Felles studentsystem Telefon: 22852818 USIT, Universitetet i Oslo Telefa: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fellesstudentsystem.no FS-14-063 Innkalling Møte i FS-planleggingsgruppe 17.6.2014 Til: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Lena Finseth, UiO Eli Vangen, HiST Inger Setnes, HiOA Hans J. Berntsen, HiT Sven Petter Myhr Næss, NMH Marit Vartdal Engeseth, HVO Agnethe Sidselrud, USIT Tina Lingjærde, USIT Geir Vangen, USIT Ole Martin Nodenes, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Aune Moe, USIT Tid: Tirsdag 17. juni kl 10:00 12:00 Møtested: Adobe Connect
Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 2. april 2014 og oppfølgingssaker 2. Referatsaker Referatene vil ikke bli gjennomgått på møtet a) Møte i styret for FS 19.5. b) Møte i ekspertgruppen for Undervisningsmodulen 7.5. 3. FS-Kontaktforum høsten 2014 a) Forslag til program 4. FS-Brukerforum våren 2015 Er planlagt avholdt sammen med SO. Hvordan legge opp forumet? Skal vi for eksempel dele opp dagene til opptakstema, felles tema og FS-tema? 5. Møteplan høsten 2014 6. Innkomne ønsker Tas hvis vi får tid til det, alternativt behandles pr. mail a) UiS Ønske om nytt emnebilde b) HiOA Rutinen FS250.001 Inndragning av studierett c) Høringssaker: - Karaktersnitt for utdanningsplan i Student samlebilde - Nye roller for emne/studieprogram d) HiMolde FS568.001 Resultatliste vurdering 7. Eventuelt Saksdokumenter Sak 1 FS-14-049 Referat fra møte i Planleggingsgruppen 2.4.2014 Sak 2 FS-14-066 FS-14-062 Referatene er til informasjon, og vil ikke bli gjennomgått på møtet. Referat fra møte i styret for FS 19.5.2014 Referat fra møte i ekspertgruppen for Undervisningsmodulen 7.5.2014 Sak 4 FS-14-050-3 Forslag til program FS-kontaktforum høsten 2014 Sak 5 FS-14-008-18 FS-14-008-19 FS-14-044-6 FS-14-044-7 FS-14-008-21 UiS Nytt emnebilde HiOA FS250.001 Inndragning av studierett Høringssak vedr. nye roller for emne/studieprogram Høringssak vedr. karaktersnitt for utd.plan HiMolde FS568.001 Resultatliste vurdering FS-14-063 Innkalling til møte i Planleggingsgruppen 17. juni 2014
Felles studentsystem Telefon: 22840798 USIT, Universitetet i Oslo Telefa: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fellesstudentsystem.no FS-14-049 Referat Møte i Planleggingsgruppen 2.april 2014 Til stede: Sven Erik Sivertsen, NTNU Vibeke Braaten, UiO Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Dag Olav Nilsen, UiA Øystein Ørnegård, UiB Inger Setnes, HiOA Tor Erga, UiS Sven Petter Myhr Næss, NMH Espen Kristensen, UiT Marit Vartdal Engeseth, HVO Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Referent: Agnethe/Anne-Lise Dato: 07.04.2014 Sist endret: 05.06.2014 (oppdatert oppfølgingssaker) 1
Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen a. Møte 19. februar (FS-14-036) 2. Referatsaker a. Møte i styret for FS 3. mars (FS-14-039) b. Møte i ekspertgruppen for Undervisningsmodulen 26. februar (FS-14-038) c. Møte i ekspertgruppen for Godkjenningsmodulen 14. mars (FS-14-043) 3. Orienterings-/diskusjonssaker a. Søketjenesten for godkjenning av utenlandske studier - GAUS b. Anskaffelse av rapport- og presentasjonsverktøy c. Integrasjon med 360 fra Software Innovation d. Integrasjon med its learning 4. Oppsummering og evaluering av FS-Kontaktforum våren 2014 5. Ansvaret for Drift - rutiner Bl.a. varsling av nye fliser/versjoner/kloning av FS etter innføring av VPD 6. Innføring av felles VPD Diskutere prosessen og hvordan vi skal ta fatt i arbeidet med opprydding i lokale koder. Vedlagte dokument viser oversikt over tabeller og kommentarer. Innholdet i dette dokumentet skal ikke diskuteres i denne omgang. Notat VPD-koder (FS-14-044-5) 7. Lånekassen a. Innhenting av opplysninger fra Lånekassen Mail fra NTNU (FS-14-044-2) Høringsbrev fra KD Høringsnotat, forslag til endring i forskrift om innhenting av opplysninger b. Ny kvitteringsløsning for filinnsending (FS-14-044-3) 8. Varselfunksjonalitet i Godkjenningsmodulen Notat Varselfunksjonalitet i Godkjenningsmodulen (FS-14-044-1) Utviklingsoppgaver og innkomne ønsker Godkjenningsmodulen (FS-GK-14-001) 9. Resultatutveksling a. Rutiner ved igangsetting av resultatutveksling b. Studentakseptanse for resultatutveksling ved semesterregistrering høsten 2014 FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 2
10. Digital eksamen Felles kode for digital eksamen (FS-14-008-9) 11. Innkomne ønsker a. HiL - FS526.001 Kontroll av forkunnskapskrav - vis manglende forkunnskapskrav (FS-14-008-1) b. HiL - Utvekslingsperson samlebilde og FS159.001 Oppretting av student/studierett/klasse - defaultverdi i feltet Opptakstype (FS-14-008-2) c. HiMolde - FS568.001 Resultatliste vurdering og FS540.002 Eksamensdager fordelt på dato (FS-14-008-3) d. UiB - Endringer til FS200.040 Eksport studieinformasjon i XML-format (FS-14-008-4) e. UiO - FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon utdanningsplanbasert (FS-14-008-5) f. UiS - FS201.004 Personer med erstatningsnummer - vise aktiv J/N (FS-14-008-6) g. UiS - Ny brukerrolle for å gjøre endringer i vurderingsprotokollen (FS-14-008-7) h. NTNU - FS728.002 Veivalg for utdanningsplan - valg for inaktive studenter (FS-14-008-8) i. UiT - Oppmelding til utsatt/konteeksamen via StudentWeb (FS-14-008-10) j. NTNU - Logg for emnekombinasjon (FS-14-008-11) 12. Bruk av studentnr istedenfor fnr Mail fra UiB (FS-14-044-4) 13. Eventuelt FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 3
Det var ingen merknader til dagsorden og innkalling. Det ble meldt inn to saker til Eventuelt: - Brukerforum/ Kontaktforum høsten 2014. - Skjema for institusjonskoder 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 19.-20. februar Det har kommet en liten rettelse til referat fra møte 19.-20.februar: «HIO» på deltakerlisten rettes til «HIOA». 2. Referatsaker a. Møte i styret for FS 3. mars 2014 Det forelå et skriftlig referat fra møte 3.mars. Det var ingen kommentarer til referatet. b. Møte i ekspertgruppen for Undervisningsmodulen 26. februar Det forelå et skriftlig referat fra møte 26.februar. Det var ingen kommentarer til referatet. c. Møte i ekspergruppen for Godkjenningsmodulen 14. mars Det forelå et skriftlig referat fra møte 14.mars. Det var ingen kommentarer til referatet. 3. Orienterings- /diskusjonssaker a. Søketjenesten for godkjenning av utenlandske studier GAUS GAUS-applikasjon er ferdigutviklet og ble presentert/lansert på FS-Kontaktforum. Applikasjon er klar til produksjonssetting sammen med FS 7.5. USIT lager en tidsplan for institusjonene for gradvis igangsetting av eksportjobben fra FS til GAUS. FS sender sluttrapport for prosjektet til KD sammen med kost-nytte vurdering av import av godkjenningsvedtak fra NOKUTs nåværende saksbehandlingssystem. b. Anskaffelse av rapport- og presentasjonsverktøy Ressursgruppen jobber med anskaffelsen, som er planlagt sluttført i løpet av våren 2014. c. Integrasjon med 360 fra Software Innovation Integrasjonen produksjonssettes sammen med FS 7.5, og vil kunne settes i gang for de institusjoner som ønsker dette. Utrullingen av Public 360 styres av Uninett. FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 4
Prosjektet for anskaffelse av nytt arkivsystem for de fire breddeuniversitetene har valgt å gjennomføre et forprosjekt, der man ser på ulike dokumenthåndteringsrutiner. Hovedprosjektet gjennomføres først høsten 2014/våren 2015. USIT har sendt inn forslag til krav som bør inngå i kravspesifikasjonen. Det blir kalt inn til et møte i arkivgruppen før sommeren. d. Integrasjon med its learning HiST har hatt en lang testperiode preget av en god del utfordringer som hovedsaklig skyldes manglende brukerdokumentasjon. Feil meldt inn før årsskiftet ser fortsatt ut til ikke å være rettet. Det virker i tillegg at Fronterintegrasjonen skapte uforutsette endringer ift integrasjonen med its learning. HIST støtter ikke alle valg som ble foretatt i denne prosessen. Det jobbes med å få KHiB og Forsvaret med på test. NMH har også meldt sin interesse for å teste. 4. Oppsummering og evaluering av FS-Kontaktforum våren 2014 Planleggingsgruppen ga positive tilbakemeldinger på årets FS-Kontaktforum. Programmet var bra sammensatt av innlegg og gruppearbeid. Resultatet fra gruppearbeid bearbeides/sluttføres av gruppeledere og sendes til FSsekretariatet før påske. Det var et løft at innlegg ble tatt opp for senere tilgjengeliggjøring og gjenbruk på fellesstudentsystem.no. Planleggingsgruppen foreslår i tillegg at det tas opp noen flere korte veiledningssesjoner, særlig knyttet til ny funksjonalitet i FS. Det ble i tillegg diskutert muligheter for å lage en «startpakke» i form av noen introduksjonsvideoer + nettmøte som nye FS-ansvarlige kunne benyttet seg av i påvente av at det holdes kurs i relevant modul/tema. 5. Ansvaret for Drift - rutiner Nye rutiner for drift er sendt ut på høring. Det er viktig at institusjonene sender innspill. Rutiner gjelder fra høsten 2014. Det ble i tillegg stilt spørsmål om driftsmeldinger kommer til å ligge både på Agora og på fellesstudentsystem.no. Kloninger som må tas i forkant av integrasjonsløsninger som produksjonssettes, tas utenom de oppsatte tider for kloning. FS 7.5 er noe forsinket i år. Det er ønskelig å få den så snart som mulig for å spare institusjonene for ytterligere forsinkelser i opptaksarbeidet. Tidspunkt for oppgradering vil bli mer forutsigbart med nye rutiner. 6. Innføring av felles VPD Det forelå et dokument med oversikt over felles koder med kommentarer. Knut Løvold leder arbeidet med opprydding i lokale koder. Institusjonene bør først bli enig om felles kodesett, som så implementeres i FS. Gruppen bes også om å rydde i nedtrekksmenyer. Opprydding gjøres for alle. FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 5
NMH, UiT og HiOA melder sin interesse til å delta i arbeidet. UiO sjekker og melder tilbake navn på en eventuell kandidat til gruppen. Det tas en runde med Planleggingsgruppen per e-post før bestillingen sendes ut til alle. 7. Lånekassen a. Innhenting av opplysninger fra Lånekassen Kunnskapsdepartementet gjennomfører en høring om endringer i forskrift om innhenting av opplysninger til Lånekassen. Planleggingsgruppen diskuterte utvalgte momenter fra det fremlagte forslaget til endringer i blant annet innhenting av opplysninger om permisjon, endring av studentstatus og informasjon om årsakene til avbruddet. For å bevare institusjonenes autonomi ønsker ikke samarbeidstiltaket å sende inn et felles svar på høringen på vegne av institusjonene. b. Ny kvitteringsløsning for filinnsending Lånekassen endrer løsning for kvittering for filer med studentstatus og eksamensdata som institusjonene sender til Lånekassen. Kvitteringer for filer uten feil arkiveres i arbeidsflaten. Kvitteringer for filer som inneholder feil sendes også via arbeidsflate, i form av en «oppgave». Tilbakemelding på rettet fil vises først dagen etter at en ny fil er sendt. Planleggingsgruppen er noe skeptisk til løsningen der institusjonene selv må sjekke for feilmeldinger i Lånekassens arbeidsflate. Det er på sikt ønskelig at vår kontaktperson i Lånekassen deltar på et fremtidig møte for å svare på spørsmål. Oppfølging: FS avklarer med Lånekassen om saksbehandlere varsles også på e- post om utestående oppgaver og om saksbehandlere må logge seg på arbeidsflaten. 8. Varselfunksjonalitet i Godkjenningsmodulen Det forelå et notat med oppsummering av ønsket varselfunksjonalitet som gir bestemte saksbehandlere beskjed dersom Lånekassen har gjort et søk i FS-basen uten å finne de nødvendige dataene for å behandle saken. Forslaget innebærer at det skal utvikles en individuell varsellogg i FS i tillegg til den institusjonelle som superbrukerne i dag har tilgang til i FS-klienten. Planleggingsgruppen støtter forslaget. Innspill fra diskusjonen: - Det er positivt at det kan utvikles en generell, felles løsning. - På sikt viktig med funksjonalitet i saksflytsystemet. Det kan være aktuelt med en e-post som sendes til saksbehandlere med liste over saker som ikke er ferdigbehandlet. - Det kan være vanskelig å knytte varsel til en saksbehandler. Det er flere som jobber med en godkjenningssak. Kan varselet gå til en felles e-postliste eller en RT-kø? FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 6
- Det foreslås at varsel knyttes til egne roller - Ønskelig at varsel gis ved pålogging i FS 9. Resultatutveksling Tjenesten produksjonssettes etter at semesterregistrering er gjennomført ved institusjonene. En av forutsetningene er at tjenesten settes i gang samtidig i hele sektoren. Tjenesten ble grundig testet av HIST og NTNU, og USIT gjennomfører nå en stresstest og en funksjonell test som vil involvere utveksling mellom flere institusjoner. USIT lager en testplan (hva som skal gjøres og hva må institusjonene sjekke) og trenger testdata med litt ulik oppsett. Det bør sees på tekster for studentakseptanse. NTNU og HIST sender sin versjon til FS-sekretariatet. 10. Digital eksamen UiT har behov for en felleskode for en skriftlig eksamen som avholdes digitalt. Dette er spesielt viktig ved planlegging for ordinære eksamener og til utsatt/kontinuasjon. Det foreslås samtidig at det lages en nasjonal felleskode for digital, skriftlig skoleeksamen. Innspill fra diskusjon: - Det kommer et felt i vurderingskombinasjon som angir at denne eksamen skal foregå i WISEflow eller et annet digital-eksamenssystem. Det er også det feltet som setter i gang eksport av data til digitaleksamenssystemet. Det bør vurderes om det gir en tilstrekkelig merking av digital eksamensform. - Det kan være aktuelt å legge dette feltet på vurderingsenhet - Når institusjon endrer digital-eksamenssystem til et nytt system, opprettes et nytt vurderingskombinasjon. - Det kunne vært nyttig å kunne angi en digital eksamensform også på noen rapporter. Konklusjon: Det avventes til UiA har gjennomført ferdig sin test av integrasjonsløsningen. Feltet som angir digitalt eksamen system beholdes inntil videre på vurderingskombinasjon. 11. Innkomne ønsker a. HiL FS526.001 Kontroll av forkunnskapskrav vis manglende forkunnskapskrav Rapporten FS526.001 viser kun beståtte forkunnskapskrav. HiL ønsker at rapporten også skal vise manglende forkunnskapskrav. I dag må man søke opp hver enkelt student og gå gjennom utdanningsplanen deres. Saken settes på ønskelisten. FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 7
b. HiL Utvekslingsperson samlebilde og FS159.001 Oppretting av student/studierett/klasse defaultverdi i feltet Opptakstype "Oppholdstype" er et felt som hentes fra utvekslingspersonbilde for rapporteringen til lånekassen. Dette feltet har tre verdier (studier, praksis og feltarbeid). Det tar tid å gå gjennom alle personene enkeltvis for å sette denne verdien. Dersom utvekslingspersonene ble nyregistrert i utvekslingspersonbilde ville man ha satt forhåndsverdi i feltet ved registrering. Men når det nå benyttes overføringsrutinen FS159001 blir dette feltet stående tomt. Det er ønskelig å få satt feltet oppholdstype med en default-verdi (eks. studier) ved overføring av utvekslingspersonene fra opptak med rutinen FS159001. Saken settes på ønskelisten. c. HiMolde FS568.001 Resultatliste vurdering og FS540.002 Eksamensdager fordelt på dato Pkt 1. Det er ønskelig at det i karakterprotokollen ( FS568.001 Resultatliste vurdering) automatisk kommer fram opplysning om at kontrollfunksjonen er benyttet ved karakterregistrering. Man slipper en ekstra kontroll og to underskrifter. Saken sendes tilbake til HiMolde for mer utfyllende beskrivelse. Pkt 2. Det er ønskelig at rapporten FS540.002 Eksamensdager fordelt på dato kan ha mulighet for en avkrysning for å få antall kandidater med ulike språkvalg (bokmål, nynorsk osv). I samme rapport ønskes det også en mulighet for å krysse av at antall studenter med de ulike spesialordninger blir vist. Saken settes på ønskelisten. d. UiB Endringer til FS200.040 Eksport studieinformasjon i XML-format Rapporten FS200.040 Eksport studieinformasjon XML-format kan i dag kjøres på både Utvekslingsavtale og Sted. Siden denne allerede benyttes for eksport av studieprogram- og emneinformasjon, så er det ønskelig å kunne benytte den samme rapporten for utvekslingsavtaler/sted. For at dette skal fungere, er det ønskelig at informasjon i kjøringen tar med noen nye typer data som pt. ikke kommer med i kjøringene. Dette løses i FSWS Studinfo2. Saken settes på ønskelisten. e. UiO FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon utdanningsplanbasert Klagenemda ved UiO har slått fast at masteremner som er del av opptaksgrunnlaget til master, ikke senere kan inngå i mastergraden. UiO har derfor behov for å markere disse personene i opptaksprosessen, på en måte som gjør at de fanges opp når grad skal utstedes. Det er ønskelig at raden KOMMENTAR i tabell STUDPROGSTUD_OPPTAKSGRLAG hentes inn blant merknader i rutinen FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon - utdanningsplanbasert. Dette sparer arbeid når det sjekkes om studenter som ligger an til å oppnå mastergrad allerede har benyttet noen av emnene på masternivå i opptaksgrunnlaget til FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 8
studiet. En merknad i FS651.002 vil gjøre det mer oversiktlig og vil hindre at man registrerer grad på feilaktig grunnlag. Settes på ønskelisten. f. UiS FS201.004 Personer med erstatningsnummer vise aktiv J/N Det er ønskelig å kunne sende ut en epost til studenter med erstatningsnummer som har gått ved UiS mer enn ett semester hvor man ber de melde inn norsk fødselsnr som de evt har fått etter å ha vært her i 6 mnd eller mer. Mange studenter som ligger i FS med erstatningsnummer søker opptak med fødselsnummer og dermed blir opprettet som to personer i FS. Personene må slås sammen i etterkant. Det skaper mye arbeid, bl.a. i forhold til overføring til LMS. I rapport FS201.004 gir en oversikt over studenter med erstatningsnummer (utplukk Semesterreg, ingen kryss i vis), men viser ikke hvilke av disse studentene som er aktive i dag. Det ønskes å få en avhaking for aktiv J/N i utplukk «Semesterreg.». Saken settes på ønskelisten. g. UiS Ny brukerrolle for å gjøre endringer i vurderingsprotokollen Mange programmer har obligatoriske øvinger. Mange saksbehandlere som fører obligatoriske øvinger har tilgang til å endre i vurderings-protokollen (listene fra faglærer som er ført over til protokoll inneholder ofte feil). Det ønskes at det skal være mulig å ta bort FS_EKS3 fra saksbehandlere som fører obligatoriske øvinger, og tildele de en egen rolle slik at de kun kan endre på obligatoriske øvinger i vurderingsprotokoll. Det ønskes en egen rolle (eksempelvis FS_OBLIGPROT2) som man kan tildele saksbehandlere som bør kun få tilgang til å endre i vurderingsprotokollen på vurderinger med vurderingskombinasjonstype «OBLIG». Saken settes på ønskelisten. h. NTNU FS728.002 Veivalg for utdanningsplan valg for inaktive studenter Det er ønskelig å kunne kjøre rapporten også for inaktive studenter Det kan se ut som rapport 728.002 - Veivalg for utdanningsplan kun tar med aktive studenter. Man trenger også å kunne kjøre rapporten for alle på grunn av statistiske formål. Saken settes på ønskelisten. i. UiT Oppmelding til utsatt/konteeksamen via StudentWeb Ved UiT får studenter som har strøket eller vært syk til ordinær prøve rett til henholdsvis kontinuasjon/utsatt eksamen. Oppmelding til kontinuasjon/utsatt eksamen skjer via StudentWeb. Slik funksjonaliteten i FS er, behandles avbrudd under eksamen og stryk på eksamen likt. Dette er feil i forhold til UiTs forskrifter og de fleste andre institusjoners forskrifter. Avbrudd under eksamen gir ikke rett til utsatt eksamen. Funksjonaliteten i FS kan således ikke benyttes med mindre dette endres. Det er ønskelig med ny boks i bildet Vurderingsstatus som styrer om trekk under eksamen skal gi rett til utsatt/kontinuasjon. Det ønskes funksjonalitet der man kan skille på disse resultatstatusene. Saken settes på ønskelisten. FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 9
j. NTNU Logg for emnekombinasjon Etter hvert som vi automatiserer mer av studieinformasjonen vår med utgangspunkt i registreringer i FS, så øker behovet for å holde rede på oppdateringer som blir lagt inn. Fra før finnes det emnelogg og studieprogramlogg. Det er ønskelig at det lages også en emnekombinasjonslogg. Saken settes på ønskelisten. Det ble ikke foretatt prioritering av saker på ønskelisten på dette møte. 12. Bruk av studentnr istendenfor fnr Ved bytte av plassering av studentnumer og fødselsnummer ble det samtidig bestemt å innføre et kontrollsiffer for studentnummer (jf. sak 8 Planleggingsgruppemøte 30.oktober 2013). Studentnummeret eksporteres derimot til ulike systemer og den benyttes som kandidatnummer. Det er derfor usikkert om det er hensiktsmessig å innføre et slikt kontrollsiffer. Konklusjon: Ønsket trekkes. Det innføres ikke et kontrollsiffer for studentnummer. 13. Eventuelt a. Brukerforum/ Kontaktforum høsten 2014. Planleggingsgruppen diskuterte ønsket hyppighet for samlinger Brukerforum og Kontaktforum. Planleggingsgruppen har tidligere vedtatt «et årshjul» for disse fora: Brukerforum arrangeres hvert tredje semester og Kontaktforum arrangeres årlig, og i tillegg det semesteret der Brukerforum ikke arrangeres. Er det ønskelig med endringer? Planleggingsgruppen var enig i at det blir etter hvert viktig å holde noen fellessamlinger med Samordna opptak. Det er allikevel viktig å beholde FSkontaktforum som et mindre forum der man kan fokusere på FS-relaterte problemstillinger. Konklusjon: Det opprinnelige «årshjulet» opprettholdes. Det arrangeres Kontaktforum høsten 2014. Lunsj-til-lunsj, i Trondheim, uke 44. b. Skjema for institusjonskoder Det er innført en ny rutine for bestilling av institusjonskoder. Bestillingen gjøres via et nettskjema. Skjema suppleres med informasjon om at skjema må sendes inn primært via FSkontaktperson. Skjema suppleres også med merknadsfelt for mer utfyllende opplysninger. FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 10
c. Informasjon til alle FS-institusjoner Det er viktig å sørge for at alle FS-institusjoner får med seg diskusjoner i fora som Planleggingsgruppen og andre ekspertgrupper jobber med. FS-sekretariatet og institusjonene bør jobbe for at informasjon og referater som legges ut på fellesstudentsystem.no når størst mulig gruppe brukere. Neste møte: Ved behov 17. juni 2014 Sted: Adobe/Oslo FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 11
Oppfølgingssaker (sist oppdatert 15.04.14) Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn FS-sekretariat SO har svart at dette må vente til SO 3.0. Planleggings-gruppen oppfordrer institusjonene til å ta dette opp på SOseminaret. Saker som skal følges opp (dette er fra september 2013-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U15/13 Sak 10 Rutiner for håndtering av innmelding av endringsønsker vedr opptak FS-sekretariat Saken diskuteres når FS og SO er samorganisert. Saker som skal følges opp (dette er fra oktober 2013-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U17/13 Sak 12 Resultatutveksling, håndtering/lagring av studieplaner i FS: Lage et forslag til løsning USIT v/knut Løvold I arbeid U18/13 Sak 14a Opprydding i lokale koder (VPD): Lage en oversikt over tabeller som må gjennomgås + forklaring på hva som må gjøres Ta en større opprydding i nedtrekksmenyer (sak fra april2013- møtet) USIT v/knut Løvold I arbeid Opprydding i nedtrekksmenyer tas som en del av oppryddingen av felleskoder for VPD-basene. Saker som skal følges opp (dette er fra november 2013-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 12
U22/13 Sak 4 Innkomne ønsker til karakterutskrift: Sende et informasjonsskriv til institusjonene med kort oppsummering fra møtet. U23/13 Sak 4 Innkomne ønsker til karakterutskrift: Forslag til ny løsning diskuteres på Kontaktforum. U24/13 Sak 4 Innkomne ønsker til karakterutskrift: Fjerne den gamle løsningen USIT v/thomas Solvin og Geir Vangen USIT v/thomas Solvin og Geir Vangen USIT v/thomas Solvin og Geir Vangen I arbeid 2.4.14 FS sender ut forslagene på e- post til fskontakter I slutten av april. Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2014-møtet) Nr Sak Ansvarlig Merknad 2/14 Sak 2: Institusjonene etterlyser status for det nasjonale arbeidet med nytt arkivsystem for universitetene. FS Møte i Sak og arkiv-gruppen 3.6.14 3/14 Sak 3b: Rapporter som utarbeides manuelt ved institusjonene som rapporteres ti DBH. FS undersøker om de kan legges inn i STAR. FS sjekker med DBH om rapportene kan standardiseres ved hjelp av FS. Rapportere i FS. Geir kontakter DBH. 6/14 Sak 11: Forhåndsgodkjenning. FS kontakter Lånekassen for å forbedre rutiner rundt søknad om lån for nyopptatte søkere. FS sender ut informasjon til kontakt-listen. 7/14 Sak 13 f: Dokumentarkiv FS følger opp siste tre punkter i innmeldt ønske ifm sitt arbeid med avklaringer rundt lagring av dokumenter. 8/14 Sak 13g: Saken tas tilbake til UiT. FS FS v/geir Vangen FS 2.4.14. Det skal settes i gang et arbeid for å få til en rapportering av de ti gjenstående rapporter fra FS til DBH. Det er pr i dag ikke datagrunnlag for at disse kan rapporteres fra FS. Ønske om nye felt. FS 2.4.14 Tas som egen sak på neste Planl.gr.møte FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 13
Saker som skal følges opp (dette er fra april 2014-møtet) Nr Sak Ansvarlig Merknad 9/14 Sak 3a GAUS: USIT lager en tidsplan for FS institusjonene for gradvis igangsetting av eksportjobben fra FS til GAUS. 10/14 Sak 3a GAUS: FS sender sluttrapport for FS prosjektet til KD sammen med kost-nytte vurdering av import av godkjenningsvedtak fra NOKUTs nåværende saksbehandlingssystem. 11/14 Sak 6 Opprydding i felleskoder: UiO UiO sjekker og melder tilbake navn på en eventuell kandidat til gruppen. 12/14 Sak 6 Opprydding i felleskoder: FS Det tas en runde med Planleggingsgruppen per e-post før bestillingen sendes ut til alle. 13/14 Sak 7 b Lånekassen, ny FS kvitteringsløsning for filinnsending: FS avklarer med Lånekassen om saksbehandlere varsles også på e-post om utestående oppgaver og om saksbehandlere må logge seg på arbeidsflaten. 14/14 Sak 9 Resultatutveksling: NTNU og HIST sender sin versjon av tekster for studentakseptanse til FS-sekretariatet. NTNU og HiST FS v/knut Løvold I arbeid FS-14-049 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 14
Felles studentsystem Telefon: 22840798 USIT, Universitetet i Oslo Telefa: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fellesstudentsystem.no FS-14-066 Referat Møte i styret for FS 19. mai 2014 Til stede via Adobe Connect: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Aud Magna Gabrielsen, NTNU Til stede i Forskningsveien 3b: Styremedlemmer: Kjetil Solvik, NMH Observatører: Joar Nybo, KD Ingunn Cowan, Lånekassen USIT (under sak 4): Lars Oftedal, USIT Kjell Gunnar Linde Thomsen USIT/FS: Anne-Lise Lande, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Tina Lingjærde, USIT Geir Vangen, USIT Forfall: Styremedlemmer: Monica Bakken, UiO Observatører: Torill Vangen, SSB Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB FS-sekretariatet Dato: 19. mai 2014 Sist endret:
Dagsorden 1. Møte i styret for FS 3. mars 2014 2. Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy 5. Rapportering 1. tertial 2014 6. Eventuelt FS-14-066 Referat fra møte i styret for FS 19.05.2014 Side 2
Det var ingen merknader til dagsorden. Ingen saker ble meldt til eventuelt. 1. Referat fra møte i styret for FS 3. mars 2014 Referatet var sendt ut med merknadsfrist 7. mars. Styret hadde ingen ytterligere merknader til referatet. Referatet er godkjent. 2. Referatsaker a. Møte i Planleggingsgruppen 2. april Skriftlig referat var sendt ut. Styret hadde ingen kommentarer til referatet. b. Møte i ekspertgruppen for Godkjenningsmodulen 14. mars Skriftlig referat var sendt ut. Styret hadde ingen kommentarer til referatet. c. Møte i ekspertgruppen for Undervisningsmodulen 7. mai Muntlig orientering ble gitt av Geir Vangen. Arbeidet med beskrivelse av ny modul er i gang i ekspertgruppen for undervisningsmodulen. Implementering av ny modul vil starte i løpet av høsten. Modulen omhandler beskrivelse av undervisning til det enkelte emne, praksisopphold, påmelding til undervisning, timeplaner etc. 3. Orienteringssaker a. Etablering av det nye foretaket FS-SO-SUN Styreleder orienterte. Styret for det nye foretaket skal være på plass 1. juli 2014. Det nye styret vil være involvert i ansettelsen av daglig leder for den nye organisasjonen. Anne-Lise Lande slutter som daglig leder for FS 6. juni, og seksjonssjef Tina Lingjærde vil fungere som daglig leder inntil videre. Joar Nybo orienterte om status for arbeidet fra departementets side. Det arbeides med å få på plass vedtekter, finansieringsmodell og nytt styre. Arbeidet går som planlagt, og KD regner med at det nye styret er på plass til 1.7.2014. b. UiT over på Samarbeidstiltakets driftsløsning UiT ønsker å gå over til Samarbeidstiltakets driftsløsning. Prosjektleder for overgang er på plass, og man er i gang med å kartlegge ressursbehovet. Som et ledd i risikovurdering, har styret tidligere vedtatt at det skal stilles krav til institusjoner som velger å drifte selv. Dette skal sees på i denne sammenheng. c. Semesterkvitteringsapp HiOA har i samarbeid med USIT fått utviklet en app for elektronisk semesterkort. App en kommuniserer med FS via en WebService. Det er foreslått at Samarbeidstiltaket FS kjøper løsningen og tilbyr den til de andre brukerinstitusjonene. Prisen vil være ca kr 500.000,-. FS-14-066 Referat fra møte i styret for FS 19.05.2014 Side 3
Styret var positive til dette, og ønsker at Samarbeidstiltaket jobber videre med et kjøp av løsningen fra HiOA. d. Fusjoner Sluttrapport for fusjonene mellom Høgskolen i Vestfold og Høgskolen i Buskerud samt mellom Universitetet for miljø- og biovitenskap og Norges Veterinærhøgskole, var sendt ut. Arbeidet med fusjon mellom Westerdals School of Communication (WSOC), Norges Informasjonsteknologiske Høgskole (NITH) og Nordisk Institutt for Scene og Studio (NISS), er i gang. Knut Løvold fra FS-støtte er leid ut som prosjektleder. Fusjonen skal skje pr. 1. juli 2014. Basene vil bli slått sammen i løpet av høsten. e. Ny nasjonal godkjenningsdatabase (GAUS) Sluttrapport var sendt til styret. Søketjenesten ble presentert for institusjonene på FS-Kontaktforum som ble avholdt 31.3.-1.4. Tjenesten ble satt i produksjon i slutten av april. Pr. 19.5. er den tatt i bruk ved 18 institusjoner. f. NordForum 28.-29. april På møtet ble status for de nordiske landene diskutert. Danmark: Ser etter en ny leverandør for et studieadministrativt system. Finland: Det arbeides ikke lengre med å få på plass et felles system i Finland. De har i dag ca. 10 ulike systemer. Sverige: Første del av LADOK 3.0 er planlagt satt i produksjon i løpet av 2015. Utviklingen skal ferdigstilles i 2017. Det planlegges et seminar for ledere våren 2015 i København. UiA har vedtatt full implementering av digital eksamen for alle skriftlige eksamener innen 2014. Det er nødvendig med mye strengere krav til studenter når det gjelder oppmøte til eksamen m.m. g. Erasmus Without Paper (EWP) Søknad om midler til Erasmus+ er sendt, og svar på søknaden skal foreligge i juni-juli. FS er ansvarlig for Work Package som omhandler standardisering, datamodellering og dataformater til bruk i datautveksling for EWP. FS vil i tillegg delta i en Work Package som går ut på å lage pilot-system for EWP. h. Saksflytsystem Det er noen usikre momenter vedrørende saksflytsystem. Samarbeidstiltaket kaller inn til et møte med Uninett og noen av institusjonene for å få en endelig avklaring på denne saken. Deretter tas saken opp på styremøtet. i. Status ansettelse av medarbeidere På årsmøtet ble det vedtatt å øke antall årsverk, både på sekretariatet og i utviklingsgruppen. Denne utvidelsen har delvis gått til sekretariat og dels til utvikling. For sekretariatet har dette gitt økte ressurser til blant annet oppfølging av drift. For FS-14-066 Referat fra møte i styret for FS 19.05.2014 Side 4
utvikling er det satt inn mer ressurser på web-utvikling, integrasjon og database. Alle nye stillinger til utvikling ble besatt i starten av året, mens stillingen i sekretariatet ble besatt i mars. 4. Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy Det ble gjennomført konkurranse med forhandlinger, basert på vedtatte konkurransedokumenter. Daglig leder presenterte arbeidet som ble gjort i forbindelse med forhandlingene. Vedtak: 1. Styret for FS følger arbeidsgruppen anbefaling og anskaffer Tableau med Rav Norge AS som leverandør. 2. Drift av systemet kjøpes av USIT. Styret for FS ber USIT sette i drift verktøyet slik som foreslått i tidsplan fra RAV Norge AS. 3. Styret for FS ber Samarbeidstiltaket FS tar en gjennomgang av deltakerne i STARgruppen i samarbeid med leder for STAR prosjektet, før gruppen gjenopptar sitt arbeid. 5. Rapportering 1. tertial 2014 Rapport for 1. tertial var sendt til styret. Regnskapstall fra USIT forelå ikke tidsnok til møtet, slik at regnskapstall viser status pr. 30.3. Styreleder ga et kort sammendrag av timeforbruk. Timeforbruket totalt sett er i henhold til budsjetterte tall, bortsett fra utvikling av nye systemer, der det er et lite overforbruk. Vedtak: Styret for FS godkjenner Daglig leders rapport for FS for 1. tertial 2014. 6. Eventuelt Ingen saker under eventuelt. Neste møte avtales med det nye styret. FS-14-066 Referat fra møte i styret for FS 19.05.2014 Side 5
<sideskift>
Felles studentsystem Telefon: 22852527 USIT, Universitetet i Oslo Telefa: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-14-062 Referat Møte i FS prosjektgruppe undervisningsmodulen 07.05.2014 Til stede: Pål Erik Megaard, UiO Thor Højgaard Anti, UMB Petter Kjær, UiB Siren Erichsen, HiB Torill Myrbostad, HiNesna Nils Christian Fareth, UiT Sven Petter Myhr Næss, NMH Geir Vangen, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Tina Lingjærde, USIT Thomas Solvin, USIT Forfall: Anita Monsø Wiggen, HiST Referent: Thomas Solvin, USIT Dato: 22.05.2014 Sist endret: 1
Dagsorden 1. Referat fra møtet 26.02.14 2. Tilbakemeldinger på aktivitetsdekomponeringen 3. Kort innføring i datamodellering 4. Datamodellering av undervisningsmodulen -Nødvendige dokumenter blir delt ut. 5. Tidspunkt for neste møte 6. Eventuelt Det ble meldt inn én sak til Eventuelt: Løsning av individuell veiledning/undervisning (NMH). 1. Referat fra møtet 26.02.14 Referatet ble godkjent uten bemerkninger. 2. Tilbakemeldinger på aktivitetsdekomponeringen HiNesna og HiB har sendt inn presiseringer til aktivitetsdekomponeringen/-beskrivelsen som tas med videre. Det ble tatt opp en problemstilling med å knytte student til instrument. På studieprogramnivå er det nødvendig å kunne knytte ett instrument til en student (hovedinstrument). I tillegg må biinstrument for det enkelte emne og den enkelte student kunne knyttes til undervisnings-/vurderingsmelding. Det ble foreslått at instrument kan knyttes til student på studieprogramstudent samt på undervisnings-/vurderingsmelding. Grupper av studenter med samme instrument kan eksistere over emnenivå. Dette gjelder også andre elementer i modulen, som f.eks. heisemner, hvor emner på ulikt nivå har samme undervisning. Slikt gir mye ekstraarbeid med timeplan. En løsning kan være å gjøre undervisningsaktivitet uavhengig av emne. 3. Kort innføring i datamodellering Tina ga en generell innføring i datamodellering med eksempler fra undervisningsmodulen. 4. Datamodellering av undervisningsmodulen Geir begynte å sette opp datamodellen, og tok imot innspill underveis. Tina fullførte etter lunsj. Følgende problemstillinger ble diskutert: Det er uheldig i dagens modell at undervisning som går over flere semestre krever flere forekomster av undervisningsenhet. Det bør løses i ny modell. Det er ønskelig å kunne gjøre undervisningsenheter campusavhengige (kobling mellom undervisningsenhet og campus). Det er ønskelig å løsne undervisningsaktivitet fra undervisningsenhet, dvs. lage en mange-tilmangerelasjon, for å løse problemene med aktiviteter som er felles for flere emner. Det ble påpekt at dette ikke bør gjøres dersom det skaper problemer for majoriteten av tilfellene, som FS-14-062 Referat til møte i FS prosjektgruppe undervisningsmodulen 07. mai 2014 Side 2
ikke er organisert slik. Det finnes også tilfeller der noen emner har felles undervisning de antall første forelesningene (kan løses ved egen aktivitet for disse forelesningene). Det kan være behov for en tilknytning mellom obligatorisk aktivitet (vurderingsmodulen) og undervisningsaktivitet slik at studenter kan slippe å følge undervisningsaktivitet der denne er bestått tidligere (i dag samles slike i eget fiktivt undervisningsparti, ofte med krav til bestått obligatorisk aktivitet). Det kan være behov for mulighet til kobling mellom student og veileder uavhengig av studieprogram (NMH). Det trengs en mer fleksibel løsning for tidsenheter for undervisning. Samtidig bør det tas i betraktning at den fleksible løsningen for dette i vurderingsmodulen til tider er problematisk pga. sammenblanding mellom tid og reell tid og mangel på fastsatt standard for tidskodene. Det er ønskelig med en bedre løsning for timeplanlegging: Det ønskes mulighet for å repetere timeplanforekomster (angi frekvens e.l.). Man må da kunne endre verdier på hver enkelt forekomst (tema for undervisning, lærer etc.). Timeplansystem: FS trenger et statusmerke på hver timeplanforekomst som viser når det kom data tilbake fra timeplansystemet hvis integrasjonen går begge veier. Det ønskes en fleksibel løsning for timeplanlegging slik at man kan velge mellom fast tid og rom for en aktivitet eller at systemet finner ledig tid og rom. Det ønskes bedre brukergrensesnitt for timeplan/partier (det er mange forekomster). Det kan være nødvendig med mer spesifisert dato/tid for fremmøteregistrering, kanskje tilknyttet timeplan. I dag brukes gjerne LMS til dette, ikke FS. Evt. kunne man brukt et grensesnitt mot LMS. Registrering av spesielle tilpasninger brukes lite i modulen. Dette registreres heller på studentnivå. Dette er sensitiv informasjon. Man trenger ofte informasjonen før melding til undervisning. Det kan være aktuelt å flytte tilpasning fra modulen. Institusjonene arbeidet med oppgaver mens USIT var på internt møte: Oppgave 1 Timeplan: Få frem eksempler på utfordringer og kompleksiteten i timeplanlegging. Hvilke krav stilles til funksjonaliteten? Svar: Utfordringer mht. datainnsamling input fra lærere. Ønsker at info skal komme elektronisk, ikke på papir. Trenger individuell planlegging for student. Løsning: en slags EpN for undervisning? Med enklere grensesnitt for datainnsamling. Medisin typisk utfordring, med individuell opplæring til slutt og spesiell praksis. Odontologi hvor rom er definert annerledes, med tannlegestoler og klinikk. Gruppeundervisning kontra individuell undervisning. FS-14-062 Referat til møte i FS prosjektgruppe undervisningsmodulen 07. mai 2014 Side 3
Grensesnitt er en utfordring noe kan bli enklere. Mangler en del datafelter eks. undervisningsrekker over mange uker kan ikke spesifiseres. Tema (tittel) på hver forelesning. Fremmøteregistrering bør knyttes til timeplan (ikke aktivitet). Integrasjon med ulike timeplansystemer mange forskjellige systemer. Utfordring med å hente tilbake data. Tidsenhet År/semester og blokker. Endring av undervisningsterminer. Tidsbegrep bør trolig ikke løses slik som i vurderingsmodulen. Mer oversiktlige FS-rapporter, kontrollrapporter smarte rapporter som varsler aktuelle brukere om problemer (fulle partier osv), kanskje automatisk epost. Oppgave 2 - Arbeidskrav ut over emnenivå: Hva er utfordringene med arbeidskrav på tvers av emner? Mulige løsninger? Medisin: Studenter skal gjennom 100 case gjennom studietiden. Er ikke knyttet til emne, men program. Rekkefølge er vilkårlig. Praksis på studieprogram fremfor emne. Forum på musikk alle studentene på utøver skal ha det, på kryss og tvers av program, kull og emner. Arbeidskrav og undervisning kan gå på tvers av emner. 5. Tidspunkt for neste møte Tentativt tidspunkt for neste møte er satt til tirsdag 23. september. Sted er ikke avgjort, men kan bli UiB. Tid og sted bør avklares i løpet av sommeren. 6. Eventuelt Løsning av individuell veiledning/undervisning (NMH): Saken ble dekket under andre punkter. USIT ønsker kontakt med brukere av TimeEdit i forbindelse med utvikling av ny integrasjon. Sven Petter Myhr Næss (NMH) kan kontaktes. For øvrig anbefalte gruppen å sende en forespørsel til FSkontaktpersoner. USIT foreslo å bruke It s learning som forum for diskusjon. Gruppen var positiv til det. FS-14-062 Referat til møte i FS prosjektgruppe undervisningsmodulen 07. mai 2014 Side 4
Program FS kontaktforum høsten 2014 Rica Nidelven, Trondheim Torsdag 30. oktober 11:30 12:30 Lunsj 12:30 17:00 Ettermiddagssesjon 12:30 13:00 13:00 14:00 Velkommen og presentasjon av ny organisasjon Nytt fra FS (innhold i ny versjon av FS, registrering av kontaktperson) 14:00 14:20 Kaffepause 20 min 14:50 15:50 Presentasjon av RUST, Nominasjonsweb med hele nominasjonsløpet, Søknadsweb 15:50 16:10 Kaffepause 20 min med litt mat 16:10 17:00 Presentasjon av ny StudentWeb 19:00 Middag Fredag 31. oktober 08:30 Oppstart 08:30 11:30 Formiddagssesjon 08:30 09:00 Integrasjoner (public 360, digital eksamen) 09:00 10:30 Gruppearbeid oppfølging av rutinebeskrivelse fra kontaktforum våren 2014 Kaffepause underveis 10:30 10:45 Oppsummering gruppearbeid 10:45 11:30 Innlegg ved Lånekassen 11:30 Avslutning 11:30 12:30 Lunsj 12:30 God tur hjem!
<sideskift>
Fylles ut av institusjonen RT 1504987 Ønske om nytt bilde i FS Institusjon og navn på innsender. UiS Tor Erga Dato 15.05.2014 Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse Ønske om nytt emnebilde i FS Opprinnelig dokument: rt.uio.no #1439371 Ønske om nytt bilde i FS UiS har i vår jobbet med overføring av emneinfo fra EpN til FS og pr. i dag så må det som går på endringer i bl.a. vurderingskombinasjoner og forkunnskapskrav registreres manuelt i FS. Det er vanskelig å holde oversikt over emner når det gjelder registrering av vektingsreduksjon, ekvivalens m.m.. En utvidelse av EpN til også å kunne registrere vurderingskombinasjoner vil ikke kunne løse hele problematikken rundt disse utfordringene. Til Planleggingsgruppe Beskrivelse av problemstilling I forhold til registrering av vektingsreduksjoner, emnekjeder (ekvivalens, karakterfordeling, tregangersregel), forkunnskapskrav, emnesperre, fordypning, anbefalte forkunnskaper (kanskje andre felter også?) så registreres disse i dag i mange forskjellige bilder. Dette gjør det vanskelig (nesten umulig) å ha full oversikt over at en får registrert denne informasjonen som er nødvendig på emnene. Løsningsforslag/ønsket håndtering av saken Hva ønskes gjort Løsningsforslag Vurdering av konsekvenser Vurd. av juridiske forhold og henv.til sentrale og lokale regler Begrunnelse Med inspirasjon fra det nye utdanningsplanbildet, hadde det vært mulig å tenke i samme baner for krav og regler for emner og opprettet et tilsvarende bilde (med et arbeidsområde i midten og involverte bilder på hver side) for bruk til disse registreringene? Bedre oversikt i FS over emnene og hva som er registrert på disse. MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 2
Fylles ut av USIT Kommentarer Omfang Kostnader Konsekvenser 1 uke? Ikke helt klart hvordan det skal fungere. Resultat Hva blir gjort Løsningsforslag Begrunnelse Krever detaljert beskrivelse av ny funksjonalitet. MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 2 OF 2
Fylles ut av institusjonen RT 1511205 Nytt parameter i rutine FS250.001 Inndragning av studierett Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson Dato 21.05.2014 Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse Høgskolen i Oslo og Akershus Til ønskelisten Beskrivelse av problemstilling Vi har en del studier ulik starttidspunkt og derfor ulik frist for betaling og semesterregistrering. I rutine 250.001 kan man gjøre utplukk på studieprogram eller sted. Løsningsforslag/ønsket håndtering av saken Hva ønskes gjort For å slippe å kjøre rutinen per studieprogram ønsker vi at rutinen utvides med et parameter hvor man kan angi dato for siste betalingsfrist i denne kjøringen. Altså en hake og et datofelt: Utelat studenter med betalingsfrist senere enn dato: Løsningsforslag Vurdering av konsekvenser Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler Alternativt ønsker vi en filtreringsfunksjon der vi kan filtrere ut enkelte studieprogram og deretter kjøre rutinen uten at disse inndras. Per i dag tar ikke rutinen hensyn til «vanlig» filtrering MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 2
Fylles ut av USIT Kommentarer Omfang Kostnader Konsekvenser 3 timer Resultat Hva blir gjort Løsningsforslag Begrunnelse Betalingsfrist på faktura. MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 2 OF 2
Felles studentsystem Telefon: 22852818 USIT, Universitetet i Oslo Telefa: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fellesstudentsystem.no FS-14-044-7 Høringsnotat vedr. snittkarakter for utdanningsplan i Student samlebilde og i rapporten FS201.006 Studentopplysninger utdanningsplan Snittkarakter for studenten vises i Student samlebilde og i rapporten FS201.006 Studentopplysninger - utdanningsplan. Det er her anledning til å velge om ikke-beståtte resultater skal inngå i snitt. Når ikke-beståtte resultater skal inngå i snitt, tas også emner uten noe resultat med (vurderingsmeldte og emner uten meldinger). UiB stiller spørsmål i sak https://rt.uio.no/ticket/display.html?id=1496350 om det skal være slik at emner i plan som studenten ikke har resultat på skal inngå i snittet med stryk. Saken ble lagt ut på høring for å høre om noen som har motforestillinger mot endringer i dette. Svarfrist ble satt til 6. juni. Resultat av høringen UiB foreslår at default visning endres til ordinært snitt, men at man beholder mulighet til å velge å se snittet på andre måter. NMH, HiT, CK, NHH, HiHm, HiB, UiS, HiST, NMBU støtter UiB s forslag. NTNU bruker snittet på trinndelte studier, der progresjon i forhold til et fast løp er det vesentlige. For NTNU er det tilstrekkelig at rapporten FS303.001 Karaktersnitt for studenter i studiekull beholdes slik den er nå, og foreslår dermed følgende løsning: 1. Emne_i_emnekombinasjoner er knyttet til studieprogram ikke emne - flyttes fra emneinfo til studieinfo 2. Infotermin_emne og -_studieprogram er overordnet studieinfo, dvs knyttet til publisering av hhv emne og studieprogram og bør kun knyttes til hhv emne1 og studie1. 3. Undtermin_emne er endring i grunnleggende emneinformasjon og bør flyttes til emne1 FS-14-044-7
<sideskift>
Felles studentsystem Telefon: 22852818 USIT, Universitetet i Oslo Telefa: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fellesstudentsystem.no FS-14-044-6 Høringsnotat vedr. nye roller for emne/studieprogram Etter innføring av ny EpN er det kommet ønske om å endre rollene for studieelementer, slik at en kan ta vekk rettigheter i FS for oppdatering av emne, men beholde rettigheter på studieprogram. Høringsfristen var satt til 2. juni. Tor Erga, UiS, har laget et ecel-ark med forslag til nye roller, og hva som skal beholdes i eksisterende roller, se oversikt bak. De eksisterende rollene er: FS_STUDIEINFO FS_STUDIE1 FS_STUDIE2 Nye roller som foreslås innført er: FS_EMNEINFO FS_EMNE1 FS_EMNE2 Noen av rettighetene til eksisterende roller vil i forslaget flyttes til nye roller. Det er også foreslått at noen av rettighetene flyttes til FS_SYSEIER fra FS_STUDIE2. Resultat av høringsrunden: HiT, CK, HVO, NHH, HBV, HiHm, NMBU støtter forslaget fra UiS. NMH støtter forslaget for nye roller som kun gir rett til å oppdatere emner, men er i mot å fjerne rettigheter fra FS_STUDIEINFO, FS_STUDIE1 og FS_STUDIE2. NMH mener at det fører til unødvendig komplisering av brukerrolle-tildeling, da det ikke er alle steder hvor det er naturlig å skille mellom brukere som har rettigheter på program eller emne. Forsvaret, HVO, HiAls, UiO og HiL støtter NMH s forslag. UiB og HiST har ingen sterke meninger om forslaget. HiST bruker lokale «samleroller», og sier det er uproblematisk å justere disse når det kommer endringer. Også NMBU bruker lokale «samleroller» og ev. endringer vil være uproblematiske. FS-14-044-6
Rolle Ny rolle: FS_STUDIEINFO FS_STUDIEINFO FS_EMNEINFO Emne_ByggerPa Emne_Forutsatt Emne_I_Emnekombinasjon Emne_I_Fag Emne_I_Studieprogram Emne_Sprakvalg Emneekskludgr EmneGjestebruker Emneinfo Emnekomb_I_Emnekomb Emnekombinasjon Emnekombinasjon_Valg Emnevalg_I_Emnekomb Fordypningemne Forkunnskapskrav Infotermin_Emne Infotermin_Studieprogram Kravelement_Forutsatt Pensum_I_Emne (utgår?) Praksiskrav_I_Studprog Sprak_I_Studieprog Studieprogram_Oppgavetype Studieprogram_Planforslag Studieprogram_Planinfotype Studieprograminfo Undervisningsted Undtermin_Emne Utdplanelement_I_Emnekomb PK_FS200040 FS_STUDIE1: FS_STUDIE1 FS_EMNE1 Emne (de fleste kolonner) Emne_ByggerPa Emne_Forutsatt Emne_I_Emnekombinasjon Emne_I_Emnesamling, Emne_I_Fag Emne_I_Studieprogram Emne_Navnhist Emne_Sprakvalg FS-14-044-6
Emneekskludgr Emnefakturadetaljtype EmneGjestebruker Emneinfo Emnekomb_I_Emnekomb Emnekombinasjon Emnekombinasjon_Valg Emnesaml_I_Fag Emnesaml_I_Studieprogram Emnesamling Emnesamling_I_Emnesamling EmnesamlingForutsatt Emnesperre Emnevalg_I_Emnekomb Fag Fag_I_Studieprog Fordypningemne Forkunnskapskrav Infotermin_Emne Infotermin_Studieprogram Kravelement_Forutsatt Pensum_I_Emne (utgår?) Praksiskrav_I_Studprog Samarbeidsavtale (utgår) Samarbeidsavtale_Medlem (utgår) Sprak_I_Studieprog Studentkrav Studieprogram (de fleste kolonner) Studieprogram_Emnekomb Studieprogram_I_Fag Studieprogram_Navnhist Studieprogram_Oppgavetype Studieprogram_Planforslag Studieprogram_Planinfotype Studieprogram_Rapportering Studieprogram_Samarbinst (utgår) Studieprogram_Studieretning StudieprogramAvgift StudieprogramInfo Studieretning Studieretning_DS StudieretningInfo Studieretninginstrumentgruppe Studietilbud (utgår) Studium FS-14-044-6