Austevoll kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 2. etasje nybygg, Rådhuset i Austevoll Dato: 02.02.2015 Tidspunkt: 10:00 12:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Joon Raymond Haugland Leiar H Anne-Kristine Bakke Medlem AP Hans Reidar Njåstad Medlem SP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Hege Storebø Håkon Nyheim Medlem Nestleiar FRP FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Eivind Nyheim Hege Storebø FRP Merknader Håkon Nyheim melde forfall seint 01.02.15. Det var såleis ikkje tid å kalla inn vararepresentant Andre som møtte: Navn Arve Eilif Sunde Harald Sylta Kari Nygard Stilling Spesialrådgjevar i PS 3/15 Partner / regnskapsrevisor KPMG heile møtet Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune heile møtet Joon Raymond Haugland utvalsleiar Kari Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/15 PS 2/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 3/15 Orienteringssak om etikk-arbeid i Austevoll kommune 2014/275 PS 4/15 Statusrapport frå arbeid med forvaltningsrevisjon om styring av investeringsprosjekt 2014/407 PS 5/15 Årsmelding for kontrollutvalet for 2014 2014/272 PS 6/15 Møteplan for kontrollutvalet i Austevoll kommune 2015 2014/268 PS 7/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/267 PS 8/15 Referatsaker RS 1/15 Budsjett 2015 for Austevoll kommune 2014/266 RS 2/15 Budsjett for kontroll- og tilsyn for 2015 2014/265 RS 3/15 Rekneskap for kontroll- og tilsynsarbeid pr. 31.12.14 2014/265 RS 4/15 RS 5/15 Brev vedr. prisjustering for sekretariatstenester Austevoll kommune Utdrag frå møteprotokoll kommunestyret 15.12.14 om møteprotokoll kontrollutvalsmøter og reglement kommunestyret 2014/265 2014/260 RS 6/15 Status pr. desember for selskapskontroll BRB 2014/188 RS 7/15 Evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat - Rapport RS 8/15 RS 9/15 PS 9/15 Brev om ikrafttreding av endringar i kommunelova og offentleglova Oppseiing av avtale om sekretærteneste for kontrollutvalet i Austevoll kommune Eventuelt 2014/382 2015/8 2015/10 2
PS 1/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 2/15 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå kontrollutvalsmøte 26.11.14. Protokoll frå kontrollutvalsmøte 26.11.14 vart samrøystes godkjent. PS 3/15 Orienteringssak om etikk-arbeid i Austevoll kommune Orienteringssaka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Spesialrådgjevar Arve Eilif Sunde orienterte til kontrollutvalet. Det vart opplyst at Austevoll kommune ikkje har etiske retningslinjer, men at etikk-arbeid er implementert i fleire prosjekt som kommunen er i ferd med å gjenomføra. Dette gjeld leiarutviklingsprogram i samarbeid med KS-konsulentane og kursdag med Jan F. Bernt med gjennomgang av forvaltningslova og lovverk for sakshandsaming. Det har og vore gjennomført ei medarbeidarundersøking der etiske spørsmål har vore tema. Av denne kjem det fram at det er eit behov for å setja etiske retnignslinjer på dagsorden. Dette vil bli følgd opp vidare med teme på leiarsamlingar og personalsamlingar i dei ulike etatane. Kontrollutvalet konkluderte med at ein vil følgja med vidare når det gjeld å sjå til at etikkarbeid vert sett på dagsorden. Etikk skal og vera viktig å melda i årsmeldinga for Austevoll kommune kvart år. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering og vil sjå etter at melding om etikkarbeid i kommunen er ein del av årmeldinga kvart år. PS 4/15 Statusrapport frå arbeid med forvaltningsrevisjon om styring av investeringsprosjekt Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Harald Sylta frå KPMG gav statusrapport om forvaltningsrevisjonsprosjektet. Det vart informert om oppstartsmøte, og at byggeprosjekt ved Selbjørn då vart nærmare definert og gjort greie for. Revisor har samla inn dokumentasjon og sakspapir som vedkjem byggesaka, og grunnlagsmateriell for forvaltningsrevisjonen ellers. Intervjurunde er gjennomført, og tidsplan for ferdigstilling ser ut til å vera i rute. 3
Kontrollutvalet stilte spørsmål til om prosjektet ved Selbjørn skule er avslutta og ferdig. Revisor noterte seg dette og peika på at prosjektstyring og prosjekt-avslutning vil bli ein del av forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 5/15 Årsmelding for kontrollutvalet for 2014 Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2014. Forslag til årsmelding vart gjennomgått og drøfta. Oppstart av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt «Styring av investeringsprosjekt», i siste møte i 2014, skal setjast inn i årsmeldinga under pkt. 8. Ut over dette ønskte ikkje kontrollutvalet å gjera endringar i forslaget til årsmelding for 2014. Det vart gjort samrøystes vedtak om innstilling til kommunestyret. Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2014. PS 6/15 Møteplan for kontrollutvalet i Austevoll kommune 2015 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2015: Dato: Merknad: 02.02.2015 11.03.2015 21.05.2015 06.10.2015 25.11.2014 Kontrollutvalet ber om at KUV sine møtedatoar i 2015 vert lagt ut på heimesida til Austevoll kommune. Kontrollutvalet drøfta forslag til møteplan. Det vart gjort endringar på to av møtedatoane: 11.03.15 vart endra til 16.03.15 21.05.15 vart endra til 20.05.15 Kontrollutvalet ønskjer å legga eit av møta sine nå i år utanfor rådhuset. Det vart gjort slikt samrøystes vedtak om møteplan for 2015: 4
Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2015: Dato: Merknad: 02.02.2015 16.03.2015 20.05.2015 06.10.2015 25.11.2014 Kontrollutvalet ber om at KUV sine møtedatoar i 2015 vert lagt ut på heimesida til Austevoll kommune. PS 7/15 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Møteprotokollar vart gjennomgått og kommentert. Det var ingen saker kontrollutvalet ønskte å gå nærmare inn på på noverande tidspunkt. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 8/15 Referatsaker Referatsakene vart gjennomgått og teke til orientering. Nokre av dei vart kommentert. RS 4/15 - Brev vedr. prisjustering for sekretariatstenester Austevoll kommune. Revisor tok opp spørsmål om dette er ein lovleg prisauke, og om den er heimla i avtalen. Sekretariatet undersøker dette spørsmålet til neste møte og kjem med tilbakemelding då. RS 6/15 - Status pr. desember for selskapskontroll BRB. Det vart kommentert at fleire av tidlegare medlemskommunar i BRB har sagt opp medlemskapen. RS 9/15 - Oppseiing av avtale om sekretærteneste for Austevoll kommune. Kontrollutvalet drøfta referatsaka og konkluderte med følgjande: o Kontrollutvalet vil at rådmann kjem til neste møte for å orientera om dei ulike alternativ for sekretærtenester. Orienteringa skal og omfatte korleis oppseiinga er heimla. Utvalsleiaren tek kontakt med ordførar og rådmann om dette. Kontrollutvalet tek referatsakene til orientering. Nokre av referatsakene skal følgjast opp vidare. PS 9/15 Eventuelt Det var ingen saker å ta opp under eventuelt. 5