Saksframlegg. Saksb: Eirik Haagensen Arkiv: 17/ Dato:

Lillehammer kommune Saksframlegg Saksb: Eirik Haagensen Arkiv: 17/5307-1 Dato: 29.04.2017 LILLEHAMMERFEST 2017 - BYFESTIVAL 16.-19.AUGUST Sammendrag: Dette saksfremlegget innstiller på at det settes av 150 000 fra Formannskapets reserve til tre ulike arrangementer under en byfestival i midten av august: Parkkonsert 17. august 25 000 Historisk formiddag 19. august 25 000 Kveldskonsert 19. august 100 000 Bakgrunn/Fakta: Det pågående studentregionprosjektet har vist at studentene og regionen har en felles interesse av at opplegget til studentene i fadderuka i større grad enn tidligere flyttes inn til byen. Samtidig er det et tydelig ønske fra kommunen at studentene i enda større grad enn tidligere ønskes velkommen til byen. Lillehammer fikk kjøpstadsrettigheter i 1827, og dette året har vært utgangspunktet for tidligere byjubileer i Lillehammer. Dette innebærer at Lillehammer er 190 år i 2017. Samtidig er det 175 år siden Lillehammer fikk de formelle byrettigheter. Mer generelt har det fra mange hold vært etterlyst en allmenn byfestival for Lillehammer, og spesielt en festival sommerstid. Studentene vil onsdag 16. august ha en konsert på Stortorget som markerer åpningen av fadderuka. Denne konserten blir profilert som en studentfest, men folk flest vil trolig kunne ha mulighet til å kjøpe billetter til konserten. Onsdagens program organiseres og finansieres av Høgskolen i Innlandet Lillehammer og Studentsamskipnaden i Innlandet. Torsdag 17. august blir det den etter hvert tradisjonsrike sommerkonserten i Parken. Torsdagens arrangement er en videreføring av tidligere års samarbeid om «Sommerfest i Parken». Denne vil tradisjonen tro være gratis og åpen for alle. Fredag 18. august er det foreløpig ikke lagt noe program, men det jobbes for at det skal skje noe i byen som har relevans inn i et allment festivalprogram. Trolig knyttet til en annen kulturform enn musikk. På dagtid lørdag 19. august står det historiske perspektivet i sentrum. Det vil lages et opplegg der historielaget og guideforeningen står sentralt, og der både beboere, tilreisende og ikke

minst studenter kan få god kunnskap om interessante deler av Lillehammers historie. Under dette arrangementet vil historielag, guideforening og Maihaugen være sentrale aktører. På kveldstid planlegges det stor konsert på Stortorget. Gitt at finansieringen kommer på plass, og ingen booker bandet i mellomtiden, blir det konsert med CC Cowboys, av mange pekt på som et av Norges beste liveband. Lørdagens konsertarrangement er et nytt initiativ og hovedarrangement for Lillehammerfest. Vurdering: Siste uken før skolestart er en relativt rolig periode på Lillehammer. Sommerturistene er betydelig færre enn bare noen uker i forveien, og de aller fleste fritidsaktiviteter har fortsatt sommerpause. Unntaket er studentene som allerede er i gang med sin fadderuke. Rådmannen mener dette er et svært godt tidspunkt å få til en byfestival som både markerer at Lillehammer er 190 år, som ønsker nye og gamle studenter velkommen til byen og som kan fungere som en kick-off for hele byen etter sommeren. En byfestival som det her legges opp til vil gjøre studentbyen Lillehammer mer attraktiv, og være et bidrag for å sørge for en stor søkermasse også i fremtiden. Videre vil byfestivalen kunne være positiv for folks oppfatning av byen som også noe mer enn en vinterby, og slik sett bidra til at flere velger å flytte til Lillehammer. Som beskrevet tidligere er det fire kjente aktiviteter under planlegging de aktuelle dagene. Onsdagskonserten er kommunen lite involvert i, bortsett fra at Stortorget er tenkt brukt som arena. Parkkonserten torsdag er det egne arrangører som står bak, mens både dag- og kveldsarrangementet lørdag er det kommunen som arrangerer, sammen med gode støttespillere. Fra kommunens side vil det primært være Lillehammer-regionen Vekst som vil være involvert i arrangementene, utover den mer tekniske bistanden fra sektor for samfunnsutvikling. Økonomi konsert 19. august Budsjettet for konserten er slik: Kostnadspost Beløp i kroner Artist, inkludert scenerigg 400 000 Sikkerhet, herunder 100 000 inngjerding og vakter Markedsføring 75 000 Uforutsett, ekstern bistand 50 000 booking/artisthåndtering og diverse kostnader Totalt 625 000

Finansiering for konserten tenkes slik: Finansieringskilde Beløp i kroner Kommentar Høgskolen i Innlandet /Studentsamskipnaden 100 000 Innebærer at alle med fadderpass kommer inn på konserten Formannskapets reserve / 100 000 Lillehammer kommune Allerede avsatte regionmarkedsføringsmidler 75 000 Kobles mot profilering av stundentregionen og regionen som Billettsalg, 750 billetter á 200 kroner Sponsorer / bidrag fra næringslivet Totalt 625 000 attraktivt sted å bo og leve 150 000 750 billetter er nivået der inntekter og kostnader balanserer, det forventes et billettsalg på 2000 billetter 200 000 100 000 bekreftet 2. mai, flere positive, men ikke bekreftet Studentsamskipnaden i Innlandet bidrar med 100 000 kroner fra sitt salg av fadderpass. Som motytelse kommer studentene med fadderpass inn på konserten. Antallet kan være opp mot 2000. Dette gir en lav pris per billett for studentene. Studentene betaler for et fadderpass som gjelder for en lang rekke aktiviteter hele uka, og det er derfor vanskelig å trekke ut et større bidrag til akkurat denne konserten. Målsetningen er å selge minst 2000 billetter i tillegg til studenter med fadderpass. Det er selvfølgelig helt umulig å vite i forkant, men tallet er drøftet med mange kyndige personer, og det anses rimelig. Billettprisen legges i intervallet 190-250 kroner. Trolig med en early bird-mulighet til å kjøpe billetter til jubileumsprisen 190, før prisen går opp til 250 kroner. Om vi for enkelthets skyld legger til grunn en gjennomsnittspris på 200 kroner, er et billettsalg på 750 tilstrekkelig til å dekke inn budsjetterte kostnader. Dette må anses som svært konservativt. Alle sponsoravtaler er ikke ferdigstilt, men 200 000 anses som realistisk. Tre næringslivssponsorer har allerede bekreftet at de bidrar med til sammen 100 000 kroner, og flere har uttrykt seg positive, uten at endelig bekreftelse foreligger. Deler av beløpet kan også hentes inn i form av barteravtaler knyttet til scenerigg, kostnader til forpleining av artist og sikkerhet. Økonomisk risiko og økonomi etter arrangementet Kommunen vil stå som arrangør, noe som innebærer en økonomisk risiko. Med det økonomiske grunnlaget som foreligger anses risikoen å være liten utover det økonomiske bidraget fra Formannskapets reserve som denne saken omhandler. Siden det er kommunen som sitter på den økonomiske risikoen er det også naturlig at kommunen har den økonomiske oppsiden i arrangementet. Overfor sponsorene fra næringslivet har det vært helt nødvendig å forutsette at et eventuelt overskudd fra arrangementet ikke brukes til løpende kommunal drift. Løsningen på dette er at et eventuelt overskudd settes av til et fond for tilsvarende formål i fremtiden.

Helt konkret jobbes det med en løsning for å få på plass et arrangementsselskap som kan stå for fremtidige konserter i Lillehammer, både når det gjelder å ta den økonomiske risikoen og stå for selve gjennomføringen av arrangementene. Dette vil bli fremmet som selvstendig sak for kommunestyret og det vil da bli vurdert hvorvidt et eventuelt overskudd fra arrangementet bør legges inn i dette arrangementsselskapet. Arenaen Stortorget vil bli brukt som arena, og både politi og brannvesen har uttrykt seg positive til Stortorget som arena. Sikkerheten vil bli ivaretatt i tett dialog med både politi og brannvesen. Stortorget vil i utgangspunktet bli stengt for andre formål fra 16.-20.august. Om mulig, vil deler av plassen holdes åpen mellom arrangementene. Servering Hele konsertområdet vil bli et avsperret område med 18-årsgrense. Området vil ha servering av alkohol klasse 1 og 2, det vil si øl og vin, i tillegg til servering av mat tilpasset anledningen. Det er ikke lagt inn verken kostnader eller inntekter knyttet til serveringen på Stortorget. Basert på kontakten med skjenkestedene i byen er det grunn til å tro at det er mulig for arrangementet å få en liten inntekt fra serveringen, gitt at den går bra. Flere aktører i byen vil bli forespurt om å ta på seg serveringsoppdraget, og premissene for å gjøre det vil først bli avklart senere. Andre typer risiko knyttet til konserten Økonomisk risiko er beskrevet tidligere. Som arrangør vil kommunen også ha en omdømmemessig risiko. Risikomomentene kan oppsummeres slik: Sikkerhetsmessig risiko. Store folkemasser innebærer risiko på ulike måter, og dette må ivaretas gjennom tett dialog og avklaringer med politi, brannvesen og et profesjonelt vaktselskap. I tillegg er det viktig at frivillige vakter er godt voksne. Risiko knyttet til skjenkebevilling. Selv om det vil inngås avtale med en ekstern aktør som skal stå for skjenkingen, vil brudd på skjenkeloven under dette arrangementet blir tett knyttet til arrangøren, i dette tilfellet kommunen. Skjenkingen må derfor følges opp tett, både i forkant og underveis Markedsmessig risiko. CC Cowboys spiller innendørs på Hamar 27. mai under et arrangement som Storhamar Hockey står bak. De skal også spille på Rondaståk på Kvamsfjellet 24. juni og på Dokka 25. august. Det betyr at det er andre muligheter til å se bandet i nærheten dette året, men ingen av konsertene er sentrumsfester i en by, med de mulighetene det fører med seg. Om markedet skulle mene en CC Cowboyskonsert ikke er interessant, vil det være negativt for omdømmet til Lillehammer Parkkonserten 17. august Utekonserten i Søndre Park torsdagen før skolestart har etter hvert blitt en tradisjon, og har hvert år samlet flere hundre mennesker. Bak konserten står flere artister fra Lillehammer, de fleste år med Thor Kvande som produsent og kapellmester. For 2017 er blant annet Thor og Carol Kvande sentrale. Konserten presenterer hvert år dyktige profesjonelle artister og unge talenter med tilknytning til Lillehammer og omegn og har vært et nært samarbeid med bl.a. kommunen og Lillehammer Sentrum Drift.

Det foreligger ingen formell søknad når dette saksfremlegget skrives, men gjennom dialog med dem står bak har det kommet fram at de kommer til å søke kommunen om et beløp i størrelsesorden 25 000 kroner. Rådmannen mener dette arrangementet passer svært bra inn i byfestivalen, og mener slik sett at søknaden kan forskutteres nå og at arrangementet bør støttes med 25 000 kroner. Historisk formiddag 19. august Lillehammer har gjennom de 190 årene siden byen fikk kjøpstadrettigheter hatt en innholdsrik og spennende historie. Som en markering av at byen er 190 år er det meningsfullt og få satt denne historien på agendaen både for byens innbyggere, tilreisende og studenter. Et spesielt fokus knyttes til at det også er 175 år siden Lillehammer fikk offisiell bystatus. Det vil bli laget et spennende opplegg sammen med blant annet historielaget, guideforeningen og Maihaugen, og rådmannen anbefaler at det settes av 25 000 kroner til dette formålet. Om tidspunktet Samme helgen som byfestivalen er det Faaberg-turneringen, en turnering der svært mange i regionen har mye å gjøre med. Dette er naturlig nok ikke helt heldig, men for å kunne oppnå den gode koblingen mot studentenes fadderuke, er valgene få. Det kunne vært arrangert helgen etter, men da ville det vært kollisjon med Birken, som også mange er involvert i. Per 2. mai gjenstår 1 217 500 av Formannskapets reserve. Konklusjon: En byfestival som det her planlegges for vil være positiv for hvordan studentbyen Lillehammer oppfattes utad, i tillegg til at det vil bidra til økt stolthet for byens og regionens befolkning samt at potensielle tilflyttere vil oppfatte det positivt at byen tar en tydelig posisjon som sommerby for byens befolkning. Rådmannen mener det er mange gode grunner til å få til en byfestival i Lillehammer i august, og anbefaler Formannskapet å sette av penger til å støtte parkkonserten torsdag, kulturhistorisk formiddag på lørdag og bykonserten lørdag kveld. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K : 1. Det gis et tilskudd på 150 000 kroner til Lillehammerfest 16.-19.august 2. Midlene fordeles slik mellom ulike arrangementer: a. Parkkonsert 17. august 25 000 b. Historisk dag 19. august 25 000 c. Kveldskonsert 19. august 100 000 3. Tilskuddet belastes formannskapets reserve 4. Et eventuelt overskudd fra arrangementet settes av til fond. 5. Det fremmes egen sak for kommunestyret om opprettelse av et arrangementsselskap og bruk av eventuelt overskudd som oppstartskapital.

Lillehammer, 2. mai 2017 Tord Buer Olsen Rådmann Eirik Haagensen Næringssjef