Veiledning for nye KS Velkommen til Fagtorget nye modul for Kvalitetssikring! Her har du tilgang til våre nyeste sjekklister, avviksskjemaer, filarkiv, fotodokumentasjon med mer Innhold Kvalitetssikring per prosjekt... 2 Utfylling av skjema... 3 Tilpass skjemaet... 4 Avviksskjema... 4 Filarkiv... 5 Møtedokumenter... 5 Admin KS-permen... 6 Side1
Kvalitetssikring per prosjekt Når du benytter Kvalitetssikring forholder man seg til ett konkret prosjekt. Prosjektets navn vises i boksen over, og du kan bytte prosjekt samme sted. Dvs at når du knytter til rutiner, kontrolldokumenter osv til et prosjekt, så vil ikke de samme skjemaene vises under et annet prosjekt. De fleste fagområdene her er bygget opp på samme måte. Det er en oversikt over tilknyttede skjema, med navn, opprettet dato og sist oppdatert dato. I tillegg er det noen avsluttende ikoner der. Ikonene over betyr Rediger skjema, Fyll ut skjema og Skriv ut skjema. Holder du muspekeren over, vil det dukke opp en kort forklarende tekst. Hvis du klikker på selve Navnet på et skjema, kommer det opp et lite redigeringsvindu der du kan endre skjemaets navn. Over selve matrisen har du tilgang til et par valg. Her har du valget Skjemaadministrator (Fagtorget Pro) og Legg til skjema sjekkliste. Sistnevnte knapp tilknytter skjemaer, avviksskjema, møtereferater osv fra malene over til dette prosjektet. På Kontrolldokumenter får du en lang liste. Den kan bli kortere ved å velge kategori i nedtrekksmenyen. Huk av ett eller flere ønskede skjema, og trykk Legg til skjema nederst på siden. Da er skjemaene tilknyttet prosjektet, og du kan gå i gang med utfyllingen. Side2
Utfylling av skjema Når du skal fylle ut et skjema, vil du enkelt kunne se ulike felter og bokser. Dato-bokser har ett format, trykk inn i dette feltet og en kalender popper opp. Da er det bare å enten skrive dato direkte (dd.mm.åååå) eller trykke på kalenderen. På felt der personnavn skal inn, for eksempel Prosjektleder vil skjemaet automatisk søke frem dine ansatte og dine kontakter. Skriv en A så vil alle personer som begynne på a automatisk vises! Da er det bare å velge riktig person. Finnes vedkommende ikke fra før, så kan du bare skrive navnet direkte. Sjekklister du skal ha dokumentert underskrift på, kan du fylle ut på vanlig vis, og så skrive ut. Du får da en PDF laget automatisk, med din topp- og bunntekst på. Få utskriften signert, scan det inn og last det opp i Filarkivet! Da har du nødvendig dokumentasjon på plass. Fremdriftsplanen (under Administrering av prosjekt) har en spesiell funksjon. I uke-boksene kan du trykke på de aktuelle ukene, så skifter de farge til blå. Dermed kan du lage et flott Gantt-diagram til hver enkelt prosjekt. Side3
Tilpass skjemaet Til venstre for skjemaene er tre tre ikoner. S og + (hold musen over, så kommer det en enkel forklaring). S en tvinger inn et sideskift i PDF n, slik at det blir du som avgjør hvor den skal avslutte side 1. S en blir rød når den er aktivert. Trykk igjen, og den deaktiveres. + kopierer hele raden, mens sletter den. Avviksskjema Avviksskjemaet skal være enkelt å bruke. Det eneste særskilte her er at det du legger inn i referansenummeret automatisk også blir lagt til bak Avviksskjema (som vist over). Side4
Filarkiv I prosjektets filarkiv kan du legge inn de fleste typer dokumenter og/eller bilder. Trykk på Last opp dokumenter (eller Last opp bilder hvis du har valgt Bildearkiv i toppmenyens undermeny). Klikk Velg filer og huk av så mange du ønsker. Når utvalget er gjort, trykk Start opplasting nederst, og én og én fil lastet automatisk opp. Møtedokumenter Under møtedokumenter ligger det en møteinnkalling og et automatisk møtereferat. Trykk Legg inn nytt møte, og begynn å fyll ut. Knappen Legg til deltakere lar deg søke blant alle dine ansatte og dine kontakter. Skriv inn vedkommendes navn, og forslag kommer opp. Velg, og den henter inn firma og epost automatisk. Legg inn sakene, en og en. Når du så trykker Lagre, blir du spurt om et automatisk møtereferat skal genereres. Her får du en god mal, ferdig med alle innkallte personer (og avkrysning for møtt eller ikke), samt sakene du har lagt inn i innkallingen. Side5
Admin KS-permen Ønsker du å skrive ut en innholdsfortegnelse til prosjektet? Fyll ut info til forsiden, og evt. Tilpass innholdsfortegnelsen. Ønsker du å endre navnet på noen av underpunktene? Klikk på Fremdriftsplan og endre det til Fremdriftsplan for Rødstua 2010. Klikk + hvis du ønsker å legge inn et nytt underpunkt. Rekkefølgen kan også endres hvis det er ønskelig. Trykk Skriv ut i bunnen av siden, og du får generert en PDF. Side6