Fjellnettverket fast lokalisering av sekretariatet

Fjellnettverket fast lokalisering av sekretariatet KS-K rapport 7/2015

1 Innledning Fjellnettverket er et politisk nettverk for kommuner, regionråd og fylkeskommuner i Sør- Norge. Det er pådriver for en politikk som sikrer at ressurser og verdier i fjellområdene gir grunnlag for utvikling og trivsel i fjellområdene. Nettverket har rådet som øverste organ. Styret velges av rådet for fire år etter kommune- og fylkestingsvalg. Fjellnettverkets hovedmål er: 1. Fjellregionsamarbeidet skal være en aktiv deltaker og leverandør i regionalpolitiske diskusjoner 2. Fjellregionsamarbeidet skal delta aktivt i internasjonalt samarbeid 3. Fjellregionsamarbeidet skal formidle kunnskap om fjellområda. 4. Fjellregionsamarbeidet kan iverksette egne prosjekt og tiltak Fjellnettverket besluttet i rådsmøtet 17.02.14 å etablere fast sekretariat. Retningslinjer for å kunne søke og å bli vurdert ble vedtatt og fulgte invitasjon til å søke. Slik invitasjon ble sendt alle medlemmene i brev datert 20.11.14. Søknadsfristen var 01.01.15. Det er tre søkere; Buskerud fylkeskommune, Hedmark fylkeskommune og Regionrådet for Fjellregionen og Oppland fylkeskommune. Styret ønsket å få en uavhengig vurdering og innstilling av søkerne. På styremøtet i januar 2015 besluttet styret å henvende seg til KS-Konsulent as med forespørsel om å utføre saksbehandlingen og fremme innstilling overfor styret. Arbeidet har bestått i å gjennomføre nødvendige intervju av styret, sekretariatet og søkerne, samt å gi en vurdering og innstilling av søkerne. Fjellregionsamarbeidet har skiftet navn til Fjellnettverket. I noen dokumenter brukes det tidligere navnet. I ny tekst har vi brukt det nye navnet, der vi siterer tekster blir det tidligere navnet gjengitt. KS-Konsulent har fra 26.02. til 19.03. utført arbeidet i tråd med foreslått og godkjent framdriftsplan. Denne rapporten inneholder en beskrivelse av arbeidet, en vurdering av søkerne med innstilling og til slutt anbefalinger for behandlingen i styret og rådet. Arbeidet er utført av Arild S Stana med Åsbjørn Vetti for intern kvalitetssikring. KS-Konsulent as takker for oppdraget og for god tilrettelegging. 18. mars 2015 Arild S Stana Seniorrådgiver Åsbjørn Vetti Daglig leder/seniorrådgiver 2

Innholdsfortegnelse 1 Innledning 2 2 Sammendrag 4 3 Om arbeidet 4 4 Kriterier for vurderingen 5 5 Beskrivelse av søkerne 5 5.1 Felles for alle søkerne 5 5.2 Vekting av kriteriene og rangering av søkerne 6 5.3 Buskerud fylkeskommune 7 5.4 Hedmark fylkeskommune Regionrådet for Fjellregionen 8 5.5 Oppland fylkeskommune 9 6 Vurdering 11 6.1 Nåværende sekretariat 11 6.2 Økonomi 11 7 Anbefaling 12 8 Beslutning i styret og rådet 12 3

2 Sammendrag Det er tre søkere til å ha fast sekretariat for Fjellnettverket: Buskerud fylkeskommune, Hedmark fylkeskommune og Regionrådet for Fjellregionen og Oppland fylkeskommune. Alle er meget godt kvalifiserte søkere som har stort engasjement for fjellpolitikken. På alle kriteriene, unntatt to, så oppfyller alle søkerne kriteriene fullt ut. De to kriteriene hvor søkerne rangeres ulikt er et godt faglig arbeidsmiljø internt og eksternt, og organisatorisk plassering. Styret har vektet disse to forholdene høyt. KS-Konsulent har i vurderingen lagt vekt på det faglige arbeidsmiljøet internt og eksternt. Bakgrunnen for dette er å ha et sekretariat som best mulig kan arbeide for Fjellnettverkets formål, hovedmålsetting og handlingsplan. Vurderingen har vært knyttet til hva som best støtter å være et sekretariat for et politisk nettverk. Videre mener vi det faglige arbeidsmiljøet og organisatorisk plassering er en del av en god arbeidsgiverrolle for å skape interessante og attraktive arbeidsplasser. Vurderingen har vært knyttet til at to av søkerne har en løsning der sekretariatet blir organisert i en enhet på samme sted som lokaliseringen. I Buskerud vil sekretariatet ha en lokalisering et annet sted enn den organisatoriske enheten sekretariatet tilfører. Ut fra KS-Konsulent sin vurdering og rangering innstiller vi søkerne i følgende rekkefølge: 1. Oppland fylkeskommune 2. Hedmark fylkeskommune og Regionrådet for Fjellregionen 3. Buskerud fylkeskommune KS-Konsulent mener at en videreføring av nåværende lokalisering sikrer kontinuitet og kan redusere sårbarhet ved en flytting, og eventuell vakanse og en tid med rekruttering, og deretter en introduksjons- og organiseringsperiode på nytt sted. Vi anbefaler likevel at alle søkerne stiller likt uavhengig av nåværende eller tidligere lokalisering av sekretariatet. Habilitet er vurdert i kapittel 8. KS-Konsulent sin anbefaling er at organet avklarer habilitetsspørsmålene og vurderer om dette kan løses ved hjelp av vararepresentanter. Hvis ikke, tiltrer alle og fatter vedtak. 3 Om arbeidet KS-Konsulent as har gjennomgått dokumentasjonen oversendt fra Fjellnettverket om å etablere fast sekretariat. Vi har brukt informasjon fra Fjellnettverkets nettsider for å bli kjent med vedtekter, handlingsplan og andre forhold om nettverket. Vi har hatt et telefonmøte med styret for å få mer kjennskap til kriteriene for utvelgelse blant søkerne. Noen av styremedlemmene med forfall i dette møtet har vi snakket med på telefonen. Andre har vi imidlertid ikke fått svar hos når vi har ringt. Vi har gått igjennom søknadene og rangert disse ut fra styrets vekting av de ulike kriteriene. Vi har besøkt de foreslåtte lokaliseringene og samtidig intervjuet representanter for søkerne. 4

Vi har videre hatt en samtale med medarbeiderne i sekretariatet. Dette for å bli kjent med Fjellnettverket og arbeidet i sekretariatet. Denne rapporten inneholder en beskrivelse av arbeidet, en vurdering av søkerne med innstilling og anbefalinger for behandlingen i styret og rådet. 4 Kriterier for vurderingen Rådet for Fjellnettverket vedtok nedenstående kriterier for utvelgelse blant søkerne for å ha ansvaret for sekretariatet. Disse er gjort kjent for søkerne gjennom invitasjon til å søke. Styret har vektet hvert kriterium. KS-Konsulent har benyttet denne vektingen når vi har rangert søkerne. Kriteriene er: 1. Være et eget rettssubjekt. (Nødvendig for å kunne ansette medarbeidere) 2. Være medlem i Fjellnettverket. 3. Tilby et godt faglig arbeidsmiljø for de ansatte både internt og eksternt. Beskriv organisasjonens engasjement for fjellområda, og pågående prosjekter og miljøer som er relevante for Fjellnettverkets arbeid. 4. Ha personalansvaret for de ansatte. 5. stille med kontorplass for de ansatte som i dag er 2 arbeidsplasser i 100 % stilling. Beskriv den valgte organisatoriske plasseringen i organisasjonen. 6. føre regnskapet for Fjellnettverket. 7. kunne stille med andre tjenester Fjellnettverket har behov for: IKT-tjenester, grafiske tjenester, kopiering, juridisk bistand, sentralbord, faglig bistand på ulike fagområder tilknyttet Fjellnettverket (med referanse til handlingsplanen). I tillegg ble det gjort kjent at dersom sekretariatet flyttes, vil arbeidsmiljølovens bestemmelser om virksomhetsoverdragelse gjelde. Søknadene svarer opp disse kriteriene. Vår vurdering bygger på søknadene. Intervjuene har utfylt søknadene og avklart forhold omkring lokalene, organisering, økonomi og faglig forhold internt og i nettverket. 5 Beskrivelse av søkerne I dette kapitlet beskriver vi søkerne ut fra kriteriene for utvelgelse. På alle kriteriene unntatt to så oppfyller alle søkerne kriteriene fullt ut. Vi omtaler først de forhold vi vurderer som like for alle søkerne. I kapittel 5.3 5.5 beskriver vi hver søker i alfabetisk rekkefølge om de forhold som skiller søkerne. I tabell 1 er en oppstilling over kriteriene med styrets vekting av viktighet. KS-Konsulent har gjort rangeringen. Søknadene vil være en del av styrets og rådets saksunderlag. Disse er ikke satt inn som vedlegg i rapporten. 5.1 Felles for alle søkerne Eget rettssubjekt: Alle søkerne fyller kravet Medlem i fjellnettverket: Alle søkerne fyller kravet. 5

Kontorplass Alle søkerne tilbyr tilfredsstillende kontorer med tilhørende møterom med ulik størrelse, kantine og resepsjoner. Alle søkerne er åpne for tilpasninger ut fra sekretariatets behov. Det er mulighet for både teamkontor og enkeltkontor for de to i sekretariatet på alle de tre stedene. Sekretariatet har i dag teamkontor sammen med flere medarbeidere. Data- og telefoni Alle søkerne vil knytte sekretariatet til fylkeskommunenes dataløsninger hva gjelder maskinvare, programvare, opplæring og support. Sentralbord Sekretariatet benytter mobiltelefon. Behovet for sentralbord er derfor ikke nødvendig. Resepsjons- og støttefunksjoner vil bli ivaretatt på en tilfredsstillende måte på litt ulike måter for hver av søkerne. Arbeidsgiverforhold Fylkeskommunen vil være arbeidsgiver for alle. Dette innebærer at arbeidsmiljø, helse, miljø og sikkerhet, kompetanseutvikling, lønns- og arbeidsvilkår og slike forhold vil være tilnærmet like. Alle søkerne har bekreftet at de er kjent med og aksepterer at en flytting av sekretariatet innebærer en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens bestemmelser. Organisatorisk plassering omtaler vi for hver søker. Fagmiljø For alle søkerne vil sekretariatet være samlokalisert med eller organisert i relevante fagmiljøer. Alle stedene har i tillegg fagmiljøer lokalisert i nærmiljøet; eller i et formalisert eller løst faglig nettverk. Fagmiljøene har mange fellestrekk, men også noen ulikheter. Vi har vurdert dette ut fra Fjellnettverkets formål og hovedmål. I vår rangering er Geilo lavest score, Tynset nummer to og Lillehammer høgest score. Dette beskrives for hver søker nedenfor. Regnskap og revisjon Alle søkerne vil utføre dette innenfor fylkeskommunens rutiner og systemer. Prosjektregnskap med fortløpende rapportering ut fra fjellnettverkets behov. Kommunikasjon Alle lokaliseringene ligger i sentrum og med under 5 minutters gangavstand til jernbanestasjonen. Alle stedene har mange daglige togavganger til Oslo; to via Oslo lufthavn. Tynset og Lillehammer har tog direkte til Trondheim. Geilo har slik forbindelse til Bergen. Tynset har en times kjøretid til Røros med to daglige flyavganger hver veg til Oslo. Hovedveger går gjennom hver av de tre lokaliseringene. Økonomi Søkerne har oppgitt kostnader som dekker husleie og felleskostnader. Disse varierer fra ingen kostnader i Buskerud, kr 48 000 i Oppland og kr 80.000 i Hedmark. Hedmark fylkeskommune og Regionrådet for Fjellregionen er åpne for å redusere kostnadene. I søknadene varierer det litt hva felleskostnadene inneholder. Gjennom intervjuene viser det seg at forskjellene på tjenestene i praksis vil være ganske små. Vi redegjør nærmere for den økonomiske vurderingen for hver av søkerne og i kapittel 6. 5.2 Vekting av kriteriene og rangering av søkerne Vi har rangert søkerne ut fra den vektingen styret har gjort for hvert kriterium. Vi har så rangert søkerne ut fra søknaden og intervju. Rangeringen er gitt fra 1 3; der 3 er best. Poengene beregnes med faktorene vekt x rangering. Det er på to forhold søkerne skiller 6

seg fra hverandre; godt faglig miljø internt og eksternt; og organisatorisk plassering. I kapittel 5.3, 5.4 og 5.5 omtaler vi hver søker og begrunner vår rangering. Fjellsamarbeidet - vurdering av søkerne til fast sekretariat EVALUERINGSSKJEMA SØKNADER Kriterier Sett inn beskrivende tekst fra søknadene. Vekt viktighet Rangering Poeng vekt x rangering 1-5, 5 viktigst. 3-1,der 3 best, 1 dårligst. Samme sum kan gis hvis like. Buskerud Hedmark/Fjellregionen Oppland Buskerud Hedmark/Fjellregionen Oppland Buskerud Hedmark/Fjellregionen Oppland Eget rettssubjekt ja ja ja 5 3 3 3 15 15 15 Medlem i Fjellnettverket ja ja ja 5 3 3 3 15 15 15 Godt fagligmiljø internt og eksternt se vurdering se vurdering se vurdering 5 1 2 3 5 10 15 Personalbetingelser/HMS se vurdering se vurdering se vurdering 3,5 3 3 3 10,5 10,5 10,5 Organisatorisk plassering ytre enhet i regionrådssekretariat I fylkeskommunen 4 2 3 3 8 12 12 Kontorplass for 2 personer OK OK OK 3 3 3 3 9 9 9 Lokalisering OK OK OK 4 3 3 3 12 12 12 Føre regnskap OK OK OK 4 3 3 3 12 12 12 Andre tjenester OK OK OK 4 3 3 3 12 12 12 Totalt 98,5 107,5 112,5 Tabell 1- oppsummering av søknadene med vekting av kriterier, rangering og poenggiving. 5.3 Buskerud fylkeskommune Søker: Buskerud fylkeskommune. Det er inngått samarbeidsavtale med Buskerud fylkeskommune, Hol kommune og Regionrådet for Hallingdal for å sikre gode rammevilkår for sekretariatet. Arbeidsgiver: Buskerud fylkeskommune Organisatorisk plassering: Sekretariatet blir en ytre virksomhet under utviklingsavdelingen. Utviklingssjefen med arbeidsplass i Drammen blir nærmeste leder. I arbeidslivet er det mange medarbeidere som har sin leder og kollegaer langt unna egen fysisk arbeidsplass. Slik fjernledelse har blitt mer og mer vanlig, og kan fungere svært godt. Utfordringer ligger i oppfølgingen av medarbeidere både faglig og relasjonelt. Dette vil gjelde særlig ved sykefraværsoppfølging, konflikter eller kritiske situasjoner. Videre gir en slik løsning en svakere tilhørighet til leder og kollegaer. Det må ved en slik løsning legges særlig vekt på å sikre tilhørighet til leder og utviklingsavdelingen og en enkel og effektiv kontakt med fylkeskommunen; også for praktiske forhold. KS-Konsulent har rangert denne løsningen med score 2; de to andre søkerne er rangert med 3. Lokalisering: Reiselivssenteret på Geilo i Geilo sentrum. Geilo er nasjonalparklandsby og Hol kommune er nasjonalparkkommune. Reiselivssenteret er knutepunkt og kompetansemiljø for fjellområdene. Reiselivssenteret har leietakere med 11 personer lokalisert i bygget. I tillegg til kontorene er det store og innbydende fellesareal, som møterom, spiserom og en gjestestue. Godt fagmiljø internt og eksternt: Fellesskapet har god fjellkompetanse blant Reiselivssenterets leietakere. Fylkeskommunens utviklingsavdeling har supplerende kompetanse. Søkeren framhever nærheten til der fjellpolitikken utøves og at den daglig er på dagsorden som en styrke. I det uformelle nettverket inngår kontakt både med forskningsmiljøer, statlige instanser og internasjonale miljø. 7

Organiseringen og lokaliseringen innebærer at sekretariatet får avstand til kollegaer som daglig driver saksutredning og sekretariatsfunksjoner for et slikt politisk sekretariat. Regionrådet for Hallingdal stiller seg til disposisjon som en del av det faglige nettverket. Dette kan være et positivt bidrag, men ikke være en del av et daglig arbeids- og kollegafelleskap. KS-Konsulent ser at det er godt begrunnet å ha sekretariatet tett på utøvende aktører. Ut fra hva vi mener fremmer Fjellnettverkets formål og målsettinger, har vi lagt rangert Geilo med score 1; Hedmark med 2 og Oppland med 3. Dette bygger på vår vurdering av kompetansen innen saksutredning og sekretariatsfunksjoner som skiller søkerne. Økonomi: Kontorlokaler inklusive IKT-tjenester og regnskapstjenester stilles til disposisjon vederlagsfritt. Fylkeskommunen bidrar også gjennom infrastruktur og faglig bistand for eksempel i juridiske og kommunikasjonsfaglige spørsmål. Ingen kostnader for Fjellnettverket. 5.4 Hedmark fylkeskommune Regionrådet for Fjellregionen Søker: Hedmark fylkeskommune og Regionrådet for Fjellregionen. Regionrådet for Fjellregionen består av Sør-Trøndelag og Hedmark fylkeskommuner og kommunene Rendalen, Folldal, Alvdal, Tynset, Os, Røros og Holtålen. Begge søkerne er medlem i Fjellnettverket. Arbeidsgiver: Hedmark fylkeskommune Organisatorisk plassering: Medarbeiderne blir en del av regionrådssekretariatet på Tynset. Dette er igjen en del av sekretariatet hos fylkesdirektøren. Regionrådgiver er nærmeste leder for medarbeiderne ved regionkontoret, og vil være det for medarbeiderne i sekretariatet. KS-Konsulent oppfatter det som en styrke at sekretariatet vil inngå i en organisatorisk enhet på stedet; og ha fysisk nærhet til leder og et arbeidsfellesskap med kollegaer. Lokalisering: Ved regionkontoret for Regionrådet for Fjellregionen på Tynset. Lokalene er i Kompetansesenteret i Tynset sentrum. Bygget inneholder kontorarbeidsplasser for kompetansevirksomheter, store møterom og undervisningsrom blant annet for desentralisert høgskoleundervisning. Godt fagmiljø internt og eksternt Fjellregionen representerer to fylkeskommuner og 8 kommuner. De uttrykker å ha lange og gode erfaringer med samarbeid om felles fjelltema. På samme måte som Geilo, så er det her faglige løse og sterkere nettverk knyttet til fagfeltet. Søkeren nevner særlig at de har to fylkeskommuner som medlemmer, og at de har lang erfaring med internasjonalt arbeid gjennom INTERREG. Det er tre medarbeidere i regionrådets sekretariat, og 10 stillinger knyttet til regionkontoret. Disse utfører prosjektoppdrag innen politikk- og 8

samfunnsutvikling. Fylkeskommunen har en stor internasjonal enhet i fylkeshuset med lang og variert erfaring med internasjonalt arbeid med relevans for Fjellnettverket. KS-Konsulent har vurdert at regionkontoret har en kompetanse innen saksutredning og sekretariatsfunksjoner med mange likehetstrekk i arbeidsmåte som Fjellnettverkets sekretariat har. Når kollegaene og nærmeste leder i tillegg er lokalisert på same sted, har vi rangert Hedmark med score 2 for dette kriteriet. Økonomi: Et kontor i de lokaler regionrådet er lokalisert i dag, koster kr 40 000 per år. Dette er inklusiv felleskostnader i bygget. Søker mener at det ikke kan forventes at vertskapet subsidierer kostander for sekretariatet. Regionrådet vil imidlertid kunne sørge for at kostnaden blir lavere, og sier i intervjuet at husleien ikke skal begrense muligheten til valg av Tynset som lokalisering. Årlig kostnad for Fjellnettverket for to kontorer er kr 80 000,00. 5.5 Oppland fylkeskommune Søker: Oppland fylkeskommune. Arbeidsgiver: Oppland fylkeskommune Organisatorisk plassering: Sekretariatet vil høre til i regionalenheten som ivaretar fjellsatsingen i regi av fylkeskommunen. Enheten har 34 medarbeidere og er delt i team. Sekretariatet vil høre til team næring og samfunn med teamleder som nærmeste leder for medarbeiderne i sekretariatet. Sekretariatet vil være organisert i og samlokalisert med samme enhet. KS-Konsulent oppfatter det som en styrke at sekretariatet vil inngå i en organisatorisk enhet på stedet; og ha fysisk nærhet til leder og et arbeidsfellesskap med kollegaer. Lokalisering: Fylkeshuset i Lillehammer, samlokalisert med regionalenhets team samfunn og utvikling. Fylkeshuset har store og små møterom, kantine og sentralbord/resepsjon. Godt fagmiljø internt og eksternt: Oppland fylkeskommune har et fagmiljø innen fjellsatsingen som sekretariatet vil være en integrert del av gjennom regionalenheten. Det er etablert et bredt FOU-miljø for fjelltema gjennom Østlandsforskning, Høgskolen i Lillehammer og NINA. Dette er et fagmiljø sekretariatet vil ha et tett samarbeid med uavhengig av lokalisering. Vi mener det er en styrke å ha korte fysiske avstander til slike forskningsmiljøer, på samme måte som nærhet til de som bor, lever i og av fjellet også er viktig for et sekretariat. En slik kontakt blir også ivaretatt gjennom medlemskontakt og administrativ gruppe i Fjellnettverket. KS-Konsulent vurderer at Oppland fylkeskommune gjennom regionalenheten har en særlig kompetanse innen saksutredning og sekretariatsfunksjoner. Videre har regionalenheten gjennom sitt fagansvar god og supplerende kompetanse for sekretariatet. Vi vektlegger nærheten til de få nasjonale forskningsmiljøene innenfor fjell som viktigere enn nærhet til aktørene som lever av og med fjellet. Når kollegaene og nærmeste leder i tillegg er lokalisert på samme sted, har vi rangert Oppland med score 3 for dette kriteriet. 9

Økonomi: Kr 2 000,00 per mnd. per plass inkluderer kontorplass og bruk av interne tjenester i fylkeshuset. Årlig kostnad for Fjellnettverket for to kontorer er kr 48 000 per år. 10

6 Vurdering 6.1 Nåværende sekretariat Rådet har valgt å invitere alle medlemmene til å søke. Ut fra dette bør alle søkerne stå likt. Oppland har hatt sekretariatet siden 2012. Det er to ansatte; hver i 100 % stilling. Begge kjenner arbeidet i sekretariatet, har bygget opp et nettverk og vil kunne videreføre sekretariatet med kontinuitet. Begge medarbeiderne er sikret arbeid i sine stillinger fordi dette vil være en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven. De kan selv velge om de vil fortsette i stillingene ved en ny lokalisering. Styret må vurdere om sårbarheten og risikoen ved en eventuell rekruttering til en eller begge stillingene skal påvirke beslutningen. KS-Konsulent mener at en videreføring av nåværende lokalisering sikrer kontinuitet og kan redusere sårbarhet i en vakanse og en tid med rekruttering, og deretter en introduksjons- og organiseringsperiode på nytt sted. Vi anbefaler likevel at alle søkerne stiller likt uavhengig av nåværende eller tidligere lokalisering av sekretariatet. Vi begrunner dette med at søkerne har søkt ut fra en slik forutsetning. Det foreligger ikke evalueringer av nåværende organisering. Styret og rådet har derfor ikke et felles grunnlag for å vurdere denne søkeren annerledes enn de to nye søkerne. Begrunnelsen for å etablere et fast sekretariat har vært å sikre stabilitet over tid, og unngå skifter hvert fjerde år. En slik beslutning i et langsiktig perspektiv bør følges opp uavhengig av en eventuell sårbar periode. 6.2 Økonomi Søkerne har beskrevet sitt økonomiske tilbud. Dette spenner fra Buskerud uten kostnader for sekretariatet, til Oppland med en husleie på kr 2000,00 per mnd. per plass; årlig kr 48 000, og til Hedmark og Regionrådet for Fjellregionen med en husleie på kr 40 000 per kontor per år; et klart ønske om en betydelig lavere kostnad. Differansen i kostnad vil være opp til kr 80 000. Dette tilsvarer en økning i medlemskontingenten fra 10 kommuner med et gjennomsnittlig innbyggertall på 2 666. Variasjonene i pris reiser prinsipielt spørsmål om Fjellnettverket ønsker å ha en slik ekstra finansiering fra ett eller flere av medlemmene. I utvelgelsen er det viktig å avklare om og på hvilken måte kostnadene skal være et avgjørende kriterium. Det er også et spørsmål om styret og rådet ønsker å inngå avtale med slike betingelser. Vil det kunne bli oppfattet som en binding til ett eller flere medlemmer? KS-Konsulent anbefaler at økonomiske forhold ikke legges til grunn i vurderingen av søkerne ut fra nåværende informasjon. I og med at det er en søker som har invitert til forhandlinger og en søker som tilbyr lokaler og infrastruktur vederlagsfritt, så bør prinsipielle forhold om subsidiering vurderes først. For å holde framdriftsplanen er ett alternativ å vedta innstilling overfor rådet. Og samtidig å tilrå en fast årlig leie til for å ha ansvar for sekretariatet. Videre tilrår vi at uansett hvor sekretariatet blir lokalisert, så inngår styret en avtale med fylkeskommunen, og eventuelt huseier, som regulerer forholdet på en åpen og ryddig måte. 11

7 Anbefaling KS-Konsulent har i vurderingen lagt vekt på det det faglige arbeidsmiljøet internt og eksternt. Bakgrunnen for dette er å ha et sekretariat som best mulig kan arbeide for Fjellnettverkets formål, hovedmålsetting og handlingsplan. Vurderingen har vært knyttet til hva som best støtter å være et sekretariat for et politisk nettverk. Videre mener vi det faglige arbeidsmiljøet og organisatorisk plassering er en del av en god arbeidsgiverrolle for å skape interessante og attraktive arbeidsplasser. Vurderingen har vært knyttet til at to av søkerne har en løsning der sekretariatet blir organisert i en enhet på samme sted som lokaliseringen. I Buskerud vil sekretariatet ha en lokalisering et annet sted enn den organisatoriske enheten sekretariatet tilfører. Ut fra KS-Konsulent sin vurdering og rangering innstiller vi søkerne i følgende rekkefølge: 1. Oppland fylkeskommune 2. Hedmark fylkeskommune og Regionrådet for Fjellregionen 3. Buskerud fylkeskommune 8 Beslutning i styret og rådet Vi er kjent med at spørsmålet om habilitet har vært reist i forbindelse med valg av lokalisering av fast sekretariat. Dette skyldes at representanter for de som søker sitter i styret, og i rådet. KS-Konsulent vil anbefale at Fjellnettverket følger reglene i Forvaltningsloven og Kommuneloven om habilitet. Vi gir en slik anbefaling selv om Fjellnettverket neppe er et forvaltningsorgan som dermed er omfattet av disse to lovene. Å følge disse reglene vil uansett gi tillit, trygghet og rettssikkerhet i prosessen. Fra «Kommentarer til Kommuneloven» vil vi sitere følgende: «Etter forvaltningsloven 8 tredje avsnitt har medlemmene av et organ plikt til å vurdere sin egen habilitet og til i god tid å si fra om forhold som kan gjøre dem inhabile. Formannen for organet antas å ha plikt til selv på forhånd å overveie om noen av medlemmene vil være inhabile, og plikt til å kalle inn varamedlemmer for medlemmer som en må regne med vil måtte fratre som ugilde. Etter forvaltningsloven 8 tredje avsnitt bør varamedlem innkalles til å møte ved avgjørelsen. I alminnelighet kan det ikke være plikt til å innkalle.» Videre vil vi sitere dette avsnittet: «Hvis det i samme sak oppstår spørsmål om ugildhet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen, verken av sin egen habilitet eller andre medlemmers habilitet - forutsatt at organet likevel er vedtaksført. Dette gjelder uansett om det er påstått ugildhet på samme grunnlag eller på forskjellig grunnlag for de forskjellige medlemmene. Hvis organet ikke vil være vedtaksført dersom de medlemmer som er påstått inhabile, må fratre, skal alle møtende medlemmer delta ved avgjørelsen.» Hvis varamedlemmer representerer søkerne og slik står i fare for å være inhabile på samme måte, kan man stå i fare for at organet ikke er vedtaksfør. Da vil vi anbefale at 12

prinsippet om at «hvis alle er inhabile, så må alle tiltre møtet og fatte vedtak», gjøres gjeldende. For å oppsummere er rådet fra KS-Konsulent at organet avklarer habilitetsspørsmålene og vurderer om dette kan løses ved hjelp av vararepresentanter. Hvis ikke tiltrer alle og fatter vedtak. 13