Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR 15 2017 Idrettsbygget Gløshaugen, 08.05.2017, kl. 17:15 19:15 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Eirik Palm Hunnestad Nestleder Tilstede Espen Lindstad Kasserer Tilstede Joakim Kalbakk Økonomiansvarlig Tilstede Vilde Dalen Aas Styremedlem Tilstede Katrine Lind Hegg Styremedlem Tilstede Stine Fleicher Myhre Styremedlem Tilstede Ingrid Sæther Houge Styremedlem Tilstede Mari Elise Rugland Varamedlem Tilstede Martine Furnes Pettersen Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 minutter) Se utsendt referat fra HSM 14. Forslag til vedtak: Referat fra HSM 14 godkjennes Referat: Referatet godkjennes ved akklamasjon. Sak 2: Siden sist (10 minutter) Innstilling: Informasjon Emilie: Møte med Sit, AU-møte, UKA Rundt, vært i kontakt med Smartprofil ang. overtrekksdresser. Eirik: Begynt på retningslinjene for NTNUI - Gjøvik og NTNUI - Ålesund, mye mer enn jeg trodde skal være skal få hjelp av Morten fra lovutvalget til NSI. Espen: Det vanlige, venter på siste perm i internrevisjonen. Joakim: Jobber med låneavtalene eller de såkalte «bukselommene», vært i kontakt med turn ang. drakter Vilde: Vært syk og skrevet bachelor, vært i kontakt med Trondheim maraton. Katrine: KA-er ute, UKA Rundt og ellers litt småtteri her og der. Stine: Svart på mail, prøvd å fikse mail-listene med google send mail til gruppene om at det kan hende maillistene stenges. Ingrid: Møte med Sit ang. UKA, arrangert dugnad i Dødens Dal, jobbet litt med mosjon for neste år Mari Elise: Kontakt med sponsor me, jobbet med instagram. Martine: Dugnad, sosialkveld, mast på drakter og startet prosessen med førstehjelpsordningen. 1
Sak 3: Mosjonstilbud retningslinjer (15 minutter) Saksfremlegger: Ingrid Innstilling: Diskusjon Noen av gruppene oppfatter det som litt uklart hva hovedstyret forventer av dem ift mosjonsøktene. For neste semesters økter er det fint ut det til de som holder øktene. En ting da er hvor lenge de skal holde økter oppstart og avslutning når. Dette semesteret er det noen grupper som ikke har økter etter april, og noen ut juni. Hvor lenge vil vi at de skal holde på? Referat: Ønsker å sende ut noen retningslinjer som en slags forventningsavklaring. Setter opp en tidsperiode de må holde treninger for at de skal få betalingen. Ut mai og ut 15. desember. Oppstart etter fadderukene. Viktigste at Ingrid får noen flere meninger å gå ut i fra. Sak 4: Racketer til Bordtennis- mosjon (10 minutter) Saksfremlegger: Ingrid I Bordtennis ønsker å ha mosjonstimer fra høsten av. Men for å ha det trenger de racketer, og har bedt om 1000,- for å kjøpe inn 5 nye bordtennisracketer for utlån. Per nå har de 5 racketer i sin varebeholdning. Forslag til vedtak: HS innvilger 1000,- gitt at bordtennis blir en del av mosjonstilbudet (sett i lys halltid, og andre hensyn) Referat: De som er aktive har egne racketer, så dette er bare til mosjonstilbudet. Kjøpte inn litt utstyr i fjor. Skal vi bruke mer penger på å gjøre de eksisterende tilbudene bedre eller skaffe flere tilbud? Syntes det er greit å bruke noen av mosjonspengene på dette, de hat nok bord til at en del kan spille. Vedtaket vedtas enstemmig. Sak 5: Mosjonstilbud frisbee (10 minutter) Saksfremlegger: Ingrid Innstilling: Diskusjon Tidligere leder av NTNUI Frisbee kontaktet meg angående å starte opp et mosjonstilbud med frisbee, se vedlagt mail. Det vil da bli holdt av folk fra Trondheim Frisbeeklubb, inkluderer også som NTNU studenter. De ønsker å bruke mosjonstilbudet som en mulighet for å liv i NTNUI Frisbee. De kan holde den gratis. Hva tenker hovedstyret om å la det bli del av mosjonstilbudet? Referat: Hvordan skal de klare å rekruttere til NTNUI Frisbee og ikke Trondheim Frisbeeklubb? I NTNUI sitt tilfelle vil dette først og fremst bidra til et bedre og mer variert mosjonstilbud, så får oppstart av NTNUI Frisbee være et pluss om det skjer. Kan bidra til større mangfold i klubben. Koster ikke noe, men må stille med bane. Kan få til en mosjonstime i Dødens Dal uten at det påvirker de andre gruppene. Mosjon skal være åpent for alle. Kan stille spørsmålstegn ved at ikke-medlemmer skal drive det, men er positive så lenge det ikke går ut over andre tilbud og grupper i NTNUI. 2
Sak 6: Lønnende trenere (25 minutter) Saksfremlegger: Katrine Bakgrunn for saken: Håndball har et lag i 2. divisjon som de ikke får tak i trener til internt. De trenger en trener for å kunne opprettholde nivået og har dermed begynt prosessen med å finne en trener utenifra. Dette vil koste penger, da en trener utenifra forventer lønn. Håndball har slik jeg har forstått det tenkt å tilby 40.000 kr og mener de ikke kan få tak i en trener med dagens regler der det er 10.000 kr i godtgjørelser som gjelder. Se vedlegg med begrunnelse fra håndball angående hvorfor det er så viktig at de får tak i en trener. Se vedlegg for mer informasjon fra håndball. INFORMASJON: Denne saken tas opp på et generelt grunnlag om lønnede trenere, og ikke som enkeltvedtak på håndball. Problemet dukker opp med forpliktelsene det å ha en lønnet trener innebærer for NTNUI. Per dags dato er det ingen, hverken trenere utenfra eller andre, i NTNUI som får lønn. Noe av grunnen til dette er at verdiene til NTNUI går på frivillighet og dugnadsånd. Klubben er ment til å drives på frivillighet. En annen faktor er skatt, hvor mye man kan tjene fra en arbeidsgiver uten å betale skatt og arbeidsgiveravgift. Det er også en meldeplikt som vil kreve en del av klubben. Katrine har snakket en del med Morten i lovutvalget til NSI ang. saken og han sier følgende: «Grense for når en utbetaling ikke er opplysningspliktig (a-melding) 10 000 for 2016 (mener det er samme grense i 2017). Enten rapportering pr mnd eller via forenklet oppgjørsblankett. Overstiges beløpsgrensen er hele beløpet skattepliktig og det skal rapporteres inn og NTNUI må som arbeidsgiver foreta skattetrekk. Grensen for når det skal svares arbeidsgiveravgift var 55 000 i 2016 (60' i 2017). For organisasjonen (NTNUI) er det en grense på dette på 550' i 2016 (legger til grunn 600' for 2017) Det er betydelig med administrasjon som vil tilligge HS dersom det gis honorar eller lønn som overstiger kr 10'000 pr person. Dere er en så stor organisasjon at dersom dere åpner for lønn og honorarer selv med små beløp vil det fort rammes av terskelgrensen på 600'000 (og da har dere en skikkelig jobb foran dere).» Ting som regnes som lønn/honorar for trenere: betalt treningsgift/ medlemsavgift, kursing, betalt Sit- medlemskap. Osv. Les mer om hva som er lov og ikke på: http://skatteetaten.no/nn/bedrift-ogorganisasjon/rapportering-og-bransjar/friv-org-tro-liv/skatt-for-frivillige-og-ideelleorganisasjoner/ AUs forslag til vedtak: NTNUI skal ikke ha noen trenere der lønn/honorar overstiger kr. 10 000. Referat: Er nærmere grensen på 600.000 enn vi tror. Det er mange trenere, åpmend og verv i klubben som i dag for eksempel får betalt treningskort hos Sit som godtgjørelse. Legger man sammen alle disse blir det fort en stor sum. Et arbeidsforhold vil medføre at NTNUI får en 3
rapporteringsplikt. Dette vil påføre en del merarbeid. Vi har i dag ingen daglig leder og skal være en ideell, frivillig organisasjon. Ved å godkjenne lønnede trenere trer vi fort innenfor rammene til en næringsdrivende organisasjon og må operere etter dette. Ut i fra et administrativt og økonomisk perspektiv kan dette være dumt. 40.000 til en trener er en stor del av den totale potten på 600.000, hvordan skal dette i så fall fordeles? Førstemann til mølla? Grupper i NTNUI har fått nei til dette tidligere. Viktigere å bruke de 600.000 i godtgjørelser til å støtte så mange som mulig i klubben med kurs osv. slik at vi kan opprettholde bredden. Slipper vi til lønnede trenere vil flere for eksempel få nei til trenerkurs. På den andre siden er det veldig dumt om dette ødelegger mye for gruppene. Ser at det er viktig med trenere for å opprettholde nivået på et lag. Finnes det andre muligheter? Flere grupper har klart å finne trenere til sine elitelag innenfor NTNUI sine rammer. Kan man tilby noen i gruppa kursing for å få et godt nok nivå til å trene et lag? Vedtak godkjennes enstemmig. Sak 7: Overbygningslag (15 minutter) Saksfremlegger: Katrine Volleyball-gruppa kommer sesongen 17/18 til å stille med elitelag både på herre og damesiden. Begge lag ble i dag tildelt elitelisens. Damelaget som er nyopprykket fra 1. div er avhengige av gode spillere for å være konkurransedyktige i sin divisjon, og vi har i den forbindelse ønske om å inngå en overbygningsavtale med Lierne IL som har et 1.div lag på damesiden i regionen. En overbygningsavtale innebærer at enkelte spillere, spesifisert av avtalen, kan spille kamper for NTNUI i eliteserien og Lierne i 1. div (med enkelte unntak). De fleste av de aktuelle spillerne blir til høsten studenter, men det er gjensidige fordeler i å inngå en slik avtale - vi får en styrket spillerstall, og Lierne klarer å opprettholde nivået på sitt lag. Da det er begrensninger på hvem som kan spille for NTNUI må den vedlagte overbygningsavtalen reflektere dette. Intensjonen i avtalen er at alle spillere som omfattes av en slik avtale må være medlem i NTNUI og SiT, samt betale treningsavgift til Volleyballgruppa. De blir dermed som ethvert annet medlem i Volleyball-gruppa, med unntak av at de er medlem av, og kan spille for, to klubber. Avtalen er vedlagt. Forslag til vedtak: Avtalen godkjennes. Referat: Det er ganske vanlig å inngå slike avtaler mellom klubber. Da alle Lierne-spillerne blir studenter og NTNUI-medlemmer kan man ikke si at dette går utover andre NTNUIspillere og deres spilletid. Avtalen varer i et år, har dermed muligheten til å se om det fungere optimalt i år og så revurdere. Viktig at volleyball har et lag klart til sesongstart. Vedtaket godkjennes enstemmig. 4
Sak 8: Overtrekksdresser (30 minutter) og Martine Se vedlagt design. Mail, desember 2016. Ved trykk av logo og innsydde felter med striper: Pris: 1904732/1904733 Mind Blocked Jacket 320 1904743/1904744 Mind Blocked Pants 240 Ved sublimering - heldekkende design: 1904732/1904733 Mind Blocked Jacket 440 1904743/1904744 Mind Blocked Pants 320 Priser eks.mva per dato. Må bekrefte priser mht Dollarkurs ved bestillingstidspunkt. Minste bestilling er 500 stk per modell. Dvs dame/herre/ jakke/bukse. Leveringstid 10-12 uker normalt fra godkjent korrektur. Mail, april 2017: Utgangspunktet blir da følgende: v/ 400 sett, Europaproduksjon, 7-8 uker leveringstid: (f.eks 200 herre- og 200 damesett) - Sublimering/Heldekkende print: 960,- pr sett. Dette er da en produksjonsmetode hvor man kan supplere bestillinger helt ned til 10stk pr artikkel. v/ 500 sett, Østenproduksjon m/ båtfrakt, ca 5-6 mnd leveringstid: (f.eks 250 av hver, dame/herre) - Sublimering/heldekkende print: 780,- pr sett. - Trykt logo og påsydde striper: 580,- pr sett. Referat: Det har kommet opp en del uklarheter, og vi har fått forskjellige beskjeder i 2016 og 2017. Kan bestille fra Asia: her er leveringstiden på ca. 6 mnd. og vi må kjøpe i opplag på minst 500 stykker. Denne dressen er litt billigere enn den andre og koster ca. 600 kr per dress. Alternativet er å bestille fra Europa. Her er det en leveringstid på 7-8 uker, kan bestille ned til 30 sett og dressen vil komme på ca. 580 + 440 = 1020 kr. Kan få en bedre pris siden det har vært mye krøll, da er det snakk om 960 kr pr. stk. Overtrekksdressene fra Europa er en mer teknisk og med det en bedre treningsdress. Det er stor forskjell på prisen på de nye overtrekksdressene i forhold til de vi selger i dag. Kan betale ned litt per dress så vi får den på 900 kr per sett. Er 900 kr for en dress for mye? Dressene vi har i dag er nedjustert over mange år, kostet 700-800 kr til å begynne med. Har blitt betalt ned over tid. Ikke mye sammenlignet med lignende treningstøy i butikk. Noen lag må ha overtrekksdressene ferdige til sesongstart i slutten av august, dette er krav fra særforbund. I tillegg har NTNUI krav om at representasjonsbekledning brukes for å få reisestøtte, men for vår del er det ikke et problem å bruke gamle og nye dresser om hverandre. Overtrekksdressene fra Europa er bedre dresser og gir oss mer fleksibilitet i forhold til bestilling. Har også mulighet til å få de inn før semesterstart og det er viktig! Eneste problemer er at buksen er veldig stor i leggene, finnes det ikke andre modeller? Skal vi først betale så mye for en dress, må det være ordentlig. Emilie og Martine sjekker opp dette. Har 5
hittil i år solgt ca. 25 herredresser og ca. 33 damedresser. Tenker å forhåndsbestille 200 dameog 200 herredresser. Enige om europadraktene, viktig å få dressene fort. Kan da kjøper inn en runde og så supplere til samme pris de neste 6 månedene. Tar endelig avgjørelse når vi vet mer om buksene. Prøver å fikse slik at folk kan få dressene ferdig trykt med navn og diverse direkte fra smartprofil. Sak 10: 17. mai Innstilling: Informasjon Vi må planlegge 17. mai. Hvem skal i tog? Hvem fikser is? Referat: Kan bruke fryseren på jobben til Eirik til all isen, Mari Elise og Eirik fikser dette. Si ifra til butikken nå, så vi vet vi får tak i nok is. Emilie, Ingrid og Espen skal på hytta, Mari Elise og Katrine er kanskje med. Toget går kl. 13, oppmøte 12.30. Mari Elise legger ut kart på facebook. Sak 9: Til neste gang (10 minutter) Innstilling: Informasjon Emilie: Overtrekksdresser, mail, hjem en tur. Eirik: Retningslinjer for NTNUI Gjøvik og NTNUI - Ålesund Espen: Jobbe med «bukselomma» Joakim: Forsikringer, «bukselomma» og ekstrabevilgning Vilde: Idrettsrådsmøte, mase på kjellerne Katrine: Kontakte UKA ang. påmeldingssystem Stine: Kontakt google ang. maillistene Ingrid: Jobbe med mosjonstilbudet, samle info ang. ønsker for banetider neste semester Mari Elise: Fikse 17. mai og sponsor me Martine: Fikse overtrekksdresser og fikse resten av shortser osv. Fakturere for leie i Dødens Dal. Sak 10: Eventuelt 10.1 når er neste møte? Kommer an på når vi vet resten om overtrekksdressene, tar det på chatten. 10.2 Mari Elise legger ut takk til kampsport for selvforsvarskurset på facebook. 6