Referat N4HA lørdag 16. september på Hellerud (Oslo) Til stedet: Jens Olav Rydningen (JOR), Julie B. Tøllefsen (JBT), Thor C. Grosås (TCG), Gaute E. Gjein (GEG), Maren L. Fløistad (MLF), Jørn J. Hedlund (JJH), Marthe Kopland (MK). Jens Olav forteller om hvordan praksis har vært med referering osv. Sak 0: Godkjenning av innkalling, saksliste og tidsplan / program. Informerer om at kun e-post blir brukt. Prat om oppretting av e-postlister på domenet vårt. Gjennomgang av tidsplan. Sak 1-06/08 Internt arbeid styret 2006-2008 Hvor mye legger vi i styrearbeidet? JO fortalte om tidligere erfaringer. Hva gjør vi? Beredskapsgruppe, alumnytt, høstkurs, styrekonferanse, Forteller om styremøtene i forrige periode. 9 av 10 ble gjennomført. Det siste på landsleiren ble avlyst. Opplyste om tidligere vedtak: - mal for styremøtegjennomføring - kjøp av domene og webhotell samt nytt design - kontaktfylkemal - styrekonferanse hvert år - opprette beredskaspgruppe - danne en internasjonal post på budsjettet - vedtok sikkerhetsmal - lage freesbee - innkjøp av nytt miljøtorgutstyr, møteklubbe, spill, førstehjelpskoffert, - støtte Kristine Rise fra internasjonal post. a) Gjennomgang av arbeidsoppgaver styreverv Vararepresentantene: innkalt til alle styremøtene, kan ha ansvar for kontaktfylker, i tillegg til andre oppgaver som blir tillagt disse. Styremedlem: Pålegges ulike oppgaver, samt faste oppgaver i styret, kontakt med fylket Sekretær: Skriver referat på styremøtene, sendes leder. (Diskusjon av referatpraksis.) Sende ut innforskriv til alumnklubbene (skrivingen av infoskrivet går på rundgang). Arkiverer referater og alumnnytt. Være ansvarlig for å sende ut informasjon og pressemeldinger internt og eksternt.
Kasserer: Økonomisk ansvarlig for N4HA. Oppdatere styret på økonomien. Søke om økonomiske midler. Holde seg orienter om økonomiske spørsmål i organisasjonen. Nestleder: Pålegges ulike oppgaver, samt faste oppgaver i styret, kontakt med fylket. Skal kunne ta over leders oppgaver. Skal kunne representere leder. Leder: Hovedansvarlig for styrets oppgaver, samt sørge for at det blir gjort. Ansvarlig for uttaleleser utad. Delegere oppgaver. Følge opp handlingsplan og årsmøtevedtak. Følge opp kontakten med 4H Norge. Innkalle til styremøte. b) Gjennomgang av styrets arbeidsoppgaver (fastsatte) Fastsatt i handlingsprogrammet. (Diskusjon av styrets ansvar ovenfor miljøtorget på landsleir.) c) Organisering av styremøtene JOR går igjennom tidligere plan. Vedtak: - Styremøtet holdes i løpet av en helg. - Ankomst og innkvartering skjer fredag ettermiddag/kveld. - Det lages to referater, et for internt bruk og et eksternt bruk. - Det velges en arrangementansvarlig for neste styremøtet som har ansvar for arrangementet utenom det ansvarlige. - Det kan settes av tid til etterarbeid og gruppearbeid i løpet av helgen. - Arrangementansvarligs oppgave er innkvartering, program utenom det fastsatte formelle styremøteprogrammet samt kontakt med den lokale alumnklubben. - Leder (nestleder) innkaller til møtet. - Ustyr som bør være tilstede ved møte: o se redigert plan for krav til styremøte. d) Økonomisk gjennomgang Vedtak: TCG redigerer reiseregningsskjemaet før neste styremøte. JOR redegjør for reiseregningsskjemaer og andre utlegg. TCG redegjør for økonomi. Ragnhild har før regnskap fram til 28.07.06. B-design og reiseregninger er utbetalt. Thor ser på mulig kostnadskutt ved domene og webhotell leie. Thor kontakter Nils Einar som har hatt ansvaret for webrelaterte saker. Ca. 80 000 kr på konto. Det er 40 000 kr mindre enn ved starten, hvor 10 000 kr av utgående utgifter er et lån til miljøtorget i 2006. Det er sannsynligvis et pluss på ca. 10 000 kr fra årets miljøtorg (2006). Vedtaket om fordelingen av overskuddet fra miljøtorget som ble fattet på årsmøtet ble tolket dit hen at det ikke hadde tilbakevirkende kraft og følgelig ikke gjelder for miljøtorget for 2006. Styret ser på fordelingen av årets overskudd som et styreanliggende. Dette taes opp under eventuelt. Diskusjon om reiseregninger og regning for matutgifter. Diskusjon av nye regler for dekking av reisegodtgjørelse. Vedtak: Vedtatt nye regler. Se eget vedlegg.
Sak 2-06-08 Innhold i ansvarsområder a) Kontaktfylke ordningen Informere fylkene. Ringe de ofte. Være med på et arrangement. Se gammel mal. Diskutere opplegget fremover. En liten rapport fra hver alumnklubb legges fram på hver styremøte. Vedtak: Malen beholdes slik som den er. b) Kontaktfylkeordnings/beredskapsgruppe-koordinator Pusher litt på deltakerne i styret slik at de gjør jobben sin med kontakt med fylkene. Følge opp at planen blir fulgt. Legger fram rapporten på hvert styremøte om hvordan tilstanden er i fylkene. Passe på at kontakten blir gjort. Følge opp beredskapsgruppa. c) Webredaktør Ansvarlig for hjemmesidene. Sørge for at sidene er brukervennlige og videreutvikle disse. Webansvarlig legger ut informasjon på siden og oppdaterer disse. d) Alumnytt ansvarlig Hovedansvarlig for alumnnytt. Stoffet i bladet kommer fra alle i styret. Purre på fylkene for å få innhold fra dem. Passe på at bladet godkjennes før det trykkes. Det skal gis ut et nummer i halvåret. Ansvarlig for å sende inn bidrag til alumnsiden i Aktivitet 6 ganger i året. e) Materialforvalter Holde oversikt over eiendelene samt deres lagringsplass. Være ansvarlig for nettbutikken og salg av produkter. Følge opp bestilling av evt. nye produkter. f) Sikkerhetsansvarlig Sikre oppfølging av sikkerhetssmalen ved arrangementene.
Sak 3-06/08 Fordeling ansvarsområder internt i styret 2006-2008 a) Kontaktfylker Jens Olav Rydningen Julie B. Tøllefsen Thor Grosås Gaute E. Gjein Maren L. Fløistad Jørn J. Hedlund Marthe Kopland Heidi Strånd 4H Norge, STÆA, Jurtappen A3, FIFA, Vigga, MORAL, HOMLA H.A.N.S.A, VAR, FAHLIØST NIFYEA, NØFF, SVEA BASE, NTAK GVAA, TELEalumn SOFA, OPAL b) Kontaktfylkekoordinator Marthe Kopland c) Webredaktør Gaute E. Gjein. (Jørn hjelper til med teknisk oppdatering.) d) Alumnytt ansvarlig Julie B. Tøllefsen e) Materialforvalter Thor Grosås f) Sikkerhetsansvarlig Jørn J. Hedlund Sak 4-06/08 Gjennomgang fra Årsmøte i N4HA 2006 a) Vedtekter Lest igjennom vedtekter. b) Handlingsplan Lest igjennom tidligere. c) Budsjett Gjennomgang av budsjettet. d) Miljøtorgfordelingsnøkkel Opplyst om de nye reglene ved fordeling av over- eller underskudd. e) Siste års senior på høstkurs Opplyst om reglene for deltakelse på høstkurs for seniorer. f) Årsmøteprotokoll Opplyst om protokollen. Sak 5-06/08 Post a) Fylkespost JOR referer post. Brev fra IFYE, IFYE post, Nordisk leir, Landskurs. Vedtak: JOR representerer landsstyret og JBT representerer N4HA på Landskurset. b) Merkesystem JOR leser opp brev angående merkesystemet. Vedtak: GEG representerer N4HA i utvalget. c) Studietur Gambia januar 2007
Informerer. JOR har søkt personlig om å delta. d) Samarbeid landsstyret Informerer om vedtakene som er vedtatt med tanke på samarbeidet. N4HA får lov til å stille med en representant som observatør på landsstyremøtene, og tilsvarende får landsstyret lov til å stille med en representant som observatør på styremøtene i N4HA styre. Vedtak: Leder (vara: nestleder) representerer N4HA som observatør i landsstyret. Vedtak: P-referatet fra landsstyremøtene (personalsaker trekkes bort) sendes alle deltakerne i styret til Norske 4H alumner. e) Visjon 4H Styret mener at en visjon på en linje sier alt for lite for 4H og blir en forenkling. Vedtak: Forslaget for å støtte landsstyrets forslag om visjon på en linje ble nedstemt 4 mot 1. Gaute skal utarbeide et forslag om svarbrev til landsstyret, dette skal godkjennes av styret (via mail) før det sendes landsstyret innen 1. november. Sak 6-06/08 Representasjon a) STÆA 30 år Vedtak: Gaute E. Gjein representerer Norske 4H alumner. 200 kr kan disponeres til gave. b) Kontaktkonferansen 2006 Avholdes på Sundvollen hotell. Jens Olav Rydningen representerer 4H Norge sammen med Astrid Solberg. c) Nasjonal konferanse om Inkluderende fritidsmiljø. Vedtak: Maren L. Fløistad representerer Norske 4H alumner. d) Høstkurs SOFA - Breim Søknad mottatt fra SOFA om støtte til høstkurset. Vedtak: Norske 4H alumner støtter kurset med 7 500 kr, samt 200 kr per deltaker med forutsetning av at deltakeravgiften settes ned med 200 kr per pers. Det forutsettes også at det i etterkant sendes inn regnskap. Norske 4H alumner støtter en representant på kurset samt denne personens reiseutgifter. Dersom flere reiser, deles summen på disse. Vi ønsker at dette også skal sette standarden for dekking av utgifter videre. Ved dette kurset reiser 3 stk, ergo dekkes 1/3 av kostnadene ved reise samt 1/3 av egenandelen for hver deltaker fra styret. Sak 7-06/08 Arbeid videre a) Hefte for alumnklubbene Vedtak: JOR og MLF ser på heftet og gjør dette ferdig. b) Brosjyre til plakettmottakere felles for hele landet JOR viser fram utkast til brosjyre fra A3. Vedtak: Martin Strand og Lars Ole Hortemo blir spurt om å lage utkast til vervebrosjyre for plakettmottakerne i 2006. JJH lager en DVD som er klar til plakettfestene til plakettmottakerne i 2007. c) Neste alumnytt
Vedtak: Julie undersøker priser på forskjellige trykkerier. d) Neste styrekonferanse Vedtak: Vi forespør SVEA og A3 om å arrangere styrekonferanse enten siste helga i februar eller første helga i mars. Dersom vi får et negativt svar, spør vi VIGGA. Sak 8-06/08 Logo N4HA Vedtak: Kløveren i logoen vår er den samme som 4H Norge sitt symbol. På forrige årsmøte i 4H Norge ble det byttet symbol. Pga. dette skiftet, har styret nå vedtatt at vi også innarbeider det nye symbolet i vår logo. Sak 9-06/08 Styremøter N4HA 2006-2007 Vedtak: 10. - 12. november i Vestfold. 02. - 04. februar i Trondheim. 11. - 13. mai i Tromsø. Sak 10-06/08 Diverse a) Beredskapsgruppe. Vedtak: Marthe lager et lite infoskriv om Beredskapsgruppa. Oppdaterer informasjonen om deltakerne på Beredskapsgruppa. b) Kristine Rises kontrakt. Vedtak: JOR kontakter Kristine Rise for å skaffe kviteringer og oversikt over hva pengene hun mottok har blitt brukt til. c) Publisering av epostadresser på nettet. Vedtak: Epostadressene publiseres ikke direkte, men på en hensiktsmessig måte. d) Miljøtorfordelingsnøkkelen. Vedtak: Med bakgrunn av styremøtevedtak fra i fjor, samt årsmøtevedtaket i år, vedtas det at overskuddet fra årets miljøtorg deles med fordelingsnøkkelen 70 % til A3 og 30 % til Norske 4H alumner. e) Innforskriv. Vedtak: Gaute E. Gjein skriver infoskriv. Infoskrivet skal innholde: - Årsmøteprotokoll - Info om kontaktfylkeordningen - Info om hjemmesiden - Info om alumnytt - Info om beredskapsgruppa - Info om styrekonferansen i 2007 - Info om høstkurset i regi av SOFA i 2006 - Info om søknadsmuligheten for IFYE programmet