I TINGVOLL KOMMUNE Til medlemmene i kontrollutvalget Tingvoll, 20.04.2016 MØTE NR.: 2/16 TID: Onsdag 27.04.2016, kl 1000 STED: Kommunehuset MØTEINNKALLING SAKSLISTE : UTV. SAKSNR. TITTEL 09/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 13.04.2016 10/16 REFERAT OG ORIENTERINGER 11/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2015-2019. BESTILLING 12/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2015-2019. BESTILLING 13/16 FORVALTNINGSREVISJOSNRAPPORT INTERN KONTROLL utsatt sak 14/16 S ÅRSMELDING 2015 utsatt sak 15/16 16/16 17/16 MØTEPLAN FOR 2016 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Eventuelle forfall meldes på tlf. 71 57 40 76, evt. mob 99 44 12 28 E-post: harald.svendsen@kristiansund.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Økonomisjef Distriktsrevisjon Nordmøre IKS Gunnar N. Skuggevik(s) leder Harald Svendsen sekretær
09/16 Kontrollutvalget 27.04.2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 13.04.2016 Sekretærensinnstilling: Protokollenfra møtet13.04.2016godkjennes. Saksopplysninger Det visestil protokoll fra møtei Tingvoll kontrollutvalg13.04.2016. HaraldSvendsen Sekretær
10/16 Kontrollutvalget 27.04.2016 REFERAT OG ORIENTERINGER Det foreliggeringenreferatereller orienteringertil dettemøtet.
11/16 Kontrollutvalget 27.04.2016 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2015-2019.BESTILLING Sekretærensinnstilling: 1. Kontrollutvalgetbestillerutarbeidelseav planfor forvaltningsrevisjonfor 2016-2019. Planenskalbaseresegpåenoverordnetanalyse. 2. Oppdragetbestillesutført av DistriktsrevisjonNordmøreIKS. Saksopplysninger HJEMMEL Det følgerav lov 25.september1992nr 107om kommunerog fylkeskommuner(koml) 77 nr 4 annetpunktum: Kontrollutvalgetskalviderepåseat det føreskontroll medat denøkonomiskeforvaltning foregåri samsvarmedgjeldendebestemmelserog vedtak,og at detblir gjennomført systematiskevurderingerav økonomi,produktivitet,måloppnåelseog virkningerut fra kommunestyretseller fylkestingetsvedtakog forutsetninger(forvaltningsrevisjon) Kontrollutvalgetsoppgaveri forbindelsemedforvaltningsrevisjoner videredefinerti Forskrift 15.juni 2004nr 905om kontrollutvalgi kommunerog fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften)kapittel5. Det følgerav forskriftens 9 at kommunensvirksomhetskalbli gjenstandfor forvaltningsrevisjonårlig. Det følgerav forskriftens 10: Kontrollutvalgetskalminstengangi valgperiodenog senestinnenutgangenav åretetterat kommunestyreteller fylkestingeter konstituert,utarbeideenplanfor gjennomføringav forvaltningsrevisjon.planenvedtasav kommunestyreteller fylkestingetselv somkan delegeretil kontrollutvalgetå foretaendringeri planperioden. Planenskalbaserespåenoverordnetanalyseav kommunenseller fylkeskommunens virksomhetut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, medsiktepåå identifiserebehovetfor forvaltningsrevisjonpådeulike sektorerog virksomheter. VURDERING Någjeldendeplanfor forvaltningsrevisjonfor Tingvoll kommuneutløper31.12.15. Det er danødvendigå utarbeideny plansomvil gjeldefor denkommende4 årsperiode.
Planen og spesielt den overordnede analysen den vil basere seg på, vil være utgangspunktet for fremtidige valg av prosjektområder for forvaltningsrevisjon. Harald S. Svendsen sekretær
12/16 Kontrollutvalget 27.04.2016 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2015-2019.BESTILLING Sekretærensinnstilling Kontrollutvalgetbersekretariatetutarbeideplanfor selskapskontroll for perioden2016 2019. Saksopplysninger HJEMMEL Det følgerav lov 25.september1992nr 107om kommunerog fylkeskommuner(koml) 77 nr 5: Kontrollutvalget skalpåseat detføreskontroll medforvaltningenav kommunenseller fylkeskommunens interesseri selskaperm.m. Kontrollutvalgetsoppgaveri forbindelsemedselskapskontroller videredefinerti Forskrift 15.juni 2004nr 905om kontrollutvalgi kommunerog fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften)kapittel6. Det følgerav forskriftens 13 annetledd: Kontrollutvalgetskalminstengangi valgperiodenog senestinnenutgangenav åretetterat kommunestyreteller fylkestingeter konstituert,utarbeideenplanfor gjennomføringav selskapskontroll.planenskalvedtasav kommunestyreteller fylkestingetselv somkan delegeretil kontrollutvalgetå foretaendringeri planperioden. VURDERING Någjeldendeplanfor selskapskontrollfor Tingvoll kommuneutløper31.12.11 Det er danødvendigå utarbeideny plansomvil gjeldefor denkommende4 årsperiode. Planenog spesieltretningslinjerfor selskapskontroll,vil væreutgangspunktetfor fremtidig eierskapskontrollsamtevt selskapskontrollmedvalgfri forvaltningsrevisjon AVSLUTNING Sakenleggesfrem for kontrollutvalgettil behandling. HaraldS. Svendsen Sekretær
04/16 Kontrollutvalget 13.04.2016 13/16 Kontrollutvalget 27.04.2016 FORVALTNINGSREVISJO NSRAPPORT INTERN KONTROLL Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalgetberom at rådmanneni nestemøtegir enoppdateringom avvikssystemetog brukenav dettei Tingvoll kommune(jfr. Revisjonensanbefalinger)før utvalgetsenderover rapportentil kommunestyretil endeligbehandling. Kontrollutvalgets behandling: ForvaltningsrevisorIngvild B. Fugelsøyorienterte. Sekretærensinnstilling Kommunestyretvisertil Forvaltningsrevisjonsrapport Intern kontroll kvalitets- og avvikssytem, og til revisjonensanbefalinger,og tar dissetil etterretning. Kommunestyretberadministrasjonenom å etterkommerevisjonensanbefalinger,og komme tilbaketil kommunestyretmedmeldingom oppfølgingav disse. Saksopplysninger I henholdtil Planfor forvaltningsrevisjon,vedtokkontrollutvalgeti møte30.09.2013følgende prosjekt:
HJEMMEL Det følger av lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr 4 annet punktum: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon er utdypet i Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) kapittel 5. De formelle og materielle krav til forvaltningsrevisjonens innhold og krav til revisjonens gjennomføring av forvaltningsrevisjon følger av Forskrift 15.juni 2004 nr 904 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (revisjonsforskriften) kapittel 3 og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon organisert som prosjekt. Saken skulle egentlig vært tatt opp til behandling i siste møte i 2015, men på grunn av en forglemmelse av sekretær kommer rapporten opp til behandling først nå. AVSLUTNING Forvaltningsrevisjonsrapporten følger vedlagt som eget trykt dokument. Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Harald S. Svendsen sekretær
05/16 Kontrollutvalget 13.04.2016 14/16 Kontrollutvalget 27.04.2016 S ÅRSMELDING 2015 Kontrollutvalgets vedtak: Sakenutsettestil nestemøte. Sekretærensinnstilling: Kontrollutvalgetsinnstilling til kommunestyretil vedtak: Kontrollutvalgetsårsmeldingfor 2015tastil etterretning. Saksopplysninger: I henholdtil kommunelovens 77 punkt6 skalkontrollutvalgetrapportereresultateneav sitt arbeidtil kommunestyret.det er derfornaturlig at kontrollutvalgetavgir årsmeldingsomgir ensamletinformasjonom utvalgetsaktivitet i løpetav kalenderåret. HaraldSvendsen Sekretær
16/16 Kontrollutvalget 27.04.2016 Møteplan for 2016 Det børplanleggesett møtetil før sommerog 2 møteri løpetav høsten. Forslag: Onsdag01.06.2016kl 1000 Onsdag05.10.2016kl 1000 Onsdag16.11.2016kl 1000 Ledergis fullmakt til å fravike møteplanendersomdetblir nødvendig. HaraldS. Svendsen sekretær
16/16 Kontrollutvalget 27.04.2016 OPPFØLGINGSLISTA Sekretærensinnstilling I oppfølgingslistengjøresfølgendeendringer: Saksopplysninger Kontrollutvalgetbehandlersomfastsaki møteneensåkalt oppfølgingsliste der medlemmenekanta oppaktuelleproblemstillingerfor å få dissenærmerebelysti senere møte. Dersomdeter sakersomønskesført oppi oppfølgingslistakandissefremmesi møtet. HaraldSvendsen sekretær
17/16 Kontrollutvalget 27.04.2016 EVENTUELT Dersomdeter sakerkontrollutvalgetønskerå kommentere,stille spørsmålvedeller ta oppi dettemøteteller i seneremøte,kandettegjøresher. HaraldSvendsen Sekretær