Konkurransegrunnlag Hurtigbåtruter i Møre og Romsdal Spørsmål mottatt t.o.m. 18.06.07. Spørsmålene er fortløpende nummerert og besvart. Spørsmål 1 - Pkt 1.5: Driftsoppstart for rutene er satt til 1. januar 2009. Kontraktsinngåelse vil trolig først kunne skje helt mot slutten av inneværende år. Det vil si at man har ett år på seg til å detaljprosjektere, kontrahere og bygge nye fartøyer i et for tiden svært presset verftsmarked. Dersom det ikke er mulig å få levert nye fartøyer innen utgangen av 2008, hvordan stiller oppdragsgiver seg til at oppstarten av anbudet kan skje med alternativt materiell? Da må tilbyder ta forbehold om dette. Det må videre dokumenteres med erklæring fra verft at båt(er) kan bygges, men at man av kapasitetsmessige årsaker ved verftet ikke kan ferdigstille båt(er) før xx.xx.xx. Forbeholdet må gis på en slik måte at oppdragsgiver kan prise forbeholdet, jf konkurransegrunnlaget kap 1 pkt 1.7. Ved prisingen vil det bli tatt hensyn til lengden på den perioden man vil benytte alternativt materiell og kvalitet/kapasitet på dette. Spørsmål 2 - Pkt 2.2 Valg av tilbud skal baseres på det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Det skal legges tre evalueringskriterier til grunn, som hvert skal vurderes etter en karakterskala fra 1 til 5, der 5 er best. Det er et krav i henhold til alminnelige anbudsrettslige prinsipper og en forsvarlig saksbehandling at de vurderingene som oppdragsgiver gjør i sin evaluering skal kunne være gjenstand for prøving, og videre at det er et krav til objektivitet og forutsigbarhet når det gjelder grunnlaget for oppdragsgivers vurderinger. Disse forholdene synes uklare i dette anbudet. Hvordan vektes for eksempel forskjeller i vederlag mot forskjeller i alder på fartøyer mellom ulike anbydere? Vil oppdragsgiver informere nærmere om hvordan rangering innenfor de ulike kriteriene skal foregå? Hva legger oppdragsgiver i begrepene Beredskap for reservefartøy og renholdsprogram? Vi mener at konkurransegrunnlaget kap 2 pkt 2.2 oppfyller nødvendige krav til objektivitet og forutsigbarhet for evalueringen, og har ikke noe mer å tilføre på dette tidspunktet. Beredskap for reservefartøy; Det må opplyses fra hvem og hvor lang tid det tar å sette inn et reservefartøy i de ulike sambandene og hvilke forutsetninger som ligger til grunn for å få dette til. Dette betyr at dersom annet rederi enn tilbyder skal levere reservefartøy må det må legges ved erklæring om at avtale om dette er inngått. Renholdsprogram; hvilken renholdsstandard passasjerene kan forvente om bord i fartøyene. Spørsmål 3 - Pkt 3.4 Det er et krav at operatør skal tilby annen transport dersom fartøy ikke kan gå på grunn av dårlig vær eller andre driftsproblemer så snart og så fremt det er mulig. Hvor går grensene for så snart og så fremt det er mulig? Hvordan skal dette kravet forstås i forhold til sjøloven av 24. juni 1994 nr. 39, transportvilkårene og force majeur-situasjoner?
I punktet heter det også at det samme kravet gjelder for gjenstående passasjerer. Ansvar for passasjerer og gods ihht sjøloven og transportvilkårene er knyttet til de passasjerer som er med på den aktuelle befordringen. Oppdragsgivers krav synes å gå vesentlig lengre enn nevnte lovverk og transportvilkår. Siden det også kreves at operatør skal dekke kostnader knyttet til disse forholdene i anbudet, ber vi om en nærmere avgrensning og forståelse av hvor grensene for operatørs ansvar går. Ved kansellering av avganger pga av dårlig vær, skal alternativ transport tilbys, dersom slik transport fins. Gjenstående passasjerer skal informeres om alternativ transport. Dersom slikt tilbud ikke er tilgjengelig innen rimelig tid, skal operatøren sette opp alternativt tilbud. Ved kansellering av avganger pga av driftsstans (tekniske problem med fartøyet) skal operatøren tilby alternativ transport inntil reservefartøy er på plass eller driftsproblemene løst. Spørsmål 4 Pkt 3.5 Vil bruk av en båt med kapasitet på 120 pax på søndager i Hareidruta tilfredsstille anbudets kapasitetskrav (jfr. rutetabell på side 15)? Muligheten for Operatøren til å sette inn mindre båt på Hareidruta er uttømmende regulert og fremgår av konkurransegrunnlaget pkt. 3.1.2., jfr. tabell 3-6 med merknad og henvisning til konkurransegrunnlaget pkt. 3.5.1. Spørsmål 5 - Pkt 3.6 Av punktet går det fram at operatør blant annet skal gi ulik type informasjon på videoskjermer både om bord på fartøyene og på anløpssteder. Er det er krav om at det skal installeres videoskjermer på alle fartøyene i anbudet? Hvem skal dekke kostnadene både til videoskjermer, installasjon og nødvendig kommunikasjon? Ja, det skal være monitorer/videoskjermer med ledninger og kontakter i alle fartøy. Det er Operatør som har ansvar for kjøp, og installasjon i fartøyene. Monitorer/videoskjermer på land har oppdragsgiver ansvar for. Spørsmål 6 - Pkt 3.7 Det framgår av punktet at oppdragsgiver stiller billetteringsutstyr og programvare vederlagsfritt til disposisjon for operatør. Vil dette systemet og utstyret være klart til bruk fra 1. januar 2009? Hvilket billetteringssystem og hvilken programvare vil dette være? Er all nødvendig programvare her inkludert, som blant annet nødvendige mellomsystemer for integrering mot operatørs økonomisystem? Hvor går grensen mellom oppdragsgiver og operatør når det gjelder vedlikehold av utstyret (jfr. siste setning i avsnitt 3 og 4. avsnitt)? Det heter videre i avsnittet at operatør skal dekke kostnadene ved kort. Hvilken type kort legges det opp til å bruke i billetteringssystemet Smartkort, magnetstripekort, berøringsfrie kort, andre korttyper? Forutsetter oppdragsgiver felles kortbruk med andre transportvirksomheter i regionen (buss, ferje)? Hvordan vil i så fall avregning mellom de ulike virksomheter foregå?
Oppdragsgiver vil gjennomføre en kjøpsprosess av elektronisk billetteringsutstyr høsten 2007. Av denne grunn vet vi ikke hvilket billetteringssystem og hvilken programvare som vil bli brukt. Vi har utarbeidet en kravspesifikasjon til elektronisk billetteringssystem som skal legges til grunn for kjøp av utstyret. Denne spesifikasjonen bygger på siste versjon av Håndbok 206 fra Vegdirektoratet. Det kortet som er mest aktuelt er et IC-kort som har kontaktløs kommunikasjon og er basert på den internasjonale standarden ISO 14443. Billettmediumet skal være iht Nortic Spesification for DESFire slik den er definert i Håndbok 206, del 3. Når det gjelder grensesnittet mellom Operatørs økonomisystem og det elektroniske billetteringssystemet, vil grensesnittet være åpent. Det er en forutsetning at Operatør selv gjennomfører nødvendige koplinger. Spørsmål 7 - Pkt 5.2.2 Er det riktig forstått at oppdragsgiver når som helst i anbudsperioden, dersom de to vilkårene nevnt i punktet er oppfylt, kan kreve en utvidelse av åpningstida på 1 time i hvert samband utover grunnlaget gitt i rutetabellene for anbudet og uten at dette gir åpning for endring i vederlaget (inntil 4 timer hver dag)? Hvorfor ønsker oppdragsgiver å få innregnet en kostnad i anbudet for et tilbud som man kanskje ikke vil benytte? Her har spørsmålsstiller trolig misforstått konkurransegrunnlaget. Kap 5.2.2 gir oppdragsgiver rett til å endre åpningstida med inntil 1 time både før og etter åpningstida som framkommer i konkurransegrunnlaget. Operatøren skal ved innlevering av tilbudet prise dette særskilt. Dette betyr at ved utvidet åpningstid vil Operatør motta et forhøyet vederlag i samsvar med den oppgitte pris, mens en reduksjon i åpningstid fører til redusert vederlag. Ved forskyvning av åpningstiden (der samla åpningstid ikke blir endret), blir det ingen endringer i vederlaget. Spørsmål 8 - Pkt 7.1 Det heter her at oppdragsiver vil sørge for nødvendig utstyr og programvare for sanntidssystemet? Hvem skal dekke eventuelle installasjons- og driftskostnader med systemet? Oppdragsgiver dekker installasjons- og driftskostnader. Driftskostnader kan være mottak og sending av data i sanntidsinformasjonssystemet. Data blir sendt via radio og/eller GPRS. Spørsmål 9 - Pkt 7.3 Kravet om rapportering av passasjerstatistikk er nedfelt i punktet (på regneark i listeform som skissert i 3. avsnitt). Er dette rapporteringskravet definert inn i programvaren for bill. utstyret som oppdragsgiver stiller til fri disposisjon for operatør? Nei. Datagrunnlaget for passasjerstatistikken ligger i rapporteringsmodulen til billetteringssystemet. Spørsmål 10 - Vedlegg 2 Kontrakt I punkt 7 i kontrakten om regulering av årlig vederlag er det ikke sagt noe om regulering i kontraktsperioden som følge av offentlige vedtak, pålegg og lover. Innebærer dette at operatør skal ta
all risiko i anbudet for alle tenkelige endringer i blant annet ulike offentlige vedtak, lover og pålegg i hele kontraktsperioden som kan få følge for kontraktsbehovet? Innebærer dette blant annet at oppdragsgiver ikke vil kompensere for eventuell økning i NOx-avgiftene og eventuell innføring av nye miljøavgifter i perioden? Pålegg knyttet til materiell/mannskap er operatørs ansvar, jf. kap 3 i konkurransegrunnlaget. Møre og Romsdal fylkeskommune lyser ut en nettokontrakt, dvs. at Operatør står for all risiko i forhold til så vel inntekstforutsetningene som kostnadsutviklingen i kontraktsperioden inkl. eventuelle avgiftsendringer. Fra dette utgangspunkt kan man tenke seg situasjoner der staten endrer avgifter (økning eller reduksjon) og forutsetter at dette enten skal komme trafikkanter til gode - eksempelvis MVA reformen eller innføring av NOx avgift med målsetting om endret adferd/utskifting av utstyr. Dersom slike endringer forrykker på en ikke ubetydelig måte de økonomiske forutsetninger for kontrakten, vil partene gjensidig måtte kunne kreve at man møtes ved forhandlingsbordet for å se om man kan finne løsninger. Spørsmål 11 - Pkt 3.4 Det er et krav at det skal tilbys annen transport i tilfelle gjenstående passasjerer. Betyr dette at dersom en operatør tilfredsstiller kapasitetskravene gitt i anbudet, og behovet viser seg å være høyere på gitte tidspunkt og strekninger enn det oppdragsgiver har forutsatt, så er det likevel et krav fra oppdragsgiver at operatør tilpasser seg dette ved å etablere andre transportløsninger/setter inn større fartøy uten endringer i vederlaget? Altså; er det operatørs hele og fulle risiko dersom det oppstår situasjoner med disharmoni mellom oppdragsgivers kapasitetskrav og det faktiske kapasitetsbehovet i de ulike rutene? Vedvarende disharmoni mellom oppdragsgivers kapasitetskrav og det faktiske kapasitetsbehovet, er oppdragsgivers ansvar å finne løsninger på. Spørsmål 12 - Pkt 21 Vedlegg 2 Kontrakt Punktet omhandler suspensjon eller opphør av partenes plikter og rettigheter, blant annet ved force majeure situasjoner. Vi forstår punktet slik at ved force majeure situasjoner, altså uforutsatte og plutselige hendelser utenfor operatørs kontroll som gjør det umulig eller ulovlig å gjennomføre den avtalte ruteproduksjonen, så blir oppdragsgivers motytelse i form av vederlag suspendert i det aktuelle tidsrommet. Slike uforutsatte og plutselige hendelser kan være ekstreme værforhold, sykdom, tekniske forhold (båten kan ikke gå pga manglende leveranse av teknisk utstyr fra utstyrsleverandører mv). Er denne forståelsen i overensstemmelse med oppdragsgivers forståelse av punktet? I force majeure situasjoner vil oppdragsgivers motytelse i form av vederlag bli suspendert i det aktuelle tidsrommet. Ekstreme værforhold, krig, streik og locout er eksempler på force majeure situasjoner. Sykdom og tekniske forhold er i utgangspunktet ikke å forstå som force majeure.
Spørsmål 13 Generelt Miljø får stadig større oppmerksomhet og er høyt oppe på den politiske dagsorden innen transportsektoren (jfr blant annet innføring av NOx-avgift og forslag om nye miljøavgifter). Men miljøbegrepet er ikke nevnt i dette konkurransegrunnlaget, og avviker ellers mye fra andre ferje- og hurtigbåtanbud ved at miljøelementet ikke er nevnt blant de kriteriene som skal tillegges vekt ved valg av operatør? Vi ber om å få bekreftet at miljøaspektet ikke skal tillegges vekt ved valg av operatør i dette anbudet. Det går fram av konkurransegrunnlaget at alder på fartøy har stor betydning for valg av tilbyder. Det er riktig at det ikke er synliggjort spesielle krav til miljøaspektet i konkurransegrunnlaget, men det forutsettes likevel at miljøkrav i gjeldende lov- og regelverk blir oppfylt (jf kap 3 krav til leveransen). I evalueringssammenheng vil miljøaspektet ivaretas i hovedsak gjennom evalueringskriteriet alder på fartøyene, slik dette fremgår av konkurransegrunnlaget. Spørsmål 14 Punkt 3.1.2 Krav til kapasitet Av ovennevnte punkt går det fram at det på Hareidruta på visse dager og tidsrom kan benyttes fartøy med mindre kapasitet enn i kravet i tabell 3-6. Betyr dette at man f.eks på søndager på Hareidruta (og andre tidspunkt avmerket i punkt 3.5.1) vil tilfredsstille oppdragsgivers kapasitetskrav med et fartøy med plass til 120 passasjerer? Muligheten for Operatøren til å sette inn mindre båt på Hareidruta er uttømmende regulert og fremgår av konkurransegrunnlaget pkt. 3.1.2., jfr. tabell 3-6 med merknad og henvisning til konkurransegrunnlaget pkt. 3.5.1. Spørsmål 15 Punkt 3.5.4 Romsdalsruta I rutetabellen legges det opp til at fartøyet skal ha liggekai på Helland i motsetning til i dag der fartøyet overnatter i Molde. Mener oppdragsgiver at nåværende kai på Helland er like godt egnet som ligge-/overnattingskai som dagens liggekai i Molde? Dagens kai i Molde er konstruert for å legge fra seg fartøy (jfr lengde på tilleggskai, framføring av vann, landstrøm, antall pullerter, låsbar avstenging for publikum, lagerrom for oppbevaring av nødvendig driftsrekvisita mv), mens det ikke er tilfelle på Helland. I tillegg er kaia på Helland betydelig mer værutsatt (spesielt når det gjelder rett sønnavind). Vil oppdragsgiver gjennomføre nødvendig oppgradering av kaia på Helland (lengre kai, bedre beskyttelse mot vær, flere pullerter, framføring av vann og landstrøm, avlåsning av området, lagerskur mv)? For å redusere tomkjøring er det i konkurransegrunnlaget lagt til grunn at Helland skal være overnattings-/liggekai. I forbindelse med denne besvarelsen bekreftet Molde havnevesen at kaia på Helland har tilstrekkelig styrke som ligge- og overnattingskai. Oppdragegiver vil foreta nødvendige oppgraderinger av Helland kai i form av framføring av liggestrøm og vann, tilstrekkelig avlåsning av området, flere pullerter og nødvendige lagerrom. Arild Fuglseth Samferdselsdirektør Molde 19.06.07