Sticos Magasinet Nr. 2-2014 Et fagblad for regnskap, lønn og personal GUNSTIGE FRYNSEGODER OPPFØLGING AV SYKMELDTE UTLEIE AV FAST EIENDOM LIKVIDITETSPROGNOSER
2 LEDER Revolusjon i arbeidslivet? MAGNE OLUFSEN Leder Sticos Fagavdeling «The times they are a-changin» sang Bob Dylan på en plate som ble utgitt i 1964. Femti år senere kan vi vel slå fast at endringer har blitt det normale, men kanskje i et større tempo enn noensinne. Akkurat nå er det mye fokus på endringer som kan påvirke norsk arbeidsliv i tiden fremover. Arbeidsminister Robert Eriksson sendte i juni ut på høring forslag om omfattende endringer i arbeidsmiljøloven. Forslagene innebærer: økt adgang til midlertidige ansettelser utvidelse av grensene for overtidsarbeid økt adgang til søndagsarbeid heving av aldersgrensen i arbeidsmiljøloven fra 70 år til 72 eller 75 år økt grense for gjennomsnittsberegning av arbeidstid fjerning av bestemmelsen om fagforeningers søksmålsrett i spørsmål om ulovlig innleie utvidet myndighet til Arbeidstilsynet til å godkjenne alternative arbeidstidsordninger Høringsfristen utløp 25. september, og ikke uventet har flere av forslagene møtt sterk motstand fra blant annet LO. Regjeringen har parallelt med forslagene til endringer i arbeidsmiljøloven nedsatt et ekspertutvalg som skal vurdere fremtidens arbeidsliv, med fokus på organisering av arbeidstid og hvordan arbeidskraften best mulig kan utnyttes de kommende tiårene. Av utvalgets mandat fremgår det at de skal utrede mulighetene for å mobilisere mer arbeidskraft og øke fleksibiliteten for ansatte og arbeidsgivere. Arbeidstidsreguleringene fremstår dermed som det mest sentrale i mandatet. Utvalgets utredning skal legges frem innen utgangen av 2015. Det kan være grunn til å forberede seg på mange diskusjoner om utviklingen i norsk arbeidsliv i tiden fremover. Om det blir gjennomført endringer, hvilke endringer som kommer og eventuelt når de trer i kraft, er det for tidlig å si noe sikkert om. At temaet engasjerer mange og at endringene som antydes vil påvirke både ansatte og arbeidsgivere i fremtiden er uansett klart. De første signalene om den kortsiktige utviklingen kan vi få allerede onsdag 8. oktober, når Solberg-regjeringen legger frem sitt forslag til statsbudsjett for 2015. Vi i Sticos står klare til å analysere forslagene og informere våre kunder om innholdet i budsjettet og de praktiske konsekvensene av regelendringer som foreslås, både når det gjelder reguleringer i arbeidslivet, trygdebestemmelser og regelverket innenfor skatter og avgifter. Uansett hva fremtidig regelverk måtte bli på de ulike områdene, har vi i Sticos som mål at du som kunde alltid skal være oppdatert! UTGITT AV: Sticos AS Postboks 2934 Sluppen, 7438 TRONDHEIM Telefon: 07356 www.sticos.no Copyright Sticos AS. Eventuell videreformidling og annen bruk må avtales med Sticos AS.
INNHOLD 3 INNHOLD 4 Gunstige frynsegoder 8 Ny GRFS 10 Frivillig registrering ved utleie av fast eiendom 15 Endringer i arbeidsgiveravgiften 16 Unikt verktøy for likviditetsprognoser 19 Utbytteberegningen - endringer i aksjeloven 10 20 Sticos Oppslag - nå kun som web-versjon 22 Styrk din kompetanse - Sticos Kurs 24 Sticos E-kurs - nyttige kurs når det passer deg 25 Oppfølging av sykmeldte - forenkling av regelverket 29 Kontantprinsippet og konsekvensene ved innføring av a-ordningen 30 Dommer og høringer 16 36 Registrerings- og avgiftsplikt ved egenregi 40 Avvikling av aksjeselskap 43 Sticos Veiviser 44 Arbeidstaker kan sende utleggsbilag elektronisk 48 Sticos Produkter 50 Sticos svarer 25 Idé og utforming: Sticos AS Opplag: 18 500 Redaksjon og design: Sticos AS Foto: Scanstockphoto, Scanpix, Ronny Danielsen, Ole Ekker, Rasmus Kongsøre, og Sticos AS
4 TEMA: FRYNSEGODER Gunstige frynsegoder Frynsegoder eller naturalytelser er et viktig virkemiddel som mange arbeidsgivere benytter for å tiltrekke seg den beste arbeidskraften. Mange av disse godene er skattepliktige på lik linje med vanlig lønn, men det finnes også goder som verdsettes etter gunstige skatteregler eller som er skattefrie i sin helhet. TERJE BROVOLD Rådgiver Sticos Fagavdeling Utdanning Utdanning i arbeidsforhold er et spennende og nyttig frynsegode for alle arbeidstakere. Ansatte som kommer inn under reglene for skattefri utdanning i arbeidsforhold, kan få inntil 20 måneders utdanning betalt av arbeidsgiver uten å betale skatt av fordelen. Skattefritaket omfatter arbeidsgivers dekning av kostnader til undervisning, skolebøker, eksamensavgift og annet materiell knyttet direkte til utdanningen. I tillegg kan også reisekostnader til undervisningsstedet og merkostnader til opphold utenfor hjemmet være omfattet av skattefritaket når skattyter på grunn av utdanningen må bo utenfor hjemmet. For at det skal innrømmes skattefritak, er det et vilkår at utdanningen har tilknytning til skattyters arbeid og gir kompetanse som kan benyttes i nåværende eller fremtidig arbeid hos nåværende arbeidsgiver. Alternativt kan utdanningen dekkes i forbindelse med opphør av arbeidsforhold og gir kompetanse som kan nyttiggjøres ved søking av nytt arbeid hos annen arbeidsgiver. I sistnevnte tilfelle er skattefritaket begrenset til 1,5 ganger folketrygdens grunnbeløp (G) (fra 1. mai 2014 utgjør 1,5 G kr 132 555). Intern utdanning Vilkårene ovenfor gjelder både for intern og ekstern utdanning. Utdanningen anses som intern når den arrangeres av arbeidsgiver og i det alt vesentligste bare tilbys til arbeidstakere hos denne arbeidsgiveren. Ekstern utdanning For at dekning av kostnadene til ekstern utdanning skal være skattefri, er det et tilleggsvilkår at: 1) Utdanningen må være beregnet til normalt å skulle gjennomføres på inntil fire semestre, maksimalt 20 måneder, ved fulltids studium.
TEMA: FRYNSEGODER 5 Varer utdanningen lengre, er likevel dekning av kostnadene skattefri for de første fire semestre som dekkes, maksimalt 20 måneder. Tar arbeidstakeren flere kurs etter hverandre og som hver for seg ligger innenfor tidsgrensen på fire semestre/20 måneder, vil dekning være skattefri under forutsetning av at kursene ikke bygger på hverandre eller at de alene eller sammen med andre kurs kan lede til en grad. Det er den normerte tiden som skal legges til grunn, f.eks. den normerte tiden Lånekassen legger til grunn. Det er uten betydning hvor lang tid utdanningen faktisk tar. Lånekassen legger normalt til grunn at et fulltidsstudium gir 60 studiepoeng per år eller 30 studiepoeng per semester. Et studium som er normert til 120 studiepoeng vil etter dette oppfylle kravet om inntil fire semestre eller maksimalt 20 måneders varighet. 2) For kurs/utdanning som varer over to måneder, må den ansatte ha arbeidet i heltidsstilling i minst 1 år hos arbeidsgiveren ved oppstart av utdanningen (tilsvarende lenger ved deltidsstilling). Periode med sykmelding eller permisjon med lønn regnes med i forbindelse med kravet til 1 års arbeidsperiode, forutsatt at arbeidstakeren faktisk har arbeidet for den aktuelle arbeidsgiveren direkte forut for fraværet. Den skattepliktige fordelen beregnes som en andel av bilens listepris som ny inkludert verdien av ekstrautstyr. Tommelfingerregelen er at dersom du kjører mye privat, så vil det lønne seg med firmabil i forhold til å eie bilen og bære kostnadene selv. Dersom bilen brukes mye i yrket og lite privat, bør det vurderes om det vil være lønnsomt med firmabil i forhold til bilgodtgjørelse. Dersom man har muligheten til å påvirke valget av firmabil, vil det være svært gunstig å velge el-bil som firmabil fordi den skattepliktige fordelen da beregnes ut fra 50 prosent av listeprisen som ny istedenfor normalt 100 prosent. Dette medfører at skattebelastningen blir omtrent halvparten av en bensin-/dieselbil i samme prisklasse. I tillegg oppnås andre fordeler som blant annet gratis parkering på kommunale parkeringsplasser, gratis bompasseringer og gratis transport av el-bilen på riksveiferger. Det er imidlertid verdt å merke seg at dersom arbeidsgiver påkoster installasjon av hurtiglader i hjemmet til en arbeidstaker, vil dette normalt være en skattepliktig fordel. Arbeidsgivers dekning av andel av strømutgifter i hjemmet som skyldes uttak til firmabil inngår firmabilordningen uten særskilt beskatning under forutsetning av at merforbruket er vurdert nøkternt. Barnehage Bedriftsbarnehage Arbeidsgivers dekning av ansattes barnehageplasser er også et skattefritt frynsegode når arbeidsgiver gjennom eierandel eller innskudd disponerer plassene til bruk for sine ansattes barn. Det er ikke krav til egenbetaling fra foreldrene. Arbeidsgiver må ha vedtektsfestede rettigheter med hensyn til antall barnehageplasser og innflytelse på driften av barnehagen som samsvarer forholdsmessig med eierandelen/innskuddet. Tilskudd til barnehage Det er skattefritak for arbeidsgivers dekning av barnehageutgifter også for plasser som ikke oppfyller vilkårene for å være bedriftsbarnehage. Tilskudd til barnehage er skattefritt når tilskuddet maksimalt er 3 000 kroner i måneden, og den ansatte betaler en egenandel som tilsvarer makspris i henhold til bestemmelser om maksimalgrense, jf. barnehageloven 15. En eventuell differanse mellom maksimalprisen og det den ansatte betaler, regnes som skattepliktig inntekt. forts. Firmabil Firmabil er et fristende frynsegode for mange ansatte. Ansattes fordel ved privat bruk av arbeidsgivers bil skal skattlegges etter sjablonregler når den ansatte faktisk har brukt bilen til privatkjøring i løpet av året. Det spiller ingen rolle for fordelsbeskatningen hvor mye bilen faktisk benyttes privat.
6 TEMA: FRYNSEGODER Aksjer og opsjoner Vederlagsfrie aksjer eller aksjer til underpris regnes som skattepliktig for den ansatte fullt ut, med mindre aksjetildelingen skjer etter en generell ordning i bedriften. Det foreligger skattefritak for 20 % av aksjenes salgsverdi, men maksimalt kr 1 500 pr. person pr. år når alle ansatte etter en generell ordning har fått tilbud om slikt aksjekjøp. Kravet om at aksjeervervet må være etter en generell ordning innebærer at tilbudet om aksjeerverv må gjelde alle ansatte i vedkommende selskap og tilsvarende alle pensjonister dersom også de skal omfattes av tilbudet. Det kan likevel kreves en viss minste ansettelsestid i tillegg til at aksjene i rimelig utstrekning kan fordeles etter ansiennitet eventuelt etter lønnens størrelse. Eksempel AS A har som generell ordning at alle ansatte som har vært ansatt over 5 år kan kjøpe aksjer i selskapet til 50 % av salgsverdien. En ansatt kjøper den 15.04. i inntektsåret 50 aksjer for kr 100 pr. stk. Aksjenes salgsverdi var på samme tidspunkt kr 200 pr. aksje. Den ansattes skattepliktige fordel blir: Firmaturer Firmaturen vil være et skattefritt velferdstiltak når alle eller en betydelig gruppe ansatte har tilbud om å være med på turen. Selv om enkeltstående tilstelninger kombineres med kortere opphold på hotell mv., kan de anses som skattefrie velferdstiltak. Forutsetningen er at oppholdet på hotell mv. har en varighet som ikke overstiger to overnattinger. Det er uten betydning om oppholdet er knyttet til en helg. Når firmaturen regnes som et skattefritt velferdstiltak, vil også eventuelle ektefelles/ledsagers andel av kostnadene være skattefri. Består en reise av to atskilte deler, et velferdstiltak og en tjenestereise (fagseminar e.l.), vurderes hver del av turen isolert. Dersom kravene til skattefritak for henholdsvis velferdstiltaket og tjenestereisen er oppfylt, er i utgangspunktet hele turen skattefri. Eksempel De ansatte i en mindre bedrift er på en tur til et høyfjellshotell fra torsdag morgen til søndag kveld. Arbeidsdagene torsdag og fredag består av et fagseminar. Fredag kveld, lørdag og søndag deltar de Aksjenes salgsverdi (kr 200 * 50 aksjer) 10 000 kroner - Skattefri del (20 % av kr 10 000, men begrenset til kr 1 500) 1 500 kroner - Den ansattes vederlag 5 000 kroner = Skattepliktig fordel 3 500 kroner ansatte på et sosialt arrangement. Dersom kravene til skattefritak for henholdsvis velferdstiltaket og fagseminaret er oppfylt, vil hele turen være skattefri. Vær oppmerksom på at dersom reisen medfører mer enn to overnattinger på hotell mv., vil ektefelles/ledsagers deltakelse uansett bli skattepliktig i sin helhet for den ansatte. Dette gjelder selv om den ansattes egen deltakelse er skattefri. Trening Dersom arbeidsgiver dekker utgifter til ansattes personlige medlemskap i helsestudio mv. vil dette i utgangspunktet regnes som skattepliktig inntekt for den ansatte. Dette gjelder selv om alle ansatte får tilbudet. Arbeidsgivers dekning av utgifter til helsestudio mv. kan imidlertid anses som et rimelig velferdstiltak når alle eller en betydelig gruppe ansatte har reell mulighet til å benytte seg av tiltaket og til å trene i fellesskap. Dette kan for eksempel være når bedriften: kjøper et visst antall kort som benyttes av de ansatte, f. eks. ti kort for 50 ansatte. Et slikt tiltak kan anses som et velferdstiltak når bedriften/arbeidsgiver arrangerer felles opplegg for de ansatte (dersom antall medlemskort som bedriften kjøper er så lavt i forhold til antall ansatte at tiltaket mister karakter av fellesarrangement, blir det en skattepliktig fordel) betaler en viss sum i året for at
TEMA: FRYNSEGODER 7 alle ansatte skal kunne benytte seg av helsestudioet. Et slikt tiltak kan anses som et velferdstiltak når bedriften/arbeidsgiver arrangerer felles opplegg for de ansatte engasjerer en instruktør for å arrangere for eksempel aerobictrening eller en fysioterapeut som kan gi veiledning i bedriftens lokaler. Bedriftsidrettslag Arbeidsgivers dekning av kostnader for bedriftsidrettslaget (f.eks. fotball-/håndballag) regnes normalt som skattefritt velferdstiltak. Her inngår blant annet utgifter i tilknytning til trening og kamper, som leie av bane, hall-tid, kontingenter, baller og annet nødvendig utstyr. Dersom bedriftsidrettslaget dekker startkontingent eller andre utgifter i forbindelse med trening eller deltakelse i trimarrangementer, vil dette bare være skattefritt dersom det kan regnes som et velferdstiltak. Det innebærer blant annet at deltakelsen må inngå i et fellesarrangement for en betydelig gruppe ansatte. Pensjonsforsikring En god pensjonsordning er et viktig gode som gjør bedriften attraktiv. Obligatorisk tjenestepensjon, som trådte i kraft i 2006, er et viktig bidrag for en trygg pensjon for alle, og vil sikre alderspensjonsopptjening i tillegg til folketrygden for de fleste arbeidstakere. Fra 1. januar 2014 ble det åpnet for at bedrifter i privat sektor kunne velge enda et nytt skattefavorisert kollektivt alderspensjonsprodukt for sine ansatte. Produktet er ment å være et alternativ til dagens ytelses- og innskuddspensjonsordninger. Det nye produktet er hjemlet i ny tjenestepensjonslov, som trådde i kraft 1. januar 2014. Fra samme tidspunkt økte rammen vesentlig for innbetaling av innskudd til de ansattes pensjon etter innskuddspensjonsloven. Fradrag for kostnader vedrørende ordningen kan komme i tillegg til de fastsatte øvre innskuddsgrensene. Ved obligatorisk tjenestepensjon (OTP) er arbeidsgivers minsteinnskudd to prosent, men arbeidsgiver kan nå på visse vilkår betale inn sju prosent av medlemmets samlede lønn inntil 12 G, eller sju prosent av medlemmets samlede lønn mellom 1 G og 12 G (valgfritt for arbeidsgiver) Det kan gjøres tilleggsinnskudd for medlemmets lønn mellom 7,1 G og 12 G. Slikt tilleggsinnskudd kan i pensjonsplanen ikke settes høyere enn 18,1 prosent av slik lønn i det enkelte år. Det skal ikke betales innskudd for lønn over 12 G. Folketrygdens grunnbeløp (G) utgjør fra 1. mai 2014 kr 88 370. Bedriftshytte Fordel ved fri bedriftshytte/fritidsbolig anses som velferdstiltak, og er ikke skattepliktig for arbeidstaker hvis retten til bruk gjelder for alle eller en betydelig gruppe ansatte i bedriften. Denne regelen gjelder også bedriftshytter/fritidsboliger i utlandet. Det må sannsynliggjøres på en troverdig måte at hytta/fritidsboligen er tilgjengelig for alle eller majoriteten av de ansatte, for eksempel ved vedtekter eller hyttebok. Videre bør det være en oversikt over den faktiske bruken. Det kan som et utgangspunkt legges til grunn at fordelen vil være skattepliktig hvis det er mindre enn ti personer som har disposisjonsrett. Skattedirektoratet har nå åpnet for at hytta likevel kan bli ansett som et rimelig velferdstiltak selv om det er færre enn ti ansatte. Dette forutsetter at bruken for den enkelte ellers fremstår som et rimelig velferdstiltak. Dersom flere bedrifter som hver har under ti ansatte eier en bedriftshytte/ fritidsbolig i fellesskap, blir bruken ikke skattepliktig dersom til sammen ti eller flere har rett til å disponere hytta. Hjemmekontor Godtgjørelse Hvis godtgjørelsen gjelder kontor som oppfyller vilkårene til hjemmekontor og ikke overstiger 1600 kroner pr. år, vil godtgjørelsen være trekk- og avgiftsfri. Med hjemmekontor menes eget/egne rom i hjemmet som utelukkende benyttes i eierens inntektserverv. Utleie til arbeidsgiver Ved reell utleie av en del av fritakslignet bolig til arbeidsgiver eller eget aksjeselskap, vil vanlig markedsleie være fradragsberettiget for selskapet uten at mottaker blir beskattet for beløpet. Skriftlig leieavtale bør foreligge. En forutsetning for å kunne hevde at det er et reelt utleieforhold er at lokalene faktisk brukes til arbeidsgiverens/ aksjeselskapets formål. Ligningsmyndighetene stiller strenge krav både ved vurderingen av om det foreligger reell utleie og til hva som kan regnes som markedsverdi. Andre frynsegoder Øvrige frynsegoder kan være for eksempel telefon, personalrabatter, subsidiert kantine, bedriftshelsetjeneste, arbeidstøy, avis og lån i arbeidsforhold.
8 TEMA: NY GRFS Ny GRFS Det er vedtatt en ny standard for God Regnskapsføringsskikk (GRFS). Den nye standarden trer i kraft for regnskapsoppdrag som utføres 1. januar 2015 eller senere, og erstatter samtidig GRFS 0, 1, 2 og 3. HANS OLAV SEKKESETER Rådgiver Sticos Fagavdeling Prosessen med den nye GRFS har vært lang og det har vært flere runder med innspill fra bransjen. Mange av endringene kan gjerne ses på som en ren skriveteknisk øvelse, med oppfrisking av språk og endring av oppbygningen. Andre endringer er av mer kvalitativ art, som også vil ha konsekvenser for hvordan regnskapsførers hverdag skal legges opp. Denne artikkelen er ment som en liten smakebit på hvilke endringer som er vedtatt. Struktur Den mest påfallende endringen er den nye strukturen. Hele GRFS er nå samlet i en standard. Konsekvensen av dette er at mange av gjentakelsene i GRFS 1, 2 og 3 er borte. En annen stor endring er at oppsummeringen av obligatoriske krav i slutten av hver GRFS er tatt bort. Noen vil kanskje oppleve dette som en forringelse av brukervennligheten av GRFS, men poenget er at de obligatoriske kravene må leses i sammenheng med veiledningen. Med en liste av obligatoriske krav var det også slik at «bør»-punktene havnet i skyggen, da de ikke var med i listen. Det er viktig at også disse blir tatt med når man skal vurdere virksomhetens etterlevelse av regelverket. Generelt om ny GRFS Ekstern regnskapsfører er gjennom regnskapsførerloven 2 pålagt å følge GRFS. Der den gamle GRFS først og fremst henvendte seg til regnskapsførerselskaper, og i liten grad var tilpasset regnskapsavdelinger og interne regnskapsfunksjoner i næringslivet, har vi i den nye GRFS en fått en standard som også kan brukes som en kvalitetsnorm for andre enn regnskapsførerselskaper. Den vedtatte GRFS en inneholder flere punkter innenfor lønnsområdet som henviser til lønnskoder, lønns- og trekkoppgave og terminoppgave. Dette er begreper som fra 1.1.2015 blir utdatert ved at den nye A-meldingen trer i kraft. Det er ventet at GRFS vil bli endret som følge av dette. I stedet for egne GRFS er, har nå de ulike virksomhetsområdene fått egne kapitler. I tillegg til bokføring, fakturering, lønn og årsoppgjør har vi fått et nytt område som heter «rene rapporteringsoppdrag». Dette er oppdrag hvor man ikke ivaretar den løpende bokføringen, men bistår med pliktig regnskapsrapportering, som terminoppgaver for mva, A-meldingen og lignende. Beredskapsplan Et annet nytt punkt i GRFS er at virksomheten skal ha en katastrofeplan knyttet til IT-sikkerhet. Denne katastrofeplanen skal beskrive hvordan driftsproblemer knyttet til programvare og maskiner skal håndteres. Dette er et selvstendig dokument som ikke nødvendigvis er tilstrekkelig oppfylt ved en beskrivelse av interne IT-sikkerhetsrutiner. IT-sikkerhetsrutinene beskriver hvilke forebyggende tiltak man har for å redusere risikoen for uønskede hendelser. Katastrofeplanen er beskrivelse av hvilke rutiner man skal følge hvis
TEMA: NY GRFS 9 en uønsket hendelse inntreffer. Den skal beskrive varslingsrutiner, ansvar for gjennomføring og hvilke oppgaver som skal utføres. Datatilsynet har laget en generell mal for beredskapsplan for ITkritiske virksomheter. Ved utarbeidelse av beredskapsplan for et regnskapsbyrå er det mulig å ta utgangspunkt i denne malen, men vær oppmerksom på at den krever stor grad av tilpasning for å være relevant. Risikobasert kundekontroll Hva innebærer risikobasert kundekontroll? Vi opplever fortsatt at bransjen er usikker på hva som ligger i dette. Hva skal registreres, og hvem skal man ta ID-kontroll av? I Ny GRFS vises det nå til kravene i hvitvaskingsloven, uten å gå nærmere inn på hvilke krav som gjelder. Følgende er en klargjøring av hvilke krav som stilles til kundekontrollen i henhold til hvitvaskingsloven: For regnskapsfører skal en kundekontroll omfatte: 1. Registrering av følgende opplysninger om kunden a) fullt navn eller foretaksnavn, b) fødselsnummer, organi sasjonsnummer, D-nummer eller, dersom kunden ikke har slikt nummer, annen entydig identitetskode, c) fast adresse, og d) referanse til legitimasjon som er brukt for å bekrefte kundens identitet. 2. Bekreftelse av kundens identitet på grunnlag av gyldig legitimasjon 3. Bekreftelse av identiteten til reelle rettighetshavere på grunnlag av egnede tiltak Dersom kunden er en juridisk person, skal identiteten til den som handler på vegne av kunden bekreftes på grunnlag av gyldig legitimasjon. Videre skal det dokumenteres, ved firmaattest, stiftelsesdokument, skriftlig fullmakt eller lignende, at vedkommende er berettiget til å representere kunden utad. Når det gjelder punkt 3. om reelle rettighetshavere, så er dette hvilke personer som har en bestemmende innflytelse i selskapet. I hvitvaskingsloven er dette definert til de som har 25 % eller mer direkte eller indirekte eierposisjon i selskapet. Man skal altså ha en egen oversikt over hvilke fysiske personer som står bak selskapet, og dette skal kartlegges i alle ledd helt opp til hvem som har en slik eierposisjon. Ekstern drift av virksomhetskritisk IKT Det er stadig mer vanlig å arbeide opp mot en nettsky, hvor man har ulike leverandører å forholde seg til. I avtalene man inngår med slike leverandører skal det i henhold til ny GRFS nå sikres at regnskapsfører gis rett til å kontrollere leverandørens behandling av taushetsbelagt informasjon, samt andre aktiviteter som er knyttet til avtalen. Også de som har tilsyn med regnskapsførervirksomheten skal gis slik tilgang. I tillegg skal det i avtalen framgå hvor fysiske oppbevaringsmedier befinner seg. Fullmakter Her er det i ny GRFS gjort tre forenklinger som letter arbeidet med etablering og vedlikehold av fullmakter. 1. Fullmakt kan lyde på person eller en funksjon, forutsatt at funksjonen kan knyttes til en spesifikk person, slik som daglig leder. 2. Fullmakten kan inneholde bestemmelser om delegering av fullmakten, slik at den personen/funksjonen fullmakten lyder på kan delegere denne videre uten at man tar disse inn i fullmakten. 3. Hvis det står i fullmakten at den gjelder så lenge personen er ansatt i virksomheten, trenger man ikke å kalle tilbake fullmakten når denne personen avslutter arbeidsforholdet. Dette gjelder for fullmakter som er knyttet til en person. Kvalitetskontroll Som før er det ulike nivåer av kvalitetskontroll. Kunderelatert kvalitetssikring kan deles opp i to nivåer: 1. Overordnet kvalitetskontroll på oppdragsnivå 2. Kvalitetssikring av medarbeiders oppdragsutførelse Der man tidligere skulle kvalitetssikre medarbeider minst to ganger i året, er det nå åpnet for kun årlig kvalitetssikring. Merk at oppdragsdokumentasjonen også skal inneholde en dokumentasjon av vurderingen som er gjort i forhold til omfang og frekvens av kvalitetssikringen. Om man skal utføre en årlig kvalitetssikring må man altså dokumentere hvorfor dette ikke gjøres oftere. I tillegg er det et «bør»-punkt som går på kvalitetskontroll rettet mot arbeid utført av oppdragsansvarlig. Dette er særlig aktuelt på oppdrag uten revisor. Hvis det ikke er andre autoriserte regnskapsførere som kan utføre slik kvalitetskontroll, kan sjekklister benyttes.
10 TEMA: FRIVILLIG REGISTRERING Frivillig registrering ved utleie av fast eiendom 1. juli 2014 ble det innført nye regler for søknad om frivillig registrering for utleie av bygg og anlegg. Det er åpnet for at slik registrering kan få tilbakevirkende kraft. BERNT OLLESTAD Rådgiver Sticos Fagavdeling Innledning og avgrensning av tema Utleie av fast eiendom er som hovedregel unntatt fra merverdiavgift. Slik virksomhet skal ikke registreres i Merverdiavgiftsregisteret. 1 Det skal ikke beregnes merverdiavgift på leievederlaget og eventuelle felleskostnader som blir fakturert leietaker. Utleier har ikke fradragsrett for inngående avgift. Fra denne regelen er det gjort et viktig unntak for næringsdrivende som leier ut næringsareal til bruk i virksomhet som omfattes av merverdiavgiftsloven 2 eller kompensasjonsloven 3. Gjennom en ordning med frivillig registrering kan utleier bli avgiftspliktig for sin utleievirksomhet, og ha de samme rettigheter og plikter som ordinære avgiftspliktige virksomheter. Inntil 1. juli 2014 var det kun gjennom skriftlig søknad en næringsdrivende kunne oppnå slik registrering. Denne fremgangsmåten gjaldt uavhengig av om den næringsdrivende fra før var ordinært registrert for annen avgiftspliktig virksomhet. Nå er dette endret gjennom nye bestemmelser som har åpnet for frivillig registrering uten skriftlig søknad. Artikkelen vil omtale hvilke alternativer som kan benyttes etter 1. juli 2014 for å oppnå frivillig registrering. Først gir vi en kort oversikt over de materielle vilkårene ved utleie av bygg og anlegg, da dette har betydning for de nye reglene om virkningstidspunktet. Andre forhold knyttet til ordningen med frivillig registrering behandles ikke. Heller ikke reglene rundt utleie av landbrukseiendom 4, skogsveiforeninger 5, private utbyggere av vann- og avløp 6 og utleie av baneanlegg 7 vil bli omtalt. 1. Mval. 3-11 (1) 2. Lov av 19. juni 2009 nr. 58 (merverdiavgiftsloven) 3. Lov av 12. desember 2003 nr. 108 (kompensasjonsloven) 4. Mval. 2-3 (2) 5. Mval. 2-3 (4) 6. Mval. 2-3 (5) 7. Mval. 2-3 (6)
TEMA: FRIVILLIG REGISTRERING 11 Generelt om de materielle vilkårene for frivillig registrering Adgangen til frivillig registrering er begrenset til utleie av bygg eller anlegg til bestemt bruk. Vilkårene 8 er de samme uavhengig på hvilken måte man velger å gjennomføre registreringen på. For det første må utleien gjelde et bygg eller anlegg. Utleie av tomt/ grunn kan ikke frivillig registreres. Det skal ikke mye til før det foreligger et bygg eller anlegg. Det vil være nok at et område asfalteres og leies ut. Det er ikke noe krav om at det oppføres en bygning eller andre faste innretninger på tomten. Videre må leietaker være en næringsdrivende som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, eller en offentlig virksomhet som er omfattet av kompensasjonsreglene. 9 En privat virksomhet som er omfattet av de samme kompensasjonsreglene oppfyller ikke vilkåret og vil derfor ikke gi grunnlag for frivillig registrering av utleier. En slik leietaker kan være en privat barnehage eller en privat grunnskole. Selv om leietaker er registrert eller en kompensasjonsberettiget offentlig virksomhet, er det i tillegg et vilkår at arealet er til slik bruk at det ville gitt leietaker fradragsrett/ rett til kompensasjon om han selv hadde stått for anskaffelsen eller oppføringen. Det er kun leieforhold som omfatter ovennevnte vilkår som kan gi grunnlag for frivillig registrering. Areal som leies ut til eksklusiv bruk som verken gir rett til fradrag eller kompensasjon kan ikke gi grunnlag for frivillig registrering. Fremgangsmåte ved registrering Næringsdrivende som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret kan fra 1. juli 2014 velge skriftlig søknad eller tilkjennegivelse for å oppnå frivillig registrering. Frivillig registrering ved tilkjennegivelse gjelder kun for det enkelte leieforhold, og må gjentas ved nye leieforhold som oppfyller de materielle vilkårene. Frivillig registrering ved skriftlig søknad vil gjelde generelt og vil automatisk innlemme nye leieforhold som oppfyller de materielle vilkårene. Uregistrerte næringsdrivende kan ikke velge, han må bruke skriftlig søknad. Dersom en næringsdrivende leier ut bygg eller anlegg til en leietaker som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, og leietaker skal bruke arealet til formål som gir rett til fradrag, kan han la seg registrere. Etter 1. juli 2014 er det to fremgangsmåter som kan benyttes. Den ene er gjennom en formell søknad, som før. Den andre er gjennom tilkjennegivelse, som er nytt fra nevnt tidspunkt. Videre inneholder de nye reglene en oppmykning av virkningstidspunktet uavhengig av hvilket alternativ man bruker for å oppnå registrering. Utleier er ordinært registrert i Merverdiavgiftsregisteret Dersom en næringsdrivende er registrert for annen virksomhet, kan den næringsdrivende velge mellom søknad eller tilkjennegivelse. Det typiske eksemplet er fremleietilfellene; A AS leier lokaler av B AS. A AS bruker arealene i egen avgiftspliktig virksomhet. B AS er frivillig registrert og fakturerer A AS med utgående avgift på hele leieveder- laget. A AS velger etter en tid å fremleie deler av arealet til C AS som også skal bruke arealet i avgiftspliktig virksomhet. Dersom A AS skal fakturere C AS med utgående avgift, må han være frivillig registrert. Før 1. juli 2014 måtte A AS ha sendt en skriftlig søknad for å oppnå slik registrering. Regelendringen går på at det ikke lenger er nødvendig å sende skriftlig søknad. A AS kan gjennom en tilkjennegivelse oppnå frivillig registrering. Tilkjennegivelse innebærer at leieforholdet «behandles som merverdiavgiftspliktig». 10 Et sentralt moment vil her være at det er inngått leieavtale med C AS, og C AS skal bruke lokalene i avgiftspliktig virksomhet. Videre er det viktig at A AS opptrer i samsvar med de sentrale plikter en registrering innbærer slik som å fakturere C AS med utgående avgift, at omsetningen bokføres som avgiftspliktig og innberettes på omsetningsoppgaven som avgiftspliktig omsetning. Frivillig registrering gjennom tilkjennegivelse, som ved bruk av søknad, kan tidligst skje når de materielle vilkår for frivillig registrering er til stede. Dersom vi tar utgangspunkt i fremleieeksempelet, og C AS som fremleietaker ikke skal bruke arealet i virksomhet som gir rett til fradrag, så vil frivillig registrering gjennom tilkjennegivelse også være avskåret. Om man skal bruke alternativet med søknad eller tilkjennegivelse, er i prinsippet uten betydning for det konkrete leieforholdet. Det er imidlertid en viktig forskjell man bør være oppmerksom på. Velger man skriftlig søknad, betyr dette 8. Mval. 2-3, jf. fmval 2-3-1 9. Kompensasjonsloven 2 10. Mval. 2-3 (3)9. Kompensasjonsloven 2
12 TEMA: FRIVILLIG REGISTRERING at alle fremtidige utleieforhold som oppfyller de materielle vilkår for frivillig registrering, automatisk blir innlemmet i den frivillig registreringen. Dette med mindre man gir skattekontoret konkret beskjed om at leieforholdet skal holdes utenfor. Bruk av alternativet med tilkjennegivelse har ingen virkning utover det konkrete leieforholdet. Prosessen må gjentas for hvert nytt leieforhold som oppfyller de materielle vilkår. Så for utleiere som er ordinært registrert og vet de vil få flere leieforhold og ofte utskiftinger, så vil etter vår oppfatning være mest praktisk å bruke alternativet med skriftlig søknad. Utleiere som ikke er ordinært registrert For utleiere som ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, er situasjonen uforandret. Slike utleiere kan kun bli frivillig registrert gjennom søknad. Søknad kan som hovedregel tidligst fremsettes når det foreligger en leieavtale og omsetningsgrensen på NOK 50 000 er oppnådd. 11 Er utleier først frivillig registrert gjennom skriftlig søknad, så vil registreringen automatisk få virkning for alle fremtidige utleieforhold hvor de materielle vilkår er oppfylt. Det er kun dersom man ønsker å holde det konkrete leieforholdet utenfor at man må varsle skattekontoret. Vi nevner for ordens skyld at dette med varsling ikke er en problemstilling for leieforhold hvor leietaker ikke driver virksomhet faller inn under merverdiavgiftsloven. Slike leieforhold vil uansett ikke kunne omfattes av en frivillig registrering. Særlig om utleiebygg under oppføring Ved oppføring av næringsbygg for utleie vil det ofte gå noe tid fra man starter oppføringen til bygget er fullført og genererer leieinntekter. For mange utbyggere vil det være av interesse å kunne fradragsføre inngående avgift fortløpende i byggeperioden. Enten utleier allerede er ordinært registrert eller frivillig registrert, vil mulighetene til å oppnå fradragsrett tidligst kunne skje fra tidspunktet det foreligger leieavtale for hele eller deler av bygget. Tilsvarende gjelder også for en ikke-registrert næringsdrivende som har bygg under oppføring. Vi kan belyse dette med følgende eksempler: A AS er en ordinært registrert entreprenørvirksomhet. A AS beslutter å føre opp en bygg som skal leies ut. Bygget skal inneholde to leieforhold når det står ferdig. Ved oppstart av byggeprosjektet har A AS inngått leieavtale med B AS. B AS skal leie 50 % av arealet og skal bruke arealet i avgiftspliktig virksomhet. Midt i byggeperioden inngås leieavtale med C AS for det resterende arealet. Også C skal bruke sitt areal i avgiftspliktig virksomhet. I dette eksemplet vil A AS ved byggestart oppfylle de materielle vilkår for frivillig registrering for 50 % av arealet. A AS kan velge formell søknad eller tilkjennegivelse siden han allerede er ordinært registrert. Ved bruk av tilkjennegivelse vil det neppe være nok at A AS starter fradragsføring av 50 % av inngående avgift som påløper. Det må i tillegg tilkjennegis at leieforholdet skal behandles som avgiftspliktig og at det vil bli beregnet utgående avgift når bygget står ferdig om leie vil bli fakturert. Det naturlige vil da være at dette blir innarbeidet i leieavtalen. Dersom A AS velger fremgangsmåten med tilkjennegivelse må prosedyren gjentas i forhold til avtalen med C AS. Først etter dette tidspunktet vil det fradragsretten utgjøre 100 %. Hadde A valgt skriftlig søknad, ville leieforholdet med B AS automatisk vært innlemmet fra dato for inngåelse av avtalen. A AS er allerede frivillig registrert gjennom en formell søknad. A AS skal føre opp et nytt bygg for utleie. Ved byggestart inngås leieavtale med B AS som skal leie hele bygget til bruk i egen avgiftspliktig virksomhet.
TEMA: FRIVILLIG REGISTRERING 13 I dette eksemplet trenger ikke A AS foreta seg noe spesielt. Han kan starte fradragsføringen fra tidspunktet for inngåelse avtalen. A AS er ikke registrert. A AS starter oppføring av et bygg for utleie. Det blir inngått leieavtale med B AS på tidspunktet for byggestart. B AS skal bruke hele bygget i egen avgiftspliktig virksomhet når det står ferdig. I dette tilfelle er eneste alternativet skriftlig søknad om registrering (forhåndsregistrering). Slik søknad kan tidligst innrømmes fra tidspunktet for inngåelse av leieavtalen, i dette tilfelle byggestart. Virkningstidspunktet for frivillig registrering Virkningstidspunktet for en frivillig registrering kan nå gis tilbakevirkende kraft til terminen som utløper senest 6 måneder før tidspunktet for tilkjennegivelse eller skriftlig søknad. Uavhengig av dette kan virkningstidspunktet ikke settes tidligere enn når de materielle vilkårene for frivillig registrering er oppfylt. En frivillig registrering har tradisjonelt ikke hatt tilbakevirkende kraft. Registrering har tidligst blitt gitt virkning fra starten på den terminen søknaden ble postlagt eller registrert loggført i mottaksregisteret. Ble en søknad postlagt 26. februar 2014, så kunne den tidligst virkning fra og med 1. januar 2014. Med virkning fra 1. juli 2014 er reglene om virkningstidspunktet endret. En søknad om frivillig registrering kan gis tilbakevirkende kraft med inntil 6 måneder. Dette gjelder uavhengig av om man velger skriftlig søknad eller tilkjennegivelse. 12 Utgangspunktet for fristberegningen er: Søknad på papir når søknaden er postlagt Elektronisk søknad tidspunktet for loggføring i mottakssentralen Tilkjennegivelse dato for tilkjennegivelse av utleieforholdet. Med utgangspunkt i ovennevnte frister kan en frivillig registrering få virkning for alle terminer som utløper senest 6 måneder før tidspunktene nevnt ovenfor. Uavhengig av dette kan virkningstidspunktet ikke settes tidligere enn til den terminen de materielle vilkårene for registrering er oppfylt. Endelig ligger det i en overgangsperiode en begrensning i at virkningstidspunktet ikke kan settes til før 1. juli 2014. A AS er ordinært registrert i Merverdiavgiftsregisteret. A AS har i tillegg et bygg som leies ut til en avgiftspliktig leietaker. Leieforholdet har eksistert siden 1. januar 2014. A AS sender skriftlig søknad om frivillig registrering. Denne er poststemplet 15. september 2014. I dette eksemplet skaper ikke de materielle vilkår noe problem (oppfylt 1. januar 2014). 12 Men på grunn av reglene først trådte 11. Mval. 14-1 12. Mval. 14-1 (4) og (5) forts.
14 TEMA: FRIVILLIG REGISTRERING i kraft med virkning fra og med 1. juli 2014, kan virkningstidspunktet tidligst settes til 4 termin (juli-august.) Det er først ved utgangen av 2014 at man kan oppnå full effekt av 6 måneders fristen. A AS leier ut en større næringseiendom til B AS. B AS bruker bygget i avgiftspliktig virksomhet. Leieforholdet ble etablert 1. januar i år 1. 15. september i år 1 blir søknad om frivillig registrering post lagt. A AS kan sette virkningstidspunktet til 2. termin (mars-april) i år 1. Virkningstidspunktet kan ikke settes til 1. termin fordi denne terminen utløper (28. februar) mer enn 6 måneder regnet dato for postlagt søknad. Forholdet til reglene om tilbakegående avgiftsoppgjør Ved oppføring av bygg for utleie vil det i mange tilfeller bli aktuelt med tilbakegående avgiftsoppgjør. Dette kan være aktuelt både i oppføringsperioden og etter fullføring. I forhold til fullføring gjelder det en absolutt frist på 6 måneder regnet fra fullføring. Leieforhold inngått etter utløpet av denne fristen avskjærer muligheten for tilbakegående avgiftsoppgjør, og den næringsdrivende er henvist til å bruke justeringsreglene. Spørsmålet er om de nye reglene om virkningstidspunkt påvirker muligheten til tilbakegående avgiftsoppgjør. 13 Skattedirektoratet har presisert at lovendringen ikke medfører noen endring reglene for tilbakegående avgiftsoppgjør. Men i praksis vil fristen i gitte situasjoner kunne bli utvidet med inntil 6 måneder som følge av de nye reglene om virkningstidspunktet. A AS er ordinært registrert i Merverdiavgiftsregisteret for entreprenørvirksomhet. A AS har ført opp et nytt bygg. Bygget ble fullført 1. juli i år 1. Bygget blir først utleid pr. 1. september i år 1 gjennom en leieavtale med B AS. B AS bruker bygget i egen avgiftspliktig virksomhet. 1. februar i år 2 postlegges en skriftlig søknad om frivillig registrering. Samtidig med søknaden om frivillig registrering søker A AS om tilbakegående avgifts oppgjør. Figur 1. 1.7 år 1 1.9 år 1 31.12 år 2 1.2 år 2 1.7 år 1.9 år 31.12 år 1.2 år Bygget er fullført Leieavtale inngås Bygget er fullført Leieavtale inngås (tidligste (tidligste virkningstidspunkt) virkningstidspunkt) Frist for Frist for tilbakegående tilbakegående avgiftsoppgjør avgiftsoppgjør Søknad om Søknad om frivillig frivillig registrering registrering På grunn av at leieforholdet med den avgiftspliktig leietakeren er inngått før utløpet av fristen for tilbakegående avgiftsoppgjør (utløper 31. desember i år 1) og søknad om frivillig registrering er fremsatt under 6 måneder etter 31. desember i år 1, vil A AS ha krav på tilbakegående avgiftsoppgjør. Virkningstidspunktet av registreringen kan i dette tilfelle settes til et tidspunkt som ligger innenfor fristen for tilbakegående avgiftsoppgjør (fig. 1). Figur 2. 1.7 år 1 1.7 år 31.12 år 2 1.2 år 2 31.12 år 1.2 år Bygget er fullført Bygget er fullført Frist for tilbakegående Frist for tilbakegående avgiftsoppgjør avgiftsoppgjør Søknad om frivillig Søknad om frivillig registrering og leieavtale registrering og leieavtale inngås (tidligste inngås (tidligste virkningstidspunkt) virkningstidspunkt) Dersom vi tar utgangspunkt i samme eksempel, men legger til grunn at leieavtalen med B AS, først blir inngått 1. februar i år 2, så bortfaller muligheten for tilbakegående avgiftsoppgjør(fig. 2). Dette som følge av at virkningstidspunktet for en frivillig registrering tidligst kan settes til det tidspunktet de materielle vilkårene er oppfylt. I vårt eksempel er det 1. februar i år 2, altså etter utløpet av fristen for tilbakegående avgiftsoppgjør som 31. desember i år 1. Det avgjørende vil være om de materielle vilkår for registrering foreligger før eller etter utløpet av 6 måneders fristen for tilbakegående avgiftsoppgjør. 13. Mval. 8-6 (1) og Skattedirektoratets melding 5/14 av 4. juli 2014 punkt 5
TEMA: ARBEIDSGIVERAVGIFTEN 15 Endringer i ARBEIDSGIVERAVGIFTEN Reglene om differensiert arbeidsgiveravgift ble fra 1. juli 2014 endret som følge av vedtak fra ESA. De største endringene var at flere kommuner ble flyttet til nye soner, det ble opprettet ny ordning for virksomheter som driver sektorunntatte aktiviteter og fribeløpsordningen ble utvidet. MARIANNE LUND Rådgiver Sticos Fagavdeling Kommuner Etter endringene i ordningen med differensiert arbeidsgiveravgift ble 31 kommuner flyttet til nye soner. Av disse var 26 kommuner omfattet av ordningen med bagatellmessig støtte for foretak i sone Ia. Sektorunntak Den nye ordningen unntar flere næringer fra å motta støtte i form av differensiert arbeidsgiveravgift. Dette innebærer at foretak som driver næring innen de unntatte sektorene i utgangspunktet må benytte høy sats (14,1%) ved beregning av arbeidsgiveravgift i alle soner. Dette gjelder uavhengig av om foretaket kun driver en liten del av virksomheten sin innenfor sektorunntaket. Foretak som driver blandet virksomhet kan like- vel, dersom det opprettes et klart regnskapsmessig skille, benytte reduserte satser på lønnskostnader knyttet til aktiviteter utenfor sektorunntaket. Arbeidsgiver må vurdere hver enkelt aktivitet som utføres og ta stilling til om aktiviteten faller inn under sektorunntakene eller ikke. De unntatte sektorene er; stål- og syntetfibersektoren, finans- og forsikringssektoren, hovedkontorfunksjonene og rådgivningstjenestene i konsern, transportsektoren, flyplasser og energisektoren. Utleie av arbeidskraft til unntatte aktiviteter behandles på samme måte. Det betyr at det i utgangspunktet skal beregnes avgift med høy sats (14,1%) ved utleie av arbeidskraft til sektorunntatte aktiviteter. Foretak som anses å være i økonomiske vanskeligheter kan heller ikke benytte redusert sats. Fribeløp Som kompensasjon for flere sektorunntak ble som nevnt fribeløpsordningen utvidet fra 1. juli. Fribeløpsordningen i sone Ia videreføres og det ble i tillegg innført fribeløp for alle unntatte sektorer. Dette innebærer at arbeidsgivere i sone Ia og sektorunntatte næringer i sone II til V kan benytte reduserte satser inntil fribeløpet er brukt opp. Det generelle fribeløpet er på kr 450 000, mens fribeløpet for godstransport på vei er på kr 225 000. Fribeløpsordningen gjelder også for foretak i økonomiske vanskeligheter.
16 TEMA: STICOS PROGNOSE Unikt verktøy for LIKVIDITETSPROGNOSER Manglende styring og kontroll på likviditet er en viktig årsak til at mange bedrifter går konkurs. Sticos lanserer nå et verktøy som hjelper bedrifter å ha kontroll på framtidig likviditet og arbeidskapital. Produktsjef Espen Linløkken forklarer hvordan Sticos Prognose gjør arbeidet med likviditetsprognoser enkelt. YNGVE KRANE Sticos Markedsavdeling Hva er Sticos Prognose? Utarbeidelse av gode likviditetsbudsjett og likviditetsprognoser har tradisjonelt vært både vanskelig og tidkrevende. Dette ser vi er en avgjørende grunn til at mange selskaper ikke gjør jobben med å ta kontroll på egen likviditet, sier Espen Linløkken, produktsjef for Sticos Prognose. Sticos Prognose gjør likviditetsprognoser enkelt, sier Linløkken. Sticos Prognose er et avansert verktøy for å lage likviditetsprognoser av høy kvalitet, samtidig som det er svært enkelt i bruk. Programmet gir deg som bruker full oversikt over framtidig likviditet i selskapet, og det vil være et av de viktigste støtteverktøyene for å ta riktige beslutninger. Målet er at alle bedrifter skal kunne ha kontroll på framtidig likviditet og arbeidskapital. Hvorfor har Sticos utviklet et slikt verktøy? Sticos har alltid vært opptatt av å gjøre hverdagen enklere for de som jobber med regnskap. Vi har i dag allerede et styringsverktøy for regnskapsførere, Sticos Regn- skapsmetodikk. Her får man et praktisk oppdragsstyringssverktøy som sørger for at kravene til god regnskapsføringsskikk blir fulgt. Regnskapsførere har behov for verktøy til hjelp i prosessene rundt regnskapsføring og rådgivning for sine kunder. Utarbeidelse av likviditetsprognoser er en viktig del av denne jobben, både for å fange opp signaler i forkant av hendelsene og som ledd i rådgivning og planlegging av f.eks alternative scenarioer. Vi mener dette er like viktig for bedrifter internt, og har laget Sticos Prognose også som et frittstående produkt som alle kan ha nytte av å bruke.
TEMA: STICOS PROGNOSE 17 Hvordan fungerer det? Systemet integreres med ditt regnskapssystem og tar utgangspunkt i dine faktiske regnskapstall. Systemet beregner så kredittider og snittsatser av viktige parameter basert på dette. Systemet gjenkjenner lån, finner mva.-satser på kontoer og gjør en enkel beregning av skatt. Alt dette brukes for å produsere en resultatprognose som igjen danner grunnlaget for likviditetsprognosen. I systemet er det også lagt opp til at du som bruker enkelt skal kunne justere på grunnlagstallene for at prognosen skal bli mest mulig presis. Hva er så unikt med Sticos Prognose? Det unike med systemet er fokuset på den grafiske framstillingen. Der avanserte rapporteringsløsninger viser informative grafer av tall, tar Prognose det hele et hakk lengre. Her gjør du som bruker endringene direkte i grafene. Enkelt, forståelig og oversiktlig. Vet du at en ny kontrakt utløser NOK 100 i fakturering om 3 måneder, legger du bare inn endringen ved å dra grafen opp med NOK 100 i den aktuelle måneden. Systemet beregner mva. og kredittid og oppdaterer likviditetsprognosen automatisk med den nye informasjon. I dag bruker mange Excel som verktøy, og man må bygge sine egne modeller. Fordelen her er at vi har kvalitetssikret systemet og gjort det enkelt og fleksibelt for deg som bruker. Jeg tror vi har klart å skape en unik blanding mellom et avansert system med store mengder data og et rent, enkelt og intuitivt design. og de sier ikke noe om hva som kommer. Det blir litt som å kjøre bil etter gulstripen i sidespeilet, det er greit for å rette seg litt inn, men det går ikke uten klar sikt framover. Likviditetsprognoser er sikten framover. Basert på historiske tall, samt bedriftseiers egne betraktinger og justeringer, gir det en veldig god kvalifisert gjetning om hva som kommer. Det er selvfølgelig ikke en fasit, men et godt anslag. Dette er noe bankene er veldig opptatt av. En god likviditetsprognose vil uten tvil hjelpe ved søknad om lån. Videre vil en slik prognose være viktig for ledelsen i forbindelse med investeringer. Det kan være ved oppstart av prosjekter, oppkjøp, eller generelle vekstvurderinger. Man kan simulere konsekvensen av økt bemanning, investeringer i bygg eller om det er kjøp eller leasing av anleggsmidler som er temaet. Dette vil være et viktig underlag til mange ledelsesbeslutninger. Ta for eksempel et Selskap A i sterk vekst. Selskapet går, ifølge regnskapet, med godt overskudd, men betalingene henger etter. Gjennom bruk av Sticos Prognose avdekkes denne trenden tidlig. Selskapet bruker systemet for å simulere veksten og endringen i kundekredittiden. Fortsetter denne trenden, vil selskapet ikke ha penger til å betale lønn om 6 måneder. Med informasjonen programmet gir kan de ta grep om kredittiden, samtidig som de kan ta kontakt med banken for å få hjelp med en mulig uønsket situasjon. På denne måten kan de på et tidlig tidspunkt håndtere framtidige problemer, og derfor klare seg langt bedre enn om de måtte springe til banken når saldoen på kontoen allerede står i minus. forts. Når trenger man likviditetsprognoser? Å styre etter regnskapet er for mange vanskelig. Tallene har allerede gått ut på dato når vi får dem, Produktsjef Espen Linløkken sier at Sticos Prognose gjør likviditetsprognoser enkelt.
18 TEMA: STICOS PROGNOSE Hva skal til for å ta det i bruk? For å arbeide smartest mulig, må systemet ha tilgang til ditt regnskap. Dette er en jobb vi hjelper deg med å gjøre. Vi ønsker å støtte flest mulig regnskapssystem, så vi jobber uavbrutt med å utvide listen med støttede systemer. I dag har vi blant annet støtte for Uni Micro, Visma, Mamut, Duett, med flere. Ta derfor bare kontakt med oss, så kan vi sette opp integrasjon mellom Sticos og ditt regnskapssystem. Vi vil videre hjelpe deg med en oppstartssamtale der vi går gjennom systemet i detalj, slik at du blir godt rustet til å lage gode likviditetsprognoser enkelt og effektivt. Du kan få en demonstrasjon av Sticos Prognose i praksis. Vi vil holde to webinar, i oktober og november, hvor vi på en web-sending vil vi gå gjennom og vise det for deg, så du ser hvordan det fungerer. Du kan også kontakte oss for en personlig gjennomgang. Vi er stolte av produktet og ser fram til at mange får øynene opp for likviditetsprognoser som et viktig og nyttig hjelpemiddel for gode beslutninger, avslutter Linløkken. Ønsker du en demo av Sticos Prognose? Meld deg på vårt webinar torsdag 16/10 kl. 10:00 torsdag 6/11 kl. 10:00 Her får du en rask gjennomgang av hvordan Sticos Prognose kan være til hjelp i din arbeidsdag. Påmelding: www.sticos.no/prognose STICOS PROGNOSE EFFEKTSKAPER DET BLIR ENKLERE MED STICOS PROGNOSE God likviditetsstyring er en nødvendighet. Det er avgjørende å ha et godt verktøy som gir prognoser med høy kvalitet. Sticos Prognose gir deg likviditetsprognoser basert på de virkelige regnskapstallene så langt du er à jour. Programmet er integrert i regnskapssystemet ditt og gir full oversikt over prognosene til enhver tid. Se sticos.no eller ring 07356 for mer informasjon.
TEMA: AKSJELOVEN 19 Endringer i aksjeloven UTBYTTEBEREGNINGEN Det er ingen store endringer i aksjeloven i 2014. Som følge av endringene fra 1.7.2013 er det kommet noen rettinger i loven med virkning fra 1.7.2014. To av rettingene berører utbytteberegningen. ELIN PETERSEN Rådgiver Sticos Fagavdeling Ved beregning av utbytte med utgangspunkt i årsregnskapet skal det gjøres fradrag for andre disposisjoner etter balansedagen som etter loven skal ligge innenfor rammen av de midler selskapet kan dele ut som utbytte. Det ble ved endringen 1.7.2014 lagt til at det også skal gjøres fradrag for kapitalnedsettelse som er gjennomført etter balansedagen. Før denne lovendringen økte utbyttegrunnlaget som følge av en kapitalned- settelse fordi det er aksjekapitalen på beslutningstidspunktet som skulle gå til fradrag i beregningen. Dette var ikke lovgivers intensjon. Etter rettingen påvirkes ikke beregningen av maksimalt utbytte av gjennomførte kapitalnedsettelser etter balansedagen. Det er ikke kommet samme endring når det gjelder kapitalforhøyelse. Det vil si at en kapitalforhøyelse reduserer utbyttegrunnlaget i beregningen. Lovgiver har bevisst latt være å rette denne «feilen» og viser til at hvis man ønsker å hensynta en kapitalforhøyelse kan utbytte beregnes på grunnlag av en revidert mellombalanse. Det er også gjort en endring vedrørende fradrag i beregningen for egne aksjer. Egne aksjer som selskapet har ervervet avtalepant i før balansedagen, skal gå til fradrag i beregningen med et beløp som tilsvarer fordringen pantet skal sikre. Det gjelder ikke hvis det er gjort fradrag for fordringen etter aksjeloven 8-1 (lån til aksjonær). Før denne endringen skulle det gjøres fradrag for egne aksjer, noe som medførte at fradraget ble gjort dobbelt.
20 TEMA: AVVIKLING STICOS FOR PC Sticos Oppslag - nå kun som web-versjon Et stort flertall av våre kunder benytter nå Sticos Oppslag på web og stadig flere kunder melder overgang til web-versjonen. Det vil derfor ikke bli ytterligere videreutvikling av PC-applikasjonen av Sticos Oppslag, men innholdet vil oppdateres frem til avvikling 30.06.2015. Les mer om hva det betyr for deg. Fordeler med Sticos Oppslag Web Sticos Oppslag for web er alltid oppdatert, og du trenger ikke tenke på nedlastning og installasjon av oppdateringer. Med Sticos Oppslag Web får du tilgang til praktiske veivisere Veivisere i oppslagsverket er et arbeidsverktøy som guider deg gjennom ulike arbeidsprosesser trinn for trinn. Nødvendige dokumenter blir automatisk genererert underveis. Eksempel på veivisere du finner i Sticos Oppslag er styrearbeid, generalforsamling, konsernbidrag, ansettelse, lån til nærstående parter med flere. Du har også gratis tilgang til alle veiviserne i Sticos Proff ut 2014. Her vil du også ha et eget klientregister og arkivløsning. Se mer om Veivisere og Sticos Proff på side 43. NB! For å få tilgang til veivisere må du benytte personlig innlogging og ikke en fellesbruker. Kom i gang med Sticos Oppslag Web For å komme i gang må du registrere deg. Du kan åpne Sticos Oppslag for PC som før, og trykke på knappen «mer info» øverst til høyre og følg informasjonen. Du kan også gå direkte inn på: https://www.sticos.no/portal/ MinSide/OvergangfraPCtilWeb.aspx Har du spørsmål til overgangen, ring oss på 07356 eller send en e-post til post@sticos.no. KOM I GANG MED GRATIS WEBINAR Vi gir deg en introduksjon til Sticos Oppslag Web 21. oktober kl. 10 kan du delta på vårt webinar. Her får du en gjennomgang av forskjellene mellom web og pc. I tillegg får du tips til hvordan du bruker Sticos Oppslag på web best mulig. For å se webinaret, gå inn på https://www.sticos.no/portal/video/webinarlive