SLIK VELGER DU RIKTIG PERSONALHÅNDBOK FOR DIN VIRKSOMHET

E-BOK En god personalhåndbok kan spare tid for ansatte, leder og HR ved at man ikke trenger å bruke av andres tid for å finne svar. SLIK VELGER DU RIKTIG PERSONALHÅNDBOK FOR DIN VIRKSOMHET

2 Versjon 1.0 (september 2017) INNHOLD Introduksjon... 3 Hvorfor bør virksomheter ha personalhåndbok... 4 Hva bør en personalhåndbok inneholde?... 7 Egenskaper og brukervennlighet... 8 Finn riktig personalhåndbok for din virksomhet... 11 Leverandørvurdering... 12 Avslutning... 13 Simployer er Infotjenesters HRM-system. Simployer HRM effektiviserer og profesjonaliserer interne rutiner og prosesser mellom medarbeidere, leder og HR for å gi virksomheter som vil prestere optimale vilkår for utvikling. Over 500 000 mennesker i Norge og Sverige bruker produkter fra Infotjenester. Hovedkontoret er lokalisert i Sarpsborg og Infotjenester har kontorer i Kristiansund, Gøteborg og Gdansk.

3 INTRODUKSJON Tidstyver i arbeidstiden vil de fleste av oss unngå, men det er ikke alltid så lett å identifisere hva som opptar unødvendig mye av tiden vår. Tid som går med til å finne svar på personalrelaterte spørsmål er på mange arbeidsplasser en slik tidstyv. En god personalhåndbok kan derfor spare tid for ansatte, leder og HR ved at man ikke trenger å bruke av andres tid for å finne svar. Det å kunne finne svar idet spørsmålet dukker opp, uavhengig av tid og sted, understreker hvor viktig tilgjengelighet er. I denne e-boken vil vi hjelpe deg med å tenke på hva som er viktig for deg når du skal velge personalhåndbok for din virksomhet. Lykke til! Hilsen oss i Infotjenester

4 HVORFOR BØR VIRKSOMHETER HA PERSONALHÅNDBOK? Ansatte som ikke har et enkelt verktøy tilgjengelig vil bruke mer tid på å finne arbeidsrelatert informasjon. Når man har tilgang til personalhåndbok frigjøres tid for HR, ledere og kolleger til å jobbe mer verdiskapende. I tillegg får alle medarbeidere samme svar på spørsmålene de har, og det blir enklere å behandle alle likt. Mange får en aha-opplevelse når de ser hvor mye tid som går med til å finne svar på personalrelaterte spørsmål i virksomheten. Ansatte går gjerne først til en kollega for å spørre, før de går videre til nærmeste leder og til slutt til HR dersom leder ikke kan svare. De fleste HR-ansatte har nok ganske klart for seg at det kan frigjøres mye tid i HR-avdelingen dersom arbeidstakere og ledere får tilgang til å finne svarene selv. Slike unødvendige spørsmål er ressurskrevende i hele organisasjonen. Kamilla Lunde Sørli, produktsjef Simployer by Infotjenester

5 Unngå at det danner seg egne «sannheter» om rettigheter og plikter på arbeidsplassen. Med en tydelig og klar personalhåndbok unngår arbeidsgiver at medarbeidere blir skuffet over å ikke ha rettigheter de aldri har hatt, men som skyldes manglende informasjon eller misforståelse om hva som er goder og hva som er lovpålagt. Ulike arbeidsplasser kan ha ulike ordninger, eksempelvis knyttet til fødselspermisjoner. Eksempel En statlig ansatt far/medmor vil være vant til å få 2 uker permisjon med lønn i forbindelse med fødsel, mens ansatte i private virksomheter kan ha rett til en kortere periode med lønn. Uten tydelig kommunikasjon på hva som gjelder på arbeidsplassen, kan arbeidstakere oppleve å bli fratatt noe, selv om man ikke har hatt krav på dette i utgangspunktet. Med en personalhåndbok som viser en samlet oversikt over lovregulerte rettigheter og virksomhetsinterne ordninger, vil ansatte lett kunne finne svar og få oversikt over slike problemstillinger. Det er mye tid, og dermed også penger, å spare på å gi ansatte tilgang til en selvbetjent kunnskapsbase som personalhåndbok er. Arbeidstakere og ledere som har tilgang til å søke i en godt implementert kunnskapsdatabase gjennom en integrert portal eller mobilt grensesnitt kan løse sine egne utfordringer i 40-70 % av tilfellene. En slik portal inkluderer typisk retningslinjer, prosedyrer og materiale for beslutningsstøtte. Fra Gartner-rapporten Modernizing HR Service Delivery for the Digital Workforce

6 Prøv vår gratis kalkulator og se hva dere kan spare på å investere i personalhåndbok KLIKK HER

7 HVA BØR EN PERSONALHÅNDBOK INNEHOLDE? Uavhengig av virksomhetens størrelse er det viktig med en personalhåndbok hvor all informasjon som er relevant for medarbeiderne er samlet på et sted. På denne måten kan medarbeidere enkelt selv søke den informasjonen de trenger uten å måtte få HR, ledere eller andre kolleger til å bistå. Svarene på spørsmål som ofte stilles av medarbeidere blir de samme uavhengig av posisjon, og det vil kunne oppleves som god enhetlig ledelse når det er avklart hvilke regler som gjelder i ulike situasjoner. Eksempel på dette kan være regelverk rundt velferdspermisjoner, antall feriedager og andre grunnleggende rettigheter som gjelder alle ansatte i virksomheten. Arbeidstakere har grunnleggende rettigheter, men mange virksomheter velger å gi sine medarbeidere mer enn det som er obligatorisk. Web-baserte håndbøker gir blant annet anledning til å linke videre til aktuelle tariffavtaler, forsikringsordninger og annen virksomhetsrelevant informasjon. Synliggjøring av goder er også god interninformasjon. Mange tenker ikke på dette, men en personalhåndbok er et svært passende sted å samle alle goder som virksomheten tilbyr sine ansatte. Eksempelvis rabatt på trening, firmahytter, fleksitidsordninger mm. I tillegg kan synliggjøring av goder være med på å bygge omdømme internt i virksomheten. Det er ikke uvanlig at medarbeidere tror at det som egentlig er goder, er noe alle har, og dermed ikke er klar over fordelene i det arbeidsgiver tilbyr sine ansatte. Eksempel på hva som bør være inkludert i en personalhåndbok Personalgoder «hvorfor er det godt å jobbe her» Forsikringsordninger Pensjonsordninger Lover og regler - forenklet og formidlet spesifikt for medarbeidere - konsentrert ned til den delen av lovverket som gjelder for din virksomhet Arbeidstid, ferie og permisjoner Plikter og rettigheter

8 EGENSKAPER OG BRUKERVENNLIGHET Tilgjengelighet For at personalhåndboken skal brukes aktivt av medarbeiderne er det vesentlig at den er tilgjengelig der medarbeiderne er, og at den holdes oppdatert med nødvendige endringer. Da arbeidslivet var mindre digitalt, lå personalboken ofte i en skuff eller i en perm og var ikke alltid oppdatert og tilgjengelig når man ønsket svar. Nå finnes det mange muligheter til å gjøre håndboken mer aktuell og levende med blant annet varslinger, aktiviteter og endringer. Hvis du ønsker å integrere personalhåndboken med virksomhetenes intranett så sørg for å velge en leverandør som har erfaring med dette. Det kreves god kunnskap i hvordan tema, form og innhold i en personalhåndbok best mulig tilgjengeliggjøres slik at den ikke «drukner» i alt annet innhold som er samlet på intranett. Ikke alle arbeidsplasser har intranett eller liknende plattformer å legge sine håndbøker på. Ved å ha personalhåndboken tilgjengelig på mobil, nettbrett og PC blir det enkelt for medarbeideren å søke etter svar der og da, både i og utenfor arbeidstiden. Samtidig får man en trygghet om at håndboken er oppdatert til enhver tid.

9 Brukervennlighet For at personalhåndboken skal bli brukt mest mulig er det vesentlig med godt brukergrensesnitt. Gode brukergrensesnitt gir mulighet for å bruke applikasjonen/ programmet intuitivt. Det vil si at brukerne raskt forstår hvordan de skal finne svar på det de ønsker. Søk og godt responsivt design (at innholdet tilpasser seg alle typer skjermstørrelser) gjør at det blir lettere å ta i bruk nye funksjoner på alle plattformer. En god søkefunksjon gjør at personalhåndboken kan brukes på alle plattformer som mobil, nettbrett eller laptop. Dermed har alle enkel tilgang uansett om de er hjemme, på reise eller på kontoret.. En generasjon som er vant til å søke eller google etter svar vil etterspørre denne muligheten også i andre digitale flater. En personalhåndbok hvor man kun kan lete etter svar i mappestrukturer kan gjøre at brukeropplevelsen blir dårligere. Sjekk om leverandøren du velger er opptatt av brukertesting. På den måten får du ett inntrykk av om leverandøren er opptatt av brukervennlighet og stadig forbedring av egne løsninger. Universell utforming handler om å skape et mer inkluderende samfunn. Det skal bidra til å fjerne eller redusere samfunnsskapte barrierer som personer med nedsatt funksjonsevne møter i hverdagen. Når det gjelder programvare innebærer det at nettsider og programmer skal utvikles slik at de er brukervennlige, intuitive og gode for alle. Alle nye IKT-løsninger etter 1 juli 2014 er pålagt å være universelt utformet, mens eldre løsninger må være tilrettelagt for dette innen 2021. Kravene gjelder både i offentlig og privat sektor. Det er dessverre fortsatt ikke en selvfølge at programvaren du anskaffer tilfredstiller dette kravet, og vi anbefaler derfor at dette spesifiseres i kravspesifikasjonen.

10 Hvorfor må DU tenke på universell utforming når du skal investere i programvare? «Alle nye IKT-løsninger som utvikles må være universelt utformet fra 1. juli 2014. Eksisterende løsninger skal følge kravene om universell utforming innen 1. januar 2021» Difi IKT-løsninger i Norge skal være universelt utformet. Dette gjelder nettsteder og automater. Både private og offentlige virksomheter, lag og organisasjoner må følge regelverket. Hva kjennetegner nettsteder og program som er universell utformet? Mulighet for å gjøre ulike former for individuell tilpasning slik at det blir optimalt for brukeren At man kan endre på tekststørrelse mm i nettleser ved behov Bruke hurtigtaster; at man kan navigere på en side/i et program med bruk av hurtigtaster på samme måte som man navigerer med bruk av mus At eventuelle hjelpemidler kan tas i bruk og dermed identifisere informasjon og omsette dette videre (talegjenkjenning, spesialtastatur, alternative pekeredskaper osv) Hvordan merker du at programvare er universelt utformet? Du merker ikke at det er universelt utformet, du merker at det er et brukervennlig nettsted, program eller applikasjon. Hvis det er lett å forstå for en som benytter seg av tekst og ikke ser bilder, eller en som er svaksynt og trenger gode kontraster, eller en med kognitive problemer, vil det være lett å forstå for funksjonsfriske også. «Universell utforming er utforming av produkter, omgivelser, programmer og tjenester på en slik måte at de kan brukes av alle mennesker i så stor utstrekning som mulig, uten behov for tilpasning og en spesiell utforming. Universell utforming skal ikke utelukke hjelpemidler for bestemte grupper av mennesker med nedsatt funksjonsevne når det er behov for det» FN-konvensjonen for rettigheter til mennesker med nedsatt funksjonsevne.

11 FINN RIKTIG PERSONALHÅNDBOK FOR DIN VIRKSOMHET Noen virksomheter har komplekse behov, mens andre kun har behov for det mest elementære. Det finnes mange valg innen personalhåndbok, og det er viktig å finne den løsningen som passer virksomheten best både funksjonelt og økonomisk. For noen kan det være nok med et oppslagsverk hvor de viktigste spillereglene for arbeidsplassen er nedfelt, mens det for andre er vesentlig med oppdatert lovverk hvor dette følges opp etter det til enhver tid siste gjeldende regelverk. Skreddersydde personalhåndbøker som bruker virksomhetens språk, terminologi og med juridiske tolkninger spisset inn mot virksomheten gjør at personalhåndboken blir desto mer relevant.

12 LEVERANDØR- VURDERING Etter å ha definert hvilket behov du har, skal du også velge leverandøren av tjenesten. Det er viktig å ha tillit til selskapet man velger å handle med. Ikke overlat dette til magefølelsen. Vi skal se litt nærmere på noen punkter som kan være nyttige å tenke gjennom før du bestemmer deg. Fagkompetanse For at en håndbok skal være oppdatert til enhver tid kreves det at en eller flere personer som har kunnskap om regelverket har ansvar for vedlikehold. Det kan være en krevende oppgave. Leverandører som tilbyr oppdatert lovverk og tilrettelagte lovtekster til virksomheten vil også være i stand til å utfordre virksomhetens tekster, vite hva som er beste praksis for bransjen og kontrollere at denne er i henhold til lovverket. Noen leverandører tilbyr tilrettelegging og etablering av håndbøker med tett oppfølging og samarbeid med juridiske rådgivere gjennom hele etableringsfasen. Det handler ikke bare om et oppdatert lovverk, men evnen til å forenkle lovverket og formidle dette på en god og kortfattet måte til riktig målgruppe. Bedriftstilpassing er et fagområde i seg selv som leverandøren bør beherske for at personalhåndboken skal blir brukervennlig og lett forståelig for alle. For de fleste kan det være lurt å velge et system som ivaretar beste praksis. Riktig tolkning av regelverk, praktiske verktøy som er bygget rundt gode prosesser og kunnskap om beste praksis fra ulike bransjer er viktige kriterier for valg av leverandør. Beste praksis gir deg hjelp til å introdusere gode, velprøvde retningslinjer i egen virksomhet. Skalerbar Sørg for å velge en løsning som kan vokse med virksomheten, og gjerne kunne integreres mot andre HR-systemer. De behovene som eksisterer i dag kan se veldig annerledes ut bare noen år frem i tid eller komplimenteres med tilstøtende HRM-funksjonalitet eller moduler fra samme leverandør.. En leverandør som kan tilby ulike løsninger sikrer at virksomheten kan vokse med håndboken. Innebygget personvern (Privacy by design) Personvern blir stadig mer viktig, og med EUs nye personvernregler (GDPR) som trer i kraft i 2018 er fokuset på dette skjerpet. Dersom leverandøren har innebygget personvern i sine produkter kan en være sikre på at persondata blir behandlet etter lovbestemmelsene.

13 Undersøk leverandørens soliditet Kan det være fare er det for at leverandøren går konkurs eller kommer i økonomiske vanskeligheter? Det offisielle finansregnskapet kan fortelle deg mye om hvor solid virksomheten er. Soliditet beskriver en virksomhets evne til å tåle tap over tid, men også muligheten den har for å kunne foreta strategiske investeringer. Det er umulig å helgardere seg mot konkurs eller oppkjøp, men det kan likevel være nyttig å foreta en risikoanalyse av leverandøren. AVSLUTNING For de fleste virksomheter er det viktig å bli oppfattet som en god og profesjonell arbeidsgiver. Med en velfungerende personalhåndbok får medarbeiderne rask og enkel tilgang til arbeidsrelatert informasjon samtidig som det blir enklere å gjennomføre enhetlig ledelse. Lykke til!