Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 074 2008/2861-125 14.10.2016 Gina Finsrud Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Utsendte vedlegg 1 ØFK - Saksframlegg vedr Østfold Energi, vedtekter 2016 2 ØFK - Protokoll Østfold Energi, vedtekter 2016 Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Østfold Energi - størrelse på styret og eierskap ved kommune- og fylkessammenslåing Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Østfold Energi AS har satt ned et eierstrategiutvalg for å se på endring i vedtekter og endring i aksjonæravtale som omhandler styrets størrelse, sammensetning og kompetanse, samt eierskap til aksjer ved kommune- og fylkessammenslåinger. Eierstrategiutvalget anbefaler at dagens styre med 14 personer er for stort og kostnadskrevende, og de anbefaler en halvering av størrelsen. Videre anbefaler de at man skal gå bort fra dagens ordning hvor eierne selv utnevner sine representanter, til å gi denne oppgaven til en valgkomite som skal sørge for at styret totalt sett velges ut fra kompetanse og kjønnsbalanse. Videre anbefaler de at kommuner og fylkeskommuner som eier aksjer i Østfold Energi skal få beholde disse selv om man blir slått sammen med en annen kommune/fylkeskommune. De foreslåtte endringene er enstemmig vedtatt i Fylkestinget, og eierne er bedt om å vurdere endringene i sine respektive organer. Det er bestemt ekstraordinær generalforsamling 6. desember 2016. For at endringene skal vedtas, må det være enstemmighet i generalforsamlingen. Rådmannens innstilling: Eierstrategiutvalget i Østfold Energi har lagt fram forslag til endringer i vedtekter og aksjonæravtale for Østfold Energi som angår styrets størrelse, sammensetning og kompetanse, samt eierskap til aksjer ved kommune- og fylkessammenslåinger.
Endringene ble enstemmig vedtatt i Fylkestinget 22.06 2016, og Halden kommune gir sin tilslutning til vedtaket: 1. Utvalget mener det er påkrevet med en styrereform som både reduserer styrets størrelse og som legger opp til at styret velges med utgangspunkt i kompetanse for å gjøre en best mulig jobb for selskapet. Det foreslås derfor at vedtektenes 6 endres til "Styret skal ha 7 medlemmer". Videre at aksjonæravtalens nåværende pkt 5 utgår i sin helhet og erstattes av et nytt pkt 5 med følgende formulering: "Generalforsamlingen velger 5 aksjonærvalgte medlemmer til styret basert på en skriftlig innstilling fra valgkomiteen. Valgkomiteen skal foreslå et samlet sett kompetent og kjønnsbalansert styre, samt varamedlemmer og styrets leder, basert på aksjonærenes nominering av styrekandidater. Dersom valgkomiteen foreslår styremedlemmer som ikke er nominert av aksjonærene, skal dette begrunnes særskilt. Innstilling skal sendes ut sammen med innkallingen til generalforsamlingen. Østfold fylkeskommune har rett til å nominere inntil 6 kandidater, 3 av hvert kjønn. De øvrige aksjonærene har rett til å nominere inntil 8 kandidater, 4 av hvert kjønn. Generalforsamlingen velger valgkomiteen, derunder komiteens leder, og fastsetter instruks for komiteens arbeid. Valgperioden er 2 år, dog slik at tjenestetiden for 2 av medlemmene utgår hvert år. Den valgkomiteen som velges skal bestå av 2 medlemmer foreslått av fylkeskommunen og 2 medlemmer foreslått av de øvrige aksjonærene. Valgkomiteens leder skal velges av generalforsamlingen og være en person foreslått av fylkeskommunen." 2. Utvalget mener at sammenslåtte kommuner og fylkeskommuner kan fortsette å eie aksjer i selskapet gjennom at det foretas endringer i vedtektenes 5 og aksjonæravtalens pkt 4. Reviderte tekster foreslås å lyde slik: Vedtektenes 5: "Bare kommuner i Østfold, slik strukturen var 31.12.2016, sammenslåtte kommuner hvor minst én slik kommune inngår, Østfold fylkeskommune, eller sammenslåtte fylkeskommuner hvor Østfold fylkeskommune inngår, kan være aksjonærer i selskapet. Overdragelse av aksjer kan bare skje til disse aksjonærene". Aksjonæravtalens pkt 4: "Aksjene kan bare overdras til kommuner i Østfold, slik strukturen var 31.12.2016, sammenslåtte kommuner hvor minst én slik kommune inngår, Østfold fylkeskommune, eller sammenslåtte fylkeskommuner hvor Østfold fylkeskommune inngår. Det er bare disse som kan være aksjonærer i selskapet. Aksjene kan ikke pantsettes." 3. Utvalget anbefaler at endringene i valgordningen gjennomføres med virkning første gang på ordinær generalforsamling våren 2017. Det fordrer at eierne enstemmig vedtar de foreslåtte endringene i aksjonæravtalen og at en ekstraordinær generalforsamling høsten 2016 endrer vedtektene og velger valgkomite. 4. Utvalget anbefaler at justeringene i aksjonæravtale og vedtekter for å imøtekomme behovet ved sammenslåing av kommuner eller fylkeskommuner, gjennomføres etter samme tidsplan som nevnt i pkt 3.
Saksutredning: Bakgrunn Østfold Energi AS eies av Østfold Fylkeskommune med 50,0%, Halden kommune eier 7,14%, øvrige aksjonærer er kommunene Sarpsborg, Moss, Askim, Fredrikstad, Eidsberg, Skiptvedt, Aremark, Spydeberg, Våler, Marker, Hobøl og Rømskog. For mer informasjon om selskapet, se http://www.ostfoldenergi.no/forside Østfold Energi AS omfattes av Halden kommunes eiermelding, se http://www.halden.kommune.no/tjenester/n%c3%a6ring/documents/eierskapsmelding%20hk, %20oktober%202015.pdf Selskapets formål er å: «Forestå kjernevirksomheten produksjon, kjøp, salg og distribusjon av ulike energiformer, samt bygging, eie og drift av anlegg i den forbindelse. Utvikling av annen lønnsom forretningsvirksomhet basert på selskapets ressurser og kompetanse, samt deltakelse i relevant forskning, utvikling og innovasjon. Deltakelse i andre selskap som fremmer de formål som er nevnt over.» I hht eiermeldingen er Halden kommunes strategi og forventninger til selskapet: Strategi: Halden kommunes viktigste strategi med eierskapet er å arbeide for at selskapet bidrar i forsknings- og utviklingssammenheng i NCE-klyngen. Forventninger: Halden Kommunes forventninger til selskapet er: «Gjennom samarbeidet i NCE-klyngen forventes en økt aktivitet ved Remmen, og en langsiktig effekt på selskapsetableringer innenfor dette kompetansemiljøet. Det forventes en langsiktig avkastning på selskapets kapital på 5%, og et utbytte på 1,5%,. Halden kommune er medeier i selskapet så lenge det fremkommer i selskapets planer en vesentlig satsning på forskning, utvikling og innovasjon. Dersom dette uteblir, bør salg forsøkes og midler benyttes til andre samfunnsnyttige investeringer som på sikt antas å gi samme avkastning.» Utøvelse av eierskapet: Styret består av 14 medlemmer og 16 varamedlemmer, styreleder er Arne Øren. Kommunestyrets utpekt styremedlem er Marte Lie. Fra Halden kommune stiller ordfører i generalforsamlingen. Gjeldende vedtekter for Østfold Energi AS: Vedtekter for Østfold Energi AS omtaler omsetning av aksjer og selskapets styre som følger: 5 Omsetning av aksjer Bare Østfold fylkeskommune, kommunene i Østfold fylke og Østfold Energi AS kan være aksjonærer i selskapet. Overdragelse av aksjer kan bare finne sted til fylkeskommunen, andre kommuner i fylket og Østfold Energi AS. Overdragelsen skal godkjennes av styret. 6 Selskapets styre Styret skal ha 14 styremedlemmer.
Forslag om endring i vedtekter - eiermøter i Østfold Energi I ekstraordinært eiermøte i Østfold Energi AS den 11. desember 2015 ble det nedsatt et eget eierstrategiutvalg som skulle vurdere tre problemstillinger: 1. Styrets størrelse, sammensetning og kompetanse 2. Eierskap til aksjer ved kommune- og fylkessammenslåinger 3. Omsettelighet av aksjer og mulighet for nye medeiere for å styrke selskapet I påfølgende eiermøte 24. mai 2016 ble saken behandlet i sak 4/16 med følgende vedtak: Leder av utvalget, fylkesordfører Ole Haabeth, presenterte rapport og anbefalinger. Eiermøtet diskuterte deretter saken. Utvalgsmedlem Alf Ulven fremmet forslag om at en eiermelding (pkt. 6 i anbefalingene fra utvalget) ikke burde utarbeides av styret, men av eierne selv med bistand fra eksterne konsulenter. Forslaget ble enstemmig avvist av eiermøtet. Eiermøtet fattet deretter følgende enstemmige vedtak: 1. Utvalgets rapport oversendes til eierne med anmodning om å behandle utvalgets anbefalinger om styrestørrelse mv. (pkt. 1 og 3) og eierskap til aksjer ved kommunesammenslutninger mv. (pkt. 2 og 4). 2. Utvalget bes å foreslå en praktisk ordning for nominasjon av kommunenes 8 styrekandidater. 3. Eiermøtet anmoder styret om å utarbeide en eiermelding som beskrevet i saken, og at tilnærming og fremdriftsplan presenteres i neste eiermøte. Eierstrategiutvalgets innspill vedr styrets størrelse, sammensetning og kompetanse: Eierstrategiutvalget mener at et styre med 14 personer er for stort og kostbart, og de viser til at sammenlignbare selskaper har rundt halvparten av dette. Dagens ordning for valg av styre gir ØFK rett til å velge fire styremedlemmer. Seks styremedlemmer velges etter innstilling fra de seks regionene. I tillegg kommer ansattes representanter i styret. Det skal tas hensyn til kjønnsbalanse. Eierstrategiutvalget anbefaler at styret heretter skal ha 5 aksjonærvalgte og 2 ansattevalgte medlemmer. Videre viser de til at styret bør velges av en valgkomite ut fra kjønnsbalanse og kompetanse innen følgende områder: økonomi- og finanskompetanse energi- og miljøkompetanse samfunnskompetanse digitalkompetanse kompetanse til å lede styrearbeid (gjelder særlig styreleder) Eierstrategiutvalget anbefaler at valgkomiteen får en styrket rolle: 1. Generalforsamlingen velger en valgkomité og fastsetter instruks for komitéen. 2. Valgkomitéen består av 2 medlemmer utpekt av fylkeskommunen, herav en leder, og medlemmer utpekt av kommuneaksjonærene. 3. Valgkomitéen skal foreslå et styre basert på kompetanse som selskapet trenger og med behørig hensyn til kjønnsbalanse.
4. Valgkomitéen skal videre foreslå leder av styret og vararepresentanter. 5. Valgkomitéen skal evaluere styret og foreslå styrets godtgjørelse. Valgkomitéen setter sammen et forslag til styre normalt basert på nominering fra aksjonærene, slik at fylkeskommunen nominerer 6 kandidater, tre av hvert kjønn, og kommunene 8 kandidater, 4 av hvert kjønn. Forslaget til styre skal samlet sett ha god kjønnsbalanse. Valgkomitéen skal kunne foreslå andre kandidater enn de som er nominert av aksjonærene, men et slikt forslag skal begrunnes særskilt. Eierstrategiutvalgets innspill vedr om eierskap til aksjer ved kommunesammenslåinger: I følge vedtektene og aksjonæravtalen er det bare Østfold fylkeskommune, kommuner i Østfold og selskapet selv som kan være aksjonær i Østfold Energi AS. Utvalget mener at ved en eventuell sammenslåing av kommuner og fylkeskommuner, kan den opprinnelige kommunen/fylkeskommunen beholde aksjene i Østfold Energi AS. Behandling og vedtak i Fylkestinget: Eierstrategiutvalgets rapport ble lagt fram som sak i Fylkesutvalget 9.6 2016 og Fylkestinget 22.6 2016. Saksframlegget med eierstrategiutvalgets rapport og Fylkestingets vedtak sendes vedlagt. Fylkesrådmannen har vurdert eierstrategiutvalgets forslag til endringer og anbefaler at fylkestinget gir sin tilslutning til de foreslåtte endringene. I fylkestingets vedtak fra 22. juni 2016 ble denne innstillingen enstemmig vedtatt: Fylkestinget i Østfold fylkeskommune gir sin tilslutning de foreslåtte endringene, slik de fremkommer av eierstrategiutvalgets anbefalinger. Punktene er som følgende: 1. Utvalget mener det er påkrevet med en styrereform som både reduserer styrets størrelse og som legger opp til at styret velges med utgangspunkt i kompetanse for å gjøre en best mulig jobb for selskapet. Det foreslås derfor at vedtektenes 6 endres til "Styret skal ha 7 medlemmer". Videre at aksjonæravtalens nåværende pkt 5 utgår i sin helhet og erstattes av et nytt pkt 5 med følgende formulering: "Generalforsamlingen velger 5 aksjonærvalgte medlemmer til styret basert på en skriftlig innstilling fra valgkomiteen. Valgkomiteen skal foreslå et samlet sett kompetent og kjønnsbalansert styre, samt varamedlemmer og styrets leder, basert på aksjonærenes nominering av styrekandidater. Dersom valgkomiteen foreslår styremedlemmer som ikke er nominert av aksjonærene, skal dette begrunnes særskilt. Innstilling skal sendes ut sammen med innkallingen til generalforsamlingen. Østfold fylkeskommune har rett til å nominere inntil 6 kandidater, 3 av hvert kjønn. De øvrige aksjonærene har rett til å nominere inntil 8 kandidater, 4 av hvert kjønn. Generalforsamlingen velger valgkomiteen, derunder komiteens leder, og fastsetter instruks for komiteens arbeid. Valgperioden er 2 år, dog slik at tjenestetiden for 2 av medlemmene utgår hvert år. Den valgkomiteen som velges skal bestå av 2 medlemmer foreslått av fylkeskommunen og 2 medlemmer foreslått av de øvrige aksjonærene. Valgkomiteens leder skal velges av generalforsamlingen og være en person foreslått av fylkeskommunen." 2. Utvalget mener at sammenslåtte kommuner og fylkeskommuner kan fortsette å eie aksjer i selskapet gjennom at det foretas endringer i vedtektenes 5 og aksjonæravtalens pkt 4. Reviderte tekster foreslås å lyde slik:
Vedtektenes 5: "Bare kommuner i Østfold, slik strukturen var 31.12.2016, sammenslåtte kommuner hvor minst én slik kommune inngår, Østfold fylkeskommune, eller sammenslåtte fylkeskommuner hvor Østfold fylkeskommune inngår, kan være aksjonærer i selskapet. Overdragelse av aksjer kan bare skje til disse aksjonærene". Aksjonæravtalens pkt 4: "Aksjene kan bare overdras til kommuner i Østfold, slik strukturen var 31.12.2016, sammenslåtte kommuner hvor minst én slik kommune inngår, Østfold fylkeskommune, eller sammenslåtte fylkeskommuner hvor Østfold fylkeskommune inngår. Det er bare disse som kan være aksjonærer i selskapet. Aksjene kan ikke pantsettes." 3. Utvalget anbefaler at endringene i valgordningen gjennomføres med virkning første gang på ordinær generalforsamling våren 2017. Det fordrer at eierne enstemmig vedtar de foreslåtte endringene i aksjonæravtalen og at en ekstraordinær generalforsamling høsten 2016 endrer vedtektene og velger valgkomite. 4. Utvalget anbefaler at justeringene i aksjonæravtale og vedtekter for å imøtekomme behovet ved sammenslåing av kommuner eller fylkeskommuner, gjennomføres etter samme tidsplan som nevnt i pkt 3. Eiermøte i Østfold Energi 20. september I eiermøte i Østfold Energi 20. september ble det fastsatt dato for ekstraordinær generalforsamling i Østfold Energi den 6. desember 2016. Alle eiere ble bedt om å behandle saken om styrestørrelse og eierskap innen den tid. Endring i vedtekter og aksjonæravtale krever enstemmighet i generalforsamlingen, og saken må behandles i eiernes respektive organer. Behandling i Halden kommune I hht eiermeldingen er det kommunestyret som fatter denne beslutningen: «Kommunestyret som eierorgan fatter flertallsbeslutninger om eierstyring, etablering og avvikling av selskaper, utformingen av kommunens eierstrategi, herunder overordnede prinsipper og retningslinjer for kommunens eierstyring samt eierstrategi for det enkelte selskap. Kommunestyret behandler eiermeldingen og driver oppfølging, tilsyn og kontroll med kommunens eierinteresser. Det er rimelig at kommunestyret uttrykker politiske forventninger til eierskapet og økonomiske disposisjoner. Av hensyn til forutsigbarhet i selskapene skal kommunestyret behandle eierspørsmål i forkant av selskapenes generalforsamling/representantskap.» I hht delegeringsreglementets punkt 2.1.3 skal Formannskapet innstille i saker innenfor sitt ansvarsområde i saker hvor kommunestyret har avgjørelsesmyndighet. Vurderingskriterier Fylkestinget har i møte den 22.6 2016 enstemmig vedtatt anbefalingene fra eierstrategiutvalget vedr endringer i vedtekter og aksjonæravtale. Avstemming vedr endringer i aksjonæravtalen og vedtekter må være enstemmig i generalforsamling for at dette skal bli vedtatt.
Hovedvalget for Halden kommune står mellom: 1. Å gi sin tilslutning til fylkestingets og eierstrategiutvalgets forslag til endringer 2. Ikke godta det forelagte endringsforslaget. Som alternativ til å ikke godta det forelagte endringsforslaget kan Halden kommune velge å vedta deler av endringsforslaget, komme med egne forslag til endringer eller velge å ikke gå inn for noen form for endring. Dersom kommunen ikke gir sin tilslutning til forslaget fra Fylkestinget og eierskapsutvalget, vil det ikke bli enstemmighet i generalforsamlingen den 6. desember, og det vil igjen føre til enten en forsinkelse i gjennomføring eller at endringer ikke vil finne sted. Løsningsalternativer: 1. Gi tilslutning til fylkestingets og eierstrategiutvalgets forslag til endringer Eierstrategiutvalget mener at et styre med 14 personer er både for stort og kostbart, og de viser til at sammenlignbare selskaper har rundt halvparten av dette. Ved å redusere antall styremedlemmer vil ikke Halden kommune automatisk få en egen representant inn i styret, og det vil bli langt mindre mulighet til å påvirke lokal representasjon. Valgkomiteen vil få langt større innflytelse på bekostning av hver eier. På den andre siden, vil det bli lagt større vekt på samlet kompetanse for utvikling av bedriften og kjønnsbalanse. Eierstrategiutvalget mener videre at sammenslåtte kommuner og fylkeskommuner ikke skal tvinges til å selge sine aksjer, men at vedtektene endres slik at man kan fortsette å eie aksjer i selskapet 2. Ikke godta det forelagte endringsforslaget Det bør være mulig for en kommune og fylkeskommune å fortsette som eier av aksjer i Østfold Energi selv om man blir slått sammen med en annen kommune eller fylkeskommune. Det kan derimot være ønskelig å beholde en selvutnevnt eierrepresentant i styret. Hvis man skal fortsette dagens ordning med 14 styrerepresentanter, er dette både stort og kostbart, og det sikrer ikke at selskapet får tilført den nødvendige kompetansen i styret. Konklusjon Eierstrategiutvalget og fylkesrådmann har vurdert styrets størrelse, sammensetning og kompetanse i Østfold Energi, samt eierskap til aksjer ved kommune- og fylkessammenslåinger. Anbefalingene er enstemmig vedtatt i Fylkestinget. Selv om det kan være ønskelig å beholde en selvutnevnt eierrepresentant fra Halden i styret, vil dette føre til at styret blir både stort og kostbart, og det sikrer ikke at selskapet får tilført den nødvendige kompetansen for fremtidens utfordringer. Det anbefales derfor å slutte seg til de foreslåtte endringene. Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Jens-Petter Berget>