INFORMASJONSPAKKE EKSTERNE REKVIRENTER OPPSTART NYTT LABDATASYSTEM I SØ 24. februar 2015 Til: Fra: Legekontor i Østfold SØ HF, Senter for Laboratoriemedisin Viktig informasjon for legekontorer ved oppstart Som tidligere informert tar SØ i bruk ny Labdataløsning i uke 10 for fagområdet Medisinsk Biokjemi, Rusmiddelanalyser i urin og Allergi. For fagområdene Mikrobiologi og Patologi er ny Labdataløsning planlagt tatt i bruk i andre kvartal 2015. Ny informasjonspakke kommer i god tid forut for oppstart av disse fagområdene. For å sikre god samhandling med alle eksterne rekvirenter ved oppstart, vil vi gjøre en verifikasjon av at nye rekvisisjonsskjemaer fungerer og at elektroniske svarmeldinger blir mottatt av alle eksterne rekvirenter. Dette vil gjennomføres fra onsdag 25. februar og utover. Det vil også tilbys hjelp og bistand for legekontor og institusjoner som opplever problemer knyttet til denne overgangen. Under er gitt detaljer omkring hvordan verifikasjonen tenkes gjennomført og hva legekontoret selv må sørge for. Det er utarbeidet en sjekkliste som kan benyttes. Rekvirentinformasjon Legekontoret må sørge for at informasjon i NHN adresseregister er korrekt, både informasjon om organisasjonen og om alle tilknyttede rekvirenter. Verifisering og eventuell melding om feil gjøres på nettsiden: https://register.nhn.no/ar Nye rekvisisjoner Nye fortrykte rekvisisjoner med etikettskjørt distribueres nå. Disse må tas i bruk senest mandag 2. mars for analyser til medisinsk biokjemi, rusmiddelanalyser og allergi. Skjemaene kan benyttes fra så fort de er mottatt. Etikettene nederst på rekvisisjonene må benyttes for merking av prøveglass. Se vedlagt informasjon om bruk av etikettene på prøvebeholdere. For å kunne skrive ut direkte på de nye rekvisisjonene, må nye maler hentes/ gjøres tilgjengelig i EPJsystemet dere bruker. Se vedlegg for hvordan dere skal gjøre det. I tillegg anbefales at siste versjon av EPJ systemet tas i bruk. Ved problemer knyttet til EPJ oppgraderinger og nedlasting av malverk, ta kontakt med EPJ leverandøren. Vi ønsker at dere tester utskrift av rekvisisjon fra alle printere som benyttes til rekvirering på legekontoret. Det er viktig å påse at alle felter som vist i bildet under er utfylt (kopimottaker der det er relevant:
Det er også viktig at valgte analyser merkes med tydelige kryss. Når dere har testet utskrift av de nye rekvisisjonene, sender dere disse til oss med hentetjenesten eller pr post. Alternativt kan dere skanne/ta bilde av utskriften og legge ved en epost. Vi må verifisere og dokumentere at nye utskrifter kan optisk leses av nytt Labdatasystem. For analyser til Mikrobiologi og Patologi, skrives rekvisisjoner ut som i dag. Verifisering av svar For å verifisere at testsvarmelding er mottatt hos dere, må dere først verifisere at testpasient Ole Duck (171090 12343) ligger inne i EPJ systemet. Testpasienten må opprettes dersom han ikke eksisterer. Vi ønsker at dere sender en bekreftelse på epost eller fax når dere har opprettet/verifisert testpasienten i EPJ systemet. Vi vil sende en testsvarmelding fra nytt Labdatasystem på testpasient Ole Duck. Vi sender beskjed på epost eller med hentetjenesten når vi har sendt svarmeldingen. Når dere har mottatt svarmeldingen i innboksen til EPJ systemet (også kalt communicator, Mediview m.m.), sender dere en utskrift av testmeldingen tilbake til oss pr fax eller med hentetjenesten, ordinær postgang alternativt som vedlegg til epost. Vi må dokumentere at overgang til ny løsning fungerer for alle eksterne rekvirenter. Dere bør også verifisere at svarmeldingen kommer riktig inn i EPJ systemet. Dersom dere mottar svarmelding i innboksen, men svaret kommer ikke inn i journalen til testpasienten, ta kontakt med EPJ leverandøren.
Hjelp og bistand Dersom dere opplever problemer knyttet til utskrift av nye rekvisisjoner, med verifikasjon av testsvarmeldinger eller har andre problemer, ta kontakt med: Saratha Uthayakumar eller Anne Eide Markedskonsulent, Senter for laboratoriemedisin Mobil: 97578837 Roald Amundsensgt 17, 1706 Sarpsborg E post: anne.eide@so hf.no Tlf. 69863188, mobil: 97761226 E post: sarathakala.uthayakumar@so hf.no Faxnr. 69863191 eller 69863185 eller Jon Espen Sjøstrøm Mobil: 46957693 E post: Jon Espen.Sjostrom@so hf.no Avvikshåndtering Dersom dere ikke får skrevet ut nye rekvisisjoner på skriverne, er nødrutinen å fylle inn rekvisisjoner manuelt. Etiketter fra rekvisisjonene skal alltid brukes. Dersom dere ikke får svarmeldinger elektronisk, er nødrutinen utsendelse av svarmeldinger på papir. Meld i fra om alt dere mener er avvik fra normal situasjon, så vil vi hjelpe dere så raskt som vi kan. Senter for Laboratoriemedisin har økt sin bemanning i forbindelse med oppstart og vil også bistå ved labfaglige problemstillinger. Saratha Uthayakumar er kontaktperson også ved labfaglige spørsmål. Sjekkliste Aktivitet som LK må gjøre OK Send bekreftelse til SØ Informasjon i NHN er verifisert korrekt Nye rekvisisjoner er mottatt Gamle rekvisisjoner for medisinsk biokjemi er kastet Ny utskriftsmal er hentet ned i EPJ systemet Evt. oppgradering til siste versjon av EPJsystemet Testpasient Ole Duck er opprettet/verifisert i EPJ systemet Ja, send bekreftelse på epost/fax Testutskrift på ny rekvisisjon fra alle skrivere på LK er gjort Ja, send utskriftene på epost/fax og med hentetjenesten Verifisert at alle påkrevede felter er fylt inn på utskrevet rekvisisjon. Verifisert mottatt testsvarmelding på Ole Duck Ja, send utskrift av testsvarmelding på epost/fax og med hentetjenesten. Ta kontakt om noe er uklart, så hjelper vi dere gjerne.
Vedlegg Hvordan hente nye rekvisisjonsmaler Tilpasning av skjemaer for utskrifter er EPJ leverandørens ansvar. Under er gitt informasjon pr EPJsystem i forhold til hvordan dere som kunde skal forholde dere. WinMed2 Legekontor som bruker WinMed2 må laste ned ny versjon, WInMed 2.18 R4, av løsningen for å kunne skrive ut på ny rekvisisjon. Denne vil bli gjort tilgjengelig på hjemmesidene til leverandøren så snart denne er frigitt fra CGM. Inntil det er på plass må skjemaene fylles inn manuelt. Telefonnummer til support CGM: 815 69069. Påse at legekontorets HER id blir utfylt manuelt etter utskrift. CGM Journal (tidligere WinMed3) Legekontorer som bruker WinMed 3 (CGM journal) må ta kontakt med EPJ leverandør og avtale nedlasting av nye skjemaer til EPJ server på legekontor. Telefonnummer til support CGM: 816 69069. Etter dette er gjort, må man logge seg inn som adminbruker, velg Skjemakartlegging, trykk ok. Når skjemakartlegging gjennomføres, må alle brukere være avlogget EPJ systemet. Dette tar kun noen minutter. De nye skjemaene kan tas i bruk via Korrespondanse, pil ned under, velge skjema og søke opp de nye skjemaene som heter: Sykehuset Østfold Medisinsk biokjemi v03 11 2014.xml Sykehuset Østfold Allergi v04 11 2014.xml Sykehuset Østfold Rusmiddelanalyse v03 11 2014.xml CGM kan hjelpe til med alt ovenstående via fjernstyringsverktøyet. Påse at legekontorets HER id blir utfylt manuelt etter utskrift. SystemX For legekontorer som bruker SystemX vil skjemaet være tilgjengelig i skjemalisten ved hvert enkelt legekontor. Det hentes opp på lik linje med andre dokumenter som dere benytter. Supporttelefon til Hove: 48 22 57 80. Skjemaet heter Sykehuset Østfold Felles Senter for laboratoriemedisin. Legekontorets HER id kan fylles inn i eget felt før man velger utskrift. Infodoc Plenario Legekontorer som benytter Infodoc Plenario henter nye maler ved å gå til Systemvedlikehold, klikk på Verktøy, velg Adm.skjema. Velg riktig mal fra Sykehuset Østfold og aktiver skjema Medisinsk biokjemi Senter for laboratoriemedisin. Supporttelefon Infodoc: 815 32020. Legekontorets HER id kan fylles ut i visningsbildet før utskrift, alternativt manuelt etter utskrift. Øvrige EPJ systemer Vennligst ta kontakt med EPJ leverandøren. Mal for utskrift av nye rekvisisjoner er p.t. ikke tilgjengelig for øvrige EPJ systemer. Her vil rekvisisjon fylles ut manuelt.