arbeidsgruppen/akan-utvalget være aktiv med informasjon og opplæring i forebyggende arbeid, og rusmiddel- og spillfaglige spørsmål i bedriften. Akan-kontakten/ressurspersonen kan gjennom sin rolle få kjennskap til problematisk rusmiddelbruk blant ansatte samtidig som det foreligger ønske om anonymitet fra vedkommende som kommer med en bekymringsmelding om dette. I eventuelle tilfeller der dette kan representere en fare for helse, miljø, eller sikkerhet, må Akan-kontakten oppfordre den som melder i fra å orientere ledelsen. Der vedkommende av ulike årsaker ikke vil gjøre dette, må Akan-kontakten sørge for at leder går inn og ivaretar sikkerhet og helse. Utnevning av Akan-kontakter Akan-kontakten er en representant for de ansatte og utnevnes ofte for to år om gangen av AMU eller annet samarbeidsorgan. Akan-kontaktens rolle har flere paralleller til verneombudets rolle, og det kan derfor være praktisk å kombinere funksjonene verneombud og Akan-kontakt. Hvor mange Akan-kontakter en bedrift bør ha, avhenger av bedriftens størrelse og organisering. Store bedrifter med flere avdelinger eller spredt virksomhet, eller arbeidsplasser med spesiell inndeling av yrkesgrupper har gjerne flere Akan-kontakter. I bedrifter med flere Akan-kontakter kan det være en fordel om én Akan-kontakt har et koordinerende ansvar overfor de øvrige Akan-kontaktene. Dette innebærer oppdatering av informasjon, veiledning i det praktiske arbeidet og innkalling til møter for erfaringsutveksling, diskusjon og planlegging. Kompetansesenteret sier at «Akan-kontakten er en representant for de ansatte» uten å begrunne hvorfor dette er hensiktsmessig. Under forutsetning av at vedtaket blir i samsvar med forslaget beslutter rådmannen å delegere oppgavene tilknyttet det avhengighetsforebyggende arbeidet til HR-sjef, med unntak av det som ligger i Akan-utvalgets mandat, jamfør SAMUs vedtak i sak 13/15, 24. september 2013. Akankontakten skal være medlem i Akan-utvalget. Rådmannen ønsker ordningen evaluert etter to års drift. Rus- og spillforebyggende arbeid gir ikke resultater på kort sikt, derav toårsperspektivet. Til orientering vil det bli lagt frem sak for SAMU med forslag om å redusere antall medlemmer i Akan-utvalget fra syv til fire medlemmer. Denne saken blir drøftet med arbeidstakersiden 10. november, og behandlet i følgende arbeidsmiljøutvalg: HO, OK, Teknisk avdeling og Utbyggings- og Eiendomsavdelingen i tillegg til SAMU før OU har sitt møte. Konklusjon og anbefaling Rådmannen anbefaler at funksjonen Akan-kontakt flyttes fra vernetjenesten til administrasjonen, og at ordningen evalueres innen utgangen av 2019. Saksbehandler: Marianne Bjørklund Rolf Kåre Jensen Rådmann Anna Margrethe Welle Assisterende rådmann 4 6
Trykte vedlegg: OU vedtak 12/13 SAMU vedtak 13/15 Bystyrevedtak 17/5 Utrykte vedlegg: Ingen 5 7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23