Avtale om renholdstjenester. Kravspesifikasjon. Statens Legemiddelverk. Saksnr: 12/ Dato:

Avtale om renholdstjenester Kravspesifikasjon Statens Legemiddelverk Saksnr: 12/06627 Dato: 7.12.2012 Innleveringsfrist: 11.2.2013

1. LEVERANSEN OMFANG 3 2. GENERELL KRAV TIL LEVERANSEN 3 2.1. KUNDEHÅNDBOK OG INFORMASJON 3 2.2. REKLAMASJONER 3 2.3. ADMINISTRATIVE RUTINER 4 2.3.1. RAPPORTERING OG FAKTURERING 4 2.3.2. BESTILLING AV RENHOLD 4 2.3.3. ENDRINGER I KONTRAKTEN 4 2.4. BRUKERUNDERSØKELSER OG SERVICENIVÅ 4 3. TEKNISK SPESIFIKASJON 5 3.1. KJEMIKALER 5 3.2. KRAV TIL SIKKERHET 6 4. KRAV TIL LEVERANSEN DAGLIG RENHOLD 6 4.1. HVA OMFATTES AV DAGLIG RENHOLD 6 4.2. SRETTET RENHOLD 6 4.3. SØPPELTØMMING 7 4.4. TIDSPUNKT FOR DAGLIG RENHOLD 7 4.5. KVALITET DAGLIG RENHOLD 7 4.6. RAPPORT PERIODISK RENHOLD 7 4.7. LEGEMIDDELVERKETS PLIKTER DAGLIG RENHOLD 7 5. KRAV TIL LEVERANDEN TEMPORÆRT RENHOLD 8 5.1. FREKVENS FOR TEMORÆRT RENHOLD 8 5.1.1. HOVEDRENHOLD 8 5.1.2. INNVENDIG VINDUSPUSS OG VASK AV GLASSDØRER 9 5.2. TIDSPUNKT FOR TEMPORÆRT RENHOLD 9 5.3. INNHOLD I HOVEDRENHOLD 9 5.4. INNHOLD I BONING 10 5.5. INNHOLD I VINDUSPUSS 10 5.6. KVALITET 10 5.7. KANTINEKJØKKEN 10 5.8. LEVERANDØRENS ANSVAR FOR MATERIELL OG UTSTYR 10 5.9. LEGEMIDDELVERKETS ANSVAR FOR TILRETTELEGGING 10 2

1. Leveransen omfang Avtalen omfatter: Daglig renhold Temporært renhold (se renholdsplan) Tilleggstjenester (se opsjoner) 2. Generell krav til leveransen 2.1. Kundehåndbok og informasjon Det forventes at Leverandøren har et profesjonelt og effektivt system for å innformere Statens Legemiddelverkets (her etter Legemiddelverket) kontaktperson om alle forhold knyttet til renhold. Leverandøren må tilby enten ett elektronisk passordbeskytted løsing i form av websider og/eller kundehåndbok i ringpermformat som ivaretar dette. Leverandøren plikter, uten opphold, å varsle Legemiddelverket dersom manglende tilrettelegging hindrer Leverandøren i å utføre tjenesten i henhold til kontrakten. 2.2. Reklamasjoner Det forventes at Leverandøren har et effektivt og serviceorientert system for å håndtere reklamasjoner. Alle henvendelser skal kunne sendes til en egen kontaktperson/ansvarlig leder. Leverandøren skal deretter: Gi automatisk tilbakemelding innen kort tid om hvorledes reklamasjon vil bli fulgt opp. I tilbudet skal denne fristen angis. Eventuell mangler ved leveranse av daglig renhold, skal disse utbedres innen 24 timer. Hvis så ikke skjer, kan kjøper utbedre mangelen for tilbyders regning. Dersom Leverandøren mener en reklamasjon ikke er beretigget, påhviler det Leverandøren å dokumentere dette. Dokumentasjon skal fremlegges innen 24 timer etter at Legemiddelverket har meldt inn mangler på daglig renhold og tilleggstjenester til Leverandøren. For temporært renhold skal Leverandøren fremlegge dokumentasjon innen tre virkedager. Ved gjentatte reklamasjoner skal: Leverandøren ta initiativ til møte med Legemiddelverkets representant. Legemiddelverket kan også ta iniativ til ett slik møte, og da plikter Leverandøren å stille innen 5 virkedager. Det skal utarbeides en rapport som signeres av begge parter. Partene skal bli enig om at manglen utbedres innen avtalte tidsrammer. Hvis ikke dette er mulig, skal partene bli enige om økonomisk fradrag som gjenspeiler mangelen. Overstående er et minimumskrav og leverandøren må nøye beskrive hvilken reklamasjonshåndtering som tilbys Legemiddelverket. 3

2.3. Administrative rutiner 2.3.1. Rapportering og fakturering Legemiddelverket vil definere fakturarutiner og servicerapportering som gir Legemiddelverket det nødvendige grunnlaget for god oppfølging av avtalen. Betalingsfrist skal være 30 dager. Faktura skal merkes med 12/06627 Renholdstjenester og Legemiddelverkets bestillingsnummer. Legemiddelverkets faktura adresse: Statens Legemiddelverk Fakturamottak SSØ Postboks 4104 2307 Hamar Bestillingsnummer: 1300HECA 2.3.2. Bestilling av renhold Henvendelser om renholdstjenester skjer hovedsaklig via e-post. Det er kun Legemiddelverkets kontaktpeson, som kan bestille renholdstjenester. 2.3.3. Endringer i kontrakten Dersom Legemiddelverket vil gi pålegg om endringer i avtalen, herunder endret renholdsfrekvens eller endret kvalitet på renhold, skal det fremsettes en skriftelig endringsordre. Legemiddelverket ønsker å være en foregansbedrift i forhold til miljø, og Leverandøren må i avtlaeperioden kunne håndtere eventuelle endringer av miljøkrav i henhold til offentlige anbefallinger til renhold. 2.4. Brukerundersøkelser og servicenivå Leverandøren skal engang pr. år gjennomføre en elektronisk brukerundersøkelse. Leverandøren utarbeider forslag til innhold til undersøkelsen, med følgende minimumskrav: Legemiddelverkets oppfatning av gjennomført renhold. Legemiddelverkets oppfatning av behandling av reklamasjoner. Legemiddelverkets oppfatning av Leverandørens personal. Utarbeide tiltaksplan for utbedring av mangler og manglende tilfredshet. På bakgrunn av brukerundersøkelsen og målt servicenivå skal Leverandøren iverksette korrigerende tiltak. Ved mangelfull leveranse, skal leverandøren krediteres for det utelatte renholdet. Prisavslaget skal minst være av en månedskost for det området undersøkelsen dekker. Leverandøren skal i tilbudet komme med forslag til brukerundersøkelse, angi grense for prisavslag og avslagets størrelse. Reslutatet fra brukerundersøkelsen skal gjøres tilgjengelig for Legemiddelverket ved en WEB-løsning eller lignende. Legemiddelverket beslutter hvem som skal ha tilgang til disse sidene. 4

Leverandøren pliker månedlig å følge opp kvaliteten på tjenesten. Det skal avholdes månedelige møter/befaring mellom Leverandør og Legemiddelverkets representant for gjennomgang av siste måneds tilbakemeldinger. Hver måned skal Leverandøren avgi en servicerapport. Servicerapporten skal angi: Gjennomgang av brukerundersøkelser, hvis gjennomført etter forrige statusmøte. Antall reklamasjoner siste måned og eventuelle reklamasjoner som ikke er utbedret Andre kvalitetsbrister og eventuelle uhensiktsmessige rutiner som er avdekket. Gjennomføre hovedrenhold (og tilleggstjenester) i henhold til avtale (frekvens og planlagt tidspunkt) Oppfølging av tidligere servicerapporter Annet relevant Det overlates som nevnt til tilbyder å gi forsalg til hvordan servicenivå bør defineres og måles. Forslag og garantier rundt servicenivå og kundetilfredshet, samt løfter om korrigerende tiltak og prisavslag ved utilfredsstillende måleresulteter, skal fremgå av tilbyders løsningsspesfikasjon. 3. Teknisk spesifikasjon 3.1. Kjemikaler Jf. bilag 6 Miljøkrav a) Alle renholdsmidler skal være forskriftsmessig klassifisert, emballert. og eventuelt faremerket og deklarert til Produktregisteret ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139). b) Det skal ikke benyttes stoffer som klassifiseres som kreftfremkallende i kategoriene Kreft1 eller Kreft2, reproduksjonsskadelige i kategoriene Rep1 eller Rep2, og/eller arvestoffskadelige i kategoriene Mut1 eller Mut2, ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier (FOR-2002-07- 16-1139). c) Rengjøringsmidler og deres nedbrytingsprodukter skal ikke være klassifisert som miljøskadelige ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139). d) Vaskeaktive stoffer skal tilfredsstille kravene til fullstendig nedbrytbarhet i EUs vaskemiddelordning, implementert i forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften), (FOR 2004-06-01 nr. 922). Informasjonskrav og andre krav i denne forordningen skal også følges. e) Rengjøringsmidlene skal ha bruksanvisning med doseringsanvisning på norsk. f) Det skal foreligge oppdaterte HMS-datablad på norsk for alle rengjøringsmidler, organisert i et stoffkartotek. g) Stoffer som utgjør en alvorlig miljø- og helsefare, eller som derfor står på SFTs prioritetsliste over kjemiske stoffer er uønsket. Følgende kjemikalier skal ikke benyttes: - Alkylfenoler og alkylfenoletoksilater - Triklosan - Kvartære ammoniumforbindelser av typen DHTMAC 5

- Muskxylener - PFOS-liknende stoffer og siloksaner (D5) - Lineære alkylbenzensulfonater (LAS) Dokumentasjonskrav: Erklæring fra alle kjemikalieleverandører/produsenter om at ovenfor nevnte stoffer ikke inngår i rengjøringsmidlene eller har de nevnte egenskaper, alternativt egenerklæring fra leverandør, lisens fra Svanemerket eller andre godkjenningssystemer som dokumenterer at kravene oppfylles. 3.2. Krav til sikkerhet 1. Personalet har taushetsplikt og er dermed forpliktet til å følge oppdragsgivers bestemmelser. Personalet skal undertegne en taushetserklæring (FA.SK.003 Taushetserklæring ansatte og eksterne på oppdrag fra Statens legemiddelverk). 2. Leverandør utstyrer alt renholdspersonalet også vikarer - med ID-kort med bilde. 3. Under arbeidet hos bestiller skal renholdere og ledere bære ID-kort, lett synlig. 4. Renholdere skal bruke arbeidstøy, godkjent av oppdragsgiver og tydelig merket med renholdsfirmaets merke/navn. 5. Oppdraggiver utleverer mot kvittering det nødvendige antall nøkler/nøkkelkort. Nøkler/nøkkelkort (ID-kort) oppbevares utilgjengelige for uvedkommende. Reservenøkkel oppbevares hos leverandør. Vikarkort og nøkler utlevers av Leverandør. Tap av nøkler/nøkkelkort skal omgående meldes til Legemiddelverket. Leverandør kan ved tap stilles til økonomisk ansvar for følger og følgeskader dette måtte medføre. 6. Vikarer bør forhåndsmeldes av Leverandøren. Leverandøren skal påse at vikarene er underlagt samme rutiner (taushetserklæring mv.) som faste renholdere. 7. Leverandør slukker lys, lukker vinduer og låser dører i forbindelse med rengjøring av rom som ikke er i bruk eller som i utgangspunktet var avlåst. 8. Leverandør skal gi Legemiddelverket melding om nødvendige utbedringer og om iakttatte uregelmessigheter. 9. Utstyr og midler skal til enhver tid oppbevares forskriftsmessig. 10. Leverandøren plikter å sørge for at renholder er utstyrt med nødvendig verneutstyr/- bekledning der dette er påkrevet. 11. Leverandøren plikter å sørge for nødvendig sikring av sitt renholdspersonell ved utførelse av tjenesten. 4. Krav til leveransen Daglig renhold 4.1. Hva omfattes av daglig renhold Daglig renhold innebærer renhold av gulv og inventar i bygget i Sven Oftedals vei 6-8. Nødvendig vedlikehold av bonede gulv, flekkboning og highspeedpolering er inkludert. Krav til renholdsnivået og frekvensen av daglig renhold finnes i vedlagt renholdsplan (Bilag 5). 4.2. Behovsrettet renhold Et renholdsobjekt som er rent, må ikke rengjøres selv om renholdsplanens frekvens tilsier dette. 6

Tiden skal anvendes der behovet for renhold er størst. Arbeidet skal prioriteres ut fra renholdets overordnede målsetninger. Disse er: Hygiene, innemiljø, vedlikehold, estetiske hensyn (utseende) og sikkerhet. 4.3. Søppeltømming Alle vanlige kurver for restavfall skal tømmes i henhold til rommets renholdsfrekvens og bringes til angitt søppelrom. Sanitærrom og kjøkken skal alt søppel tømmes daglig. Avfallet skal bringes til anvist sted i bygget. Egne kurver for returpapir, som står inne på kontorene tømmes en gang pr. uke. Sekkene kastes i egen i anvist konteiner. Kantinebetjeningen klargør avfallsekker fra kantina. Disse skal bringes anvist konteiner beregnet for denne type rest avfall. 4.4. Tidspunkt for daglig renhold Arbeidet skal utføres mandag til fredag i tidsrommet kl. 08:00 16:00. 4.5. Kvalitet daglig renhold Arbeidet betraktes som tilfredsstillende utført når resultatet etter renhold samsvarer med følgende krav: Prosedyre/arb. beskrivelse NIVÅ 1 Støvtørking NIVÅ 2 Flekkfjerning NIVÅ 3 Renhjøring NIVÅ 4 Desinfeksjon Reslutat etter renhold Objektet er fritt for støv Objektet er fri for støv og synlige flekker Objektet i sin helhet er fritt for all smuss, som kan fjernes med godkjente rengjøringsmidler og metoder for daglig renhold. Nivå 3 + bakterier / mikroorganismer er redusert i henhold til objektets krav. Den aktuelle leveransen vil bare ved behov inneholde oppgaver som krever nivå 4. Resultatet etter renhold vil som regel kunne fastslås med visuell kontroll, men teniske målinger kan også benyttes hvis visuell inspeskjon ikke er tilstrekkelig. I den grad tekniske målinger benyttes, utføres disse i henhold til Insta 800. Leverandør skal ha ett fuksjonell kontrollsystem for daglig renhold. Systemet bør være elektronisk og mulighet for Legemiddelverket å ta ut rapporter; jf. konkurransegrunnalgets punkt 4.5 Leverandørens faglige kvalifikasjoner. 4.6. Rapport periodisk renhold Leverandøren skal påse at renholder noterer utført periodisk renhold i et skjema. Skjemaet skal kunne brukes til dokumentasjon i reklamasjonssaker. Ett slik skjema kan være en del av ett elektronisk kontroll system, jf. konkurransegrunnlagets punkt 4.5. 4.7. Legemiddelverkets plikter daglig renhold Legemiddelverket plikter å holde alminnelig god orden. Kontorgulv skal holdes fritt for løse objekter. Ledningere til elektriske enheter skal kveiles og henges opp, hvis mulig. Arbeidsplassen skal ryddes minst en gang pr. uke, dersom man forventer at arbeidsbordet kan 7

rengjøres. Renholdspersonalet skal ikke flytte på papirer, permer, bøker e.l. som ligger å arbeidsbordet. Legemiddelverket skal rydde over og under reoler og lignede, slik at renhold kan utføres. Man skal generelt unngå oppsamling av personelige gjenstander utover det som er nødvending for den persnolige trivsel. Legemiddelvektet skal fotløpende kaste tomembalasje, hvis ikke annet er avtalt. Med unntak av det som fremgår av det ovenstende er Leverandøren ansvarlig for all nødvendig rydding og tilrettelegging for å gjennomføre renhold. 5. Krav til leveranden temporært renhold Temporært renhold innebefatter hovedrengjøring, boning, innvendig galssvask, innvendig vidnuspuss og spesilarengjøring av kjøkken. 5.1. Frekvens for temorært renhold 5.1.1. Hovedrenhold FREKVENS TEMPORÆRT RENHOLD FOR ROMTYPER RENHOLD BONING OG RENS AV FLISER KONTORER TOAL DUSJROM HEIS TRAPPE/TRAPPEROM GARDEROBER VAREMOTTAK KANTINE KANTINEKJØKKEN GULV I KANTINE/KJØKKEN MØTEROM ARKIV / POSTROM TEKNISK ROM / VVS ROM BONING SPESIALROM BONING GULVBELEGG KONTORER INNVENDIG VINDUSPUSS VASK AV GLASSVEGGER AVTØRKING AV HØYE FLATER FLYTTERENHOLD (INTERN FLYTTING) LUFTEVENTILER (STØVSUGES) TO GANGER I ÅRET INTERVALL HVERT 2. ÅR 8

Leverandøren bes prise årlig hovedrenhold i prisskjema i Bilag 2A Priser og betalingsbetingelser, under punkt 3. Når det er angitt i tabellen etter avtale, kan det bety i forbindelse med annet hovedrenhold i bygget. Bestilling på andre tidspunkt skal kunne avtales. 5.1.2. Innvendig vinduspuss og vask av glassdører Når det er hensiktsmessig, er det ønsket at innvendig viduspuss utføres samtidig med rommets hovedrengjøring. Vask av innvendig glassdører er tosidige. 5.2. Tidspunkt for temporært renhold Avtale for utførelse av temporært renhold avtales med Legemiddelverkets representant. Status for renhold skal rapporteres og gjennomgås i de fastsatte statusmøte mellom partene. Hovedrengjøring skal avtales med avtaleansvarlig hos Legemiddelverket. Det er opp til Legemiddelverket om hovedrenhold skal gjennomføres i eller utenfor ordinær arbeidstid. Tilbyder skal i Bilag 2A Priser og betalingsbetingelser, presentere to prismodeller. En pris for hovedrenhold innenfor perioden mandag til fredag for tidsrommet 07:00 17:00. En pris for hovedrenhold på andre tidspunkt enn mandag til fredag i tidsrommet 07:00 17:00. (Denne prisen skal ikke benyttes hvis leverandør selv velger et annet tidspunkt) Ved deling av hovedrenhold mellom punktene over, skal hovedrenhold faktureres forholdsvis etter tidsbruk. 5.3. Innhold i hovedrenhold Hovedrenhold omfatter innvendig renhold av gulv, vegger, tak og inventar i hele bygget. Hovedrenhold over himling inngår ikke i arbeidsomfanget. Renholdsfrekvenser for hovedrengjøring Enkeltobjekter Oppgave Omfatter Gulv Inventear Flater med tepper skal maskinrensen. Øvrige gulvflater skal vaskes og bones. Dør Rengjøre X Listverk Rengjøre X Lysarmatur Rengjøre X Panelovner Rengjøre X Sanitørenheter Rengjøre X Skap/Hyller Rengjøre X Tak Rengjøre eller støvsuge himmlingsplater. X Vegg Rengjøre X Ventiler/Ventilasjonsgitter Rengjøre X Vinduskarm Rengjøre X X 9

5.4. Innhold i boning Kunden skal kunne velge mellom følgende nivåer: A Rensing og boning Sette gulvet opp til optimal standard enten ved fullstendig reetablering eller ved overflateskuring etterfulgt av boning/polering. B Highspeedpolering Grundig rengjøring med rens, etterfulgt av polering. 5.5. Innhold i vinduspuss Vinduspuss omfatter innvendig puss, med ramme og karm. 5.6. Kvalitet Jf. punktene 5.3 og 5.4, betraktes arbeidet tilfredstillende utført når reslutatet er i samsvar med følgende krav: Beskrivelse Kvalitetskrav Rensing og boning Highspeedpolerin Rengjøre Vinduspuss Gulvet har et heldekkende, helt rent og jevnt polish belegg uten skjolder eller krakkelering. Gulvet er vasket før polering, og har en heldekkende jevnt flate, uten riper, merker eller krakkeleringer. Objektet er i sin helhet fri for all smuss, som kan fjernes med godkjent rengjøringsmidler og metoder. Glasset er rent, uten striper eller skjolder. Vindusrammen og karm er rengjort, og eventuelle flekker på veggflater som følge av vinduspuss er fjernet. Resultatet etter renhold vil som regel fastslås med visuell kontroll, men tekniske målinger kan benyttes hvis ikke visuell inspesjon er tilstrekkelig. Ved tekniske målinger, skal disse utføres i henhold til Insta 800. 5.7. Kantinekjøkken Leverandøren skal kunne etter avtale utføre hovedrenhold av kantinekjøkkenet i henhold til gjeldende hygieneforskrifter for lokaler som benyttes til produksjon av næringsmidler. 5.8. Leverandørens ansvar for materiell og utstyr Leverandøren har ansvar for å skaffe tilveie og bekoste alt materiell og utstyr som er nødvendig for å utføre temporært renhold etter denne avtalen. 5.9. Legemiddelverkets ansvar for tilrettelegging Ved hovedrenhold skal arbeidsplassen ryddes for alle personlige gjenstander, og bilder skal tas ned fra veggene. Stoler og annet løst inventar skal flyttes ut av kontoret, eller anbringes til utpekt oppsamlingsplass. Arbeidspult, skap og annet tungt inventar skal ikke flyttes. Demontering av møbler skal ikke utføres. I lokaler, hvor lettere inventar og gjenstander har påmontert hjul, skal disse flyttes vekk fra området som skal ha hovedrenhold. Ved innvendig vinduspuss skal Legemiddelverket fjerne løse gjenstander, som kan være til hinder for at Leverandøren får utført oppgaven på en effektiv måte. Stoler og annet løst inventar, som er til hinder skal flyttes. Dersom temporært renhold er avtalt på et bestemt tidspunkt, og Legemiddelverkets brukere likevel ikke gjennomfører den avtalte tilretteleggelsen, skal denne utføres av 10

renholdspersonalet. Medgått tid kan faktureres som tillegg, men må separeres fra de faste postene. Med unntak av det som er beskrevet over, er Leverandøren ansvarlig for all nødvending rydding og tilrettelegging for gjennomføring av temporært renhold. 11