NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 18.11. 2014 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 023/14 Orientering om barnevern i Interkommunalt samarbeid og Namsskogan spesielt som deltakerkommunen v/ Trine Gartland Gåsbakk 024/14 Referatsaker 025/14 Orientering fra rådmannen «Budsjettmessig status 3. kvartal» 026/14 Kontrollutvalgets årsplan - møteplan 2015 027/14 Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 028/14 Orientering fra revisor statusrapporter 029/14 Forvaltningsrevisjonsrapport samhandlingsreformen. Orientering fra revisor sak 028/14 vil bli behandlet i lukket møte jf. koml. 31.2, fvl. 13. Steinkjer, den 07.11. 2014 Heider Sæther (sign.) Leder Jorunn Sund Kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 95985828 e-post: jorunn.sund@komsek.no
SAK 023/14 ORIENTERING OM BARNEVERN I INTERKOMMUNALT SAMARBEID OG NAMSSKOGAN SPESIELT V/ TRINE GARTLAND GÅSBAKK Kontrollutvalget 18.11. 2014 Jorunn Sund 023/14 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker en orientering fra barnevernets leder Trine Gartland Gåsbakk om barnevern som interkommunalt samarbeid, og Namsskogan spesielt som deltakerkommune. o Hva får Namsskogan igjen av tjenester i forhold til de kostnader kommunen har for barnevern? Hvilke tiltak for barn finnes innen barnevernet? Og hvilken hjelp gis i kommunen? o Kostnader / type kostnader: o Tiltak o Forebyggebyggende barnevern. o Bekymringsmeldinger o Utvikling over år o Hva sees av endring? Kontrollutvalgets oppgaver i forhold til vertskommunesamarbeid er nedfelt i kommuneloven 28 a. dernest en veileder fra kommunal og regionaldepartementet. Vurdering Det er viktig at kontrollutvalget får en orientering om barnevernet i kommunen. Barnevernet i Namsskogan er interkommunalt samarbeid, der Namsskogan er 1 av 6 deltakerkommuner med Grong som vertskommune. Kontrollutvalget Et vertskommunesamarbeid er en del av virksomheten til den kommunen som er vertskommune for samarbeidet. Kontrollutvalget i (verts)kommunen skal derfor etter de vanlige reglene i kommuneloven 77 føre løpende tilsyn også med den delen av virksomheten i kommunen som dreier seg om saker som er delegert fra de andre kommunene i samarbeidet. Kontrollutvalget i samarbeidskommunen skal ikke føre tilsyn med den interne driften i vertskommunen. Det følger imidlertid av reglene for samarbeidsavtalen at avtalen skal inneholde bestemmelser om underretning til deltakerne om
vedtak som treffes i vertskommunen. Disse opplysningene har kontrollutvalget i samarbeidskommunen full innsynsrett i. På grunnlag av opplysningene kan kontrollutvalget for eksempel undersøke om samarbeidet skjer innenfor rammen av det som er avtalt. Opplysningene vil også være viktig for å kunne vurdere om samarbeidet er egnet til å realisere de målsetningene kommunestyret har satt for samarbeidet. Det vil gi kontrollutvalget et godt innblikk i egen kommunen. SAK 024/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget 18.11.2014 Jorunn Sund 024/14 425-1740-5,3 Referatene tas til orientering. Referat Vedlagt/Ikke 1 Orientering fra sekretær Ikke vedlagt 2 Orientering fra ordfører Oppfølging vedtak sak 013/14 den 21.01.14 Selskapskontroll NAMAS vekst AS 3 NKRF Kontrollutvalgskonferanse 2015 vedlegg 4. FKT (forum for kontroll og tilsyn) Konferanse 2015 vedlegg SAK 025/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN «Budsjettmessig status 3. kvartal» Kontrollutvalget 18.11. 2014 Jorunn Sund 025/14 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Ikke trykte vedlegg
Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker at rådmannen går igjennom budsjettmessig status for Namsskogan kommune til og med 3.kvartal 2014. Med spesielt vekt på helse og sosial. Vurdering Det er viktig at kontrollutvalget og rådmannen har en god dialog. Kontrollutvalget vil be rådmannen orientere i enkelte saker etter behov. Det vil gi kontrollutvalget god innblikk i egen kommunen. SAK 026/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2014 Kontrollutvalget 18.11.13 Jorunn Sund 026/13 425-1740-5.3 : 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsplan for 2015 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. til kontrollutvalget 1. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan m/ møteplan for 2015. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll. Saksopplysninger Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2015 følger vedlagt denne saken. Planen er utarbeidet på et overordnet nivå, og inneholder ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen for 2015 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet.. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Kontrollutvalget bør alltid ha rom til å omprioritere innenfor planen dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid, - eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering.
SAK 027/14 VURDERING AV OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR ER SIN UAVHENGIGHET Kontrollutvalget 18.11.14 Jorunn Sund 027/14 425-1740-5.3 : 1. Kontrollutvalget tar den avgitte uavhengighetsvurdering datert 10.09.2014 oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, til orientering. 1. Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert 10.09.14 vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor sin uavhengighet. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, samt påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen slik at den foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jfr. revisjonsforskriftens 15. Fra og med 01.09.2014 er det egne oppdragansvarlige revisorer for hhv. regnskaps- og forvaltningsrevisjon. SAK 028/14 ORIENTERING FRA REVISOR «STATUSRAPPORT» Kontrollutvalget 18.01. 2014 Jorunn Sund 028/14 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Ikke trykte vedlegg
Saksopplysninger Revisor vil orientere om det pågående revisjonsarbeidet. Vurdering Da det vil bli gitt informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. SAK 029/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SAMHANDLINGSREFORMEN Kontrollutvalget 18.11. 2014 Jorunn Sund 029/14 425-1740-5.3 Kommunestyre 1 Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrapport av samhandlingsformen. 2 Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen innen 30.04.15. gjøre reformens formål mer kjent for ansatte, brukere og innbyggerne i kommunen. 3. Skriftlig tilbakemelding til kommunestyret på i gang satte tiltak innen fristen. 1 Prosjektplan datert 20.mai 2014 2 Forvaltningsrevisjon samhandlingsreformen oktober 2014 Ikke trykte vedlegg 1 Lov av 24.6.2011 nr 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester mv (helse- og omsorgstjenesteloven) 2 Lov av 24.6.2011 nr 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) 3 Forskrift av 18.11.2011 nr.1115 om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjeneste og kommunal betaling for utskrivingsklare pasienter 4 Samarbeidsavalen og tjenesteavtalene mellom kommunen og Helse Nord-Trøndelag HF Saksopplysninger Den 15.05.14, sak 10/14, kontrollutvalget vedtok en omprioritering i plan for forvaltningsrevisjon for 2012 2015. Med bakgrunn i vedtaket startet Kom Rev Trøndelag IKS opp forvaltningsrevisjonsprosjektet innenfor samhandslingsreformen.
Bakgrunnen for prosjektet er å se på hvordan kommunen har løst oppgavene som samhandlingsreformen har gitt. I prosjektplan behandlet i kontrollutvalget den 15.05.14 vedtok kontrollutvalget denne problemstillingen. Har Namsskogan kommunen sikret egen oppfølging av samarbeidsavtalen? Har Namsskogan kommune etablert et opplegg for mottak av utskrivingsklare pasienter? o Sammenlignende statistikk o Rutiner o Kontroll Medfinansiering av sykehusbehandling o Kostnadsutvikling Kontrollsystem Følger Grong kommune opp nasjonale forventninger og føringer innen forebyggende helsearbeid/folkhelsearbeid? Under arbeidet med forvaltningsrevisjonen har revisjonen hatt behov for å justere ordlyden i problemstillingene i forhold til godkjent prosjektplan. Revisjonen opplyser at behovet for justeringer har kommet etter hvert som de har blitt bedre kjent med samhandlingsreformen og arbeidet i kommunene i Indre Namdal. Revisjonen mener at justeringene ikke endrer innholdet i forvaltningsrevisjonsrapporten. I problemstilling 1 er ordet oppfølging erstattet med kjent. Dette blir mer presist, samtidig som oppfølging ivaretas gjennom problemstilling 2 og 3. Når det gjelder problemstilling 4 har revisjonen konkretisert nasjonale forventninger og føringer ved å ta utgangspunkt i bestemmelsene i folkehelseloven om at kommunen skal ha nødvendig oversikt over helsetilstanden i befolkningen, og at kommunen i arbeidet med kommuneplaner skal fastsette mål og strategier som er egnet til å møte egne folkehelseutfordringer. Følgende problemstillinger er besvart i undersøkelsen: 1. Har Namsskogan kommune sikret at samarbeidsavtalen er gjort kjent i egen organisasjon? 2. Har Namsskogan kommune etablert et system og rutiner for mottak av utskrivingsklare pasienter? 3. Medfinansiering av sykehusbehandling 4. Følger Namsskogan kommune opp folkehelselovens bestemmelse om kartlegging av helsetilstanden og at folkehelseperspektivet er ivaretatt i kommunale planer? Det er uheldig at problemstillingene i prosjektplan ikke samsvarer helt med besvart problemstilling i rapporten. Hvis endringer er nødvendig skal Komrev Trøndelag IKS ta dette opp med kontrollutvalget, dette for å få en forvaltningsrevisjonsrapport så nært opp til bestillingen som mulig. Hovedkonklusjon i rapporten: KomRev Trøndelag IKS konkluderer med at Namsskogan kommune til en viss grad har oppfylt kravet om å gjøre samarbeidsavtalen kjent for egne ansatte. Innføringen av KvalitetsLosen høsten 2014, med gjennomgang av tjenesteavtalene, vil bidra til å gjøre avtalene bedre kjent hos de ansatte. Vi mener Namsskogan i liten grad har sørget for informasjon til brukerne.
o Dette med bakgrunn i at informasjonen er gitt i ledermøter, til tillitsvalgte og til sykepleiere som går ansvarsvakt. o Namsskogan kommune har ikke informert i egen regi til leger, men dette er ivaretatt av vertskommunen for legesamarbeidet. o Inntrykket er Namsskogan i liten grad har sørget for informasjon til brukerne. KomRev Trøndelag IKS konkluderer med at Namsskogan kommune har etablert et system og rutiner for mottak av utskrivingsklare pasienter. o Opplysninger om kompetanse- og bemanningssituasjon underbygger det. o Det er etablert rutiner for hvordan meldingsutveksling mellom kommune og sykehus skal skje i forbindelse med innleggelse/utskriving av pasienter. o Det er etablert en koordinerende enhet som også fungerer som inntaksråd. Møtene er rådgivende; det er pleie og omsorgsleder som fatter vedtak om tildeling av tjenester. Når det gjelder kommunal medfinansiering, har Namsskogan kommune både i 2012 og 2013 brukte ca. 1,4 millioner kroner til medfinansiering, dette var mer enn det som var forventet forbruk for kommunen. Namsskogan har brukt mer de første 8 månedene i forhold til tidligere år. KomRev Trøndelag IKS konkluderer med at Namsskogan kommune har fulgt opp folkehelselovens bestemmelse om kartlegging av helsetilstanden. Videre konkluderer revisor med at og folkehelseperspektivet er godt ivaretatt og synliggjort i kommunale planer. Vurderinger Forvaltningsrevisjon av samhandlingsreformen har i hovedtrekk gitt kommunen svar på om hvorvidt samhandlingsreformen er kjent, og om det finnes rutiner for mottak av utskrivningsklare pasienter og medfinansiering av sykehusbehandling og om folkehelsearbeid. Likevel gir ikke rapporten svar på om rutiner, planer og kartlegginger er gjennomført. Rapporten gir mye god informasjon og kunnskap om samhandlingsreformen selv om rapporten ikke besvarer kontrollutvalgets bestilling fult ut. Dersom kontrollutvalget ikke finner forvaltningsrapporten dekkende, er det mulig å be revisor om en tilleggsrapport. De mange positive momentene rapporten gir svar på er at alle pasienter tas i mot når de er ferdig behandlet. Kommunen har kapasitet og ressurser til å ta i mot pasientene og at kommunen tenker langsiktig og ser nytten i igangsettelse av folkehelsetiltak for å bedre helse. Det er viktig å gjøre reformens formål mer godt kjent for ansatte, brukere og innbyggerne i kommunen.