Riksrevisjonens språkregler om rettskriving og godt språk

Transkript

1 Riksrevisjonens språkregler om rettskriving og godt språk Oppdatert 22. mai 2012 Dette dokumentet angir hva som skal være praksis i Riksrevisjonen i samsvar med norsk rettskriving og godt språk. Følg alltid disse reglene ved skriving av Dokument 1, 2 og 3. Ved tvilstilfeller, bruk bokmålsordboka på nettet: Her er to linker til nettsider som har det meste av riktig og viktig info rundt språk: Rapportene skal i utgangspunktet skrives i nåtid (presens) 1

2 Innhold Klart språk i staten... 3 Hvorfor?... 3 Hvordan? Innhold Avsnitt Ord Setninger Tegnsetting og rettskriving... 3 Anførselstegn... 3 Dato... 3 Engelsk... 3 Figurer og tabeller... 4 Faktabokser... 4 Forkortelser... 5 Forkortelser, publikasjoner... 5 Fotnoter... 6 Lovhenvisninger, paragrafer o.l. (se også Mal kildehenvisninger og referanseliste)... 6 Hvilken ordform?... 7 Hyperkobling... 8 "I forhold til"... 8 Kapittel vs. punkt... 8 Kjært barn har ett navn... 8 Kort om kommareglene... 8 Kursivering av titler... 9 Overskriftsnivåer... 9 Presist språk for presist?... 9 Prosent eller %?... 9 Punktlister... 9 Sitater Stor og liten forbokstav Tall Tall vs. bokstaver Forkortelser Tallstruktur Tankestrek Skråstrek Utheving

3 Klart språk i staten Hvorfor? Fordi klart språk fremmer demokratiet og rettssikkerheten. Fordi klart språk sparer tid og penger. Fordi klart språk skaper tillit. Hvordan? Tenk over hvem du skriver for og hva vil du at mottakeren skal vite eller gjøre. Følg disse skriverådene: 1 Innhold Kom raskt til saken. Skriv det viktigste først. Skriv kort. Ta bare med det som er relevant for mottakeren. Velg en passe personlig tone. Klarer du ikke å skrive det? Prøv å si det! 2 Avsnitt Lag en tydelig struktur og del teksten inn i avsnitt. Lag overskrifter som passer til innholdet i avsnittene. 3 Ord Bruk heller korte ord enn lange. Forklar vanskelige ord. Ikke bruk vage og upresise ord. 4 Setninger Begrens bruken av passiv. Fortell hvem som gjør hva. For eksempel ikke "Det er gjennomført en undersøkelse av ", men "Riksrevisjonen har gjennomført ". Bruk heller verb enn substantivuttrykk. Skriv heller "endre" enn "foreta endringer". Del opp lange setninger. Forklar én ting om gangen. Sørg for god logisk sammenheng mellom setningene. 5 Tegnsetting og rettskriving Pass på tegnsettingen. Riktig tegnsetting gjør teksten ryddig og lett å lese. Ikke stol på stavekontrollen. Les korrektur eller be en kollega om å gjøre det. Bruk ordbøker! Anførselstegn Bruk alltid dette tegnet: " Anførselstegn inne i et annet sitat? Skriv slik: "Han er en 'særegen' type." Dato Dato i løpende tekst skrives slik: 16. august (Ikke komma etter "august"). Formen kan være aktuell i tabeller (bruk tankestrek, ikke bindestrek). Er det snakk om å angi en periode, er det greit å bruke 2003/04, siden de er "nære". Er det snakk om lengre periode, brukes Engelsk Det er kun dersom det ikke finnes gode norske oversettelser av engelske faguttrykk o.l. at den engelske skrivemåten kan beholdes. 3

4 Figurer og tabeller Alle figurer og tabeller skal ha en tittel. Tittelen skal si kort hva figuren eller tabellen viser. Lengre forklaringer bør stå i hovedteksten. Ikke begynn tittelen med formuleringer som for eksempel "Oversikt som viser besøkstall...", men gå rett på sak: "Besøkstall for ". Det skal ikke være tegn etter tabellnummeret, og ikke punktum til slutt: Tabell 3 Besøkstall for Nasjonalgalleriet Hvis det er få tabeller/figurer, nummerer Tabell 1, Tabell 2 (Figur 1, Figur 2) osv. Hvis det er mer enn 20 tabeller eller 20 figurer, sett hovedkapittelnummeret foran: Tabell 4.1, Figur 5.1 osv. (men ikke f.eks. Tabell 5.2.3) Figurer og tabeller skal være selvforklarende, det skal ikke være nødvendig å lese forutgående forklaringer for å forstå innholdet Introduser eller omtal figurer/tabeller i løpende tekst. En tabell eller et annet grafisk element skal omtales i selve teksten Tall i tabeller: se tallstruktur. Kilder Kilde skal stå under figuren, tabellen eller faktaboksen, ikke i tittelen. Og den angis uten punktum, slik: Kilde: Brukerundersøkelsen Viktig plassering av tabeller og figurer i forhold til teksthenvisningen Henvis alltid til for eksempel "tabell 3" i hovedteksten, eller til "tabellen" hvis det er helt klart at man snakker om én aktuell tabell. Skriv aldri "nedenfor / ovenfor / som figuren viser". Når trykkeriet setter dokumentet i to spalter (slik alle RRs dokumenter blir), plasserer figurer og tabeller seg på en annen måte enn i word-manuset som regel øverst eller nederst på siden (ofte også på siden etter henvisningen). Unngå av samme årsak argumenter som begynner før figuren og fortsetter etterpå. Dette blir én sammenhengende tekst i det satte dokumentet, og vi får avsnitt hvor det står for eksempel "Figur 3 viser abc. Figur 3 viser altså abc." Når det henvises til en tabell i teksten, skal det være liten bokstav: "Det kommer tydelig fram i tabell 7 at " Ved bruk av figurer/tabeller som ikke er produsert på huset: Be om samtykke fra leverandør av det grafiske materialet til at materialet kan benyttes i Riksrevisjonens publikasjon. Faktabokser I Dokument 1, 2 og 3 brukes faktabokser til forklaringer, bakgrunnsinformasjon eller eksempler. Dette skrives rett inn i/ved teksten, selve boksen lager grafiker. Alle faktabokser skal være nummerert, ha en overskrift samt kilde nederst: Eksempel: Faktaboks 1 Eksempler på særavgifter Kilde: Toll- og avgiftsdirektoratet 4

5 Forkortelser Skriv alltid disse ordene helt ut: blant annet eksklusiv eventuelt for eksempel henholdsvis i henhold til ifølge (ikke i følge) i forhold til (betyr å sammenligne) i stedet for (ikke istedenfor) i forbindelse med inklusiv/inkludert kapittel med hensyn til per punkt til og med Disse forkortelsene skal alltid brukes framfor fullstendige ord: ca. dvs. jf. kr (uten punktum) m.a.o. mill. mrd. m.m. mv. mva. nr. o.a. osv. pga. vs. Forkortelser, publikasjoner Fra 1. oktober 2009 ble det nye navn på Stortingets og regjeringens publikasjoner. De får imidlertid ikke tilbakevirkende kraft. Altså: En stortingsproposisjon som kom før 1. oktober 2009, forkortes fortsatt St.prp. nr. xx. Kom den etter 1. oktober 2009, heter den Prop. X S. De viktigste nye publikasjonsbetegnelsene står her i teksten, resten finnes her. Gamle St.meld. nr. xx St.prp. nr. xx Dokument nr. xx Budsjett-innst. S. nr. xx Innst. S. nr. xx kgl.res. Nye Meld. St. X Prop. X S Dokument X Innst. X S Innst. X S 5

6 Lange navn på institusjoner, dokumenter og lignende kan forkortes. Første gang noe blir nevnt, skrives det slik: Statistisk sentralbyrå (SSB). Vær da konsekvent i bruken av forkortelser. Hvis man bytter på, kan det se ut som at man snakker om to ulike etater. Inneholder dokumentet svært mange forkortelser, kan fullstendig navn repeteres ved første gangs omtale/innledningsvis i hvert kapittel. Departementsnavn forkortes ikke, men varier mellom departementets navn fullt ut og "departementet" når dette ikke kan skape misforståelse Hvis et dokument inneholder mange og lite kjente forkortelser, kan det lages en ordliste/begrepsoversikt. Denne plasseres etter innholdsfortegnelsen. NAV er et unntak: NAV er ikke en forkortelse for noe, men skrives likevel med store bokstaver. Hele NAV, med både de statlige og kommunale delene, benevnes også som arbeids- og velferdsforvaltningen (med liten forbokstav). Den statlige delen alene kan omtales som arbeids- og velferdsetaten også dette med liten forbokstav i løpende tekst. Fotnoter Notetall i hovedteksten skal plasseres etter punktum når noten står til hele setningen. Hvis noten bare gjelder et enkelt ord, skal den plasseres rett bak ordet. Sett alltid punktum etter fotnoteteksten. Det skal være parentes etter notetallet (ikke i hovedteksten). Dette gjelder også fotnoter i tabeller, tekstbokser og lignende. Trykkeriet gjør dette. Unngå at samme fotnotetekst gjentas flere ganger etter hverandre. Opplys heller først i teksten eller eventuelt i én fotnote om at kommende avsnitt/punkt/kapittel refererer til kilde x. Lovhenvisninger, paragrafer o.l. (se også Mal kildehenvisninger og referanseliste) Genitivs s utelates ved henvisning til lover med korttittel (for eksempel forvaltningsloven 4, Grunnloven 3). Når man ikke har med hele korttittelen, men bare det siste leddet, skal s-en være med: finnes i lovens 21. For reglement og bestemmelser blir det: økonomireglementet 1, men reglementets 1 bestemmelsenes kapittel 1 Lover skrives med liten bokstav (unntatt Grunnloven), og de skrives med liten forbokstav. Som det står i lov om Riksrevisjonen av 7. mai 2004 nr. 21 (riksrevisjonsloven). Paragrafer Bruk paragraftegnet (ikke skriv ordet paragraf) Det skal være mellomrom mellom paragraf og tall og mellom tall og bokstav ( 345 s) Paragraftegnet skal alltid være foran (jf. 3) Henvises det til flere paragrafer, bruk to paragraftegn (jf. 3 og 4, eller se 3 til 10) Har loven kapittelvis nummerering, bruk 3-2. Det første tallet er for kapittelet, det andre for paragrafen, og det skal være bindestrek mellom tallene. Ved referanse til nummer på punktum og ledd, bruk bokstaver ( 3 første ledd tredje punktum). Det skal ikke være komma mellom ledd og punktum 6

7 Hvilken ordform? Etter norsk rettskriving er det lov å skrive noen ord på flere måter, men i samme tekst skal man velge én form. Følgende ordformer brukes i Riksrevisjonen: ba bygge bygger bygget bygget case casen caser casene (gode alternativ: tilfelle, eksempel) deltaker dro feilene flere fram (ikke frem) første/andre halvår ga gjelde gjelder gjaldt gjeldt har blitt ifølge (i betydningen "etter") ikt/it (små bokstaver) kapittel kapitlet kapitler kapitlene komité komiteen komiteer komiteene konto kontoen konti kontiene lign (ligne, sammenligne) mer målrettede målsetting (ikke målsetning) oppgaveløsing = det å løse oppgaver oppgaveløsning = resultatet av å løse oppgaver (løsningen) overordnede overvåking potensial regnskap regnskapet regnskaper regnskapene saldo saldoen saldoer saldoene ses sju sto telle teller talte talt til stede (ikke tilstede) tredel (ikke tredjedel) ut ifra vel å merke verken har ansvar for (ikke: har ansvaret for) har blitt (ikke: er blitt) Merk forskjellen i formuleringene stille spørsmål om = spørre om (følges av spørreord: hvorfor, hva etc.) stille spørsmål ved om = at man er skeptisk, tvilende, kritisk til noe 'Riksrevisjonen' bør ikke brukes i Dokument 3 før i 'Riksrevisjonens bemerkninger'. Skriftlig dokument = Riksrevisjonen Medarbeidere ute i felten = Revisjonen 7

8 NB! Ordene "vi", "jeg" og "man" brukes ikke. Hyperkobling Hyperkoblinger (understreking i web-adresser) skal fjernes fra teksten. (De forekommer ofte i fotnoter.) Ikke slik: Men slik: For å fjerne hyperkoblinger: hold musepekeren over web-adressen, høyreklikke og velg "Fjern hyperkobling". "I forhold til" "I forhold til" benyttes stadig mer i stedet for andre og mer presise preposisjoner. Bruk det bare i sin riktige betydning, som er "sammenlignet med". Her er noen alternativer: overfor om med for knyttet til i forbindelse med når det gjelder med tanke på med henblikk på Kapittel vs. punkt Ordet kapittel skal kun brukes om hele kapitler, som for eksempel kapittel 3, kapittel 4 osv. Overskrifter av typen 3.4, 3.5 osv. refereres til som punkt 3.4, punkt 3.5 osv. Kjært barn har ett navn I Riksrevisjonens publikasjoner har ikke kjært barn mange navn: Sjekk at prosesser, virksomheter, prosjekter o.l. refereres til med ett navn. Kort om kommareglene Enkelte ord opptrer ofte med komma i nærheten av seg. Viktigst av disse (med hyppig forekomst) er bindeordene: men, at, fordi og som. Her er to grunnleggende kommaregler: Regel 1: Komma etter leddsetning som kommer foran hovedsetning Dersom en leddsetning kommer foran en hovedsetning, skal det være komma mellom dem. En leddsetning kjennetegnes ved at den som regel begynner med et bindeord. De vanligste bindeordene er: når, da, fordi, at, hvis, som, ettersom, enda. Hvis du leser setningen for deg selv, vil du merke at det er naturlig med en pause der kommaet skal være: "Da våren kom, var alt arbeidet ferdig." "Som ledelsen allerede har annonsert, blir det lønnsforhøyelse på alle til høsten." Regel 2: Komma mellom sideordnede setninger To sideordnede setninger kan være to hovedsetninger eller to leddsetninger. De er bundet sammen med ett av disse bindeordene: og, eller, men, for: "Han var glad og fornøyd, men hun var trist og lei seg." (To hovedsetninger) "Jeg skal si det hvis du er grei, og hvis du lover å ikke si det videre." (To leddsetninger) 8

9 Det bør være komma mellom de enkelte ledd i henvisninger: "årsrapport 2008, side 9, note 8" Kursivering av titler Kursiver tittelen på stortingsdokumenter slik: St.meld. nr. 4 ( ) Toll og avgift på biler. Titler på rapporter skilles ut med kursiv. Titler på kapitler settes i anførselstegn: "Som nevnt i kap. 2 'Revisjonskriterier', er det vektlagt " Kursiver også tittelen på kapitler og poster fra statsbudsjettet: kapittel 4618 Skatteetaten, post 10 Tilbakebetaling Overskriftsnivåer Alle overskrifter må være stilet på en konsistent måte. Bruk Overskrift 1, 2, 3 osv. fra stilmenyen i Word. (Ikke marker overskrifter ved bare å bruke normal + fet eller normal + kursiv.) Overskriftsnivåene stiles normalt på denne måten: nummerering på inntil tre nivåer (1, 1.1, 1.1.1) (henholdsvis overskrift 1, 2 og 3) første unummererte nivå i fet skrift (lagt inn som overskriftsstil 4) andre unummererte nivå i kursivert skrift (lagt inn som overskriftsstil 5) Overskriftsnivå 1 og 2 skal nummereres. Presist språk for presist? Klart og tydelig språk er viktig i Riksrevisjonen, men blir av og til overdrevet. Resultatet er unødig lange og tunge setninger. Eksempel: Figuren viser at 35 prosent av avdelingene av og til eller sjelden evaluerer resultatene når engasjementet er avsluttet, mens en nesten like stor andel oppgir at de ofte evaluerer resultatene etter engasjementets avslutning. Skriv heller: Figuren viser at 35 prosent av avdelingene av og til eller sjelden evaluerer resultatene når engasjementet er avsluttet, mens en nesten like stor andel oppgir at de ofte gjør det. Prosent eller %? Skriv "prosent" i løpende tekst. Etter tall i tabeller er det som regel best å bruke %- tegnet, og da skal det være mellomrom mellom tallet og %-tegnet: 45 %. Punktlister Bruk punktlister når det er mulig, det gir god oversikt for leseren. I alle dokumenter skal det brukes kulepunkter ( ) på punktlister, ikke bindestrek (-) eller asterisk (*). Hvis det er større partier/flere setninger, kan man bruke kolon foran punktlista og begynne hvert punkt med stor forbokstav. Men hvis punktene er del av den setningen som innleder oppstillingen, bruk små forbokstaver, for eksempel slik: Store forbokstaver brukes som forbokstav i navn for å vise at noe begynner 9

10 Merk at når man leser ordene før lista sammen med hvert enkelt punkt i lista, skal dette til sammen bli en fullstendig setning. Hvert punkt i en punktliste skal ha samme grammatiske form. Bland ikke fullstendige og ufullstendige setninger. Nummererte lister (tall eller bokstaver) brukes kun på problemstillinger eller ved rene prioriteringslister. Bruk parentes bak bokstaver: a), men ikke bak tall. Det skal ikke stå punktum bak tallene: 1 I hvilken grad er Riksrevisjonens rapporter med på å styre samfunnsutviklingen? a) Hvor lang er en ål? Sitater I Dokument 1 og 3 settes alle sitater i anførselstegn. Hvis sitatet består av mer enn tre setninger, skilles sitatet ut som et eget avsnitt med blanklinje før og etter, og rykkes inn (også disse sitatene skal ha anførselstegn). Sitater skal gjengis helt nøyaktig. Hvis man må endre på noe for å få det til å passe inn, markeres dette med klammer, som her hvor stor bokstav er endret til liten: Det følger av aksjeloven 20-4 (1) at "[s]tyret velges av generalforsamlingen". Riksrevisjonen kan ikke se å ha mottatt verken innkalling til eller protokoll... Opplagte skrivefeil kan rettes uten å markere det Hvis noe er utelatt midt i sitatet, markeres det slik: [...] Dersom punktumet opprinnelig hørte til i sitatet, skal det være innenfor anførselstegnet Stor og liten forbokstav Lover skal alltid ha liten forbokstav, også når de skrives fullt ut: Det står i lov 7. mai 2004 nr. 21 om Riksrevisjonen (kortform: riksrevisjonsloven). Eneste unntak er Grunnloven. Instrukser, forskrifter og reglementer følger samme standarder som lover. Her vises det til Mal kildehenvisninger og referanseliste som ligger på Forum under Skriveveiledning. - Komiteer og utvalg har liten forbokstav: kontroll- og konstitusjonskomiteen - Liten s i "staten" - Selv regjeringen skrives alltid med liten forbokstav Det skal være stor forbokstav etter kolon dersom det som følger etter kolonet er en helsetning. Ellers skal det være liten forbokstav. Eks.: "Hun var sikker i sin sak: Dette måtte følges opp." "Han kjøpte to sorter frukt: epler og bananer." Alle etatsnavn skal ha liten bokstav; for eksempel toll- og avgiftsetaten og skatteetaten. (Men Toll- og avgiftsdirektoratet og Skattedirektoratet.) Det brukes stor forbokstav når det er tale om institusjonen og liten når det er tale om personen: Barneombudet/barneombudet Fylkesmannen/fylkesmannen Riksadvokaten/riksadvokaten 10

11 Tall For å unngå at et tall deler seg på to linjer, trykk: Ctrl + Shift + mellomrom Øre skal ikke med i Riksrevisjonens rapporter. Ordet prosent brukes i løpende tekst, mens prosenttegnet % brukes i tabeller. Det er lov å avrunde! Tall vs. bokstaver Små tall (til og med tolv) skrives med bokstaver. Det var én kommune som ikke svarte på spørreskjemaet. Riksrevisjonen har sett nærmere på tre hovedproblemstillinger. Store tall skrives med siffer Riksrevisjonen har intervjuet 18 personer. Norge ga bistand til 60 land. Unntak for nøyaktige kronebeløp. Det ble brukt 2 mill. kroner på det området. Ved bruk av små og store tall i samme setning brukes siffer også på små tall. 7 av 15 fylkeskommuner svarte på undersøkelsen. Det er greit å begynne en setning med tall så lenge den står i sammenheng med foregående setning. Riksrevisjonen spurte 18 personer. 12 av dem var usikre. Bruk alltid tall ved beløp, prosentangivelser og andre måleenheter 2 mill. kroner 4 prosent 8 kilometer / 8 km Forkortelser Millioner og milliarder skal alltid forkortes til mill. og mrd. ved beløp. Bevilgningen økte med 40 mill. kroner. Korrekte forkortelser kr (uten punktum) mill. (med punktum) mrd. (med punktum) Tall under millionen angis med forkortelsen kr, som settes før beløpet. Ved million- og milliardangivelser skrives kroner helt ut, etter beløpet. Kostnadene kom på kr Stortinget har bevilget 4,2 mill. kroner Når tallet står med forkortet målenhet, brukes siffer. 2 kg 10 m 25 km Når måleenheten ikke forkortes, brukes bokstaver. ni kroner fem meter 11

12 Tallstruktur Firesifrede tall skrives uten mellomrom, uavhengig av benevningen tusen/mill./mrd. Kr mill. kroner Fem sifre eller mer skrives i grupper på tre og tre kroner mrd. kroner Unntak fra dette i tabeller: I tabeller med femsifrede tall skrives også firesifrede med mellomrom (gjelder ikke årstall!). Som regel brukes bare ett desimal etter komma ved million- og milliardbeløp. 388,9 mill. kroner 2,7 mrd. kroner Tankestrek Bindestreken er kort, tankestreken lang (trykk Ctrl + minustegnet øverst til høyre på tastaturet). Tankestreken brukes uten mellomrom når den binder sammen, men med mellomrom når den angir pause. Bruk tankestrek her: Meld. St. 3 ( ), 2 5 (men 2-1), i perioden 1. mai 20. september (eller: i perioden fra 1. mai til 20. september), mill. kroner. Oslo Trondheim Tromsø Skråstrek Det skal være mellomrom på hver side av skråstreken bare hvis det som står på én eller begge sider av skråstreken, består av to eller flere ord. Utheving I Dokument 1 og 3 skal alle uthevinger stå i kursiv ikke med fet eller understreking. Vurder bruken av utheving; det kan være at et ord eller uttrykk markerer seg godt uten at det er uthevet. 12