Notat Til : Bystyrekomité for byutvikling og kultur, bystyrekomité for helse, sosial og omsorg, bystyrekomité for oppvekst og utdanning Fra : Rådmannen Kopi : Virksomhetsledere Vår referanse Arkivkode Sted Dato 08/495-1 033 DRAMMEN 08.01.2008 DIALOGMØTER 2008 Bakgrunn Dialogmøter mellom bystyrekomitéenes medlemmer og brukere av kommunens tjenester har vært gjennomført siden våren 2002. I 2008 er det syvende gang at slike møter blir avholdt. Innspill og synspunkter som bystyrets representanter får gjennom dialog med ulike brukergrupper gir kunnskap om kommunens tjenester og brukernes forventninger. Det skrives referat fra alle dialogmøtene. Disse legges elektronisk på politikerportalen. Bystyrekomitemøtene 15. januar tilrettelegging for dialogmøtene 2008: 1. Utpeke politikere som skal ha ansvar for avvikling av dialogmøtene 2. Sette møtedato i febr. -mars (ev. med en alternativ dato). NB! Datoene 17. og 24. april er avsatt til bydelskonferanser(sak til bystyret 29. januar) og kan ikke brukes til dialogmøter. 3. Fordele de ulike dialogmøtene blant politikerne Endringer i forhold til 2007 Pr 01.01.08 er det 39 virksomheter i Drammen kommune. Det er gjort endringer på komitéstrukturen fra 4 til 3 komitéer, med justeringer av saksportefølje. Tabellen nedenfor viser fordelingen på de ulike komiteene: Bystyrekomité: Antall virksomheter: Antall dialogmøter Byutvikling og kultur 5 7
Helse,sosial og omsorg 12 12 Oppvekst og utdanning 20 8 Skolene arrangerer nettverksvise dialogmøter i 6 nettverksområder. Det vil da bli 6 møter i stedet for 19 innen skole. Tidsrammen for disse møtene utvides fra to til tre timer. Frydenhaug skole gjennomfører eget dialogmøte. I tillegg til dialogmøtene i hver enkelt virksomhet har det vært avsatt tid til å invitere ulike rådsorganer og paraplyorganisasjoner til bystyrekomiteenes møter. Det er aktuelt at bystyrekomiteene også i 2008 inviterer relevante interesseorganisasjoner til temamøter i forbindelse med konkret saksforberedelse. Virksomhetsleder er sekretær for dialogmøtet og har ansvaret for innkalling og referat fra møtet. Rektor på ungdomstrinnet har oppgaven i de 6 skoleområdene. Likeledes er det virksomhetsleder som har hovedansvaret for å definere brukergrupper og -organisasjoner som inviteres til møtet. Det forutsettes at virksomhetsleder tar kontakt med den bystyrepolitikeren som har møtelederansvar for dialogmøtet for å planlegge gjennomføring av selve møtet. Dialogmøtene skal ta utgangspunkt i virksomhetenes styringsdokumenter og serviceerklæringer, og resultater fra bruker- og medarbeiderundersøkelser for 2007. Tilbakemelding på status på ønskede tiltak og endringer etter forrige års møte (2007) skal være en del av virksomhetsleders innledning til årets møte. Framdriftsplan prosess: Aktivitet Tid Ansvar 1 Ev. uaktuelle tidspunkter for dialogmøter identifiseres i virksomhetene. 2 Notat om dialogmøter våren 2008 settes på dagsorden til bystyrekomiteene. Møteplan og representasjon avklares i møtet. 3 Praktiske opplegg informasjon og innkalling til dialogmøter. 4 Informasjon: Før 15. jan. Bystyrekomiteene 15. januar Fram til oppstart for møteperiode dialogmøtene: 1. februar 1. april Direktører Direktører Politiker med ansvar for dialogmøtet. Forfall til møtet meldes partiet som sikrer varamann til møtet. Formannskapets medlemmer inngår i varamannlista. Virksomhetsleder/e Bystyret Politikerportalen. Informasjon og
Virksomhetsledere Hovedtillitsvalgte Infomøte med rådmannen torsdag 31.01. kl.08.30 - bystyresalen Samarbeidsmøte med rådmannen 16.01.08 kl.14.00 samfunnskontakt Økonomidirektør Rådmannen 5 Referat fra dialogmøtet arkiveres i K 2000 og oversendes Seksjon for plan og økonomi Saksnr: 08/495 6 Forberedelser / oppfølging fram mot formannskapets "økonomiseminar" på Killingen i august Innen to dager etter avholdt møte Virksomhetsleder Perioden: 19. juni - 17.aug (sekretær i dialogmøtet) Rådmannen Formannskapet 18. og 19. august seminar - Killingen Oversikt over bystyrekomiteene tilhørende virksomheter. I møtene 15. januar bestemmer bystyrekomiteen hvilken politiker som skal ha ansvar for møteledelse ved dialogmøtet i den enkelte virksomhet. Som tidligere er det naturlig å ha en målsetting om at minst tre politikere møter i hvert dialogmøte. På de store nettverksmøtene innenfor skole og omsorg er det naturlig at det møter flere politikere (f. eks to i tillegg). Forfall til dialogmøtet meldes virksomhetsleder og politiker med ansvar for møteledelse. Ansvar for innkalling av vararepresentanter har politikerne selv slik som for andre politiske møter. Bystyrekomitéene bestemmer selv om de vil sette opp "reserver" for ev. forfall til de enkelte dialogmøtene.
Virksomheter fordelt på bystyrekomiteer Bystyrekomité for byutvikling og kultur Virksomhet Viksomhets- leder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Programområde 04 Byutvikling Byplan Jomar Lygre Langeland 11 Samferdsel og fellesarealer Byprosjekter Vei,natur, idrett (to møter)* Bertil Horvli Arve Røren 14 Vann og avløp Vann og avløp Øyvind Gundersen 06 Kultur Kultur Tone Ulltveit- Moe Vei,natur, idrett* Arve Røren *De tre dialogmøtene på Vei, natur, idrett fordeler seg på følgende områder: o Vei/samferdsel o Natur
o Idrett Bystyrekomité for helse, sosial og omsorg Virksomhet Viksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Programområde 05 Helse Helsetjenesten Lillan Arvei Helsestasjonene Sølvi Røed 09 Pleie og omsorg Tjenestetildeling, samordning og saksbehandling Morten Sandvold Institusjonstjenester Bragernes Cecilie Tjersland Hjemmetjenester Bragernes Hege Rokke Institusjonstjenester Strømsø Sven Pedersen Hjemmetjenester Strømsø Aud Hansen Omsorgstiltakene Inger J. Eide Geriatrisk kompetansesenter Inger Johanne Flingtorp
13 Sosiale tjenester Introduksjonssenteret Marit Bjørnstad Senter for rusforebygging John Dutton Sosialsenteret Sverre Helganger
Bystyrekomité for Oppvekst og utdanning Virksomhet Viksomhets- leder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Programområde 02 Oppvekst Senter for oppvekst Liv Gjønnes Bragernes nettverk Børresen skole Åse Kalfoss 12 Skole 12 Skole Bragernes skole Øren skole Fjell nettverk Galterud skole Fjell skole Elen Sørensen Tove Fredriksen p.t. Åse Kalfoss Jan Moen Skoger skole Marianne Norman- Johansen
12 Skole Gulskogen nettverk Gulskogen og Rødskog skoler Bente Gravdal Danvik skole Cathrine Wessmann 12 Skole Konnerud nettverk Svensedammen skole Marianne Haagensen Hallermoen skole Hanne Aarthun Konnerud skole Grethe Kolle 12 Skole Vestbygda skole Åskollen nettverk Strømsø skole Åskollen skole Torunn Wister John-Inge Strømsnes Anne M. Marthinsen Brandengen skole Odd Sveen
12 Skole Åssiden nettverk Kjøsterud skole Aronsløkka skole Åssiden skole Monica Søhus Hildegunn Lie Lillann Fanuelsen 12 Skole Frydenhaug skole Else Kristin Tobiassen Vedlegg: 1. Infoskriv om dialogmøter våren 2008 til deltakerne 2. Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal
Vedlegg 1 INFORMASJON TIL DELTAKERE I DIALOGMØTE VÅREN 2008 Drammen kommune innførte ny politisk styringsstruktur i 2002. Målsettingen er bl.a. å skape økt nærhet mellom politikerne og innbyggerne, være lyttende og å ha fokus på kommunens tjenesteproduksjon. Som en del av den politiske styringen har bystyret gjennomført dialogmøter i fem år. Dialogmøtene har vært holdt i kommunens tjenesteytende virksomheter. Møtene skal være en arena der bystyrepolitikere har anledning til å føre en samtale med virksomhetens brukere. I tillegg er virksomhetsleder til stede for å gi en kort orientering om virksomhetens tjenester, og for å få innspill til egen utvikling og brukertilpasning av tjenester. Virksomhetsleder skal også tilbakemelde hva er gjort siden dialogmøtet i fjor. Brukerne kan legge fram synspunkter og komme med spørsmål. Formålet er å gi ulike aktører med interesser og ansvar for de ulike tjenestene en felles møteplass og tilrettelegge for en uformell samtale der alle er likeverdige samtalepartnere. Kunnskap om og kjennskap til hverandre og synspunkter fra brukerne skal stå i fokus. I 2007 har Drammen kommune gjennomført en stor innbyggerundersøkelse, brukerundersøkelser i flere virksomheter og medarbeiderundersøkelser i hele organisasjonen Drammen kommune. Det er naturlig at disse resultatene drøftes. Virksomhetens nåværende tjeneste-produksjon bør også fokuseres i samtalene. Dialogmøtene foregår i tidsrommet februar - mars. Synspunkter fra brukere av kommunale tjenester må vektlegges om en skal lykkes i å levere det brukerne har behov for. Selv om mange brukere er godt fornøyd med de kommunale tjenestene, er det kommunens utgangspunkt at man hele tiden kan bli bedre. Det er også viktig å avklare forventninger kommune og brukere har til hverandre. Dialogmøtet kan gi viktige innspill til å utvikle tjenestetilbudet videre. Velkommen til dialogmøte våren 2008! Har du spørsmål vennligst ta kontakt med virksomhetsleder. Drammen kommune / 2008 Virksomhetsleder
Vedlegg 2 Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal To timer 1. 5 min 2. 5 min Aktivitet Innhold/hensikt Ansvar Velkommen Hensikten med møtet Presentasjon av virksomheten/e 3. Fortid nåtid framtid (perspektiv) Skape klima for åpen dialog Etablere felles eierskap om å skape en god tjeneste for brukerne Kort tilbakemelding fra dialogmøtet 2007 oppfølgingstiltak gjennomført? Virksomhetsplan 2008 og årsmelding 2007 Målekart BMS Serviceerklæringer Brukerundersøkelser Medarbeiderundersøkelser Aktuelle tema /fokusområdene i balansert målstyring: Bysamfunnet Brukere Medarbeidere Læring og fornyelse Økonomi 4. Veien videre Handlingsrommet prioriteringer og ønsker satsingsområder 5. Evaluering Evaluering av forberedelser Møteform Møtemal Avviklingen av møtet Innspil til prosess med dialogmøter i 2009 6 Skriv et kort og konsist referat maks 2. sider Legges i K2000 på sak 08/495 Møteleder Virksomhetsleder/e Alle Alle Alle Virksomhetsleder