KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III-D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER NS 8405-8407 Vintervedlikehold Jørstadmoen og Hovemoen 2014-2016 Kontraktsnummer 2014/2478 Side 1 av 6
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KVALITETSSIKRING... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Kvalitetsplan... 3 1.3 Kontrollplaner... 3 1.4 Avviksbehandling... 3 1.5 Revisjoner... 3 2 FREMDRIFTSTIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING... 3 2.1 Krav til fremdriftsplanlegging... 3 2.2 Krav til kostnadsstyring... 3 2.3 Krav til rapportering... 3 2.3.1 Månedsrapport... 3 2.4 Endringsavtaler... 3 3 FAKTURERING... 3 3.1 Innledning... 3 3.2 Krav til fakturaene... 4 3.3 Elektronisk faktura... 4 3.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer)... 4 3.5 Krav til de ulike fakturakategoriene... 4 4 SPRÅK... 4 5 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG... 4 VEDLEGG 1 RAPPORTERING TIL BYGGHERREN... 5 VEDLEGG 2 MÅNEDSRAPPORT ENTREPRENØR.... 6 Side 2 av 6
1 KVALITETSSIKRING 1.1 Generelt Entreprenøren skal i prosjektet ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. 1.2 Kvalitetsplan 1.3 Kontrollplaner 1.4 Avviksbehandling 1.5 Revisjoner 2 FREMDRIFTSTIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 2.1 Krav til fremdriftsplanlegging 2.2 Krav til kostnadsstyring Entreprenøren skal som del av månedsrapporten rapportere om følgende nøkkeltall for kostnadsstatus: Opprinnelig kontraktsverdi. Verdien av godkjente endringer. Verdien av omtvistede endringer Verdien av evt. endringsforespørsler under behandling. Verdien av evt. mengdejusteringer Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. 2.3 Krav til rapportering 2.3.1 Månedsrapport Entreprenøren skal utarbeide en månedsrapport som redegjør for kostnads- og fremdriftsmessig status, status for viktige hendelser, saker som krever byggherrens avklaring. Standard rapporteringsmal er vist i vedlegg 2. Med mindre annet er avtalt, skal siste søndag i måneden være statusdato for innsamling av data for månedsrapporten. Rapporten skal foreligge innen 5 dager inn i ny måned. 2.4 Endringsavtaler Endringer skal formaliseres ved egne endringsavtaler før de iverksettes. Dette gjelder både når endringen har økonomiske og/eller fremdriftsmessige konsekvenser. Byggherrens representant skal utstede/signere endringsavtalene. 3 FAKTURERING 3.1 Innledning Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: Kontraktsarbeider (avdragsfakturaer) Endringsarbeider lønns- og prisstigning. Se pkt 3.5 nedenfor for hvilke krav som stilles de ulike fakturakategoriene. Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura. Side 3 av 6
3.2 Krav til fakturaene Alle fakturaer skal merkes «Ressursnr 56152» til den som skal motta fakturaen. Dette ressursnummeret skal angis under «Deres referanse» på fakturaforsiden. I fakturaens beskrivelsesfelt skal følgende opplysninger fremgå: «prosjektnr.» og «kontraktsnr.». Videre skal beskrivelsesfeltet innehold opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 3.3 Elektronisk faktura For alle avtaler kan det sendes faktura (og ev kreditnota) elektronisk, slik at Forsvarsbygg mottar dokumentet i samsvar med standarden «elektronisk handelsformat» (EHF). Se www.ehandel.no for nærmere informasjon. 3.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Samtlige papirfakturaer til Forsvarsbygg skal sendes til følgende adresse: Forsvarsbygg fellestjenester regnskap, Postboks 4394, 2308 Hamar 3.5 Krav til de ulike fakturakategoriene Avdragsfakturaer m/vedlegg: Det skal medfølge målinger og annen dokumentasjon som er nødvendig for byggherrens kontroll. Fakturavedlegget settes opp på grunnlag av kontraktens enhetspriser og mengder utført pr. statusdato. Vedlegget skal følge spesifikasjonen i konkurransegrunnlagets med nedbrytning pr. post (mengde og pris). Fakturaforsiden skal vise: Sum akkumulert produksjonsverdi i henhold til utførte mengder og priser. Sum akkumulert ifølge forrige avdragsfaktura. Totalbeløp i perioden. Fakturabeløpet for perioden utgjør totalbeløpet fratrukket innestående beløp og eventuelle forskuddsfradrag. Faktura for endringsarbeider Faktura for endringsarbeider skal være spesifisert på samme måte som avdragsfakturaer. Det skal henvises til endringsavtale. Ved arbeider som utføres etter regning skal i tillegg lønningslister eller timelister, materialregninger, målebrev o.l vedlegges. Lønns- og prisstigningsfakturaer (LPS). Ved avtalt LPS skal det foretas beregning av dette etter samme periodisering som for avdragsfakturaer. Beregningen skal fremkomme på LPS-fakturaene. 4 SPRÅK Alle dokumenter, møtereferater mv. skal framlegges på norsk, muntlige framstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. 5 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG Det er ikke krav til sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget. Forsvarsbygg gjør oppmerksom på at klarering av utenlandsk arbeidskraft kan være tidkrevende (6-12 måneder). Side 4 av 6
Vedlegg 1 Rapportering til byggherren I forbindelse med kontraktsinngåelse / oppstart av arbeidene: Leveranse Ref. Fremdriftsplan / frekvens Bemanningsplan 4 uker etter kontraktsinngåelse. Periodisk rapportering: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Bemanningsplan Månedlig samlerapport for SHA og ytre miljø Til hvert byggemøte/byggherremøte Inn som vedlegg til månedsrapporten (Rapport for desember skal gi akkumulert status i form av en årsrapport) I forbindelse med avslutning av arbeidene: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Side 5 av 6
Vedlegg 2 Månedsrapport entreprenør. Månedsrapport entreprenører Dato: Kontraktsnr.: Prosjektnr. hos leverandør: Opprinnelig kontraktsverdi: Verdien av godkjente endringer: Verdien av omtvistede endringer: Verdien av endringsforespørsel under behandling: Verdien av mengdejusteringer: Firma: Prosjektansvarlig hos leverandør: Oppdragsgivers prosjektansvarlig: Kostnadsstyring Planlagt produksjon: Virkelig produksjon: Fakturert: Produksjonsprognose for neste måned: I perioden Akkumulert Fremdrift Entreprenøren skal som del av månedsrapporten vedlegge fremdriftsstatus for arbeidene ved hjelp av frontlinje på fremdriftstidsplan (nivå 2). Fremdrift er i henhold til plan (nivå 2): Ja Nei Hvis nei, beskriv avvik og ev. tiltak: Kvalitetssikring Det er gjennomført kontroller i perioden i henhold til kontrollplan: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Det er avdekket vesentlige feil/avvik gjennom kontrollene: Ja Nei Hvis ja,? Miljørapportering Kvartalvis rapport om evt. bruk av Helse og miljøfarlige stoffer og produkter er vedlagt: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Kvartalvis avfallsrapport er vedlagt: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Viktige hendelser forrige periode: Viktige hendelser Viktige hendelser kommende periode: Saker som krever byggherrens avklaring: Avklaringer Side 6 av 6