mega.efeide.no Brukermanual Rev. 1.5 07.08.2017 Rev. 1.4 22.06.2017 Rev. 1.3 19.06.2017 Rev. 1.2 18.05.2017 Rev. 1.1 28.04.2017 Rev. 1.0 27.04.2017 Flemming Lauritzen flemming@identum.no
2
INNHOLD Introduksjon 4 Innlogging 5 Etter innlogging Søk 6 8 Detaljvisning for bruker 10 Styring av tilgang mot internett 13 Tofaktor 18 Aktivering av SMS tofaktor 18 Tilordning av tjenester 20 Rettigheter Delegering av rettigheter Synkronisering med SAS 3 23 25 29
INTRODUKSJON Denne manualen omhandler webapplikasjonen efeide1, som ble satt i drift juni, 2017. Applikasjonen har fått helt ny drakt og flere nye funksjoner som ikke eksisterte i den gamle. Målet har vært å utvikle en brukervennlig og mer tilgjengelig applikasjon, samt å tilby funksjonalitet som brukere har etterspurt. Tiltenkt målgruppe for dette dokumentet er lærere og administratorer. Brukermanualen er tenkt å være et oppslagsverk som kan benyttes dersom noe skulle være nytt eller vanskelig å forstå. Vi håper og tror likevel at de fleste vil kunne benytte ny versjon av efeide uten behov for å gå igjennom denne manualen. Dersom du har ønsker eller tanker om efeide så vil vi gjerne høre fra deg. Benytt da tilbakemeldingsskjemaet i applikasjonen for å dele dine meninger med oss. For innspill til dette dokumentet så ta kontakt pr. epost, flemming@identum.no. Lykke til! Hilsen alle oss i Identum 1 https://mega.efeide.no 4
INNLOGGING På forsiden av applikasjonen, i øvre høyre hjørne, finner du Logg inn-knapp. Logg inn-knapp Figur 1 - Forside til efeide.no Ved klikk på denne skjer en av følgende: a. Bruker blir omdirigert til Identums enkle skypålogging. Dersom bruker ikke har en pågående sesjon blir vedkommende nødt for å logge inn 5
(på nytt) med sin FEIDE-profil. Dette skjer via Identums enkle skypålogging. Bruker oppgir organisasjonstilhørighet, brukernavn og passord. Deretter blir bruker omdirigert tilbake til efeide.no og prosessen fortsetter som beskrevet i neste punkt. b. Bruker blir logget inn i applikasjon. Dersom bruker har en pågående Feide-sesjon vil vedkommende bli logget inn. Dersom klient-maskinen har besøkt applikasjonen tidligere vil vedkommende bli vist siste funksjonsområde som vedkommende besøkte sist. Hvis ikke vises søkeside for brukere. Etter innlogging Etter innlogging vil øvre del av applikasjonen endre seg. Funksjons-meny Profil-knapp og organisasjonsvelger Figur 2 - Meny og organisasjonsvelger. Profil-knapp viser navn og brukernavn til pålogget bruker. Organisasjonsvelger viser nåværende organisasjon. Funksjons-meny viser valgt funksjonsområde. Klikk på profil-knappen for åpne nedtrekksmeny. Her kan man velge å se egen profil, endre passord, gi tilbakemelding eller logge ut. Organisasjonsvelger er en nedtrekksmeny som viser de organisasjoner (for eksempel: kommuner) som bruker har tilgang til. Alle funksjoner utføres i kontekst av valgt organisasjon. Dersom bruker kun har tilgang til en organisasjon så vil denne ikke kunne byttes. Funksjons-meny viser de funksjonsområdene som bruker har tilgang til (i henhold til valgt organisasjon). Hver funksjon har flere sub-funksjoner som kan være begrenset avhengig av brukerprofil. 6
Figur 3 - Funksjonsmeny med "Bruker" som aktivt valg. Bruker gir funksjonalitet for å søke blant brukere og se detaljvisning. Det er også mulig å gjøre visse endringer, som for eksempel å endre passord. Det er også mulig å delegere rettigheter og administrere tofaktor. Gruppe gir tilsvarende funksjonalitet for grupper, herunder klasser og sikkerhetsgrupper. Det er mulig å endre passord for en hel gruppe, og produsere utskriftsvennlige lister over en gruppes brukere med navn, brukernavn og passord. Skole gir tilgang til søk blant skoler og visning av enkeltskoler. etid styrer tilgang mot internett. Her kan man tidsbegrense hvilke internett-ressurser som skal være tilgjengelig for både enkelt-brukere og grupper. System gir tilgang til system-tekniske funksjoner. 7
SØK Alle funksjonsområder, med unntak av system, starter med søk. Søkefelt Instruksjons- og beskjed-felt Figur 4 - Et tomt søkefelt under Bruker. Søkefeltet er tomt ved førstegangs bruk, men lagres lokalt på klient-maskin til neste sesjon. Under søkefeltet er et instruksjons- og beskjed-felt. Dersom et søk ikke returnerer treff, eller feiler, så vil det gis beskjed om dette her. 8
Kolonne-navn Antall treff totalt Sorterings-knapp Rollesymbol Klikkbar rad Funksjonsknapp Søkenavigasjon Figur 5 - Eksempel på et søkeresultat under bruker. Søkeresultater blir presentert i en tabell med opp til 10 treff pr. side. Antall treff totalt presenteres ovenfor tabellen, og det er mulig å navigere i sider via søkenavigasjon under tabellen. Sorteringsknapper tillater sortering av søk i stigende eller synkende rekkefølge. Rollesymbol presenteres for søk som inneholder brukere og indikerer en ansatt eller elev. Noen tabeller tilbyr funksjonsknapper som gir tilgang til populær funksjonalitet. I Figur 5 vises hver rad med en endre passord-knapp. Ved å klikke på en rad kan man se detaljvisning for det aktuelle treffet. 9
DETALJVISNING FOR BRUKER Detaljvisning, eller profilbilde, for bruker gir oversikt over alle data efeide har om en bruker. Åpne- og lukke-symbol Klikkbar seksjonsoverskrift Figur 6 - Detaljvisning for en elev. En detaljside har opptil flere seksjoner. Hver seksjon har en overskrift som kan åpnes og lukkes ved et klikk. 10
Lenke til detaljvisning Knapp for å vise sensitiv informasjon Seksjon for person-detaljer er åpnet Knapp for å endre passord Figur 7 - Detaljvisning med første seksjon, person-detaljer, åpen. Noe informasjon har lenker til andre detaljvisninger i applikasjonen. I Figur 7 er det for eksempel mulig å klikke på skole for å se detaljvisning for Lindås barneskole. Sensitiv informasjon er gjemt bak knapper, og vises kun i en kort, tidsbegrenset periode. Knapper gir tilgang til funksjoner relatert til gitt informasjon. Indikator for antall i liste i Lenke til detaljside for gruppe Figur 8 Seksjon for Medlem av er åpnet og viser 12 medlemskap. 11 Seksjon for medlem av er åpnet
Seksjoner som inneholder lister har en indikator som viser antall oppføringer i listen. I medlem av-seksjon er det mulig å klikke på en gruppe for å gå til detaljvisning av den gruppen. Teknisk beskrivelse Knapp for å gjemme/vise detaljer Figur 9 - Seksjon for GREP-koder er åpnet. GREP-seksjon viser alle GREP-koder som er tilknyttet elev. Ved å klikke på tilhørende knapp kan man se teknisk beskrivelse for GREP-koden. 12
STYRING AV TILGANG MOT INTERNETT Det er tre tilnærminger for å opprette ny styring av tilgang mot internett. Under søkeside for etid (Figur 10) Under søkeliste og detaljside for gruppe (Figur 11) Under søkeliste og detaljside for skole (Figur 12Figur 10) Knapp for å opprette Figur 10 Søkeside under etid. Knapp for å opprette Figur 11 - Detaljside for gruppe. 13
Knapp for å opprette Figur 12 - Detaljside for skole. 1 2 3 4 5 6 Figur 13 - Side for å opprette ny styring av tilgang mot internett. Siden for å opprette ny styring inneholder en rekke obligatoriske felt. Noen er utfylt på forhånd. 1) Navn er tittelen på oppføringen som dukker opp når man senere gjør et søk. Dersom det ikke oppgis et spesifikt navn så vil det auto-generes et navn basert på tilgang og medlemmer. 2) Skole er en nedtrekksmeny med valg for alle skoler i gjeldende kommune. Merk at dersom man startet ny oppretting fra søke/detalj-side for gruppe eller skole så vil skole være forhånds utfylt. 14
3) Tilgang er en tilsvarende nedtrekksmeny, men med valg for alle sikkerhetsgrupper definert i AD2. 4) Dato er forhåndsvalgt til dagens dato, evt. neste arbeidsdag (dersom det er helg). 5) Tidsrom er fra og til klokkeslett som må være mellom 30 minutter og 8 timer i varighet, og minst 5 minutter frem i tid. Det er ikke mulig å opprette en ny styring bakover i tid. 6) Liste over grupper og brukere lastes ned så snart en skole velges. Skole er valgt Brukere og grupper blir tilgengelig Figur 14 - Ved valg av skole blir brukere og grupper tilgjengelig. Når skole er valgt presenteres to nye knapper. En for å legge til enkelt-elev(er) og en for å legge til gruppe(r). Alle disse dataene baserer seg på skole-valg. Hvis skole endres så vil alle medlemmer bli forkastet. Merk at grupper som ikke inneholder elever er utilgjengelig. 2 Active Directory 15
Lukke-knapp Figur 15 Klikk på legg til gruppe for å se tilgjengelige grupper i en dialogboks. Klikk på Legg til bruker eller Legg til grupper for så å velge hvilke elever eller grupper (les: klasser) som skal være med i oppføringen. Lukk dialogboksen ved å klikke på lukke-knapp eller utenfor dialogboksen. Utfør samme operasjon for å velge enkelt-medlemmer. Oversikt over hvilke medlemmer som er valgt Figur 16 - To grupper (7A og 7B) og to enkelt-medlemmer er valgt. 16
Valgte elever og grupper er nå synlig under medlemmer-seksjonen. Merk at dersom man startet ny oppretting fra søke/detalj-side for gruppe så vil denne gruppen være inkludert fra start. Ved å klikke på en gruppe under medlemmer så vil denne gruppen ekspandere og man kan se detaljer om hvilke personer som utgjør gruppen. Det er da også mulig å fjerne enkeltmedlemmer fra en gruppe. Forkast endringerknappp Lagre endringer-knapp Figur 17 - Lagre-knapp er tilgjengelig. Når alle skjema-felt er fylt ut og minst et medlem er inkludert så vil lagre endringer -knapp bli aktivisert. Klikk på denne for å lagre endringer eller klikk på forkast endringer for å tilbaksestille skjema. Figur 18 - A job well done! 17
TOFAKTOR I detaljvisning for bruker finner man to seksjoner som omhandler tofaktor, metoder og tjenester. Metoder har funksjonalitet for å aktivisere tofaktormetoder for brukeren. Pr. i dag gjelder dette kun SMS tofaktor, men her vil det i fremtiden bli støtte for andre metoder som for eksempel Google Authenticator og Microsoft Authenticator. Merk at tofaktor pr. i dag kun gjelder lærere og ikke elever. Aktivering av SMS tofaktor Aktivering av SMS tofaktor er en kort prosess. Ved å klikke på Aktiver tofaktor vil en SMS bli sendt til brukeren. Denne må så bekreftes av mottaker ved å svare på SMS. Dette skal bevitnes av utsteder. Aktivisering av SMS tofaktor er så fullendt. Merk at utsteder har mulighet for å avbryte prosessen og tilbakekalle autorisasjon i løpet av prosessen. 18
Figur 19 - Seksjoner under detaljside for bruker. Merk tofaktor-seksjoner for metoder og tjenester. Prosess-oversikt Knapp for å starte prosess Figur 20 - Seksjon for tofaktor-metoder er åpnet. Bruker er ikke aktivert. Knapp for å oppdatere status for bekreftelse Knapp for å avbryte prosess Figur 21 - Avventer bekreftelse på SMS som bruker har mottatt. Knapp for å tilbakekalle autorisasjon Figur 22 - Bruker har bekreftet SMS og er nå aktivert for SMS tofaktor. 19
Tilordning av tjenester I tillegg til aktivering av tofaktor metoder, så må man velge hvilke tjenester som skal kreve tofaktor autentisering. Dette skjer i neste seksjon, Tofaktor (FEIDE-tjenester). Denne seksjonen viser hvilke tjenester som er valgt og gir mulighet for å redigere hvilke tjenester som skal tilknyttes gjeldende bruker (Figur 23). Ved å klikke på Legg til FEIDEtjeneste får man opp en dialogboks med alle FEIDE-tjenester. Her kan man klikke på tjenester for å legge dem til eller fjerne dem (Figur 24). Det er også mulig å filtrere i listen ved å oppgi et søkeord (Figur 25). Ved lukking av dialogboks kan man se at valgte tjenester er lagt til listen (Figur 26). Hver tjeneste er listet ut med navn og lenke, i tillegg til en knapp for å fjerne tjenester. Etter redigering av tjenester klikker man Lagre endringer og får en siste dialogboks som gir oversikt over hvilke endringer som er på vei til å tre i kraft (Figur 27). Knapp for å legge til nye tjenester Figur 23 - Seksjon for tofaktor-tjenester er åpnet. Bruker har foreløpig ingen tjenester. 20
Figur 24 - Dialogboks med liste over FEIDE-tjenester. Figur 25 - Eksempel på filtrering av tjenester. 21
Knapp for å fjerne tjeneste Figur 26 - Tjeneste er lagt til for gjeldende bruker. Figur 27 - Dialogboks ved lagring. 22
RETTIGHETER Rettighetsmodellen til efeide bygger på et hierarki med fire forskjellige rettighetsnivåer og roller (Se Figur 28). Hvert nivå arver de underliggende nivåenes rettigheter. Figur 28 Hierarki over rettigheter i efeide. Tabellen under viser hvilken informasjon og funksjonsområder som er tilgjengelig for de respektive roller. 23
Rettighet Elev Lærer Sk.adm. K.adm. Se egen profil Endre eget passord Søke og se detaljvisning for elever Endre passord for elever Søke og se på grupper Søke og se på skoler Administrere styring av internettilgang Søke og se detaljvisning for lærere Endre passord for lærere Administrere rettigheter2 Aktivere SMS tofaktor Endre lærere1 Tilordne tofaktor-tjenester til brukere Se kommuneprofil og synkronisering Administrere manuelle brukere 1 2 Gjelder brukernavn, fødselsnummer og passord. Fjerne og legge til rettigheter opp til og med eget rettighetsnivå. Merk at for lærere og skoleadministratorer gjelder alle operasjoner for de brukere, grupper og skoler som er tilknyttet innlogget bruker. 24
Delegering av rettigheter En skole- eller kommuneadministrator kan delegere rettigheter til ansatte. Delegering er underlagt følgende begrensninger. Rettigheter kan kun delegeres ansatte (les: ikke elever). Rettigheter kan kun delegeres innenfor de kommuner man selv administrerer. Rettigheter kan kun delegeres opp til og med eget rettighetsnivå. En person kan kun ha en rettighet pr. kommune. Det er ikke mulig å administrere egne rettigheter. I detaljvisning for en bruker finner man seksjon for Rettigheter (Se figur 29). Seksjon for rettigheter Figur 29 - Seksjon for Rettigheter er lukket. Under denne finner man oversikt over hvilke kommuner og tilhørende roller vedkommende har. Under hver kommune er tilknyttede skoler listet opp (Figur 30). Til høyre for hver kommune og skole i listen ser man knapp for å fjerne rettighet (rød knapp). Disse gjelder enten alle rettigheter under en kommune, eller rettighet for en skole. Ved å klikke på disse vil man få en dialogboks hvor man kan bekrefte valget. 25
Figur 30 - Liste over brukers rettigheter som inkluderer to kommuner. Ved å klikke på Legg til rettighet vil man bli tatt videre til et skjema som består av tre steg. Det første steget er valg av skoleeier (se Figur 31), som er en nedtrekksmeny over alle de skoleeierene innlogget bruker rår over (se Figur 32). Merk at dersom innlogget bruker kun har tilgang til en kommune så vil dette valget være forhåndsvalgt. Figur 31 - Første steg for å legge til en rettighet er å velge skoleeier. Figur 32 Nedtrekksmenyen viser at innlogget bruker har tilgang til åtte skoleeiere. Det neste steget er å velge rettighet for brukeren (se Figur 33). Dette er også en nedtrekksmeny med mulige valg for: Lærer Skoleadministrator Kommuneadministrator 26
Merk at kun roller opp til innlogget brukers rettighetsnivå (i gjeldene kommune) er tilgjengelig i denne nedtrekksmenyen. Figur 33 - Etter valg av skoleeier velger man rettighetsnivå. Dersom det velges lærer- eller skoleadministrator-rettighet må man, i siste steg, også velge hvilke skoler denne rettigheten skal gjelde for (se Figur 34). Figur 34 - Dersom man velger lærer- eller skoleadm. så må man også velge hvilke skoler dette skal gjelde for. Til slutt klikker man Legg til rettighet-knapp og bekrefter i påfølgende dialogvindu at operasjonen skal gjennomføres. På brukerens detaljside, under rettighetsseksjonen, vil man nå se at tilordnet rettighet er inkludert i listen (Se Figur 35). 27
Figur 35 - Vedkommende har nå blitt tildelt rettighet som lærer på Selbjørn skule. 28
SYNKRONISERING MED SAS efeide synkroniserer sin database daglig med data fra det skoleadministrative system (SAS). Dette skjer via en såkalt importfil. For å unngå at det skjer store og utilsiktede endringer så kjøres filen gjennom et importfilter. Dette filteret sjekker filen mot forrige importfil og hvis det har skjedd mindre enn 10% endringer så slippes endringene gjennom. I etid kan man, som kommune-administrator, administrere synkronisering under Skoleeier-seksjon som man finner under System-fane. Status importfilter Status for synkronisering Figur 36 - Synkronisering er gjennomført med suksess. For daglig drift bør importfilter være slått på. Dette kan derimot slås av dersom man forventer at neste synkronisering vil bli stanset i filteret. Når man slår av filteret så vil man få en advarsel før man evt. bekrefter endringen. 29
Merk at filteret vil være slått av inntil man omgjør dette manuelt. Derfor må man selv påse at filteret blir slått på igjen etter neste synkronisering. Figur 37 - Dialog med advarsel dersom man slår av importfilter. Under status finner man nåværende status for importfil. Dersom siste synkronisering ikke gikk igjennom så vil man se evt. årsak her. Det vil da også være en tilhørende knapp for slippe importfil gjennom. Merk at man må slå av importfilter før man slipper importfil gjennom. Status med feilmelding Knapp for å kjøre synkronisering Figur 38 - Siste synkronisering ble stoppet fordi antall slettede kontoer overskred gjeldende grense. 30
Figur 39 - Dialog med påminnelse om at man må først slå av importfilter før importfil slippes gjennom. 31