PROSJEKTPLAN SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Den 21.11.2012 fekk Stord kommune melding om opptak i programmet Saman om ein betre kommune, og får støtte med kr 300 000 per år til og med 2015. I månadskiftet januar/februar 2013 deltok kommunen i oppstartsamling der det vart gitt informasjon om programmet. Kommunen er innstilt på å rigga prosjektet med 80% stilling som prosjektleiar. Den 14-15 mars 2013 deltok kommunen i første nettverksmøte med ein administrativ leiar, ein politikar og ein tillitsvald. I budsjett og økonomiplan 2013-2016 p 5.2 under Driftsstyret finn me kommunen si målsetjing for sjukefråvær i 2013 som er sett til 7.5%. I prosjektplanen vert det lagt fram forslag til tiltak for korleis dette målet kan nåast. Kommunen ønskjer å setja fokus på tema nærvær og setja det i samanheng med arbeid for eit godt omdøme for Stord kommune. Me ønskjer å setta fokus på nærvær i staden for fråvær. Nytt prosjekt Saman om ein betre kommune vert det viktigaste tiltaket vidare for arbeidet med å nå mål for nærvær. 1.2 Mål Målet er å skapa best mogelege tenester til innbyggjarane for å stå rusta til å møta framtida sine utfordringar med bærekraftige kommunale tenester. Stord kommune sine tilsette har eit nærvær på 92.5% i 2013 og ut økonomiplanperioden. Med fokus på helsefremjande og meiningsfyllt arbeidssituasjon for tilsette, ønskjer me å sikre gode tenester for innbyggjarane. 1.3 Rammer 2 Inntekter Sum Kommunal og regionaldepartementet Stord kommune KLP Utgifter 300 000 i tre år 200 000 i tre år 150 000 i tre år Sum Prosjektleiar 80% stilling 550 000 Opplæring/samlingar i nettverk 50 000 Tiltak 50 00
2. Omfang.. 2.1 Oppgåver Det overordna er å utvikla vidare effektive tenester til innbyggjarane for å stå rusta til å møta framtida sine utfordringar innan sjukefråvær/nærvær, rekruttering og omdøme Dette ønskjer me å få til ved å ha fokus på tiltak for gode arbeidsmiljø ved å styrke leiarfunksjonen, bygge omdøme ved mellom anna å utarbeide kommunikasjonsstrategi for Stord kommune og fornye og implementere kultur og verdiplakaten. Vidare vil me gå gjennom system og rutinar for HMT og oppfølging og til rettelegging for sjukemeldte, samt å sjå på arena for godt samarbeid med andre aktørar som bedriftshelsetenesta og NAV m.m 3. Organisering 3.1 Ansvar Prosjektansvarlig/prosjekteier (PA) Prosjektansvaret ligg hjå rådmannen og er delegert til personal og organisasjonssjefen Styringsgruppe (SG) Eit trepartsutval LOS-utvalet - er sett ned av kommunestyret for å sjå på leiing, organisering og styring i Stord Kommune, for å kartleggja ulike økonomiske og administrative forhold. Denne gruppa som omfattar, politikarar, administrasjon og tillitsvalde ønskjer at kommunen skal delta i Saman om ein betre kommune. Medlemmene i utvalet er: Liv Kari Eskeland (ordførar) Harry Herstad (gruppeleiar Ap) Jakob Bjelland (Komiteleiar oppvekst og utdanning, Sp) Helge Vie (Komiteleiar rehabilitering, helse og omsorg, H) Sigbjørn Framnes (Gruppeleiar Frp)
Per Jarle Valvatne (HTV Fagforbundet) Tove Riise Grastveit (HTV NSF) Marit Himle Pedersen (HTV Utdanningsforbundet) Frå adminstrasjonen deltek rådmann Magnus Mjør og personal- og organisasjonssjef Annlaug Tenold. Arbeidet vil bli organisert gjennom eit trepartssamarbeid der LOS-utvalet fungerer som styringsgruppe. Styringsgruppa er PA sin støttespelar og rådggjevar. Prosjektleder (PL) Prosjektleiar har det operative ansvaret for prosjektet. Prosjektleiar har ansvaret for å utarbeida nødvendige prosjektplanar m.m Me er i ferd med å rekruttere prosjektleiar, stillinga er utlyst og me har ein del søkjarar som me kartlegg for tida. Den kjem på plass snarleg. Inntil prosjektleiar er på plass, vert underteikna kontaktperson. Prosjektgruppe (PG) Prosjektgruppa skal bestå av aktive prosjektdeltakarar som arbeider saman med PL om å planlegge og å gjennomføra prosjektet. Gruppa er ikkje oppretta per dato. Referansegruppe (RG) Ikkje oppretta per dato. 3.2 Samarbeid Ein vil i prosjektet etablere samarbeid med Nav Stord og Arbeidslivssenteret i Hordaland, bedrifteshelsetenesta Haugaland HMT og KLP. I styringsgruppa er det eit ønskje om at kommunen skal knyta til seg ein forskingsinstans som følgjer opp og evaluerer prosjektet. Det vert PL som får oppgåva med dette tiltaket. 4. Avgjerder, oppfølging og milepælar 4.1 Avgjerdspunkt (Link til meir informasjon) Kopier så mange avgjerdspunkt du treng og fyll inn. AP nr. 1 Dato: 18.04.2013 Namn: Organisering av prosjektet Kva skal det takast ei avgjerd om: Godkjenning av prosjektplanen i styringsgruppa Dokumentasjon: Prosjektplanen
AP nr. 2 Dato: 01.05.13 Namn: Styring og leiing av prosjektet Kva skal det takast ei avgjerd om: Rekruttering av prosjektleiar Dokumentasjon: Vedtak om tilsetjing AP nr. 3 Dato: Våren 2013 Namn: KICK OFF med einingsleiarar og hovudtillitsvalde Kva skal det takast ei avgjerd om: Oppstartsamling for å gi informasjon og skaper forståing for prosjektet saman om ein betre kommune Dokumentasjon: Program for dagen Prosjektleiar skal arbeida vidare med avgjerder, oppfølging og milepælar AP nr 4 Dato: Namn: Kva skal det takast ei avgjerd om: Dokumentasjon: 4.2 Oppfølging Me legg opp til at: PL har faste møter med PA. Statusrapportar til SG x1 per månad. Prosjektgruppa møter til faste tider Delgruppene har sine møteplanar. Det vert PL sin oppgåve å sette opp møteplanane.
4.3 Milepælar Nr.1 Dato 18.04.2013 Milepæl Organisering av prosjektet Nr. 2 01.05.2013 Styring og leiing av prosjektet Nr. 3 Våren 2013 Kick off seminar (legg evt. til fleire milepælar) 5. Risikoanalyse og kvalitetssikring (Link til støtteverktøy) 5.1 Risikofaktorar Risikofaktor S K RF Tiltak Manglande planlegging 3 5 15 Bruke god tid til planlegging av prosjektet, nytte ekstern kompetanse ved behov. Kommunal og regionaldep kan bidra. Dårleg organisering av informasjon i prosjektet Manglande engagement i organisasjonen Vanskeleg å prioritere tid til prosjektet i organisasjonen 4 4 16 Få de viktige eigenskapane på plass ved rekruttering av prosjektleiar, engagement, god 3 5 15 God organisering av prosjektet Gode rutiner for samarbeid og rapportering 4 5 20 Skape motivasjon for prosjektet i heile organisasjonen (S= sannsynleg, K= konsekvens, RF= risikofaktor)
6. Gjennomføring 6.1 Hovudaktivitet Nr Namn Formål Oppgåver Resultat 1. Informasjon og eigarskap i organisasjonen Stord kommune Alle tilsetteer kjennt med prosjektet og deltek 2 Helsefremjande arbeidsplasser» 3 Sjukefråværs- og nærværsarbeidet må baserast på grundig kartlegging og analyse 4 System og rutinar for HMT 5 Rutinar for oppfølging og tilrette legging av sjukemeldte Å skapa trivsel og forhold som kan ha betydning for om medarbeidarane velgjer å gå på jobb eller ikke hvis de ikkje kjenner seg heilt friske eller inkludert Identifisere problem og utfordringar før tiltak vert sett i verk Overordna HMT system for kommunen er oppdatert Raskast mogeleg attende i arbeid Informasjon til leiarar og tilsette Kick off dag/fagdag Prosjektleiar deltek på ulike møter og arena i einingane Få til godt trepartssamarbeid Tilsette kjenner til prosekt og tiltak og medverkar til suksess i måloppnåing Identifisere nærværsfaktorar Nå mål om 92.5% nærvær Skreddarsy løysingar for kommunen sine utfordringar Revisjon av overordna system Opplæring einingsleiarar Revisjon av rutinar system for oppfølging og tilrettelegging Opplæring einingsleiarar av rutinar og system Iverksette tiltak som virkar Einingane i kommunen gjennomfører systematisk HMT arbeid Tilsette som kjenner seg ivaretekne ønskjer seg raskt attende i arbeid 6 Samarbeid med Andre aktører er Etablere system/arena for Tiltak som er
andre som til dømes bedriftshelsetjenesten Nav Stord, arbeidslivssenteret og viktig for å bidra til å skape gode rutiner for både forebygging og oppfølging av sykefravær samarbeid med andre viktige aktørar sette i verk/prøvd ut, bør ein evaluera effekten av Ein kan få inspirasjon av andre verksemder sitt arbeid. 7 Styrke leiarfunksjonen Einingsleiarane har kjennskap til verksemda Stord kommune og retningslinjene. Einingsleiarane får utvikla kunnskap om leiing Systematiske program for å støtte og utvikle våre einingsleiarar Skal bidra til å skapa helsefremjande og gode arbeidsmiljø 8 Omdømebygging Bygge eit godt omdøme for Stord kommmune som særleg skal bidra til god rekruttering 9 Utarbeide og implementere kommunikasjonsstrategi for Stord kommune Kultur og verdiplakaten som styringsdokument- ny omgang med implementering i alle einingar og politisk. Tilsette skal vera stolte av arbeidsplassen sin i Stord kommune. Dette kan bidra til å redusere turnover og gi grunnlag for god rekruttering 6.2 Tidsplan Hovudaktivitet Tidsplan (fyll inn dato) Ansvarleg HA 1 gjennomført HA 2 HA 3 HA 4 HA 5 HA 6 HA 7 Milepælar Avgjerdspunkt Statusmøte Styringsgruppemøte
7. Økonomi Link til meir informasjon Link til prosjektkalkyle Bruk prosjektbudsjett eller prosjektkalkyle (Excel) etter behov Prosjektbudsjett Handling Kostnad pr time Totalt timetal Kostnad 8. Kontraktar og avtaler Kommentar: Dette er så langt Stord kommune har planlagt i prosjektet. Det er utfordrande å ta prosjektet ut i organisasjonen før prosjektleiar er på plass. Me er i ein rekrutteringsprosess for tida. Når prosjektleiar er på plass, vil han arbeida vidare med prosjektplanen og iverksette etter kvart