1 Saksframlegg Dato: Arkivref: 22.09.2016 2015/4174-32586/2016 / G40 Saksbehandler: Bent Sørensen Saksnr. Utvalg Møtedato Fylkesutvalget KONKURRANSEGRUNNLAG FOR NY TANNKLINIKK I LILLESAND 1. FORSLAG TIL VEDTAK Fylkesrådmannen fremmer slikt forslag til vedtak: 1. Fylkesutvalget godkjenner vedlagte konkurransegrunnlag. 2. Det foretas en intensjonskunngjøring før det inngås kontrakt.
2. SAMMENDRAG Anskaffelsen av nye lokaler til tannklinikk i Lillesand gjennomføres som Konkurranse med forhandling etter lov om offentlige anskaffelser. Vedlagte konkurransegrunnlag legges til grunn for konkurransen. 3. BAKGRUNN FOR SAKEN Det er tidligere annonsert etter nye lokaler til tannklinikk i Lillesand hvor en etterspurte lokaler til anvendelse av en tidsmessig og funksjonell tannklinikk som oppfyller alle krav til universell utforming. Lokalene skulle være lett tilgjengelige i forhold til kollektivtransport og parkering. Arealbehovet var anslått å være minimum 420 kvm på ett plan. Det kom inn fem skriftlige henvendelser på seks lokasjoner fra interesserte utleiere. Saken ble behandlet i fylkestingets kultur-, nærings- og helsekomité 2.2.2016. I forbindelse med innstilligen fra komiteen ble det fra en av tilbyderne reist en rekke juridiske problemstillinger rundt valg av lokaler. Fylkestinget utsatte på sitt møte 9.2.2016 behandlingen av saken i påvente av en vurdering av de aktuelle juridiske problemstillinger. Etter utsettelsen bad fylkesrådmannen om en bred juridisk vurdering av anskaffelsen av nye lokaler til tannklinikken i Lillesand. Kluge advokatfirma AS vurderte de aktuelle problemstillingene og konkluderte med at en bør avlyse konkurransen da det er usikkerhet knyttet til om konkurransen om leie av lokaler til ny tannklinikk i Lillesand er gjennomført i overenstemmelse med de grunnleggende kravene i Lov om offentlige anskaffelser 5. Fylkestinget vedtok 26.4.2016 ved behandlingen av sak 16 følgende: 1. Konkurransen vedrørende nye lokaler til tannklinikk i Lillesand avlyses. 2. Fylkesutvalget får fullmakt til å behandle et forslag til nytt konkurransegrunnlag for tannklinikk i Lillesand for 15 + 5 år. 3. Fylkesutvalget får fullmakt til å inngå en kontrakt om leie av lokaler i 15 + 5 år ut fra fylkesutvalgets vedtak om konkurransegrunnlag. 4. FORSLAG TIL LØSNING OG KONSEKVENSER Når det gjelder anskaffelser, er det lov om offentlige anskaffelser og forskrift for offentlige anskaffelser som må vurderes i forhold til den aktuelle saken. I forskrift om offentlige anskaffelser er det i 1-3 spesifisert i pkt. 2 hva forskriften ikke får anvendelse på. Når det gjelder pkt. 2 b spesifiseres det følgende: 1-3. Hvilke kontrakter som er omfattet av forskriften (1) Denne forskrift får anvendelse på tildeling av offentlige kontrakter om levering av varer, tjenester eller utførelse av bygge- og anleggsarbeider. (2) Forskriften får ikke anvendelse på:
b. kontrakter om erverv eller leie, uten hensyn til finansieringsform, av jord, eksisterende bygninger eller annen fast eiendom, eller om rettigheter til slik eiendom. Kontrakter om finansielle tjenester, uten hensyn til form, inngått samtidig, før eller etter kontrakten om erverv eller leie, omfattes imidlertid av denne forskrift, Forskriften får ut fra ovenstående ikke anvendelse på leiekontrakter. Det vil være en del tilpasninger av lokalene for å kunne bruke dem til tannklinikk. En tar sikte på å utlyse leie av lokaler for en periode på 15 + 5 år. Det vurderes ut fra dette at hovedhensikten er leie av lokaler til tannklinikk og at forskriften ut fra dette ikke får anvendelse på den aktuelle utlysingen. Utlysingen skal derfor i dette tilfelle tilfredsstille kravene i lov om offentlige anskaffelser, men ikke kravene i forskrift om offentlige anskaffelser. Når det gjelder lov om offentlige anskaffelser plikter en å følge bestemmelsene i denne og det er spesielt 5 Grunnleggende krav som er sentral når en skal inngå en leiekontrakt: 5. Grunnleggende krav Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Oppdragsgiver skal ikke a. diskriminere mellom leverandører på grunnlag av nasjonalitet, b. bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse, eller c. dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov kommer til anvendelse. Da en bruker en unntaksbestemmelse i 1.3 i forskrift for offentlige anskaffelser har en mulighet til å foreta en intensjonskunngjøring etter at tilbudene er vurdert. En intensjonskunngjøring skal inneholde hvem en har til hensikt å inngå kontrakt med og hvilken unntaksbestemmelse en har brukt. Hensikten med en intensjonskunngjøring er at en vil få eventuelle innvendinger mot at en har brukt en unntaksbestemmelse i forskrift for offentlige anskaffelser før det inngås kontrakt. Det er utarbeidet forslag til konkurransegrunnlag for tannklinikk i Lillesand. I den forrige utlysingen var det usikkerhet knyttet til om konkurransegrunnlaget tilfredsstilte lovens bestemmelser. En har nå utarbeidet et omfattende konkurransegrunnlag som også omfatter spesifikke tildelingskriterier hvor kriteriene vektes ut fra viktigheten av det enkelte kriterium. En har følgende forslag til tildelingskriterier:
Tildelingskriterier Poengsum Vekt Sum 1 Tilgjengelighet. Tilbudte lokalers 30 beliggenhet og tilgjengelighet må være slik at lokalene er lett tilgjengelig for brukerne av tannklinikken. Kollektivtransport og parkeringsmuligheter vil vektlegges. Gratis parkeringsmuligheter for pasienter vil tillegges vekt. 2 Egnethet. Vindusfasade og lysforhold, 30 særlig på behandlingsrom. Planløsning, takhøyde, fleksibilitet og inngang. God planutnyttelse og fleksibilitet med hensyn til ombygging, utvidelse eller reduksjon av areal. Egen inngang uten å måtte gå gjennom andre forretningslokaler. Ikke uttømmende liste. 3 Pris hvor leieperioden er 15 år + 5 år. Alle 25 kostnader tilknyttet leieforholdet tas med. Ny pris etter 15 år. 4 Andre helserelaterte virksomheter i 10 umiddelbar nærhet, f.eks. lege og apotek. Gi en beskrivelse. 5 Energieffektivt/miljømerking 5 SUM 100 For ytterligere opplysninger se vedlagte konkurransegrunnlag. I utlysningen foreslår en geografisk begrensning av området hvor en tannklinikk ønskes plassert. Det blå omrisset på etterfølgende kart avgrenser området hvor nye klinikklokaler bør lokaliseres. En har i vurderingen av det geografiske område tatt utgangspunkt i skolenes plassering, bosettingsmønster, kollektivakse og nærhet til E 18. En stor del av gruppen barn/unge er på skole på dagtid. Det understrekes at det innenfor det geografiske område er relativt korte avstander.
Når fylkesutvalget har vedtatt konkurransegrunnlaget vil det anbud som vinner konkurransen være det anbud som scorer høyest ut fra de kriterier som er satt opp. Andre faktorer enn de oppsatte kriterier kan ikke vektlegges. 5. KONKLUSJON Fylkesrådmannen vurderer ut fra vedlagte kart med skoler, bostedsmønster, kollektivakse og nærhet til E 18 at nye klinikklokaler bør lokaliseres i det område som er avgrenset med blå linje. Ut fra vedlagte konkurransegrunnlag foreslås anskaffelsen gjennomført som «Konkurranse med forhandling i henhold til Lov om offentlige anskaffelser. Når anbudene er kommet inn og vurdert tilrår fylkesrådmannen at det foretas en intensjonskunngjøring før en inngår kontrakt. Vedlegg: Konkurransegrunnlag Tannklinikk Lillesand