SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE - STORD. Eit samarbeidsprosjekt mellom Stord kommune, Arbeidstakarorganisasjonane og dei folkevalde PROSJEKTPLAN KOMMUNE

Transkript

1 STORD KOMMUNE SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE - PROSJEKTPLAN Eit samarbeidsprosjekt mellom Stord kommune, Arbeidstakarorganisasjonane og dei folkevalde

2 1.0 Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Stord kommune vart i november 2012 ein del av programmet «Saman om ein betre kommune». Programmet er eit rammeprogram for lokale prosjekt der deltakarkommunane tar tak i nokre av dei viktigaste utfordringane i kommunesektoren sjukefråvær, kompetanse og rekruttering, ufrivillig deltid og omdøme. Stord kommune har med bakgrunn i våre utfordringar fokus på nærvær, rekruttering og omdøme. Kommunal- og moderniseringsdepartementet, KS, LO kommune, YS kommune, Unio og Akademikarane har samarbeidd om utvikling av prosjektet og støttar dei lokale prosjekta med nettverkssamlingar, økonomisk støtte og tilgang til fagleg ressursmiljø. Stord kommune mottar støtte med kr per år frå departementet. Prosjektet vert i Stord kommune drive i etablert organisasjon, og gjennomføringa tek utgongspunkt i PLP metoden. Stord kommune har ei målsetting om å redusera sjukefråværet til under 7,5 % i perioden For å sjå heilskapen i arbeid med trivsel og tryggleik på jobb, vil me ha fokus på nærvær i prosjektet. Me trur at eit høgt fokus på førebyggjande aktivitetar vil føra til betra omdøme, helsefremjande arbeidsplassar og eit høgare nærvær. 1.2 Mål Målet er å skapa best mogelege tenester til innbyggjarane og stå rusta til å møta framtida sine utfordringar med bærekraftige kommunale tenester. Dette vil me oppnå gjennom eit høgt fokus på førebyggjande aktivitetar og gode arbeidsmiljø. Stord kommune har definert følgjande delmålsettingar for prosjektet: 1 Tilsette i Stord kommune har eit nærvær på minimum 92,5 % i prosjektperioden 2 Leiarar og tilsette har kjennskap til systematisk HMT-arbeid i kommunen og opplever nytten av at einingane gjennomfører systematisk HMT arbeid. 3 Leiarar og tilsette ser samanhengen mellom aktivt IA-arbeid og systematisk HMT. 4 Etablert samarbeidsarena med NAV Arbeidslivssenter, bedriftshelsetenesta og personalavdelinga der heile organisasjonen vert inkludert. 5 Medarbeidarundersøkinga i 2015 har meir enn 68 % deltaking og snittresultat betre enn 4,7 (mot 64 % og 4,5 i 2013). 6 På spørsmål om dei tilsette opplever at arbeidsplassen deira har eit godt omdøme, er resultatet betra frå 4,5 til >4,8. 7 På spørsmål om dei tilsette opplever at brukarane er nøgd med tenestene frå sin arbeidsplass, er resultatet betra frå 4,6 til >4,8. 8 Utarbeidd og implementert kommunikasjonsstrategi for Stord kommune innan prosjektperioden 9 Vidareføra program for å styrka leiarfunksjonen gjennom auka kunnskap om leiing 10 Arbeida fram utviklingsprosjekt i pleie- og omsorgssektoren innan prosjektperioden.

3 1.3 Rammer Inntekter Sum Kommunal og regionaldepartementet Stord kommune, budsjett KLP- tilskot Det vert sendt søknad til KLP i høve støtte til Saman om ein betre kommune. Dersom søknaden vert innvilga, skal midlane kr nyttast til å finansiere utviklingstiltak innan pleie og omsorg, viss ikkje fell dette tiltaket bort. KLP svarar til søknad at dei støttar Stord kommune sitt prosjekt med kr Midlane skal nyttast til planlegging og arbeid med utviklingstiltak i pleie og omsorg (jamfør målsetting 10). Utgifter Sum Prosjektleiing Leiarutvikling Temadag Prosjektadministrasjon Kartlegging/status/sjukefråvær i einingane Prosjektsamling/studietur Utviklingsprosjekt Omfang Prosjektet omfattar heile organisasjonen og krev ei effektiv og deltakande prosjektorganisasjon. Ved å organisera prosjektet i etablert organisasjon ønskjer prosjektet at kunnskap og erfaringar blir verande i organisasjonen. 2.1 Oppgåver Det overordna er å utvikla vidare effektive tenester til innbyggjarane for å stå rusta til å møta framtida sine utfordringar innan sjukefråvær/nærvær, rekruttering og omdøme. Dette ønskjer me å få til ved å ha fokus på tiltak for gode arbeidsmiljø ved å styrke leiarfunksjonen, bygge omdøme ved mellom anna å utarbeide kommunikasjonsstrategi for Stord kommune og fornye og implementere kultur og verdiplakaten. Vidare vil me gå gjennom system og rutinar for HMT og oppfølging og til rettelegging for sjukemeldte, samt å sjå på arena for godt samarbeid med andre aktørar som bedriftshelsetenesta og NAV m.m.

4 3. Organisering 3.1 Ansvar Styringsgruppe (SG) Styringsgruppa er Driftsstyre og arbeidet vert utført gjennom eit trepart samarbeid. Driftsstyre er PA sin støttespelar og rådgjevar. Styringsgruppa skal vurdera målrealisering og ta beslutningar i prosjektet. Prosjektansvarleg/prosjekteier (PA) Prosjektansvaret ligg hjå rådmannen og er delegert til personal- og organisasjonssjefen. Prosjektleiar (PL) Prosjektleiar er HMT leiar i kommunen som har det operative ansvaret for prosjektet. Prosjektleiar har ansvaret for å utarbeida nødvendige prosjektplanar, rapportering m.m

5 Prosjektgruppe (PG) Prosjektgruppa skal bestå av aktive prosjektdeltakarar som arbeider saman med PL om å planleggje og å gjennomføra prosjektet. Gruppa vert sett slik saman: HMT leiar i Stord kommune Hovudverneombodet Hovudtillitsvald for dei 2 største fagorganisasjonane Representant frå NAV Arbeidslivssenter i Hordaland To einingsleiarar Referansegruppe (RG) Ikkje oppretta per dato. 3.2 Samarbeid Ein vil i prosjektet etablere samarbeid med NAV Stord og NAV Arbeidslivssenter i Hordaland, bedriftshelsetenesta Haugaland HMS og KLP.

6 4. Avgjerder, oppfølging og milepælar 4.1 Avgjerdspunkt AP nr. 1 Dato: Namn: Organisering av prosjektet Kva skal det takast ei avgjerd om: Godkjenning av prosjektplanen i styringsgruppa Dokumentasjon: Prosjektplanen AP nr. 2 Dato: Namn: Styring og leiing av prosjektet Kva skal det takast ei avgjerd om: Rekruttering av prosjektleiar Dokumentasjon: Sak til Driftsstyre om organisering og gjennomføring av prosjektet AP nr. 3 Dato: Våren 2014 Namn: Temadag om nærvær med einingsleiarar, tilsette, hovudtillitsvalde og politikarar Kva skal det takast ei avgjerd om: Organisering av temadag og informasjon som skaper forståing for prosjektet Saman om ein betre kommune Dokumentasjon: Program for dagen

7 Prosjektleiar og prosjektansvarleg skal arbeida vidare med avgjerder, oppfølging og milepælar i samarbeid med prosjektgruppa AP nr 4 Dato: Namn: Endra organisering av prosjektet Kva skal det takast ei avgjerd om: Organisering og gjennomføring av prosjektet Dokumentasjon: Vedtak i Driftsstyre 4.2 Oppfølging Føresettingar for prosjektet: PL har faste møter med PA. Statusrapportar til SG per møte i Driftsstyre Prosjektgruppa møter til faste tider Det vert PL sin oppgåve å sette opp møteplanane. 4.3 Milepælar Nr.1 Dato Milepæl Organisering av prosjektet Nr Styring og leiing av prosjektet Nr. 3 Våren 2014 Temadag Nr Endra organisering og gjennomføring av prosjektet Nr KLP godkjenner revidert prosjektplan og prosjektet godtar støtte på kr

8 5. Risikoanalyse og kvalitetssikring 5.1 Risikofaktorar Risikofaktor S K RF Tiltak Manglande planlegging Bruke god tid til planlegging av prosjektet, nytte ekstern kompetanse ved behov. Kommunal og regionaldep kan bidra. Dårleg organisering av informasjon i prosjektet Manglande engagement i organisasjonen Vanskeleg å prioritere tid til prosjektet i organisasjonen Få de viktige eigenskapane på plass ved rekruttering av kompetent prosjektleiar, God organisering av prosjektet Gode rutiner for samarbeid/informasjon og rapportering Skape motivasjon for prosjektet i heile organisasjonen (S= sannsynleg, K= konsekvens, RF= risikofaktor)

9 6. Gjennomføring 6.1 Hovudaktivitet Nr Namn Formål Oppgåver Resultat 1. Informasjon og eigarskap i organisasjonen Stord kommune Alle tilsette er kjende med prosjektet og deltek 2 Helsefremjande arbeidsplasser» 3 Sjukefråværs- og nærværsarbeidet må baserast på grundig kartlegging og analyse Å skapa trivsel og forhold som kan ha betydning for om medarbeidarane velgjer å gå på jobb eller ikkje om dei ikkje kjenner seg heilt friske eller inkludert Identifisere problem og utfordringar før tiltak vert sett i verk Informasjon til leiarar og tilsette Temadag om nærvær PL/PA deltek på ulike møter og arena i einingane Få til godt trepartssamarbeid Identifisere nærværsfaktorar Skreddarsy løysingar for kommunen sine utfordringar Tilsette kjenner til prosjekt og tiltak og medverkar til suksess i måloppnåinga Nå mål om 92.5% nærvær Iverksette tiltak som verkar 4 System og rutinar for HMT 5 Rutinar for oppfølging og tilrette legging av sjukemeldte 6 Samarbeid med andre som til dømes bedriftshelsetjenesten Overordna HMT system for kommunen er oppdatert Raskast mogeleg attende i arbeid Andre aktører er og viktig for å bidra til å Revisjon av overordna system Opplæring einingsleiarar Revisjon av rutinar for oppfølging og tilrettelegging IA Opplæring einingsleiarar av rutinar og system Etablere system/arena for samarbeid med andre viktige aktørar Einingane i kommunen gjennomfører systematisk HMT arbeid Tilsette som kjenner seg ivaretekne ønskjer seg raskt attende i arbeid Tiltak som er sette i verk/prøvd ut, bør ein evaluera effekten av

10 Nav Stord, arbeidslivssenteret 7 Styrke leiarfunksjonen skape gode rutinar for både forebygging og oppfølging av sykefravær Einingsleiarane har kjennskap til verksemda Stord kommune og retningslinjene. Einingsleiarane får utvikla kunnskap om leiing Program for å støtte og utvikle våre einingsleiarar Ein kan få inspirasjon av andre verksemder sitt arbeid. Skal bidra til å skapa helsefremjande og gode arbeidsmiljø 8 Omdømebygging Bygge eit godt omdøme for Stord kommmune som særleg skal bidra til god rekruttering 9 Rekruttering Bygge godt omdøme og behalda og rekruttera Utarbeide og implementere kommunikasjonsstrategi for Stord kommune Kultur og verdiplakaten som styringsdokumentrevitalisering og ny omgang med implementering i alle einingar. Utvikle heimesida til Stord kommune/annonsesida Tilsette skal vera stolte av arbeidsplassen sin i Stord kommune. Dette kan bidra til å redusere turnover og gi grunnlag for god rekruttering Få fram dei tilsette sine opplevingar av å arbeide i Stord kommune Utviklingsprosjekt i pleie og omsorgutdanne eigne tilsette ufaglærte til helsefagarbeidarar God rekruttering i pleie og omsorg/helsefagarbeidarar

11 6.2 Tidsplan, statusrapport Denne vert planlagt i prosjektgruppa, og legg grunnlag for statusrapport til styringsgruppa. Tidsplanen er meint som handlingsplan for planlagde aktivitetar og er eit rullerande dokument. Hovudaktivitet (HA) HA 1 - Informasjon og eigarskap i organisasjonen Stord kommune DA 1.1 HA 2 - Helsefremjande arbeidsplasser» DA 1.2 DA 1.3 Delaktivitet (DA) DA 1.4 Gjennomføring av temadag Trekkje kartlegging av nærværsfaktorar inn i arbeidet med sjukefråvær DA 2.1 (HA 3) Frist for gjennomføring Ansvarleg Utført Fastset arbeidsgruppe for planlegging av temadag ATE / JEK 11/03 ATE / Utsending av invitasjon og HSK / møteinnkalling ALA X Utsending/ påminning om temadag ATE 25/4 Prosjekt gruppa DA 2.2 Temadag om arbeidsmiljø JEK / KBE / BHT 24/4 ATE / JEK HA 3 - Sjukefråværsog nærværsarbeidet må baserast på grundig kartlegging og analyse DA 3.1 DA 3.2 DA 3.3 HA 4 - System og rutinar for HMT DA 4.1 DA 4.2 HA 5 - Rutinar for oppfølging og til rettelegging av sjukemeldte DA 5.1 DA 5.2 Fastset arbeidsgruppe for planlegging av besøksrunde JEK 28/3 Plan for gjennomføring og innhald i besøksrunde JEK Arbeidsgruppa leverer JEK / rapport BHT Overordna HMT-system revidert JEK 01/11 Opplæring i Overordna HMT-system til arbeidstakar med JEK / leiaransvar og verneombod ATE Revisjon av rutine for oppfølging av sjukemeldte JEK 01/11 Etablere rutine for omplassering, melding om behov for bedriftsintern attføring JEK 01/12

12 DA 5.3 DA 5.4 HA 6 - Samarbeid med andre som til dømes bedriftshelsetjenesten Nav Stord, arbeidslivssenteret DA 6.1 DA 6.2 Revisjon av rutine etter endring og inngåing av ny IA-avtale ATE Opplæring i ny IA avtale og revidert rutine til leiarar med personalansvar og tillitsvalde ATE Etablere samarbeidsarena med NAV Arbeidslivssenter, og rutine for innhald i kvartalsvis JEK / ATE møte Etablere samarbeidsarena med bedriftshelsetenesta, og rutine for innhald i kvartalsvis møte JEK HA 7 - Styrke leiarfunksjonen DA 7.1 Vidareføre allereie starta program for å utvikla og styrka leiarfunksjon ATE HA 8 - Omdømebygging DA 8.1 DA 8.2 HA 9 - Rekruttering DA 9.1 DA 9.2 Utarbeide og implementere kommunikasjonsstrategi for Stord kommune 2015 ATE Revitalisering av Kultur og verdiplakaten som styringsdokument og ny omgang med implementering i alle einingar 2015 ATE / JEK Utvikle heimesida til Stord kommune / annonsesida 2015 ATE Utviklingsprosjekt i pleieog omsorgssektoren 2014 ATE Milepælar MP 1 Organisering av prosjektet ATE X Styring og leiing av MP 2 prosjektet ATE X MP 3 Temadag i mai ATE MP 4 Endra organisering og gjennomføring av prosjektet ATE X MP 5 KLP Godkjenner revidert prosjektplan, og prosjektet godtar støtte på kr JEK X Avgjerdspunkt Prosjektgruppemøte vår Styringsgruppemøte vår

13 7. Prosjektøkonomi Prosjektbudsjett Handling Nettverkssamling Høyanger Temadag Kostnad pr time Totalt timetal Kostnad Prosjektbudsjett ligg som eige dokument. Prosjektplanen inneheld ei grov oversikt over hovudhandlingane. For detaljert oversikt, sjå Prosjektbudsjett Saman om.