Styremøte nr. 2/17 Troms Gymnastikk- og Turnkrets Onsdag 26. april 2017 Telefonstyremøte Åpning Trond åpnet møte, kl. 2100, med å ønske alle velkommen! Fremmøtte: Trond Evertsen, Tora Sundelin, Hilde Berglund og Lise H. Nytrøen Forfall: Leif Igor Micheeff, Rikke Bjerke, Heidi Dahl Gundersen, Guri Anne Ryeng-Berglund Sak 6/17 Elektronisk kartotek på stevnetell: Merke og medalje er frustrert over at vi i 2017 ennå ikke har et elektronisk kartotek på stevnetell. Det skjønner vi i kretsen godt, men er redd for å legge det over på noe midlertidig da dette er meget viktig historikk. Målet må være å ha denne data lagret i Mysoft, men i dag er ikke systemet ferdig utviklet. Vi ønsker følgende: - Et område hvor historikken på stevner kan føres inn på hver gymnast. Dette skal kunne gjøres av merke og medalje som da må få tilgang til gymnastene i alle klubbene i vår krets. - Stevnetellene oppdateres etter hvert som det legges inn stevner i historikken. (Bør være mulig å kunne kopiere historikken fra en gymnast til en annen, for da går ting mye fortere ) - En mulighet for å krysse av om det er barnetell eller voksentell gymnaster skal ha. Dette er spesielt viktig når gymnasten er i alderen 16-19 år. - Mulighet for å ta ut lister på hvor mange ulike stevnetell vi har på stevnet både totalt og pr. klubb - Mulighet til å kunne sende bestilling av Kretsmedaljer direkte til NGTF fra systemet.
TGTK mener det er ekstremt viktig at dette kommer på plass og ønsker derfor at NGTF skal ta tak i dette i løpet av sommeren. Hilde følger opp saget mot NGTF. Sak 7/17 Bestilling av medaljer. Bestilling av medaljer til stevner må skje i feb/mars. Dette kan gjøres på bakgrunn av stevnetell registret året før. Hvis vi får på plass registrering av stevnetell i my-soft går nesten dette av seg selv, men hvis ikke må Merke og Medalje laget en oversikt på hvem som har fått 1,3,5 tell osv. slik at de kan bruke dette som grunnlag for å bestille stevnemedaljene i feb/mars året etter. Sak 8/17 Regnskaps rapport 1. kvartal 2017 Regnskapsrapport 1. kvartal er ikke kommet. Styret utsetter saken til neste møte. Sak 9/17 Varsling av neste års aktivitet som BKTS, UVKTS og KM Hilde undersøker om terminlista er sendt ut til alle lag. Heidi tar kontakt med de som skal ha BKTS (Tromsø)og UVKTS (Bardufoss) og Lise tar kontakt med de som skal ha KM rekrutt (Salangen) og KM junior/senior (Finnsnes) Lise informerer om siste helga i april er booket til UVKTS. Sak 10/17 Lagring av kretsens utstyr Kretsen har en del utstyr og har problemer med å finne lagerplass. Pr. nå står en del utstyr i garasjen hos Trond Evertsen, men følgende utstyr er det viktig at vi har kontroll på. Lagskilt, Kamera og Kretsflagg. Vedtak Lagskilt Hver klubb tar ansvar for sitt skilt. Hvis klubben glemmer å ta med skiltet på stevner og kretsmesterskap ønsker kretsen å ilegge dem en bot. Størrelsen på boten bestemmes har vi ikke bestemt. Kamera Hilde, tar vare på dette, men har ikke ansvar for filming på kretsens arrangementer.
Kretsflagg Hilde tar vare på disse fram til KM junior og senior i 2018. Sak 11/17 Oppskrift gjennomføring oppvisninger og konkurranser Vi ser behovet for å ha en lettfattelig oppskrift på hvordan gjennomføre en oppvisning og et stevnet. Vi ønsker at det skal være litt høytidelig selv om det ikke skal bli for stivt. Oppskriften er ønsket både for kretsen og arrangøren sin del slik at vi ikke glemmer defileringsmusikk, kretsflagg, hvem som skal åpne stevnet, mulighet for å sende hilsen til arrangør osv. Vedlegger: Finnmark sin. denne er kort og enkel. Troms sin gamle kan vi bygge videre på denne. Vedtak Alle ser over og gjør seg opp en mening til neste møte. Det endelige dokumentet bør legges ut på kretsen sine sider og sendes ut til neste års arrangør av kretsen sine arrangementer. Sak 11/17 Diverse søknader om støtte: Tromsø Turnforening v/ Turn Menn søker Troms Gymnastikk- og Turnkrets om støtte på 5000-10 000 kr til satsing på gutteturn og trenerutvikling. De legger ved et budsjett som viser en kostnadsramme på kr. 39000,- for hele arrangementet. Vedtak: Styret støtter søknaden med kr. 6000,- (Reisekostnad for trener) Pengene skal hentes fra Stige fond konto Utbetales når det er klart at det et slikt arrangement blir gjennomført.
Bardufoss Gym og Turn og Finnsnes IL Turn søker om støtte til sine gymnaster som skal representere Troms i World Gym for Life på Stokke denne sommeren. Begge lagene er aktiv med i kretsen og er alltid representert på KM, stevner og konkurranser i egen krets. I år er både troppene fra Finnsnes og troppen fra Bardufoss Gym og turn plukket ut til å være med på åpningsnummeret av Word Gym for Life. Dette fikk de vite etter jul og kostymer og utstyr må gymnastene selv betale. Vedtak: Kretsen støtter de gymnastene som skal være med på åpningen med kr. 750,- pr. gymnast og de andre med kr. 400,- pr. gymnast. Finnsnes IL Turn: 14 deltakere a kr 750,- og 7 deltakere a kr. 400,- = 13.300,- Bardufoss Gym og Turn: 11 deltakere a kr. 750,- = 8250,- Pengene tas fra aktivitetsmidler konto 2041 Sak 12/17 Priser stevner Prisen på årets stevner er høy og det er kommet melding inn om at flere ikke kan delta på hele stevnet pga. kostnadene blir for store. Hva tas inn og hva skal de ulike inntektene kunne dekke? Pris på stevner: Hva kan forsvares? Vedlegger kretsens utregning. Stevneavgift kr. 230,- av denne skal kretsen skal ha 25% Det vil si kr 57,50 pr påmeldte deltaker. I tillegg skal de ha kr 5,- pr deltaker til stigefondet. Stevneavgiften bør dekke hallkostnader og stevnepin. Pin ca. 30,- og da er det ca. 137,50 pr deltaker til å dekke kostnadene med hallen.
Hvis 150 deltakere er det kr. 20625,- Hvis 200 deltakere er det kr. 27500,- Hvis 300 deltakere er det kr. 41250,- De som bare deltar på stevnet uten mat bør derfor max måtte betale kr. 300,- Da er har vi også regnet inn kr.70,- til utenom ting som åpen hall, bading, kino osv. Vær kreativ ikke kjøp for dyre aktiviteter. Overnatting og måltider prises utenom. Ca. kr. 150,- overnatting m/kvelds og frokost på flatseng. Middag 100,- og lunsj 50,- x 2 Da blir prisen kr for de uten overnatting kr 500 (3 måltider) Kr 650,- for de m/ overnatting (5 måltider) Vi mener dette er en mal som de fleste lagene bør kunne bruke. Hvis noen lag i kretsen ikke får gunstige priser på leie av hall når de lager til et flott stevne bør kanskje kretsen gå inn å støtte med støtte til halleie. Vedtak: Deltakelse på stevne uten overnatting og mat bør ikke overstige kr. 300. Deltakelse Gym for Life (Kr. 50) kommer i tillegg når dette arrangeres. Kretsen ønsker selvsagt at arrangørklubben skal sitte igjen med et greit overskudd når jobben er gjort, men vi må passe oss slik at ikke antall deltakere går ned. Sak 13/17 Årshjul For at det skal være mulig å få til noen fysiske møter ønsker leder at vi skal sette opp et årshjul. Er det noen arrangementer vi kan samles på for å ha styremøter? Siden mange måtte melde forfall til dagens møte utsetter vi denne saken til neste møte. Ref. oppfordrer Trond til å sette opp forslag om 8 møtedatoer til neste møte. Kanskje vi kan enes om 6 av disse
Sak 14/17 Eventuelt Det kom ikke opp noen saker til eventuelt. Møtet hevet kl. 2315. Ref. Hilde S. Berglund