SUNNMØRE KONTROLLUT\/ALSEKRflARIAT IKS MØTEINNKALLING 03.10.2017 Kopi til: Deltakarkommunane Mprl1pmmqne i Representantskapet Det blir med dette kalla inn til møte i Representantskapet torsdag 19. oktober 2017 kl. 12.30 i4. etasje i Lerstadvegen 545. SAKLISTE: Sak 05/17 - Godkjeru'iingavmøtebokfråmøteO4.05.2017 «06/17 - Budsjett2018ogøkono'i'niplan-SunnmøreKontrollutvalsekretariatIKS «07/17 - Regulering av godtgjersle til styre og representantskap i Suøre Kontrol1utva1sekretariat IKS «08/17 - Diverseorienteringar Eventuelt Dersom det er vanskeleg å møte, gi beskjed på telefon 7017 21 58, 45 91 48 52 eller e-postadresse harald.rogie@!sksiks.no Torgrim B. Finnes leiar i representantskapet Postadresse Postboks 7881 Splelkavik Besøksadresse Lersiadvegen 545 Telefon 7017 21 58 /97 60 57 83 TelefakS 7017 21 51 Bankkonto 6543 05 2447 4 6022 Alesund E-postadresse kontrollutvalg@konttollulvalg.no Foretaksregisteret NO 8891171 92
SUNNMØRE KONTROLLUTV ALSEKRET ARIAT IKS Representantskapet MØTEBOK Møtedato: 4.mai 2017, kl. 13.00 Møtestad: Lerstadvegen 545, 4. etg. i SKS IKS sine lokalar Møtet vart leia av Torgrim B. Finnes. Elles til stades: Jonas Falch, Stordal, Gunnar O. Morsiu'id, Giske, Gudmund Relling, Norddal, Rolf Bergmann, Sykkylven, Sigrid Eidsvik, Haram, Svein Ove Søholt, Sandøy, Helge Kvame, Stranda, Rolf Liebich, Skodje, Målfrid Sjåstad, Ørskog = lo voterande Knut Helge Vestre, Ørskog, RobinMikal Sørlie, Midsund, RonnyBlomvik, Sula og ThorHansen, Ålesund hadde forfall. Frå styret møtte styreleiar Inge Gjærde, nestleiar Terri-Ann Senior frå sak 03/17 og styremedlem Dag Oksnes. Frå administrasjonen møtte: Dagleg leiar Harald Rogne. Det var ingen merknader til innkalling og sakliste. SÅK 01/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRÅ MØTE 29. SEPTEMBER 2016 Representantskapet sitt samrøystes vedtak: Møteboka frå møte 29. september 2016 blir godkjent. SAK 02/17 REKNESKÅP 2016 - SUNNMØRE KONTROLLUTVÅLSEKRETARIAT IKS Saksdokument frå kontrol1utva1sekretariatet datert 27.04.2017
Itu'istilling frå styret datert 14.03.2017 Representantskapet sitt samrøystes vedtak: Representantskapet godkjenner rekneskap 2016 for Sunnrnøre kontrollutva1sekretariat IKS med eit underskot på kr 92.221, -. SAK 03/17 ERFARINGSUTVEKSLING Kvart medlem ga ei orientering om saker firå eigen kornrnune. Representantskapet sitt samrøystes vedtak: Representantskapet tek saka til orientering. 04/17 DIVERSE ORIENTERINGÅR Dagleg leiar orienterte om saker fråprosjektgnuppa fornye Ålesund. Leiar irepresentantskapet orienterte om dagleg leiar skal slutte snart og at møtet var det siste møtet med noverande dagleg leiar. Representantskapet sitt samrøystes vedtak: Representantskapet tek saka til orientering. Torgrim B. Finnes leiar i representantskapet (sign.)
SUNNMØRE KONTROLLUTV ALSEKRET ARIAT IKS Representantskapet Dato: 03.10.2017 SAK 06/17 BUDSJETT 2018 0G ØKONOMIPLAN - SUNNMØRE KONTROLLUTVÅLSEKRETARIAT IKS Som vedlegg følgjer: * Fors1agtilbudsjett20l8-SunnmøreKontrollutva1sekretariatIKS ø Økonomiplan 2018-2021- Sunnmøre Kontrollutvalsekretariat IKS Budsjettforslaget er sett opp i samsvar med 18 i Lov om interkommunale selskap og skal gi eit realistisk bilete av verksemda og det forventa resultatet av drifta for 2018. Den enkelte deltakarkommune sin budsjetterte andel for 2018 er ei teknisk utrekning i samsvar med selskapsavtalen der også forventa medgått tid er ein faktor. Budsjettforslaget for 2018 er sett opp med utgangspunkt i rekneskapslova sine regler og Norsk Standard kontoplan 4102. Det blir elles vist til budsjettkommentarane. Tabellen nedanfor viser deltakarkommunane sin budsjetterte andel for 2018. Kommune Fordeling etter eigardel korrigert for till./frådrag Etter medgått tid Sum Ålesund 184.708 + 48.024 240.000 472.732 Haram 92.354 + 24.012 80.000 196.366 Sykkylven 92.354 + 24.012 102.000 218. 366 Sula 92.354 + 24.012 85.000 201.366 Giske 92.354 + 24.012 80.000 196.366 Stranda 92.354 101.OOO 193.354 Sko4ie 92.354 90.000 182.354 Ørskog 92.354-24.012 86.000 154.342 Midsund 92.354-24.012 70.000 138.342 Norddal 92.354-24.012 90.000 158.342 Sandøy 92.353-36.018 91.000 147.335 Stordal 92.353-36.018 85.600 141.935 Sum 1.200.600 1.200.600 2.401.200
På bakgtaunn av ovanståande og vedlegga blir styret sitt budsjettframlegg lagt fram for representantskapet med forslag om slik i n n s t illi n g: l. Budsjett 2018 for Sunnrnøre Kontro11utvalsekretariat IKS med økonomiplan blir vedteke slik det ligg føre i vedlegg nr. 1jf. også fordelingstabellen ovanfor. 2. Deltakerkomrnunene betaler inn sin budsjetterte del av utgiftene med 1/3 med forfall l. mars 1. juli og 1. november i budsjettåret. Harald Rogne dagleg leiar
Vedlegg I Budsjett 2018 SUNNMØRE KONTROLLUTV ALSEKRET ARIAT IKS Budsjett Budsjett Regnskap 2018 2017 2016 Driftsinntekter 3010 Deltakarkomrnunar, avg.firi 2 401 200 2189 100 2107 201 3020 Diverse inntekter Sum driftsinntekter 2 401 200 2 189 100 2 107 201 Driftskostnader Lønmkostnader m.m. 5010 Fastlønn 1040000 998 000 965 862 5050 Fastbilgodtgjersle 0 11000 13 512 5220 Fritelefonpl. 0 0 4392 5292 Motkontofritlfpl. 0 0-4392 5330 Godtgierslestyreogrepresentantskapet 100000 77000 103623 5410 Arbeidsgiveravgift 176000 167000 173962 5430 AndelarbeidsgiverKLP,avgiftspliktig 106000 87000 105724 5440 ReguleringspremieKLP 35 000 35 000 38 244 5920 Ulykkesforsikring 5950 Gruppelivsforsikririg Sum lønnskostnader 1457 000 1375 000 1400 927 Nedskriving på driftsmidler 6050 Nedskrivingvarigedriftsmidler 0 0 0 Sumnedskrivingpådriftsmid1er 0 0 0 Åndre driftskostnader 6210 Medlemskontingenter og OU kontingent 42 000 59 000 39 852 6300 Leigeavlokaler 79000 77000 77655 6340 Strøm IOOO 1000 613 6360 Reinhald 4400 4200 4288 6430 EDB-utgifter 45000 17000 8615 6700 Revisjonshonorar 14000 13000 13000 6720 Honorarrekneskapsførar 32 000 31000 28 500 6780 Kjøpavkontortenester 195000 92000 0 6790 Kjøp av advokattenester 365 000 350 000 347 017 6800 Kontorutgifter 33000 33000 152181 6860 Møter, kurs, oppdatering mv. 52 000 52 000 50 082 6870 Kurs og kostnad kontrollutval 25 000 25 000 24 226
Vedlegg 1 Budsjett 2018 SUNNMØRE KONTROLLUTV ALSEKRETARIAT IKS Budsjett Budsjett Regnskap 2018 2017 2016 6900 Telefon 14 000 12 000 13 928 6940 Porto 10000 10000 9155 7050 Ulykkes- og fritidsforsikring 2 400 2 400 2 372 7060 Forsikringinventar 0 0 0 7100 Bilgodtgiørelse ansatte,oppgavepliktig lo OOO 12 000 8 546 7101Passasjertillegg 90 7105Øreavrunding 3 7110 Bilgodtgjørelsestyreogrep.skapetoppg.pl. 8000 10000 7663 7130 Reiseutgifter og diverse utlegg ansatte, oppgaveplikti 4 500 6 000 3 855 7140 Reiseutgifter og diverse utlegg styre, oppgavepliktig 3 000 5 000 2113 7150 Diettkostnad ansatte, oppgavepliktig 1000 looo 0 7770 Bank- og kontogebyr 6 228 Sumandredriftskostnader 940300 818 loo 799 982 Sum driftskostnader 2 397 300 2187 600 2 200 909 Driftsresultat -3 900 1500-93 708 Finansinntekter og finanskostnader 8040 Renteinntekter 1600 4000 1487 8150Renteroggebyr 5500 5500 Resultatavfinansposter 3900-1500 1487 8800Resu1tat 0 0 92221
Kommentarar til budsjettforslaget for 2018 Budsjettfiramlegget for 2018 er sett opp med utgangspunkt i rekneskapslova sine reglar og Norsk Standard kontoplan 4102. Nedanfor er det gitt kommentar til nokre av postane. Konto 301 0 - inntekter frå deltakarkommunane Dette er budsjettert tilskot frå deltakarkomrnunane som utgjer selskapet sine inntekter. Den enkelte kornrnune sin del av budsjettet er ei teknisk utrekning med heimel i selskapsavtalen FS) 6. Konto 5010 Fast lønn Budsjettposten skal dekke forventa lønn til dagleg leiar og ei 10% rådgjevarstilling. Konto 5330 Godtgiersle til styre og representantskap Forutan møtegodtgjersle skal budsjettposten dekke evt. tapt arbeidsforteneste til medlemar av styre og representantskap. Konto 5410 Årbeid,y,ievaravzift Arbeidsgjevaravgift 14,1 % blir rekna av lønnskostnader inkl. premie til KLP Konto 5430Andel arbeids5zievar KI,P, avgiftsp1ikti5z Beløpet er stipulert. Korito 6430 Her er lagt inn midlar til eventuelt nytt saksbehandlingssystem. Konto 6780 oz 6800 Posten gield kjøp av eksterne tenester ikontrollutvalsekretariatet, kontortekniske tenester og eventuelle andre tenester som utgreiingsarbeid, overlapping ny dagleg leiar m.v.
Vedlegg 2 Økonomiplan 2018-2021 SUNNMØRE KONTROLLUTV ALSEKRETARIAT IKS Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett 2018 2019 2020 2021 Driftsinntekter 3010 Deltakarkommunar avg.fri 2 401 200 2 401 200 2 401 200 2 401 200 3020 Diverse inntekter avg.fri Sum driftsinntekter 2 401 200 2 401 200 2 401 200 2 401 200 Lønnskostnader m.m. 5010 Fast lønn 1040 000 1040 000 1040 000 I 040 000 5050 Fastbilgodtgjersle 0 0 0 0 5330 Godtgjørelse styre og representantskap 100 000 100 000 loo OOO loo OOO 5410 Arbeidsgiveravgift 176000 176000 176000 176000 5430 Andel arbeidsgiver KLP, avgiftspliktig 106 000 106 000 106 000 106 000 5440 Regu1eringspremieKLP 35000 35000 35000 35000 5920 Ulykkesforsikring 5950 Gruppe1ivsforsikring Sum lønnskostnader 1457 000 1457 000 1457 000 1457 000 Nedskriving på driftsmidøer 6050 Nedskrivingvarigedriftsmid1er 0 0 0 0 Sumnedskrivingpådriftsmidler 0 0 0 0 Andre driftskostnader 6210 Medlemskontigenter 42 000 42 000 42 000 42 000 6300 Leieavlokale 79 000 79 000 79 000 79000 6340 Strøm looo 1000 1000 looo 6360 Renhold 4400 4400 4400 4400 6430 EDB-utgifter 45 000 45 000 45 000 45000 6700 Revisjonshonorar 14000 14000 14000 14000 6720 Honorarregnskapsførar 32000 32000 32000 32000 6780 Kjøpavkontorteneste 195000 195000 195000 195000 6790 Kjøpavadvokattenester 365000 365000 365000 365000 6800 Kontorutgifter 33 000 33000 33 000 33000 6860 Møte, kurs og oppdatemg 52 000 52 000 52 000 52 000 6870 Kurs og kostnad kontrollutvalg, kommunene 25 000 25 000 25 000 25 000 6900 Telefon 14000 14000 14000 14000 6940 Portooggebyr loooo 10000 IOOOO 10000 7050 [nykkes og fritidsforsikring 2 400 2 400 2 400 2 400
Vedlegg 2 Økonomiplan 2018-2021 SUNNMØR_E KONTROLLUTV ALSEKRETARIAT IKS Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett 2018 2019 2020 2021 7100 Bilgodtgjørelse ansatte, oppgavepliktig 10 000 10 000 lo OOO lo OOO 7110 Bi1godtgjøre1sestyreogrep.skapetoppg.pl. 8000 8000 8000 8000 7130 Reiseutgifter og diverse utlegg ansatte, oppg.pl. 4 500 4 500 4 500 4 500 7l40 Reiseutgifter og diverse utlegg styre, oppg.pl. 3 000 3 000 3 000 3 000 7150 Diettkostnad ansatte, oppg.pl. 1000 1000 1000 1000 Sum andre driftskostnader 940 300 940 300 940 300 940 300 Sum driftskostnader 2 397 300 2 397 300 2 397 300 2 397 300 Driftsresultat 3900 3900 3900 3900 Finansinntekter og fin-a-nsko- Grn-a-dår-- - 8040 Renteinntekter 1600 1600 1600 1600 8150 Renteroggebyr 5500 5500 5500 5500 Resu1tatavfinansposter -3900-3900 -3900-3900 8800 Resultat 0 0 0 0
SUNNMØRE KONTROLLUTV ALSEKRET ARIAT IKS Representantskapet Dato: 03.10.2017 SAK 07/l7 REGULERING AV GODTGJERSLE TIL STYRE OG REPRESENTANTSKAPI SUNNMØRE KONTROLLUTVÅLSEKRET ARIAT IKS Etter kornmunelova 41 har den som har eit komrnunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv krav på skyss-, kost- og overnattingsgodtgjersle for reiser, som følgje av vervet sitt etter gjeldande regler. Tap av inntekt og påførte utgifter som følgje av kornrnunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv skal godtgjerast opp til et visst beløp pr. dag. Det skal vidare fastsettast ulike satsar for legitimerte og ulegitimerte tap. Det følgjer vidare av kornrnunelova 42 at den som har eit kornmunalt eller fylkeskornrnunalt tillitsverv, har krav på godtgjøring for sitt arbeid etter nærare regler. Eksisterande godtgjørelse er følgjande: ø Godtgjering for arbeidet i representantskapet og styret blir sett til kr 1.600,- pr. møte. Leiar i representantskapet og leiar i styret skal ha fast årleg godtgjersle med tillegg av godtgjersle per møte. Godtgiersle til styreleiar utgjer kr 21.700,-. Godtgjersle til leiar av representantskapet utgier kr 7.700,-. Dersom funksjonstida er under eitt år, blir den faste godtgjersla avkorta forholdsmessig. * Nestleiar i representantskapet og nestleiar i styret skal ha kr 2.150,- i godtgjersle pr, møte, dersom dei må tre inn å leie møtet i leiarens fråvær. Styret har laga forslag til satsar for 2018 som går fram under. Styret si samrøystes innstilling: Godtgjering for arbeidet i representantskapet og styret blir sett til kr 1.650- pr. møte. ø Leiar i representantskapet og leiar i styret skal ha fast årleg godtgjersle med tillegg av godtgiersle per møte. Godtgjersle til styreleiar utgjer kr 22.300,-. Godtgjersle til leiar av representantskapet utgjer kr s.ooo,-. Dersom funksjonstida er under eitt år, blir den faste godtgiersla avkorta forholdsmessig.
ø Nestleiar i representantskapet og nestleiar i styret skal ha kr 2.300- i godtgjersle pr. møte, dersom dei må tre inn å leie møtet i leiarens fråvær. Harald Rogne dagleg leiar