Møtereferat 19. april 2017

Møtereferat 19. april 2017 Møtested: Øya Helsehus, Mauritz Hansens gate 2, Trondheim Deltaker Deltaker Ikke tilstede Gjest/Observatør Hansen, Trine (TH) x Danielsen, Karina (KD) Fjerdingen, Maj-Britt (MBF) x Haugen, Åse Furunes (ÅFH) Lehtonen, Marianne (ML) Naversen, Rut (RN) Nordberg, Marion (MN) x Nyborg, Grete (GN) Overvik, Frode (FO) Sundstrøm, Berit (BS) Svenning, Aslaug (AS) Welve, Heidi Selboe (HSW) Ålberg, Bjørn Ståle (BSÅ) Øverås, Marit (MØ) Wik, Jane Orienteringssaker 1. Godkjenning av referat Utsendt utkast til referat ble godkjent. 2. Helseopplysninger til amulansetjenen Problemstilling: Ambulansetjenesten melder om at de ofte ikke lengre får nødvendig informasjon om pasienten etter at vi har begynt med elektronisk meldingsutveksling mellom sykehus og kommune. Det vises til at informasjonen er sendt og tilgjengelig i journalsystemene. Gjelder både når pasienten sendes fra kommunal døgninstitusjon til legevakt, innleggelse og undersøkelse ved sykehuset, og når pasienten overflyttes mellom sykehus eller fra sykehus til kommunal døgninstitusjon i regionen. Meldingsutveksling skjer mellom EPJ-systemene i kommune og sykehus. Ambulansene bruker AMIS, og de har ikke tilgang til informasjonen som sendes elektronisk. Tidligere sendte vi med en konvolutt med epikrise, overflyttingsrapport, medisinliste og kurver til neste ledd i behandlingskjeden, og da kunne ambulansetjenesten finne informasjon i denne om det skulle oppstå hendelser under transporten. Ambulansetjenesten har behov for en kortfattet oversikt over viktige helseopplysninger. Det er så vidt oss bekjent ikke definert en standard for «Informasjon til ambulansetjenesten» som vi kan sende elektronisk til AMK/AMIS eller som enkelt kan skrives ut. Forslag til tiltak: Informasjon som enkelt kan skrives ut og sendes med pasient fra kommunale døgninstitusjoner : (a) Cosdoc oversiktsbilde inneholder sentral informasjon som diagnoseliste, medisinliste, reservasjoner og kontaktinformasjon til pårørende. (b) Visma hovedkort inneholder diagnoseliste, medisinliste, kontaktinformasjon pårørende

og sammenfatning som kan defineres, (c) Gerica kan skrive ut tilsvarende info, men da som 3 utskrifter: medisinliste, diagnoseliste og kontaktinformasjon til brukers pårørende. Diskusjon om å skrive ut Innleggelsesrapport, men den må sendes elektronisk før den kan skrives ut på papir. Da får vi problemet med hvor den skal adresseres igjen. Når pasienten skal til planlagt innleggelse ellerundersøkelse, kan henvisning skrives ut og sendes med pasienten i tillegg til ovenstående. Ambulansetjenesten bruker ambulansejournal, et dokument i A3 format. Hvordan sikre at medsendt informasjon håndteres forsvarlig? Ambluansesjournal leveres til sykehuset når pasienten skal dit, og skannes til pasientens journal. Skal info fra papirutskriften føres over på Ambulansejournalen, skal utskriftene skannes sammen med ambulansejournalen eller skal de makuleres og av hvem. Hvis pasienten innlegges sykehuset, vil informasjonen bli sendt elektronisk i form av innleggelsesrapport. Hva skjer når pasienten snus på legevakten igjen eller pasienten kun skal til en røntgenundersøkelse for eksempel? I ønsker å invitere representanter fra AMK og ambulansetjeneste inn i vårt møte før sommeren for å diskutere informasjonsbehovet til ambulansetjenesten og så utarbeide rutine for hva kommune skal sende med Overføring av pasient mellom sykehus til kommunal døgninstitusjon og mellom sykehus: Her må det være naturlig å sende med utskrift av epikrise eller tilsvarende informasjon (brev om pasient) som er sendt til sykepleietjenesten eller mottakende sykehus. Inneholder diagnoseliste, medisinliste m.v. og en oppsummering av oppholdet. Dette er informasjon vi på St. Olav kan ta opp på flere måter: Fagråd inn/ut, superbrukernettverk, sende informasjon til klinikkene per e-post osv. Har fått nr 25 i aksjonslista 3. Angivelse av kontaktinformasjon i kommunemeldingene På bakgrunn av avbrudd i meldingstrafikken og arbeid med varslingsrutinene i KomUt gjorde St. Olav en gjennomgang av medsendt kontaktinformasjon i innleggelsesrapportene mottatt 29. mars 2017. Tanken var at avbruddsrutinen vår kunne oppdateres med en anbefaling om at postene kan sjekke kontaktinformasjon i meldingene for å ringe direkte til aktuell enhet ved avbrudd i meldingstrafikken. Funn: Det viste seg at kontaktinformasjonen var mangelfull i litt under halvparten av rapportene, nærmere bestemt i 16 av 34 rapporter. For de som hadde kontaktinformasjon med, var den også plassert litt ulikt: Noen hadde informasjonen som en del av innholdsmal i rapporten, i andre meldinger sto det som Kontaktinformasjon til enhet og hos noen som en merknad til Ansvarlig for rapporten. I en del meldinger står det Hjemmeboende i teksten for kontaktinformasjon enhet. Endelig sto det som en merknad i en del meldinger at medisinlista ikke var kontrollert når helsevakta hadde sendt innleggelsesrapporten. Mye nyttig info kom fram: I Gerica er telefonnummeret som settes inn det som er registrert på brukeren. Der sto det for flere avkommunene private numre som ble sendt med meldingen. Da fikk de ansatte telefoner hjem på fridager osv. Telefonnumrene ble derfor slettet. Anbefaling: Sett inn enhetsnummer eller bærbar vakttelefon eller mobil til sykepleietjenesten Visma: Malviks enhet Behandling å pleie manglet telefon. Her kan telefonnummer legges inn på enheten, så vil det legges inn automatisk i meldinga. Frode korrigerer. Rut kan melde fra om eventuell manglende info, enkelt å legge inn i systemet.

Kontaktinformasjon enhet: Hjemmeboende. Dette gjelder særlig pasienter som kan ha flere tjenester. Vil ikke fungere at ansatt skal velge tjensten i en situasjon hvor info skal sendes over raskt. Anbefaling: Det bør alltid defineres en tjeneste som har hovedansvaret, de som yter mest tjenester eller som skal ha ansvar for å følge opp innkurv og mottatte meldinger. Noen må koordinere, ellers kan det bli slik at ingen gjør det. Ansvarlig for rapport: Uspesifisert/navnet på forfatter. Dersom det settes inn uspesifisert kan det bety at det ikke er registrert yrkesroll for den ansatte i systemet. Nyttig å gjøre slik test: St. Olav gjennomfører ny test før sommeren og gir tilbakemelding Orkdal ønsker å sende testmelding på Line Danser for å se hvordan info presenteres. Saken har fått nr 26 på aksjonslista 4. Innføring av elektronisk henvisning fra kommunene Når henvisingsadressene aktiveres som mottakere i kommunesystemet, blir de også valgbare i alle meldingstyper. Det har i piloten ført til at Innleggelsesrapporten er sendt til eksempelvis St. Olavs Hospital Psykisk helsevern (Østmarka) i stedet for Psykiatri plo meldingsmottak. Tidligere ble disse avvist av St. Olav, og det medførte forsinkelse i oversendelsen av meldingene. Henvisningsadressene for St. Olav ble i vedlikeholdsvinduet i april aktivert for PLO-meldingene i tillegg til henvisninger og forespørselsmeldinger. Det er opprettet en automatisk videresendingsrutine for PLO-meldinger slik at Innleggelsesrapporter som sendes til en henvisningsadresse, nå blir mottatt og automatisk rutes videre til Somatikk alternativt Psykiatri plo meldingsmottak. Dette har redusert risikoen og Trine mener det er forsvarlig å innføre henvisning fra kommunetjenesten til sykehus. Det er viktig budskap for ansatte i kommunene at adressene Somatikk/Psykiatri plo meldingsmottak fortsatt brukes for plo-meldingene og innlagte paseinter Når pasienten er en langtidspasient på døgninstitusjon skal journalen være ett sted og det er i kommunens system. Ikke sende henvisning fra legekontorsystemet. Da må man sende info fra kommunesystemet til legekontorsystemet og tilbake igjen for å få fullstendig journal begge steder Henvisninger og forespørselsmeldinger kan sendes til samme adresse. Postene skal håndtere meldinger for innlagte pasienter. Dersom pasienten ikke er innlagt, vil henvisningsmottaket sørge for at meldingen følges opp av riktige personer. Trine har begynt å lage plan for innføring av elektronisk henvisning: Gerica: Orkdal er først i løypa. Cosdoc: Oppdal, Meldal og Rindal: Oppdal har aktivert adressene og sendt testmelding, så alt er klart. Meldal skal sende testmelding snart, mens Rindal står for tur. Visma: Tydal har allerede startet. Vi fant en henvisning som var sendt i oktober i 2016. St. Olav ønsker at legetjenesten i kommunen skal aktiveres for forespørselsmeldinger samtidig med at henvisninger fra legetjenesten tas i bruk. Da kan prioriterende lege sende spørsmål til henviser i kommunen om henvisningen, og legetjenesten kan sende spørsmål til mottatt epikrise osv. St. Olav får klarsignal for å aktivere legetjenesten i Oppdal og Tydal for forespørselsmeldinger. Rut bestiller endringen og sender testmelding når det er klart.

Henvisning fra Vismasystem medisinliste med ACT-koder eller fulltekst?? Eller blander jeg med henvsing fra CGM helsestasjonssystemet nå?? 5. Barn under 18 år: Fysioterapi sende melding til helsestasjon eller fysioterapitjenesten? Orientering om pilotering av meldinger mellom fysioterapi på sykehus og i kommunen ble gitt. Møte gjennomført 6. april, og nytt møte planlagt 6. mai. Utkast til rutine kommer tilbake til fagrådet og skal også til høring i KomUt-nettverket. Habiliteringstjenestene både for voksne (Brøset) og barn (Trondsletten) bruker i liten grad elektroniske meldinger. Jane var på Trondsletten og hadde undervisning før påske. Vi trenger konkret tilbakemelding på papirsendte dokumenter som kommer til skanning for å kunne følge opp forfattere og se om det er opplæring eller systemmangel som er problemet. Helsestasjon: Alle barn har journal i helsestasjonssystemet til de er 16 år. Noen, men ikke alle barn har journal mellom 16 og 18 år Syke barn: Helsestasjonen får kopi av epikriser og etter hvert også utskrivningsnotater fra sykepleierne sendt elektronisk som epikrise. Berit mener det er naturlig at det også sendes kopi til helsestasjon av fysioterapikommunikasjonen selv om den kanskje går mellom fysioterapitjenestene. Helsestasjonstjenesten i Trondheim kommune har lavterskeltilbud om fysioterapi til barn. Helsesøstrene setter opp lister over barn de ønsker skal vurderes av fysioterapeut. De får kopi av fysioterapiepikrise hvis ekstern fysioterapeut. Rut tar med innspillene i neste arbeidsmøte i fysio-fysio-piloten. 6. Eventuelt Ingen eventueltsaker denne gang.

7. Aksjonslista status og framdrift Nummer i tabellen svarer til nummer i aksjonslista. Vi kom ikke lengre enn til og med nr 18 Nr Referat 1 Innføring henvisning fra kommune til sykehus 19.04.17: Innføring fra PLO-systemene starter nå. Se ref fra i dag for detaljer. Orkdal neste, Oppdal testet og OK, Meldal skal sende testmelding og så kommer Rindal etter hvert. Tydal har allerede aktivert henvisningsadressene. Rut sender Excelark med henvisningsadresser, Trine har gode anbefalinger om hvilke som er aktuelle å ta i bruk for kommunene. 15.03.17: Siden siste møte har St. Olav mottatt: 6-10-4-3-5 henvisninger per uke. Oppdal har sendt testmelding OK, har en lege i 80 % stilling som ønsker å starte opp. Rut sender oppdatert oversikt over henvisningsadressene til Oppdal. 08.02.17: Første henvisning sendt 17. januar, siden det mottatt 12, nå er det sendt ut informasjon til alle legene. Trine har styringen her, hjelper Gericakommunene med å konfigurere henvisningsadressene. KomUt-koordinator MR Atle Betten bistår Profilkommunene (skal være enklere oppsett der). De som kommer først til mølla osv. Mål å være ferdig innen 1. juni for å unngå ferien. 11.01.17: Et viktig fokus i 2017. Mest jobb å gjøre for kommunene her: Det må tilrettelegges henvisningsadresser (jf punktet om Midt-norsk adressekatalog), og gjennomføre opplæring av de som skal henvise. Sykehusene har henvisningspostkasser og mottak som fungerer for fastlegene allerede. Mange klinikker er knyttet til Felles postmottak, som skanner papirhenvisninger og sender dem elektronisk til klinikkene. 2 Avklare bruk og registrering av e-postadresse til meldingsansvarlig 15.03.17 Forslag til felles rutiner ble gjennomgått. Viktig at meldingsansvarlig-rollen kan ivaretas av flere, og at kommunen har egen rutine for hvem som skal varsles internt. Brukerstøtteplakat må kvalitetssikres. Melding om avbrudd (planlagt, ikke planlagt) til drift.biztalk@hemit.no gjelder inntil ny rutine er avklart. 08.02.17 Alle kommuner har disse adressene i ST. Lage regional veiledning om bruk. Noen stikkord: Presis angivelse av mottaker som systemadministrator, IT-ansvarlig eller begge. Kunne bruke dem både til varsling og gi relevant informasjon eller beskjeder. Også kunne brukes ved antatt tekniske problem som at sykehuset ikke mottar kvitteringsmeldinger fra kommunen etc. 11.01.17 Nasjonalt har alle kommuner opprettet epostadresser som heter meldingsansvarlig@navn.kommune.no. Adressene er opprettet for alle kommuner i Sør-Trøndelag, men det er ikke gjennomført registrering i NHN-adresseregister.

Nr Referat 7 Helseopplysninger (24-timersvarsel) og (oppdatert) blir brukt til å stille spørsmål. 19.04.17: Helseopplysningene (24-timersvarsel) og (oppdatert) er til saksbehandlingstjenesten og skal gi grunnlag for nye eller endrede tjenester. Spørsmål om helseopplysninger og medisiner osv er det best og sikrest å sende i forespørselsmeldinger til Sykepleietjenesten. Hvis spørsmål ligger i Helseopplysningsmeldingen risikerer man at de blir oversett og ligger til første hverdag. Sykepleietjenesten har utenfor ordinær arbeidstid responskrav på Melding om innlagt pasient, og Melding om utskrivningsklar pasient. Forespørselsmeldinger generelt gjelder 3 dager, og må suppleres med telefon når det haster eller når svar ikke kommer som forventet. Informasjon til superbrukernettverket på St. Olav og Orkdal sjukehus spesielt. 15.03.17 Diskutert i KomUt-møtet siste uke, men ikke avklart. Jane Wik, St. Olav støttet Åses forståelse: Helseopplysninger er status, forespørselsmeldingene brukes til spørsmål og dialog og planlegging. Rut tar dette med inn i KomUt-diskusjonen. 08.02.17 Løftes regionalt pga ulik praksis. Jf egen sak i dagens referat. 11.01.17 Ønsker at den kun skal inneholde status og helseopplysninger. Bruke forespørselsmeldinger til spørsmål. Har med rutiner å gjøre. Tema for St. Olavs Samhandlings- og superbrukernettverk? 9 Økende tendens om at flere avsendere sender dokumenter både til legetjenesten og sykepleietjenesten. 19.04.17 Avslutter saken her og tas opp igjen ved behov 15.03.17 RN har hatt 1 times innlegg om tjenestebasert adressering på Fagdag for merkantile ved kliniske avdelinger 1. og 2. mars. Flere hundre deltok. Håper det vil redusere duplikatene. Trondsletten strever med adressering. Ble det sagt i møtet. De jobber kun poliklinisk. Ikke fått nok info, kanskje? St. Olav følger opp. 08.02.17 RN har gjennom overvåking av ukvitterte mottatte og sendte meldinger observert et par som har gjort dette og sendt melding til dem. Den ene forklarte at pasienten først skulle på korttidsrehabilitering døgnopphold, deretter hjem med hjemmesykepleie. Trodde hun måtte sende til begge da. Den andre var usikker og sendte til begge for sikkerhets skyld. Begge glad for avklaring. RN ønsker også å ta opp riktig adressering på fagdag for sekretærene i mars. Ellers må det være konkrete tilbakemeldinger til de som har gjort feil. 11.01.17: Det blir smør på flesk. Noen kommunesystemer håndterer dette med duplikater, mens andre ikke gjør det. Plunder og heft fordi man sjekker begge epikriser for å finne ut om det er forskjell mellom dem. 12 Fagrådets sammensetning 08.02.17 Venter på ny deltaker fra St. Olav somatikk fra ASU. Sak meldt samhandlingsrådgiver Merete Knudsen. 13 Innføring basismeldinger CGM helsestasjon 19.04.17: Helsestasjonen i Malvik ønsket å delta som pilot, men det er gitt tilbakemelding om at IT-avdelingen har vært tilbakeholdende pga mange oppgaver. Berit mener dette ikke representerer så mye arbeid for kommunen. Synes det blir for lenge å vente til august. Viser seg at det kanskje er Frode som er den riktige til å konfigurere systemet, i alle fall Vismalink. Frode og Berit avklarer. Eventuelt finne ny pilotkommune ved behov. 15.03.17: Regionalt møte med CGM førstkommende fredag om erfaringer med piloten i Ålesund, avklare hvilke meldinger er klare for innføring (epikrise, henvisning, dialog?), framdriftsplan for innføring, kostnader (kjøp eller inngår i vedlikehold).

Nr Referat 14 Henvisninger fra HsPro helsestasjon til sykehus 19.04.17 Trondheim skal pilotere ny versjon av Vismalink fk torsdag. Håper alle kvitteringer går greit, og at vi deretter kommer raskt i gang med innføring av henvisninger fra HsPro-stasjoner. 15.03.17 Kan sende, men får ikke kvittering inn i fagsystemet. Det skal skje oppgradering av HsPro fredag 17. mars, deretter oppgradering av VismaLink 27. mars. Kanskje klare etter dette? 17 Innføring av dialogmelding mellom helsestasjon og fastlege 15.03.17 Dialogmelding til helsestasjon fra System går til PLO-systemet Gerica i Trondheim kommune Egentlig en feil? Hos System eller hos Gerica i Trondheim? Forslag til samarbeidsrutine utarbeidet sammen med Seksjon for legetjenester og er sendt på høring. 18 Barn under 18 år skal sykehuset sende meldinger til Helsestasjonsstjenesten eller Fysioterapitjenesten? 19.04.17: Referat gitt fra pilotering fysio-fysio. Kopi av fysioepikrise bør sendes helsestasjon for alle barn under 16 år. Ikke alle har helsestasjonsjournal fra 16-18 år. Fysioterapitjenesten er veldig ulikt organisert i kommunene Kommer tilbake til saken 15.03.17: Settes opp på sakskartet neste gang. 19 PLO ver 2.0 ny standard er publisert, vi må gjøre oss kjent med den. 15.03.17 Invitere noen fra e-helse til gjennomgang? I løpet av våren. Se spesielt på standarden i forhold til PH-behov vi har beskrevet. 20 Ny mal for mandat for Fagråd 15.03.17: Frist for å tilpasse mandatet til malen er 1. juni. Skal sendes inn til ASU for godkjenning. 21 Fortsatt parallell papirutskrift av laboratoriesvar for noen kommunale rekvirenter 15.03.17 Marianne ta ut rapport over dette, så kan hun og Rut avvikle papir sammen, involverer kommune når aktuelt 22 Brukerstøtteplakat e-meldinger kommune. Inneholder noen uaktuelle telefonnumre 15.03.17 Rut kvalitetssikrer. 23 Tilpasning av fagmeldingene til Psykisk helsevern sine kommunikasjonsbehov 15.03.17: St. Olav oppretter arbeidsgruppe med Karina, Jane, Trond Kjølås og lager forslag som sendes til gjennomgang og kvalitetssikring i fagråd lokalt og regionalt. Må også ses i sammenheng med PLO ver 2.0 24 Kvitteringsmeldinger på epikriser og brev. I dag må kommunesystemene sende avviksmelding på disse. De oppfører seg annerledes i MTM. Burde vært like med de som kommer fra legekontorsystemene (pasient ikke kjent for eksempel). 15.03.17 Berit sier HsPro er klare for nye endringer. Rut innhenter info om hvordan hvordan legekontorenes kvitteringer er ordnet. Kanskje kan vi få tilsvarende fra HsPro?

Nr Referat 25 Helseopplysninger til ambulansetjenesten. Får ingen opplysninger medsendt. 19.04.17: Se dagens ref for forslag til hva som kan sendes med fra de forskjellige kommunesystemene. Sykehus kan sende med utskrift av epikrise eller tilsvarende informasjon. Informasjon til superbrukernettverk og poster, samt gi tilbakemelding til fagråd akuttmedisinske kjede som har meldt behovet. Invitere representanter fra AMK og ambulansetjeneste for å drøfte informasjonsbehovet, deretter informere kommunene. 26 Medsending av kontaktinformasjon til enhet og ansvarlig for rapport i Innleggelsesrapporten. 19.04.17: Flere tiltak beskrevet som kan gjøre at kontaktinformasjon settes inn automatisk av systemet i Innleggelsesrapporten: Registrere telefonnummer på enhet, tjeneste og ansatt, registrere yrkesrolle på ansatt, registrere en av eventuelt flere tjenester som hovedansvarlig.