Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Flora samfunnshus, møterom Ytterøyane Dato: 01.06.2017 Tid: Kl. 09:30 Faste representantar som møtte: Bjørn Hollevik Eva Richter Ole Chrstian Rynning Forfall faste representantar: Miriam Nesje Olav Mølster Fylgjande vararep. møtte: Bjarne Holme Unni Giil Sakliste Sak nr. Sakstittel 25/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 26/17 Skriv og meldingar 27/17 Rutinar for politiattest (utsett sak) 28/17 Sjukefråvær - informasjon om innkrevjing frå NAV 29/17 Eigarskapsmelding - informasjon 30/17 Prosjektarbeid - regelverk og rutinar - informasjon 31/17 Rekneskap - informasjon 32/17 Samarbeidsforum i Sunnfjord (SIS) - informasjon 33/17 Forvaltningsrevisjon - val av prosjekt (utsett sak) 34/17 Oppfølgingsliste 3-2017 35/17 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM-sekretariat ved Arnar Helgheim. KRYSS Revisjon ved Charles Litsheim og Trine Vokuhl Havn. Controller Berit S Osa (sak 25 32), rådmann Terje Heggheim (sak 25 32), personalsjef Trond Ramstad Olsen (sak 28) og tenesteleiar teknisk Reidulf Refsnes (sak 25 30). Underskrifter:
25/17: Godkjenning av innkalling og sakliste (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent. FLO- 25/17 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 26/17: Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering. FLO- 26/17 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. 27/17: Rutinar for politiattest (utsett sak) Saka vart handsama mellom sak 31 og 32. Informasjon ved personalsjef Trond Ramstad Olsen. Ansvaret ligg til den enkelte eining. Loggføring av at attest er vist. Dette er eit av fleire sjekkpunkt før nytilsette (inkl lærlingar, praksisplassar mm) tek til i jobben. Nye rutiner om dette også i helse og omsorg der dette vert loggført. Rådmannen gir skriftleg informasjon om rutiner for entreprenørar og andre som er inne og arbeider på t.d. ein skule eller barnehage. Kontrollutvalet ønskjer ein presentasjon når oppfølginga er digitalisert. FLO- 27/17 VEDTAK: Side 2
28/17: Sjukefråvær - informasjon om innkrevjing frå NAV Informasjon ved controller Berit S Osa. NAV har signalisert absolutt frist for avklaring til 1.9.17 som kommunen har akseptert. Uteståande pr 30.4.17 på ca 10 millionar kroner. FLO- 28/17 VEDTAK: 29/17: Eigarskapsmelding - informasjon Informasjon ved rådmann Terje Heggheim. Utvalet set opp sak om prioritering i plan for selskapskontroll på neste møte. Rådmannen vert kalla inn til denne saka. FLO- 29/17 VEDTAK: 30/17: Prosjektarbeid - regelverk og rutinar - informasjon Side 3
Informasjon ved rådmann Terje Heggheim, controller Berit S Osa og tenesteleiar Reidulf Refsnes. Møte- og delegeringsreglement: Beløpsgrense for handsaming politisk er på 5 millionar kroner. Desse går via kontrollutvalet. Innkjøpsstrategi / innkjøpsreglement: Flora kommune sender dette til SEKOM for vidareformidling til kontrollutvalet. FLO- 30/17 VEDTAK: 31/17: Rekneskap - informasjon Informasjon ved rådmann Terje Heggheim. FLO- 31/17 VEDTAK: 32/17: Samarbeidsforum i Sunnfjord (SIS) - informasjon Informasjon ved rådmann Terje Heggheim. SIS har laga utkast til vedtekter som ikkje er vedtekne. Desse vert sendt til SEKOM for vidareformidling til kontrollutvalet. FLO- 32/17 VEDTAK: 33/17: Forvaltningsrevisjon - val av prosjekt (utsett sak) Side 4
Kontrollutvalet vedtek følgjande prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt: 1. 2. 3. 4. Handsaming i Flora kontrollutval 30.03.2017: Framlegg i møtet: Saka vert utsett til kontrollutvalet sitt møte den 1. juni. Framlegget vart samrøystes vedteke. FLO- 09/17 VEDTAK: Saka vert utsett til kontrollutvalet sitt møte den 1. juni. Framlegg i møtet til prioritering: 1. Barnevern internkontroll (A). Fokus på system og fristar for bekymringsmelding og oppfølging av dette. Avgrensing til tida fram til det vert fatta vedtak. Informasjon om tal saker totalt, vekklagde saker med meir. 2. Læringsmiljø i skulen (D). Korleis skular og barnehagar registrerer og følgjer opp t.d. mobbing? Har kommunen einheitlege rutinar som vert følgde? Iverksetjing av tiltak? Skuleleiarane si oppfølging? Avgrense til nokre skular som t.d. Eikefjord skule, Florø barneskule? Ikkje prioritert i denne omgang: Sjukefråvær / arbeidsmiljø (C). Politisk styring på personalområdet (H). Sekretariatet legg fram sak med problemstillingar til prioritet 1 og 2 til neste møte. Framlegg i møtet vart samrøystes vedteke. FLO- 33/17 VEDTAK: Kontrollutvalet vedtek følgjande prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt: 1. Barnevern internkontroll (A). Fokus på system og fristar for bekymringsmelding og oppfølging av dette. Avgrensing til tida fram til det vert fatta vedtak. Informasjon om tal saker totalt, vekklagde saker med meir. 2. Læringsmiljø i skulen (D). Korleis skular og barnehagar registrerer og følgjer opp t.d. mobbing? Har kommunen einheitlege rutinar som vert følgde? Iverksetjing av tiltak? Skuleleiarane si oppfølging? Avgrense til nokre skular som t.d. Eikefjord skule, Florø barneskule? Side 5
Ikkje prioritert i denne omgang: Sjukefråvær / arbeidsmiljø (C). Politisk styring på personalområdet (H). Sekretariatet legg fram sak med problemstillingar til prioritet 1 og 2 til neste møte. 34/17: Oppfølgingsliste 3-2017 Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering. Flora Hamn: KRYSS Revisjon ved Trine Vokuhl Havn informerte om status. Vert sett opp som sak på neste møte. FKT-samling i Tromsø: Bjørn Hollevik og Ole Christian Rynning har meldt seg på. FLO- 34/17 VEDTAK: Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering. 35/17: Eventuelt FLO- 35/17 VEDTAK: Side 6