Språkprofil
Vi velger klart språk Telemark fylkeskommunes verdier, vær modig, vær imøtekommende og vær troverdig, forteller oss hvordan vi løser oppgavene våre, og hvordan vi er i møte med andre. De gjelder også for tekstene vi skriver. Vær modig Klarspråk handler ikke om å skrive enkelt det handler om å skrive tekster som er enkle å forstå. Noen ganger kan det være skummelt å skrive tydelig, og vi gjemmer oss bak fagspråk. Ordvalg og setningsoppbygging bør ligge nært opp til dagligspråket vårt. Våg å skrive på en annen måte enn du alltid har gjort. Skriv oppdatert norsk og kutt ut upresise uttrykk som i forhold til og fokus. Vær imøtekommende Klarspråk fremmer demokratiet. Tungt og uklart språk i tekster fra det offentlige kan gjøre at mange ikke får mulighet til å delta i saker som angår dem. Skriv det viktigste først, bruk aktiv form og bruk tiltaleformene du og dere. Vær troverdig Klarspråk skaper tillit. Vanskelig og uklart språk kan skape avstand mellom senderen og mottakeren. Klarspråk gir bedre service og omdømme. Det er også effektivt. Hvis mottakeren forstår teksten, blir det færre spørsmål og misforståelser. Med andre ord, vi sparer både tid og penger på å skrive klart og forståelig. Jeg håper at språkprofilen blir et godt hjelpemiddel i arbeidshverdagen! Lykke til med skrivingen. Evy-Anni Evensen fylkesrådmann 2
Innhold Vi velger klart språk...2 Språkprofilen hjelper oss å skrive klart og korrekt...4 Del 1 ti skriveråd... 6 1. Hvem skriver du til, og hvorfor skriver du?...7 2. Skriv det viktigste først...8 3. Bruk et oppdatert språk og unngå upresise uttrykk... 10 4. Bruk et språk leserne forstår og forklar fagbegreper...12 5. Bruk et aktivt språk...13 6. Skriv konkret og bruk flere verb... 14 7. Henvend deg direkte og vær imøtekommende... 16 8. Lag informative overskrifter... 18 9. Mellomtitler gjør det enkelt å finne fram...19 10. Les korrektur og les hverandres tekster... 21 Sjekkliste for klare tekster...22 Ord og uttrykk som bør byttes ut...24 Del 2 skriveregler... 26 Fylkeskommunens målform...27 Stor og liten forbokstav...28 Forkortelser...30 Bindestrek og tankestrek...32 Kommaregler...33 Dato, klokkeslett, telefonnummer, tall og beløp...34 Andre tegn...36 Formatering av tekst...37 Punktlister...38 Viktige begreper...40 Gode hjelpemidler...42 Om språkprofilen...43 3
Språkprofilen hjelper oss å skrive klart og korrekt Hva er klart språk? En tekst er klar når leserne finner det de trenger forstår det de finner bruker det de finner til å gjøre det de skal Språkprofilen skal være et hjelpemiddel til alle ansatte slik at vi i fylkeskommunen kan forbedre vår skriftlige dialog med innbyggerne, folkevalgte og andre målgrupper. Språkprofilen vår er delt i to Første del inneholder ti skriveråd som skal hjelpe oss å skrive klart, korrekt og enhetlig. Del to inneholder skriveregler. Der finner du svar på alt fra bruken av stor og liten forbokstav til skrivemåten av tall og datoer. De fleste retningslinjene i rettskrivingsdelen er offisielle norske regler for tegnsetting og rettskriving. Noen regler er valg vi har tatt for rettskriving i Telemark fylkeskommune. Skriverådene og skrivereglene gjelder for all tekst vi produserer, både til enkeltpersoner, fagfolk, kollegaer, politikere og samarbeidsplartnere. 4
Dette klarer vi! 5
Del 1 ti skriveråd I denne delen av språkprofilen har vi samlet ti konkrete skriveråd. Her får du blant annet tips om å tenke på hvem du skriver til, hva slags språk du bruker og hvordan du bør strukturere teksten. 6
1. Hvem skriver du til, og hvorfor skriver du? Det er viktig å være bevisst på at ulike lesere krever ulike måter å kommunisere på. Skriver du til politikere, en kollega, en virksomhet eller til en innbygger i fylket vårt? Tenk gjennom hvilke forutsetninger leserne har for å forstå teksten, og hvor godt de kjenner innholdet i saken. Sett deg i leserens sted, skru av autopiloten, og vær kritisk til «måten vi alltid har gjort det på». Prøv også å definere hva teksten din skal gjøre, og hva slags respons du ønsker. Skal mottakeren bare få informasjon, skal hun svare på spørsmål eller skal hun sende inn opplysninger og dokumentasjon? Sørg for at dette kommer tydelig fram, da er sjansen større for at mottakerne gjør det som er riktig. 7
2. Skriv det viktigste først Du skal hjelpe leseren å sortere innholdet i teksten. Da må du starte med det viktigste først. I de fleste tekstene vi skriver, bør vi bruke prinsippet om fallende viktighet, også kalt den omvendte pyramide. Omvendt pyramide grunnprinsipp for effektiv struktur 1 Det vil si at hovedbudskapet bør komme tidlig i teksten og ofte allerede i overskriften, for eksempel i brev. I vedtaksbrev skal selve vedtaket komme tidlig i teksten og skrives på en lett og forståelig måte. 2 3 1. Hovedbudskap 2. Viktig informasjon som støtter hovedbudskap 3. Bakgrunnsinformasjon 8
Hva trenger leseren å vite? Ikke skriv lengre tekster enn du trenger. Noen ganger kan det likevel være nødvendig å skrive mer utfyllende, for eksempel hvis du må forklare fagbegreper. Les mer om dette på side 12. Vurder om illustrasjoner kan gjøre teksten kortere og klarere. Hva med lovhenvisninger? Ved enkeltvedtak må du henvise til hjemmel for at vedtaket skal være gyldig. Lovsitater kan være nyttig å fremheve i vedtaket for at mottakeren skal forstå hva du har vurdert. I andre dokumenter må du vurdere om leseren har behov for lovhenvisning for å forstå innholdet i teksten. Hvis du har behov for å gi informasjon om flere lover og forskrifter, kan du samle dette til slutt eller ha det som vedlegg. Tre kontrollspørsmål Det kan være lurt å stille seg selv disse spørsmålene: Er dette relevant for leseren, eller er det mest interessant for meg som fagperson? Skriver jeg det samme flere ganger? Trenger jeg å sitere hele avsnitt fra lover og regelverk, eller kan jeg oppsummere og vise til paragrafer? 9
3. Bruk et oppdatert språk og unngå upresise uttrykk I offentlig språk har det vært vanlig å bruke ord og formuleringer som gir teksten et høytidelig preg. En stiv uttrykksmåte kan hindre forståelsen. Vi må bruke ord og begreper leserne våre forstår og kan forholde seg til. Ordvalg og setningsoppbygging bør ligge nært opp til dagligspråket vårt. Vi vinner ofte mye på å lene oss mer på måten vi uttrykker oss muntlig. Skal vi skrive godt offentlig språk i dag, må vi skrive klart og følge språkutviklingen. Unngå derfor ord og uttrykk som forbindes med umoderne byråkratspråk eller såkalt kansellistil, for eksempel hvorledes, angående og vedrørende. Upresise uttrykk Upresise uttrykk som i forhold til og fokus bidrar til å gjøre tekstene mindre klare. Bytt disse uttrykkene med mer presise formuleringer. Visste du at i forhold til egentlig betyr sammenlignet med? Uttrykket skal kun brukes når det er snakk om faktiske sammenligninger. Vi kan også fokusere på noe, men uttrykk med ordet fokus blir problematisk og ulogisk når vi snakker om stort fokus, bredt fokus og utvidet fokus. 10
Ikke skriv Fylkeskommunen finner at du hjemler rett til tilrettelagt skoleskyss, på bakgrunn av opplysninger gitt i søknad. Varsel vedrørende Du er klageberettiget i forhold til vedtaket. Vi ber om deres snarlige svar, senest to uker etter dette brevs dato. Høringsuttalelse i forhold til forslag til nytt inntektssystem for kommunene Det bekreftes herved at ovennevnte elev er elev ved Rjukan videregående skole, skoleåret 2016/2017. Eleven må fremvise gyldig legitimasjon på forespørsel fra sjåfør. Det har vært et vedvarende fokus omkring arbeid med sykefravær. Skriv heller Fylkeskommunen har kommet fram til at du har rett til tilrettelagt skoleskyss på bakgrunn av opplysningene du har oppgitt i søknaden. Varsel om Du har rett til å klage på vedtaket. Vi ber om at du svarer raskt, senest to uker etter datoen på dette brevet. Høringsuttalelse om forslag til nytt inntektssystem for kommunene Vi bekrefter at Kari Svendsen er elev ved Rjukan videregående skole, skoleåret 2016/2017. Du må vise gyldig legitimasjon når bussjåføren spør. Arbeidet med sykefravær har stått sentralt. Tips Bytt ut upresise uttrykk: i forhold til: i, til, om, for, når det gjelder, i forbindelse med, som gjelder, knyttet til, overfor i henhold til: etter, ifølge, i tråd med, i samsvar med ha/sette fokus på: legge vekt på, arbeide med, prioritere, være oppmerksom på, konsentrere seg om, rette oppmerksomhet mot, stå sentralt, understreke at Vær oppmerksom på bruk av smilefjes! Det kan fort bli for muntlig, og i et brev eller en e-post kan du raskt bli misforstått. 11
4. Bruk et språk leserne forstår og forklar fagbegreper Det kan være uproblematisk å bruke fagbegreper, men de kan også hindre forståelsen. Fagbegreper som ikke blir forklart, forutsetter at leseren forstår dem. I lengre dokumenter kan du vurdere å lage en ordliste over fag begrepene du har brukt. Eksempler på hvordan du kan forklare fagbegreper fra ulike fagområder i Telemark fylkeskommune: Risiko- og sårbarhetsanalyse er en kartlegging av sannsynligheten for og konsekvenser av uønskede hendelser. Etableringsfrekvens er antall ny etablerte foretak som prosent av antall eksisterende foretak i begynnelsen av året. Skolebidrag er det den enkelte skole bidrar til av vekst eller reduksjon i karakter, fra eleven starter på skolen til eleven slutter. Husk at mange ikke kjenner til fagbegreper! 12
5. Bruk et aktivt språk Når vi bruker et aktivt språk, gjør vi det klart hvem som gjør eller skal gjøre noe. Motsatsen til aktive formuleringer er passivsetninger, som ofte skjuler hvem som skal gjøre hva, hvem som har ansvar for noe, eller hvem det er som mener noe. Det kan gjøre teksten mindre tydelig og føre til misforståelser. Byråkratisk språk kjennetegnes ofte av et unødvendig passivt og upersonlig språk. For å gjøre teksten lett å forstå, uansett hvor komplisert den er, bør vi bruke et aktivt språk. Ikke skriv Det gjøres oppmerksom på at det må søkes på nytt i forkant av hvert skoleår og ny dokumentasjon må vedlegges. Dersom vedtak opprettholdes, oversendes saken til Fylkesmannen i Telemark for videre behandling. Hvilke tilskudd blir det søkt om? Søknaden behandles i hovedutvalg for kultur, idrett og folkehelse 15. mai. Alle søknader blir behandlet konfidensielt. Svar på søknad sendes ut innen tre uker etter politisk vedtak. Skriv heller Du må søke på nytt før hvert skoleår og legge ved dokumentasjon. Dersom vi opprettholder vedtaket, sender vi saken til Fylkesmannen i Telemark for videre behandling. Hvilke tilskudd søker du om? Hovedutvalg for kultur, idrett og folkehelse behandler søknaden 15. mai. Vi behandler alle søknader konfidensielt. Vi sender deg svar tre uker etter at hovedutvalget har behandlet søknaden. 13
6. Skriv konkret og bruk flere verb I offentlige tekster har det vært vanlig å bruke mange substantiver der vi egentlig burde bruke verb. Dette gjør språket tungt og abstrakt og dermed vanskeligere å forstå. En effektiv måte å unngå dette på er å gjøre teksten mer konkret ved å bruke verb i stedet for substantiver når du uttrykker en handling. Ikke skriv Vi skal foreta en utredning Fylkeskommunen igangsetter planlegging av Telemark fylkeskommune vil foreta en vurdering av søknaden. Utbetaling skjer inntil to ganger i året. Det ble søkt om løyve Rapporten bes oversendt innen 1. november. Skriv heller Vi skal utrede Fylkeskommunen planlegger å sette i gang med Telemark fylkeskommune vil vurdere søknaden. Vi utbetaler godtgjørelsen inntil to ganger i året. Du søkte om løyve Vi ber dere sende oss rapporten innen 1. november. 14
Substantiv er ord som setter navn på ting, for eksempel søknad, skole og tannklinikk (konkrete ord) eller idé, tid og kunnskap (abstrakte ord). Egennavn som Ole, Drangedal og Kunnskapsdepartementet er også substantiv. LOL, fylkeskommunen skriver så jeg forstår det. Substantivering er når vi lager substantiv av ord som tilhører en annen ordklasse, for eksempel når vi skriver foreta en vurdering i stedet for å bruke verbet vurdere. Tips Substantiveringer slutter gjerne på -ing eller -else. Disse kan vi ofte skrive om til verb. 15
7. Henvend deg direkte og vær imøtekommende I dag er det vanlig å bruke du til privatpersoner og dere til virksomheter og bedrifter. Når vi skriver brev og e-poster, både eksternt og internt, bør vi bruke en hyggelig tone. Dette kan ha mye å si for hvordan leseren oppfatter både innholdet og avsenderen. I brev kan vi gjerne henvende oss direkte til mottakeren. Overskrifter som inneholder pronomen som du eller dere, oppleves som mer konkrete og relevante for leseren, og vil lettere utløse den handlingen vi ønsker. Bruk du og dere Det er ikke lenger vanlig å bruke høflighetsformene De, Dem og Dere. Det oppleves som stivt og bidrar til å skape avstand. Vi skal bruke du og dere som tiltaleform. Hvis leseren skal oppleve at vi er til stede for dem, må vi henvende oss direkte når vi skriver. Unngå tredje person Unngå bruk av tredje person som søkeren, tiltakshaveren, mottakeren eller ubestemt pronomen som man og en. Gjør det lett å se hvem som er avsender Vi skal introdusere Telemark fylkeskommune eller virksomheten tidlig i teksten. For å få en god flyt kan vi for eksempel variere mellom Telemark fylkeskommune, fylkeskommunen og vi. Vi skal ikke bruke formen jeg når vi skriver på vegne av fylkeskommunen. 16
Nei, Fylkesmannen i Telemark jobber ikke i fylkeskommunen. Ring 35 58 61 10 så får du tak i rett person. Ikke skriv Manglende dokumentasjon må innsendes innen 21 dager. Kontakt oss på e-post. Man må følge opp resultatene fra undersøkelsen. Alle elever som starter på offentlig videregående skole i Telemark, får utdelt digitalt utstyr som de skal bruke i læringsarbeidet. Skriv heller Dere må sende inn den manglende dokumentasjonen innen 21 dager. Har du spørsmål? Ta kontakt med oss på e-post hvis du lurer på noe. Som leder må du følge opp resultatene fra undersøkelsen. Du som starter på offentlig videregående skole i Telemark, får utdelt digitalt utstyr du kan bruke i skolearbeidet. 17
8. Lag informative overskrifter Overskrifter skal være lette å forstå for leseren. De skal være korte, konkrete og beskrive innholdet i teksten. Tekstens hovedbudskap bør komme tydelig fram i tittelen. Ikke skriv Enkeltvedtak om deltidselevstatus på Vg1 over to år Behov for tilleggsdokumentasjon Avslag på søknad Fylkeskulturprisen Lærebedrift Overskrifter som bare består av stikkord, gir lite informasjon. Bruk gjerne en fullstendig setning som overskrift. Skriv heller Du har fått innvilget søknaden om å bli deltidselev Du må sende inn tilleggsdokumentasjon Avslag på din søknad om skoleplass Nominer din kandidat til fylkeskulturprisen Har dere lyst til å bli lærebedrift og ta imot lærlinger? Tips Pass på at overskriftene ikke blir for generelle, og at de gir leseren nok informasjon. Bruk gjerne hele setninger som overskrifter, men pass på at de ikke blir for omfattende. Unngå innholdsløse ord som i henhold til, vedrørende og angående. Husk at overskrifter skal være søkbare og enkle å finne i sakssystemet, selv om det helst ikke skal trumfe hensynet til leseren. 18
9. Mellomtitler gjør det enkelt å finne fram Tips Mellomtitler gir leseren god lesehjelp. De strukturerer tekstene og hjelper leseren å navigere i innholdet. De kan også framheve viktig informasjon. En god mellomtittel peker på hovedpoenget i avsnittet den står til. Mellomtitler gjør det enkelt for leseren å finne fram til de mest relevante delene av teksten. Bruk linjeskift for å skape luft luften gjør teksten lettere å lese. Bruk mellomtitler til å framheve det du ikke vil at leseren skal gå glipp av, for eksempel viktige frister eller krav. Bruk hele setninger og spørsmål. Bruk flere mellomtitler enn du er vant til. Vi bør bruke mellomtitler i alle typer tekster på over en halv side. Sett inn avsnitt for å skape luft store tekstblokker er lite leservennlige. Punktlister skaper også luft i teksten, og kan på en oversiktlig måte få fram innholdet. 19
Ikke skriv Vedtak Klageadgang Spørsmål Rapportering Søknadsportal Lærling Stor enighet Hvordan søke Regional planstrategi Skriv heller Vedtak: Søknaden om forlengelse er avslått Du kan klage på vedtaket Har du spørsmål? Dere må rapportere om effektene hvert år Bruk søknadsportalen til å søke om tilskudd Hva er en lærling? Mange av forslagene ble vedtatt Slik søker du om tilskudd Hva er en regional planstrategi? I lengre tekster er det viktig å ha en god innholdsfortegnelse. Det gjør at leseren får oversikt og lett kan finne fram til de delene som er mest relevante. 20
10. Les korrektur og les hverandres tekster Målet er at tekstene vi skriver på vegne av fylkeskommunen skal inneholde minst mulig skrive- og tegnsettingsfeil. Under finner du noen enkle tips for hvordan du kan kvalitetssikre teksten din før du sender den fra deg. Les teksten høyt Når du leser teksten høyt, hører du om du har glemt noe, eller om noen av setningene er for lange eller kronglete. La andre lese gjennom Det er lett å se seg blind på egen tekst. Ikke vær redd for å spørre kollegaer om de kan lese teksten din. Det kan være lurt å spørre en kollega som ikke jobber med det samme som deg. Ikke være redd for å få og gi tilbakemeldinger. Ikke stol blindt på stavekontrollen Et ord kan være riktig skrevet, men feil i sammenhengen. Stavekontrollen i Word tar heller ikke alltid høyde for sammensatte ord på norsk. Du finner både bokmålsordbok og nynorsk ordbok gratis på nettet, se ordbok.uib.no. Ord og uttrykk som ofte skrives feil Under finner du riktig skrivemåte for ord og uttrykk som ofte skrives feil. etter hvert for øvrig i hvert fall i dag i alle fall Husk å sette punktum! En setning bør være på maks 25 ord. 21
Sjekkliste for klare tekster Har du tilpasset teksten til den som skal lese den? Har du plassert hovedbudskapet tidlig i teksten? Har du brukt et oppdatert språk og unngått upresise uttrykk? Har du forklart vanskelige fagbegreper? Har du brukt et aktivt språk? Har du brukt du og dere der det passer? Har du laget en overskrift som forteller hva teksten handler om? Har du brukt mellomtitler for å hjelpe leseren å finne fram? Har du lest gjennom teksten og rettet feil? 22
Tydelig er det nye sexy! Konge! 23
Ord og uttrykk som bør byttes ut Ikke skriv Skriv heller Ikke skriv Skriv heller angående anvendelse avgi avhende dimensjonere disponere fremgå fokus foreligge forestå fremkomme om bruk ofte: gi (fra seg) avstå fra, selge, overføre, overdra tilpasse bruke ofte: være, stå, omtales legge vekt på, arbeide med, prioritere, være oppmerksom på, konsentrere seg om, rette oppmerksomhet mot, stå sentralt, understreke at finnes, være, eksistere lede, ha ansvar for komme fram, oppstå henstille hva gjelder imøtese i forhold til i henhold til be om, oppfordre til når det gjelder se fram til at noe (ventet) vil skje i, til, om, for, når det gjelder, i forbindelse med, som gjelder, knyttet til, overfor etter, ifølge, i tråd med, i samsvar med i medhold av i samsvar med, med hjemmel i, etter implementere initiere inneværende innovativ komplementere innføre, iverksette ta initiativ til, begynne, sette i gang dette, denne fornyende, ny fullføre, gjøre ferdig 24
Ikke skriv konstatere koordinere likeledes lokalisering omfattes av, omfattet av ovennevnte potensial relokalisering vedrørende ytterligere samtlige Skriv heller slå fast samordne også, likeså plassering, sted faller inn under nevnte, som nevnes, er nevnt ovenfor mulighet flytting om, i forbindelse med, som gjelder, som henger sammen med enda (en, mer, flere), nærmere, flere alle Tips Du finner flere ord og uttrykk i Språkrådets kanselliste, se www.sprakradet.no/kansellisten. Kansellisten er en liste med litt stive ord og uttrykk som sjelden brukes i dagligspråket, men som ofte brukes i brev og andre tekster fra det offentlige. Vi rensker opp! 25
Del 2 skriveregler I denne delen av språkprofilen har vi samlet de viktigste tegnsettings- og rettskrivingsreglene. De fleste retningslinjene er offisielle norske regler for tegnsetting og rettskriving. Noen regler er valg vi har tatt for rettskriving i Telemark fylkeskommune. Kommafeil 26
Fylkeskommunens målform Telemark fylkeskommune har nynorsk som administrativ målform. Det har fylkestinget vedtatt. Dette praktiseres slik at alle saksframlegg skrives på nynorsk. Private, kommuner og andre har krav på svar på eget mål. Du skal svare på henvendelser i samme målform som er brukt i brev og e-poster du har mottatt. I andre dokumenter, som for eksempel rapporter, planer og nettekster kan du velge mellom å bruke bokmål eller nynorsk. Tips! Ikke oversett direkte fra bokmål til nynorsk da blir teksten fort bare en sammenblanding av de to målformene. Oi, på nynorsk er et nettbasert innføringskurs. Kurset inneholder grunleggende kunnskap som skal gjøre det lettere å unngå de vanligste feilene når du skriver nynorsk. Se www.sprakradet.no/ nettkurs. Språkrådet har samlet noen av de vanligste bokmålsordene vi trenger synonymer til på nynorsk. Se www.sprakradet.no/ administrativordliste. 27
Stor og liten forbokstav Reglene for når vi skal bruke stor og liten forbokstav er til dels innviklede, men på norsk skal vi som oftest bruke liten forbokstav. Under har vi satt opp de viktigste reglene med eksempler. Egennavn med to eller flere ledd har bare stor bokstav i første ledd. Eksempler: Telemark fylkeskommune Skien videregående skole Notodden tannklinikk Vinje kommune Politiske utvalg og råd skrives med liten forbokstav i løpende tekst, det vil si tekst i setninger og avsnitt. Eksempler: fylkestinget fylkesutvalget hovedutvalg for kultur, idrett og folkehelse Husk også liten forbokstav når du skriver: fylkeshuset ledergruppa styringsgruppa team arkiv avdeling for videregående opplæring 28
Eksempler: fylkesrådmann fylkesordfører samferdselssjef tannlege A a Stillingstitler Stilllingstitler skrives med liten forbokstav. Dette gjelder også når tittelen står under navnet på visittkort, i e-postsignatur og som avsender i brev. Navn på priser og stipend Priser og stipend har liten forbokstav, med mindre de inneholder egennavn, for eksempel hvis du skriver «Telemark fylkeskommunes folkehelsepris». Eksempler: fylkeskulturprisen toppidrettsstipend folkehelseprisen Navn på lover Lover og forskrifter skrives alltid med liten forbokstav. Det eneste unntaket er Grunnloven. Eksempler: opplæringsloven vegtrafikkloven 29
Skriv hele ord unngå forkortelser Når du skriver hele ord blir teksten lettere å lese og forstå. Forkortelser gir ofte dårlig flyt. Dette gjelder for både overskrifter og løpende tekst. Noen ganger kan det likevel være hensiktsmessig å bruke forkortelser, for eksempel i tabeller eller for å unngå gjentakelser av lange navn. Hvis det er plass bør du skrive hele ordet. Forklar alltid forkortelser første gang de brukes, for eksempel pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT). Interne forkortelser Vi bør unngå å bruke forkortelser internt fordi det kan smitte over på eksterne tekster. På den måten sikrer vi også at nyansatte og folk fra andre avdelinger eller virksomheter forstår hva vi skriver om. Forkortelsen TFK (Telemark fylkeskommune) skal vi ikke bruke. Du kan heller variere mellom Telemark fylkeskommune, fylkeskommunen og vi. Noen ganger lager vi interne forkortelser for ganske korte ord. Det er som oftest unødvendig. Skriv heller ordet fullt ut. Forkortelser i tabeller Under finner du eksempler på forkortelser du kan bruke i tabeller: mill. kr mrd. kr kr km Vg1 ca. pr. vgs. fv. rv. 30
Ikke skriv TFK PVS FT FO FR VGO Skriv heller Telemark fylkeskommune, fylkeskommunen eller vi Porsgrunn videregående skole eller skolen fylkestinget fylkesordfører fylkesrådmann videregående opplæring Takk for at du luka ut forkortelsene mine! Tips! For ord du ofte skriver feil kan du legge inn at de rettes automatisk i Word. Trykk «Fil» «Alternativer «Korrektur» - «Alternativer for autokorrektur». Her legger du inn et ord som skal erstatte et annet ord, for eksempel fylkeksommune eller kankjse. 31
Forskjellen mellom bindestrek og tankestrek For å få fram tankestreken på tastaturet holder jeg Ctrl-tasten inne mens jeg trykker på minustegnet på det numeriske tastaturet (til høyre). Det er viktig å skille mellom bindestrek og tankestrek siden dette er to forskjellige tegn med ulike bruksområder. Bindestrek binder sammen til ett ord, eller den står i stedet for et utelatt ord. Eksempler: HMS-arbeidet risiko- og sårbarhetsanalyse drifts- og vedlikeholdsavtale Vest-Telemark Tankestreken brukes ved innskudd og tilføyelser (med mellomrom på hver side): 59 søkere søkte om 2,6 millioner kroner nå har politikerne fordelt pengene. sitat: Det var mange kreative prosjekter i søkerbunken, sier utvalgslederen. tall, tid og rom (uten mellomrom): kl. 09.00 15.00, strekningen Porsgrunn Kragerø, perioden 2017 2018 32
Kommaregler Husk at vi setter komma for at det skal bli lettere å lese, ikke for at det skal bli vanskeligere å skrive. De viktigste kommareglene 1. Det skal være komma mellom helsetninger som er bundet sammen med og, eller, men og for: Telemark fylkeskommune er en offentlig arbeidsplass, og vi har ca. 1600 ansatte. 2. Det skal alltid være tegn foran men, enten komma eller punktum: De søkte om 2 millioner kroner i støtte, men fikk halvparten. 3. Det skal være komma etter en leddsetning som står først i en helsetning: Dersom du ikke allerede er registrert, må du registrere deg som ny bruker. 4. Det skal være komma etter innskutt leddsetning (dette gjelder særlig som-setninger, også der ordet som er utelatt): De som har fått tilskudd i 2017, skal rapportere elektronisk. 5. Det skal være komma mellom sideordnede leddsetninger: Formålet med den nye strategien i Telemark er å vise hvordan fylkets største utfordringer kan møtes mer effektivt, og hvordan utviklingen kan påvirkes i positiv retning. 33
Skrivemåter av dato, klokkeslett, telefonnummer, tall og beløp Dato Bruk både bokstaver og tall for dato i løpende tekst: 7. mai 2017 Bruk bare ordet den når du ikke oppgir måneden: Du får lønn den 12. hver måned. Klokkeslett Bruk fire siffer i klokkeslett med punktum mellom time og minutter: 07.00 og 14.00 Telefonnummer Skriv mobilnummer i grupper på tre, to og tre tall: 950 63 458 Skriv fasttelefonnummer i fire grupper på to og to tall: 35 91 70 00 34
Tall og beløp Skriv tall til og med tolv med bokstaver i løpende tekst: Avdelingen har fire ansatte. Skriv store tall og tall med desimaler med siffer: Fylkeskommunens budsjett er på 3,4 milliarder kroner. Unngå å blande siffer og bokstaver hvis du skal skrive flere tall i samme setning velg én av delene. I tabeller skriver vi alle tall med siffer. Dersom det er viktig å fremheve selve tallet, kan du bruke siffer: Klagefristen er på 2 uker. Skriv siffer med fire tall uten mellomrom: Du må betale 1057 kroner for å melde deg opp som privatist i et fag du ikke har tatt tidligere. Skriv siffer med fem tall eller mer med mellomrom mellom hvert tusen: Telemark har cirka 170 000 innbyggere. Skriv kroner helt ut i løpende tekst. Unngå komma og tankestrek etter beløpet. Store tall: 900 kroner Små tall: ti kroner På norsk bruker vi komma i desimaltall, ikke punktum, og vi bruker flertall av substantivet: 1,5 millioner kroner 35
Skrivemåter av andre tegn Prosenttegn % I løpende tekst skriver vi helst prosent med bokstaver. I en del av våre tekster, for eksempel langtidsprioriteringer, kan det likevel være hensiktsmessig å bruke prosenttegnet. Ofte er leseren på jakt etter nettopp dette for å finne viktige opplysninger. I tabeller og lignende kan du også bruke prosenttegnet. Husk at det skal være mellomrom mellom sifferet og tegnet. Anførselstegn Vi kan bruke anførselstegn når vi siterer tekst. Vi bruker ikke anførselstegn på navn på prosjekter, dokumenter og lignende, for eksempel Regional klimaplan for Telemark. Skråstrek / I sammenhengende tekst er det ofte best å la være å bruke skråstrek, særlig hvis det er uklart hva tegnet skal stå for. Skriv heller eller eller og hvis det er det du mener. Skråstrek kan brukes ved tidsrom: årsskiftet 2017/2018, skoleåret 2017/2018 Kolon : Kolon brukes for å peke på det som kommer etter. Hvis det som kommer etter kolon er et egennavn eller en fullstendig setning, skal det være stor forbokstav. Semikolon ; Semikolon er en mellomting mellom et punktum og et komma og må ikke blandes sammen med kolon. Les om bruk av semikolon på Språkrådets nettsider, www.språkrådet.no. 36
Formatering av tekst Gult er kult, lett å se det er fra fylkeskommunen! Felles for virkemidler som kursiv, fet skrift og understreking er at de har større effekt jo sjeldnere vi bruker dem. Fet skrift og kursiv Velger du fet skrift eller kursiv for å skille ut viktig informasjon, må du bruke det konsekvent. Understreking av ord Vi bruker bare understreking når vi for eksempel lenker til nettsider. Ikke bruk store bokstaver STORE BOKSTAVER ER VANSKELIG Å LESE. Husk å følge vår grafiske profil Vi ønsker at innbyggerne våre skal se og gjenkjenne oss. Designmanualen er et viktig verktøy for å profilere fylkeskommunen, og skape et tydelig og helhetlig uttrykk. I designmanualen finner du blant annet informasjon om bruk av logoer, farger, skrifttyper. Du finner også maler for blant annet rapporter, skilt og bildekor. Les mer på designmanual.t-fk.no. 37
Punktlister Punktlister er en god måte å få fram viktig informasjon på. De viktigste reglene for punktlister Jeg har brukt for mye av livet mitt på lange avsnitt. Informer meg i punktlister! 1. Punktene i en punktliste skal ha samme språklige form. Punktene kan bestå av enten helsetninger, setningsdeler eller enkeltord. 2. Når punktene er fullstendige setninger, skal det være stor forbokstav og punktum til slutt: Søknadsfrist for tilskudd er 15. januar. Søknader må sendes inn elektronisk via vår søknadsportal. 3. Når punktene ikke er fullstendige setninger, skal det ikke være stor forbokstav og punktum til slutt: fag og fagkoder eksamensform forberedelsestid og varighet tillatte hjelpemidler 4. Det skal bare være kolon etter innledningsordene hvis vi ville brukt kolon i vanlig, løpende tekst. 38
Ønsker du mer påfyll? Med e-læringskurset Den gylne pennen får du en innføring i de viktigste klarspråksteknikkene. Ta kurset på www.sprakradet.no/ dengylnepennen. 39
Viktige begreper Klarspråk Klarspråk vil si korrekt, klart og brukertilpasset språk i tekster fra det offentlige. En tekst er skrevet i klarspråk dersom mottakerne raskt finner det de trenger forstår det de finner kan bruke det til å gjøre det de skal Når vi bruker klart språk setter vi leseren først fokuserer vi på handling sparer vi tid og penger gir vi mottakeren en bedre opplevelse Aktiv og passiv På norsk kan setninger stå i enten aktiv eller passiv form. Aktiv: Du må søke på nytt før hvert skoleår. Passiv: Det må søkes på nytt før hvert skoleår. I den aktive setningen sier vi hvem det er som gjør noe. I den passive setningen sier vi ikke hvem som utfører handlingen. På norsk kan vi lage passiv på to måter. S-passiv er mest vanlig, men begge variantene er like passive. S-passiv: Det søkes om Omskrevet passiv: Det blir søkt om Kansellistil Med kansellistil mener vi gammelmodig og oppstyltet språk. Vi bør unngå kansellistil fordi den er tung og upersonlig. Substantivering Overdreven bruk av substantiveringer kalles ofte substantivsjuke. Hvis vi har mange substantiveringer i en tekst, blir den tung å lese, komplisert og abstrakt. Substantiveringer vil si at vi gjør om adjektiver og verb til substantiver der vi egentlig burde bruke adjektiver eller verb. Les mer på side 14 og 15. 40
Kaffe og klart språk. Jeg er klar for en ny arbeidsdag! 41
Gode hjelpemidler Himmel, jeg skjønner jo ingen ting! Kanskje Språkrådet kan hjelpe? Språkrådets nettside www.sprakradet.no har mange gode tips. Du kan også stille spørsmål til Språkrådet på e-post sporsmal@sprakradet.no eller telefon 22 54 19 50. På nettsidene til Klart språk i staten, klarspråk.no, har de samlet mye nyttig informasjon om klarspråk og klarspråksprosjekter i det offentlige. På ordbok.uib.no finner du både bokmålsordbok og nynorskordbok gratis. Med e-læringskurset Den gylne pennen får du en innføring i de viktigste klarspråksteknikkene. Ta kurset på www.sprakradet.no/dengylnepennen. Oj på nynorsk er et e-læringskurs hvor du får en innføring i nynorsk. Kurset gir deg verktøy som gjør deg tryggere på å bruke nynorsk i arbeidshverdagen. Ta kurset på www.sprakradet.no/nettkurs. 42
Om språkprofilen Utgiver av språkprofilen: team kommunikasjon Prosjektgruppa som har jobbet med språkprofilen: Eva Susanne Drugg, team kommunikasjon, prosjektleder Lene Sjølie, avdeling for regional utvikling Anne Cecilie Gundersen og Kristin Berg, avdeling for areal og transport Line Ruud Ørslien, avdeling for kultur Ben Leirvåg, avdeling for videregående opplæring Bjørg Solvor Oterholt, økonomiavdelingen Siv Johanna Dalen, stabsavdelingen Ragnhild Havenstrøm, personal- og organisasjonsavdelingen Ragnhild Nordnes, team arkiv Kilder vi har brukt til språkprofilen: www.klarspråk.no www.språkrådet.no andre språkprofiler: Trondheim kommune, Møre og Romsdal fylkeskommune, Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune, Stavanger kommune og Akershus fylkeskommune kurs i klarspråk i regi av KS Kan dette bli bedre? Tips oss på kommunikasjon@t-fk.no. Gruppa har fått bistand fra NTB Arkitekst ved Louise With. 43
Notater 44
45
Notater Alle illustrasjoner i heftet er hentet fra www.colourbox.com. 46
Lykke til! 47
Telemark fylkeskommune post@t-fk.no www.telemark.no forsiden.portalen.t-fk.no facebook.com/telemarkfylke Postadresse: Postboks 2844 3702 Skien Besøksadresse: Fylkesbakken 6 3715 Skien Sentralbord: 35 91 70 00