Årsmelding 2010 Kontrollutvalet www.sfj.no
Innhald 1 Innleiing... 3 2 Samansetting av kontrollutvalet... 3 3 Kontrollutvalet sitt formål... 3 4 Kontrollutvalet sine oppgåver... 4 5 Budsjett og rekneskap... 4 6 Revisjon av fylkeskommunen... 4 7 Sekretariat for kontrollutvalet... 5 8 Kontrollutvalet si verksemd 2010... 5 8.1 Møteverksemd... 5 8.2 Fylkestingsaker frå kontrollutvalet... 6 8.3 Andre saker som kontrollutvalet handsama i 2010... 6 8.3.1 Kjøp av finansiell revisjon og selskapskontroll 2010... 6 8.3.2 Kontroll- og revisjonsrutinar i samband med byggerekneskap/prosjektrekneskap... 6 8.3.3 Informasjonsstrategi for kontrollutvalet... 6 8.3.4 Styrka eigenkontroll... 6 8.3.5 Kontrollutvalet sin uttale til årsrekneskapen 2009... 7 8.3.6 Revisjon av fylkesvegane... 7 8.3.7 Oppfølging av revisorbrev... 7 8.3.8 Oppfølging av gjennomførde forvaltningsrevisjonar... 7 9 Andre forhold... 7 10 Oppsummering... 8 Årsmelding kontrollutvalet 2010 2
1 Innleiing Kontrollutvalet har i 2010 hatt fokus på vidare utvikling av kontroll- og tilsynsfunksjonen for fylkeskommunen. Ein har arbeidd med at utvalet skal bli meir synleg i våre omgjevnader. Det har også vore viktig å få på plass gode rutinar for gjennomføring og oppfølging av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet har i 2010 hatt eit godt samarbeid med kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune i tillegg til det etablerte samarbeidet med kontrollutvalet Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollutvalet sine medlemmar deltok i 2010 på konferansar arrangert av NKRF og FKT. 2 Samansetting av kontrollutvalet Kommunelova (KL) kapittel 12 omhandlar internt tilsyn og kontroll samt revisjon. Fylkestinget har det øvste tilsynsansvaret med den fylkeskommunale forvaltninga, jfr KL 76. Fylkestinget vel eit kontrollutval til å føre det daglege tilsynet med den fylkeskommunale forvaltninga, jfr. KL 77. I perioden 2007 2011 har kontrollutvalet slik samansetting: Leiar: Nestleiar: Medlemar: Claus Kvamme (H)* Per Rune Vereide (SP) Kari Maria Rutle Fjærestad (AP) Siri-Bente Fuhr (Frp)* Helge Torstad (Krf) * medlem av fylkestinget Varamedlemar: Møtande vara: Ottar Hov (V) 2. vara: Ranveig Årskog (SP) 3. vara: Per Bjarne Molnes (AP) 4. vara: Oddvar Østerbø (H) 5. vara: Lars-Svein Drabløs (Frp) I det politiske organisasjonskartet er kontrollutvalet direkte underlagt fylkestinget og dette medfører at kontrollutvalet har ein uavhengig ståstad i høve til andre fylkeskommunale politiske og administrative organ. Det er følgjeleg berre fylkestinget som kan instruere kontrollutvalet. 3 Kontrollutvalet sitt formål Kontrollutvalet sitt formål er å medverke til at fylkeskommunen sine oppgåver vert løyste på ein best mogleg måte i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Årsmelding kontrollutvalet 2010 3
Kontrollutvalet sin visjon er frå 2003 og har følgjande ordlyd: Kontroll og tilsyn i Sogn og Fjordane fylkeskommune skal bidra til å sikre fylkeskommunen ein best mogleg forvaltning av ressursane, til føremon for både fellesskapet og enkeltmennesket. 4 Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet sine oppgåver er heimla direkte i kommunelova kapittel 12 og i forskrift om kontrollutval (forskrifta) fastsett av Kommunal og regionaldepartementet. I forskrifta er det gjeve nærare reglar for val og samansetjing av kontrollutvalet, om utvalet sitt ansvar og oppgåver i tillegg til reglar for sakshandsaming og sekretariat. 5 Budsjett og rekneskap For 2010 hadde kontrollutvalet eit opphavleg budsjett på 4,408 mill. kroner, fordelt på kontrollutvalet, sekretariat og kjøp av revisjonstenester. Budsjettoppfølging har vore utført per tertial. Rekneskap for 2010 viser eit forbruk på 4,189 mill. kroner. Mindreforbruket på 0,219 mill kroner i høve til budsjett fordelte seg slik: Kontrollutval 0,161 mill. kroner Sekretariat 0,022 mill kroner Kjøp av revisjonstenester 0,036 mill kroner Innsparinga på 0,161 mill kroner for kontrollutvalet kjem av mindreforbruk på tapt arbeidsforteneste, reise og kurs. Sekretariatet hadde ei innsparing i høve til budsjett på 0,022 mill. kroner som stort sett er mindreforbruk på reiser og kurs/konferansar. Kontrollutvalet hadde eit mindreforbruk på kjøp av revisjonstenester i 2009 på 0,036 mill kroner, som er eit resultat av noko mindre forbruk på selskapskontroll enn budsjettert. I budsjettprosessen for 2011 vart utvalet utfordra på eigne kostnadar. Fylkestinget vedtok i april 2011 reduksjon i kontrollutvalet sitt budsjett etter tilråding frå eit politisk utval som var nedsett for å kome fram til reduksjon i kostnadane til politisk nivå og kontrollutval. 6 Revisjon av fylkeskommunen Sogn og Fjordane fylkeskommune har avtale med to revisjonsfirma. Fylkeskommunen brukar SF revisjon IKS til utføring av finansiell revisjon og selskapskontroll. Dette er regulert i selskapsavtalen til SF revisjon IKS. Til å gjennomføre forvaltningsrevisjon har fylkeskommunen forlenga rammeavtale med Deloitte AS. Denne avtalen vart signert 10. Juni 2009, og gjaldt for eit år, med opsjon til å forlenge avtalen årleg i ytterlegare 1+1+1 år. Fylkestinget vedtok i sak 2/10 og i sak 3/11 å Årsmelding kontrollutvalet 2010 4
forlenge avtalen i eit år, slik at avtalen no gjeld fram til 10.6.2012. To av dei tre opsjonsåra er dermed nytta. Framtidige avtaler bør vurderast å bli teikna for fleire år. Opsjon om forlenging av slike avtaler bør også vurderast å gjere gjeldande for fleire år. 7 Sekretariat for kontrollutvalet Fylkestinget skal sørgje for at kontrollutvalet har tilfredsstillande sekretariatbistand. Sekretariatet har i 2010 bestått av ein person i heil stilling. Organisatorisk er sekretariatet direkte plassert under kontrollutvalet, og det medfører at kontrollutvalet har arbeidsgjevaransvaret for sekretariatet. Slik organisering er naudsynt for å sikre uavhengigheit til den administrative leiinga av fylkeskommunen, som er gjenstand for kontroll og tilsyn. 8 Kontrollutvalet si verksemd 2010 8.1 Møteverksemd I 2010 vart det gjennomført 10 møte i kontrollutvalet og utvalet handsama 41 saker dette året. Seks av møta vart avvikla på fylkeshuset. Dei resterande fire møta vart avvikla som vitjing på Sogn Jord- og hagebruksskule, hjå fylkeskommunen si kulturavdeling i Førde, hjå Sogn og Fjordane Energi på Sandane, og det siste av desse fire møta var fellesmøte med kontrollutvalet i Møre og Romsdal fylkeskommune. Møtet på Sogn Jord- og hagebruksskule var avvikla i samband med fellesmøte med kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune på Voss der tilsyn og kontroll av fylkesvegsektoren var eit sentralt tema. På Jord- og hagebruksskulen fekk utvalet ein omfattande orientering og omvisning av rektor Bjørg Fritsvold. Kulturavdelinga fekk besøk av kontrollutvalet i juni 2010. Utvalet tykkjer det er viktig å legge ein del av møta på forskjellege avdelingar som fylkeskommunen har rundt om i fylket. Ved besøket hjå kulturavdelinga fekk utvalet ein grundig orientering om kva som er kulturavdelinga sitt virkefelt. Eigarskapen til Sogn og Fjordane Energi er ein av dei største aksjepostane fylkeskommune sit på. Dette gjer at det er viktig for kontrollutvalet å få kunnskap om denne verksemda. På møtet som kontrollutvalet hadde hjå Sogn og Fjordane Energi fekk utvalet ei omfattande og god orientering om kva selskapet driv med, selskapsleiing og eigarstyring. I fellesmøtet med kontrollutvalet i Møre og Romsdal fylkeskommune i oktober var tema som kompetansestyring, Vestlandsrådet sin funksjon og styrkt eigenkontroll på agendaen. Møta i kontrollutvalet var i 2010 gjennomført som opne møte. Fylkesordførar og oppdragsansvarleg revisor har møte- og talerett i kontrollutvalet sine møte. Oppdragsansvarleg revisor har også rett til å få sine uttalar på møte protokollert. Fylkesordførar, fylkesrådmann og revisorar får tilsendt møteinnkalling og alle sakspapir til møta i kontrollutvalet. Kopiar av møteinnkalling og saksliste vert sendt varamedlemane til orientering. Sakspapira vert i tillegg lagt ut på heimesida til fylkeskommunen. Årsmelding kontrollutvalet 2010 5
8.2 Fylkestingsaker frå kontrollutvalet Kontrollutvalet fremja åtte saker til handsaming i fylkestinget i 2010. Fire av sakene utvalet fremja for fylkestinget var forvaltningsrevisjonsprosjekt: Forvaltningsrevisjon 2009 Intern kontroll (FT-sak 1/10) Forvaltningsrevisjon 2009 Kompetanseprofil i fylkeskommunen (FT-sak 18/10) Forvaltningsrevisjon 2010 Vedtaksoppfølging (FT-sak 19/10) Forvaltningsrevisjon 2010 Minoritetsspråklege elevar i vidaregåande skule sine rettar (FT-sak 41/10) Ei av sakene kontrollutvalet fremja for fylkestinget var rapport etter gjennomført selskapskontroll 2010. Dei andre sakene som utvalet fremja for fylkestinget var rammeavtalen med Deloitte for leveranse av forvaltningsrevisjon, årsmelding til kontrollutvalet og desisjon av møtebokene for fylkesutvalet og hovudutvala. 8.3 Andre saker som kontrollutvalet handsama i 2010 8.3.1 Kjøp av finansiell revisjon og selskapskontroll 2010 Bestillingsdokumentet med bestilling av finansiell revisjon, selskapskontroll og attestasjonsoppdrag vart handsama og vedteke på kontrollutvalsmøte 20.1. 2010 i sak 1/10. Bestillingsdokumentet vart sendt til SF revisjon IKS. 8.3.2 Kontroll- og revisjonsrutinar i samband med byggerekneskap/prosjektrekneskap Kontrollutvalet diskuterte rutinane ved avslutning av byggerekneskap/prosjektrekneskap, og desse diskusjonane resulterte i at utvalet bestilte forvaltningsrevisjonsprosjektet Gjennomføring av byggeprosjekt i Sogn og Fjordane fylkeskommune etter vedtak i KU-sak 20/10 på møte 19.5.2010. (Kontrollutvalet handsama rapporten etter gjennomført prosjekt i KU-sak 1/11 på møte 8.2.2011) 8.3.3 Informasjonsstrategi for kontrollutvalet Utvalet ønskte i 2010 å sjå på behovet for å verte meir synlege internt i fylkeskommunen i tillegg til å verte meir synlege for innbyggjarane i fylket. Arbeidet med informasjonsstrategien var gjennomført med god støtte frå informasjonsavdelinga i fylkeskommunen. (Arbeidet enda opp med at utvalet vedtok sin eigen informasjonsstrategi i KU-sak 12/11 på møte 25.3.2011) 8.3.4 Styrka eigenkontroll Kommunal- og regionaldepartementet kom i januar 2010 med rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Ein del av dei 85 tilrådingane peika på kontrollutvalet si Årsmelding kontrollutvalet 2010 6
rolle i eigenkontrollen. Departementet oppmoda kommunane og fylkeskommunane om å bruke rapporten til å finne område for å styrkje eigenkontrollen. Kontrollutvalet byrja arbeidet med oppfølging av rapporten i 2010. Arbeidet vil også fortsette i 2011, og fokusområde for kontrollutvalet er opplæring/kompetanse av kontrollutval og sekretariat, samansetting av utvalet og rammevilkåra for utvalet sitt arbeid. 8.3.5 Kontrollutvalet sin uttale til årsrekneskapen 2009 Kontrollutvalet ga uttale til fylkestinget om årsrekneskapen 2009 på grunnlag av avlagt årsrekneskap, årsmeldinga frå rådmannen og revisjonsmeldinga frå revisor. 8.3.6 Revisjon av fylkesvegane Etter forvaltningsreforma overtok fylkeskommunane ein stor del av riksvegane. Fylkesvegnettet vart med andre ord utvida, og det dukka opp spørsmål om korleis kontroll- og revisjonsansvaret skulle vurderast. Etter ein del diskusjonar med riksrevisjonen, andre revisorar, NKRF, FKT og andre kontrollutval kom kontrollutvalet fram til at det er ansvarleg rekneskapsrevisor som har ansvaret for å revidere fylkesvegane no som tidlegare. SF revisjon støttar kontrollutvalet i dette synet. 8.3.7 Oppfølging av revisorbrev Hausten 2010 sendte SF revisjon IKS revisorbrev 1/2010 til fylkeskommunen v/kontrollutvalet. Utvalet har følgt opp det som var påpeikt i brevet med fylkesadministrasjonen, og vil følgje opp dette til alle punkt er tilfredsstillande oppklara. 8.3.8 Oppfølging av gjennomførde forvaltningsrevisjonar Kontrollutvalet gjennomførde i 2010 ei oppfølging av forvaltningsrevisjonar gjennomførd dei siste åra. Utvalet mottok i samband med oppfølginga eit notat frå Fylkesrådmannen med status pr. 1.11.2010. Notatet viste at i ein stor del av prosjekta er fylkestinget sine vedtak gjennomførde, men at nokre av prosjekta må følgjast opp vidare. 9 Andre forhold I tillegg til punkta over har kontrollutvalet utarbeidd budsjett for utval, sekretariat og kjøp av revisjonstenester, møteplan for 2011 i tillegg til å ha arbeidd ein del med eigne rutinar for gjennomføring av årsplan og oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt og andre oppfølgingar. Utvalet har gjennom året innhenta opplysningar og stilt spørsmål til administrasjonen på fleire ulike område. Årsmelding kontrollutvalet 2010 7
10 Oppsummering Utvalet sine medlemmar har delteke på landomfattande konferansar i regi av Forum for kontroll og tilsyn (FKT) og Norges Kommunerevisorforbund (NKRF). I tillegg har representantar frå utvalet delteke på kurs i offentleglova. Kontrollutvalet legg vekt på å vere nyttige medspelarar for at fylkeskommunen skal nå sine mål. Kontrollutvalet legg også vekt på å bidra til å skape tillit til fylkeskommunen si verksemd. Kontroll og tilsyn er ikkje noko mål i seg sjølv, men eit middel for å nå dei oppsette måla. Kontrollutvalet og sekretariatet håper også det gode samarbeidet med fylkesadministrasjonen vil fortsette i 2011. Kontrollutvalet legg årsmeldinga fram for fylkestinget. Leikanger 11.5.2011 Claus Kvamme, leiar (s) Per Rune Vereide, nestleiar (s) Kari Maria Rutle Fjærestad (s) Siri-Bente Fuhr (s) Helge Torastad (s) Einar Ulla, sekretariatsleiar (s) Årsmelding kontrollutvalet 2010 8
Fylkesrådmannen Fylkeshuset Askedalen 2, 6863 Leikanger Telefon: 57 65 61 00 Telefaks: 57 65 30 20 E-post: postmottak.sentraladm@sfj.no www.sfj.no Foto: Kåre Bruvoll/Firda vidaregåande skule 2MK.