MØTEINNKALLING DRAMMEN PARKERING KF Møtested: Drammen Parkering KF lokaler, Wergelandsgate 13 Møtedato: 21.09.2016 Tid: 14.00 Saksliste følger vedlagt. Dato: 14.09.2016 Inger Marie Bodin Åkvåg Styreleder
SAKSLISTE 32/16 GODKJENNING AV DAGSORDEN 33/16 GODKJENNING AV REFERATER FRA STYREMØTE 17.08.16 34/16 ORIENTERINGSSAKER 35/16 36/16 37/16 38/16 RAPPORT FOR 2. TERTIAL 2016 DRIFTSAVTALER FOR PRIVATE VIRKSOMHETER U.off 14 ETABLERNING AV DPARK AS EVENTUELT
Saksnr. Møtedato 32/16 21.9.16 GODKJENNING AV DAGSORDEN Forslag til vedtak: Dagsorden for møte 21.9.16 godkjennes. Side 3 av 15
Saksnr. Møtedato 33/16 21.9.16 GODKJENNING AV REFERAT FRA STYREMØTE 17.08.16 Forslag til vedtak: Referat fra møte i styret for Drammen Parkering KF 17.08.16 godkjennes. Saksutredning: Se vedlagte referat fra styremøte i Drammen Parkering KF 17.08.16 Side 4 av 15
Sted: Drammen Parkering KF, Wergelands gate 13, Drammen Tid: Onsdag 17. aug. 2016 kl 14.00 Styremøte nr 4-2016 Drammen Parkering KF Deltatt: Inger Marie Bodin Åkvåg (IMBÅ) Kurt Petter Lindgren (KPL) Svein Holter (SH) Finn Tollefsen (FT) Forfall: Tarjei Pedersen (TP) Ellen Svendsvoll (ES) Margareth Eliseussen (ME) Fra administrasjonen: Daglig leder Claus Mølbach-Thellefsen (CMT) Håvard Heier (Referent) Nr Sak 25 Godkjenning av dagsorden Vedtak: Dagsorden for styremøte 17.08.16 godkjennes. 26 Godkjenning av referat fra styremøte 11.05.16 Vedtak: Referat fra styremøte for Drammen Parkering KF 11.05.16 godkjennes. 27 Orienteringssaker Vedtak: Styret tar redegjørelsene til orientering. 28 Etablering av D-Park AS Vedtak: Styret tar informasjonen til orientering og ber daglig leder fortsette videre arbeid for etablering av selskapet. 29 Forslag til vedtekter for D-Park AS Vedtak: Styret ber administrasjonen jobbe videre med vedtekter med de korreksjoner og tillegg som fremkom i møtet. 30 Driftsoppdrag for private eiere av p-plasser Vedtak: Saken utsettes til neste styremøte. Styret ber om en analyse som synliggjør inntekter og kostnader for de private driftsoppdragene. 31 Eventuelt Ingen saker. Inger Marie Bodin Åkvåg Svein Holter Kurt Petter Lindgren Finn Tollefsen Side 5 av 15
Saksnr. Møtedato 34/16 21.9.16 ORIENTERINGSSAKER Forslag til vedtak Redegjørelsene tas til orientering. Saksutredning: Daglig leder redegjør muntlig i forhold til: Personalsituasjonen Nye forskrifter og elbilparkering Ny parkeringsstrategi Kontaktmøte med eiere 18 august, tildelingsbrev og etikk Side 6 av 15
Saksnr. Møtedato 35/16 21.9.16 2. TERTIALRAPPORT 2016 Forslag til vedtak: Rapporten godkjennes og oversendes rådmannen. Saksutredning: Se nedenstående rapportutkast. Side 7 av 15
Org.nr. 990482624 Rapport 2. tertial 2016 Styrebehandlet i DPKF 21.09.16 Side 8 av 15 Drammen Parkering KF Engene 1, 3008 Drammen Besøksadresse: Wergelands gate 13 Tlf. 03008 www.drammen.kommune.no Org. nr. 990482624
Drammen Parkering KF Drammen Parkering KF har det operative ansvaret for kommunens parkeringstjenester og skal fokusere på trafikksikkerhet, fremkommelighet og miljø. Foretaket skal ivareta offentligrettslige myndighetsoppgaver innen parkering og være tjenesteprodusent for tjenester som ikke konkurranseutsettes. Sammendrag Drammen Parkering KF har for 2. tertial et resultat som er noe dårligere enn budsjettert. Dette kan blant annet relateres til et høyt sykefravær i betjentgruppen. Virksomhetens sykefravær er fortsatt høyt, men det er ikke kjente årsaker til at sykefraværet kan knyttes til arbeidsoppgaver eller arbeidssituasjon. Automater med oppgradert sikkerhetsteknologi er fra nyttår satt i drift. Ny eierstrategi med opprettelse av et aksjeselskap, samt tilpassing til nye parkeringsforskrifter har startet opp i 1. tertial. Dette er et spennende, men også ressurskrevende arbeid som vil pågå i hele 2016. Organisasjonsforhold Ved utgangen av 2. tertial var det 24 ansatte fordelt på 23,5 årsverk i Drammen Parkering KF. Drammen Parkering arbeider med kommunens felles arbeidsgiverpolitikk som plattform. Det har i perioden vært avholdt 2 styremøter hvor det er behandlet 15 saker. Arbeidsmiljø og sykefravær Drammen Parkering KF hadde i andre kvartal 2016 et sykefravær på hele 23,2 %. Langtidsfraværet over 16 dager utgjør 16 %. Virksomhetens sykefravær er meget høyt. Ledelsen er kjent med at flere sykdomstilfeller ligger utenfor arbeidsgivers påvirkningsmulighet, men ser ikke bort fra at en arbeidsdag som ofte innebærer kontakt med mange misfornøyde eller sinte kunder også kan påvirke fraværsresultatet. Styret, ledelse og HMS-gruppen har fokus på det høye sykefraværet og det samarbeides med bedriftshelsetjenesten og kommunens HR-avdeling for å søke etter løsninger som kan bidra til å øke arbeidsnærværet. Det er for 2. tertial registrert en alvorlig konfliktsituasjon hos trafikkbetjentene. Denne hendelsen medførte at Drammen Parkering KF gikk til politianmeldelse. Etablering av Dpark AS Av ny eierstrategi som ble vedtatt i mai fremgår det at Drammen Parkering KF skal opprette et underliggende AS. Dette selskapet etableres med navnet Dpark AS. Dpark AS skal besørge de arbeidsoppgaver som ikke er definert som myndighetsutøvelse, men mer å karakterisere som økonomisk aktivitet og som kan komme i konflikt med regelverk om statstøtte. Det nye selskapet Dpark AS er under etablering og skal være operativt ved årsskiftet. Hovedporteføljen til Dpark AS vil være de kommunalt eide p-husene og parkeringsplasser som ligger utenfor definisjonen av kommunenes enerettsområde. Opprettelsen av Dpark AS vil påvirke økonomiflyten til Drammen Parkering KF og derigjennom eieruttak. Side 9 av 15
Parkering Parkeringsutvikling Drammen Kommune har ca.1320 p-plasser på gateplan og tilbyr ca. 380 avgiftsplasser/korttidsplasser i kommunens tre p-hus. Dette utgjør ca 53 % av antall allment tilgjengelige avgiftsplasser i Drammen. Private aktører råder over de resterende 47 %. Dette dreier seg om plasser der alle kan løse p-billett og plasser for langtidsleie er da ikke medregnet. Vi ser en klar tendens til at flere og flere elbiler benytter anledningen til å parkere gratis på kommunens offentlig regulerte avgiftsplasser. Da elbilene nå opptar p-plasser der det tidligere stod parkert betalende påvirker dette nå Drammen Parkerings økonomi. Elbilene står også parkert lenger, fordi det i stor grad er arbeidsplassparkering, noe som gir en negativ påvirkning av sirkulasjon av p-plassene og tilgjengeligheten til sentrale deler av sentrum. Det er i 2. tertial foretatt 19 inntauinger av biler, herav 11 uregistrerte. Parkeringstillatelser for forflytningshemmede Etter at Drammen Parkering KF i første halvår har mottatt ulik kritikk for søknadsbehandling og tildeling av parkeringskort til forflytningshemmede, har foretaket bestilt en undersøkelse fra forvaltningsrevisjonen. Formålet med undersøkelsen er å vurdere om foretakets praktisering av regelverket er i henhold til gjeldene regelverk på området. Rapporten forventes å foreligge innen utgangen av oktober. Elbilparkering Antallet elbiler som parkerer gratis på kommunens offentlige avgiftsplasser er økende. Tellinger Drammen Parkering gjennomførte juni 2016 viser at mer enn 14 % av det offentlige avgiftsregulerte p-tilbudet på Bragernes nå blir benyttet av elbiler, som har anledning til å parkere uten å betale avgift. Tilsvarende telling høsten 2015 viste at det da var 10 % elbilbelegg på de samme plassene. Elbilene står vesentlig lenger parkert enn biler som betaler avgift, noe som kan tyde på at mange elbilister benytter denne muligheten som arbeidsplassparkering. Når p-plassen ikke frigjøres like ofte som ved betaling, blir det også vanskeligere å finne ledige parkeringsplasser i sentrumsnære strøk, og biler som ikke er fritatt for avgift blir i større grad henvist til parkeringsmuligheter på private plasser. Den nye parkeringsvilkårsforskriften som trer i kraft 1. januar 2017, opphever tidligere nasjonal rett til gratis elbilparkering på offentlig skiltede p-plasser, men gir samtidig en åpning for at elbil fritak kan vurderes og avgjøres lokalt. Et forsiktig estimat er at dagens elbilregime gir Drammen Parkering KF reduserte inntekter på ca kr. 60.000,- per måned. Skilting og teknisk drift Drammen Parkering KF har delegert skiltmyndighet for de parkeringsregulerende skilter på kommunal veg. Skiltvedtak og trafikkonsekvenser drøftes i parkeringsgruppa, der fagpersoner fra kommune, politi og vegmyndigheter er representert. Det har vært behandlet 16 nye saker i gruppa og Drammen Parkering har fattet 5 skiltvedtak i 2. tertial 2016. Nye parkeringsforskrifter Nye nasjonale parkeringsforskrifter ble vedtatt 18. mars 2016, og skal i hovedsak tre i kraft fra 1. januar 2017. Nye forskrifter vil kreve endringer og tilpassninger av kommuners parkeringsvirksomhet. En tilpassning av det parkeringsfaglige i de nye forskriftene vil imidlertid stille krav til ressurser, blant annet ved utarbeidelse og ajourhold av skiltplaner, skiltregister og oppsett/utskifting av skilt. En antatt økt saksbehandlingsmengde i forbindelse med publikums Side 10 av 15
forenklede tilgang til ny parkeringsklagenemd forventes å gi flere klagesaker. Dette vil både påføre noen ikke budsjetterte kostnader i 2016, og det vil i vesentlig grad påvirke fremtidig budsjett for virksomheten og fastsettelse av eieruttak. Økonomi Drammen Parkering KFs inntekter er knyttet til parkeringsautomater, inntekter fra parkeringsgebyr og tilleggsavgifter, samt salg av tjenester (parkeringskontroll, drift med mer) til andre aktører. Blichs gate p-hus inngår i virksomhetens regnskap. Driftsresultat Regnskapsrapporten for 2. tertial viser et positivt resultat på kr 10.9 mill, før finansposter. Dette er et tertialresultat som er kr 70 tusen lavere enn budsjettert. Inntekter Driftsinntektene utgjør kr 33.5 millioner, som er kr 1.2 mill lavere enn budsjettert. Manglende inntekter er relatert til færre utskrivninger av parkeringsgebyr og tilleggsavgifter pga høyt sykefravær hos trafikkbetjentene, samt noe svakere automatinntekter enn budsjettert, noe som også sees i sammenheng med det økende antall elbiler som parkerer gratis på offentlige plasser. Det er også noe reduserte inntekter ifbm to driftsoppdrag hvor senere års økonomioppgjør har funnet sted med feil fakturagrunnlag. Dette er tilbakeført i år og påvirker inntektssiden. Utgifter Utgiftssiden viser et samlet mindreforbruk på kr 1,2 mill. Resultatet relateres i hovedsak til økt refusjon av sykelønn og et mindreforbruk ved kjøp av konsulenttjenester og fremmede tjenester. Investeringer Drammen Parkering KF har ikke søkt om investeringsmidler fra bykassa i 2016. Virksomheten vil i løpet av høsten gjennomføre en planlagt oppgradering av automatene i Blichs gate p-hus. Dette belastes virksomhetens egenkapital. Forventninger til eieruttak Oppdelingen av parkeringsvirksomheten i KF og AS vil medføre kostnader som ikke er budsjettert. Dette vil påløpe i 3. tertial og påvirker årsresultatet. Den nye eierstrategien med en deling av parkeringsvirksomheten i et KF og AS, samt endret driftsansvar for kommunens tre p-hus, vil inneværende år medføre etableringskostnader og merkostnader som ikke er budsjettert for 2016. Dette vil trolig medføre at Drammen Parkering KF i 2016 ikke vil oppnå et resultat som dekker kravet til eieruttak og at egenkapitalen vil måtte belastes dersom eieruttakskravet for 2016 opprettholdes. En inndeling i KF og AS for å imøtekomme regelverk vil gi klare endringer for fremtidige eieruttak. Dpark AS skal leie kommunalt eide p-hus og p-plasser fra Drammen Eiendom, noe som vil få betydelige konsekvenser for størrelsen på fremtidige eieruttak fra Drammen Parkering KF. Drammen Parkering KF forutsetter at dette vil bli tatt hensyn til og innarbeidet i økonomiplanen for 2017-2020. Side 11 av 15
Resultatrapport 2. tertial 2016 DRAMMEN PARKERING KF Tall i 1000 Hittil Regn Regn Bud Avvik Forbruk Ansvar % i fjor i år i år i kr i % 30 Parkeringsinntekter -17 927-16 992-16 663 329 102 % 30 Privat parkeringshåndt. -5 373-7 691-8 052-361 96 % 30 Annen kommunal drift 84-7 -43-36 16 % 30 Egne privatregulerte pl. -2 475-5 300-5 384-84 98 % 31 Gebyr og tillegg -4 281-3 583-4 668-1 085 77 % A Sum inntekter -29 972-33 573-34 810-1 238 96 % 50 Fastlønn 6 439 6 716 6 887 171 98 % 53 Annen oppgavepl. godtgj. 180 170 186 15 92 % 54 Arb.avgift og pensjonskost. 1 782 1 869 1 857-11 101 % 58 Refusjoner, sykelønn -807-844 -242 602 349 % 59 Andre personalkostnad 111 188 178-10 106 % B Sum lønnsutgifter 7 706 8 098 8 866 768 91 % 60 Av- og nedskrivninger 728 1 259 1 038-221 121 % 62 Produksjonsenergi 81 115 120 5 96 % 63 Kostnader lokaler 5 700 5 904 5 891-13 100 % 64 Leiekostnader 2 011 4 133 4 071-63 102 % 65 Verktøy 141 159 183 24 87 % 66 Vedlikehold 229 284 485 201 59 % 67 Fremmed tjeneste 1 198 1 511 1 743 231 87 % 68 Kontorkostnad 205 224 307 83 73 % 69 Telefon, porto, ol 85 97 97-1 101 % C Sum driftsutgifter 10 379 13 687 13 933 246 98 % 70 Kostnad transportmidler 80 116 193 77 60 % 71 Kostnad reiser ol 14 37 38 1 97 % 73 Reklame og informasjon 166 21 67 46 31 % 74 Kontingenter 97 104 104 0 100 % 77 Tellegebyr 413 462 490 28 94 % 78 Tap av krav / avskrivinger 144 138 187 48 74 % D Sum andre utgifter 914 879 1 079 201 81 % E Res. før finansposter (A+B+C+D) -10 974-10 908-10 932-23 100 % 80 Renteinntekter -61-45 -99-55 45 % 81 Rentekostnader 53 24 8-17 322 % F Sum finansposter -8-20 -92-71 22 % G Res. etter finansposter (E+F) -10 982-10 929-11 023-94 99 % Side 12 av 15
Saksnr. Møtedato 36/16 21.09.2016 UNNTATT OFFENTLIGHET 14 DRIFTSAVTALER FOR PRIVATE VIRKSOMHETER Forslag til vedtak: Styret tar informasjonen til etterretning og gir administrasjonen fullmakt til å vurdere avvikling av eksisterende og inngåelse av nye driftsavtaler som skal inngå i porteføljen til Dpark AS. Saksutredning: Saken sendes separat Side 13 av 15
Saksnr. Møtedato 37/16 21.9.16 ETABLERING AV DPARK AS Forslag til vedtak: Dpark AS stiftes med det formål og de forutsetninger som går frem av vedtekter og stiftelsesdokument. Saksutredning: Administrasjonen har arbeidet videre med opprettelsen av Dpark AS. PwC har vært engasjert til å utforme vedtekter og selskapsdokumenter som legges til grunn for stiftelsen. De har også utformet et notat med de bakenforliggende vurderinger rundt stiftelsen av Dpark AS. Dokumentene vedlegges. Vedlegg: - Dpark AS stiftelsesdokument 21.09.2016 - Notat, stiftelse av Dpark AS Side 14 av 15
Saksnr. Møtedato 38/16 21.09.16 EVENTUELT Forslag til vedtak: Saker under eventuelt behandles. Side 15 av 15