Vår referanse Arkivkode Sted Dato 16/166-1 DRAMMEN

Transkript

1 Notat DRAMMEN KOMMUNE Til : Bystyrekomité for kultur, idrett og byliv, bystyrekomité for oppvekst og utdanning og bystyrekomité for helse, sosial og Fra : Rådmannen Kopi : Vår referanse Arkivkode Sted Dato 16/166-1 DRAMMEN Dialogmøter 2016 Dialogmøter mellom bystyrekomiteenes medlemmer og brukere av kommunens tjenester har vært gjennomført siden våren I 2016 er det 14. gang at slike møter blir avholdt. Hensikten er å sikre politisk bredde i kontakten med kommunens tjenesteapparat. Innspill og synspunkter som bystyrets representanter får gjennom dialog med ulike brukergrupper, gir kunnskap om kommunens tjenester og brukernes forventninger. Dette er med på å gi bakgrunnsinformasjon for planlegging og budsjettering av tjenestetilbudet i økonomiplanprosessen for Det skrives referat fra alle dialogmøtene. Disse legges ut på politikkportalen under fanen Innbyggermedvirkning. Bystyrekomitemøtene 9. februar tilrettelegging for dialogmøtene Utpeke politikere som skal ha ansvar for avvikling av dialogmøtene 2. Fordele de ulike dialogmøtene blant politikerne lage møteplan for dialogmøtene I henhold til møteplan for politiske møter 2016 bør alle dialogmøter gjennomføres onsdager og torsdager i mars og april måned på følgende datoer: Mars: 9, 10, 16, 17, 30, 31 April: 6, 7, 13, 14, 20, 21, 27, 28 1

2 Prosess for gjennomføring av dialogmøter i 2016 Pr er det 47 virksomheter i Drammen kommune. Tabellen nedenfor viser antall virksomheter på de ulike komiteene: Bystyrekomité: Antall virksomheter: Kultur, idrett og byliv 6 Helse, sosial og 17 Oppvekst og utdanning 21 Etter at barnehagene ble tilbakeført basisorganisasjonen høsten 2010 var praksis for dialogmøteordningen i 2011 at barnehageene gjennomførte dialogmøter etter mønster av skolene. Rådmannen anbefaler at denne ordningen videreføres også i 2016 slik at det gjennomføres ett dialogmøte for hvert av barnehageområdene Bragernes og Fjell, Konnerud og Strømsø. Tilsvarende arrangerer skolene nettverksvise dialogmøter i seks nettverksområder. Innenfor virksomhetsområde skole er det derfor seks møter istedenfor 19 enkeltstående møter. Frydenhaug skole gjennomfører eget dialogmøte hvor alle eierkommunene inviteres til å delta. I tillegg til dialogmøtene i hver enkelt virksomhet er det anledning for bystyrekomitéene til å invitere ulike rådsorganer og paraplyorganisasjoner til bystyrekomitéenes møter. Det er aktuelt at bystyrekomitéene også i 2016 inviterer relevante interesseorganisasjoner til temamøter i forbindelse med konkret saksforberedelse. Virksomhetsleder er sekretær for dialogmøtet og har ansvaret for innkalling og referat fra møtet. Rektor på ungdomstrinnet har oppgaven i de seks skoleområdene. Virksomhetslederne for barnehageområdene gjør det samme for sine barnehageområder. Virksomhetsleder har hovedansvaret for å definere brukergrupper og -organisasjoner som inviteres til møtet. Det forutsettes at virksomhetsleder tar kontakt med bystyrepolitikeren som har møtelederansvar for dialogmøtet for å planlegge gjennomføring av selve møtet. Dialogmøtene skal ta utgangspunkt i virksomhetenes styringsdokumenter, og resultater for Tilbakemelding på status på ønskede tiltak og endringer etter forrige årsmøte (2015) skal være en del av virksomhetsleders innledning til årets møte. 2

3 Framdriftsplan prosess Aktivitet Tid Ansvar 1 Notat om dialogmøter våren 2016 settes på dagsorden til bystyrekomitéene. Møteplan og representasjon avklares i møtet. 2 Praktiske opplegg informasjon og innkalling til dialogmøter. 3 Informasjon: Bystyret Bystyrekomiteene 9. februar er og torsdager i mars og april Politikkportalen. Komiteleder Politiker med ansvar for dialogmøtet. Forfall til møtet meldes partiet som sikrer varamann til møtet. Formannskapets medlemmer inngår i varamannlista. Virksomhetsleder/e Rådmannen Virksomhetsledere Hovedtillitsvalgte 4 Referat fra dialogmøtet arkiveres i ESA Saksnr: 16/ Referatene gjøres tilgjengelig på politikkportalen Notatet til bystyrekomiteene legges i informasjonsbasen/ informasjon på mail. Samarbeidsmøte med HR-direktør Innen to dager etter avholdt møte Rådmannen HR - direktør Virksomhetsleder (sekretær i dialogmøtet) Rådmannen 3

4 Oversikt over bystyrekomitéene tilhørende virksomheter I møtene 9. februar bestemmer bystyrekomitéen hvilken politiker som skal ha ansvar for møteledelse ved dialogmøtet i den enkelte virksomhet. Som tidligere er det naturlig å ha en målsetting om at minst tre politikere møter i hvert dialogmøte. På de store nettverksmøtene innenfor skole og er det naturlig at det møter flere politikere (f. eks to i tillegg). Forfall til dialogmøtet meldes virksomhetsleder og politiker med ansvar for møteledelse. Ansvar for innkalling av vararepresentanter har politikerne selv slik som for andre politiske møter. Bystyrekomitéene bestemmer selv om de vil sette opp "reserver" for eventuelle forfall til de enkelte dialogmøtene. 4

5 Virksomheter fordelt på bystyrekomiteer Bystyrekomité for kultur, idrett og byliv Bystyrekomité for kultur, idrett og byliv Programområde P 04 Byutvikling Virksomhet Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Byplan: Bevilling Ulf Tellefsen Politiker e som deltar i møte Dato som passer for virksomheten 6. april P06 Kultur Kultur (et lengre møte fordelt på tre avdelinger kulturskolen, fritid/interkultu r og biblioteket) Tone Ulltveit-Moe 14. april P 07 Ledelse, organisering og styring Service og administrasjon Erik Brun-Pedersen 20. april Kart- og geodata Håkon Løvli Kart og geodatasjef 5

6 P 09 Idrett, park og natur Vei, natur og idrett Sten Petter Aamodt Idrett: 21. april Dialogmøtene på vei, natur og idrett fordeler seg på: Idrett Park og natur Park og natur: 13. april Dialogmøtet på vei avholdes med formannskapet. 6

7 Bystyreokomité for oppvekst og utdanning Bystyrekomité for oppvekst og utdanning Virksomhet Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet Dato som passer for virksomheten Programområ de P 01 Barnehager Bragernes og Fjell barnehageområ de Anne Gjemmestad Nilsen 31. mars P 01 Barnehager Strømsø og Konnerud barnehageområ de Anne Hofstad Dahl 7. april P 02 Oppvekst Senter for oppvekst Hugo Limkjær 27. april 7

8 P 12 Skole Bragernes nettverk 7. april Børresen skole Bragernes skole Øren skole John-Inge Strømsnes Odd Sveen Tove Fredriksen P 12 Skole Fjell nettverk 31. mars Galterud skole Lillian Eilertsen Fjell skole Arnstein Larsen Skoger skole Pål Baklid Bystyrekomité for oppvekst og utdanning Virksomhet Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet Dato som passer for virksomheten Programområ de P 12 Skole Gulskogen nettverk 16. mars Gulskogen Thomas Larsen 8

9 skole Sola Rødskog skole Marianne Norman - Johansen P 12 Skole Konnerud nettverk 6. april Svensedammen skole Hallermoen skole Marianne Haagensen Frode Myhre Ellingsen Konnerud skole Vestbygda skole Cathrine Wessman Siri Andersen Baklid P 12 Skole Åskollen / Strømsø nettverk 10. mars Marienlyst skole Åskollen skole Brandengen skole Danvik skole Åse Kalfoss Lars Christian Gjøsæther Gro Tveten Inge Harald Wergeland P 12 Skole Åssiden nettverk 14. april Kjøsterud skole Aronsløkka Monica Søhus Lena Kilen 9

10 skole Åssiden skole Lillann Fanuelsen P 12 Skole Frydenhaug skole Else Kristin Tobiassen 14. april 10

11 Bystyrekomité for helse, sosial og Bystyrekomité for helse, sosial og Programområde Virksomhet Helsetjenesten Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Anniken Blichfeldt Muren Poltikere som deltar i møtet Dato som passer for virksomheten 31. mars Drammen Helsehus Jan Berg Gulskogen Helse og sdistrikt Eva Elisabeth Szuts 13. april Åssiden Helse og sdistrikt Randi Håkonsen 6. april Hamborgstrøm Helse og sdistrikt Trine Aas 17. mars Losjeplassen Helse og sdistrikt Anita Korsbøen Andersen 14. april 11

12 Marienlyst Helse og sdistrikt Kari Johanne Tønnesen 31. mars Åskollen Helse og sdistrikt Hanne Berg Stubberud 17. mars Fjell Helse og sdistrikt Margareth Lien 14. april Konnerud Helse og sdistrikt Kristina Vejlgaard 16. mars Tilrettelagte tjenester bo, avlastning, aktivitet og ambulant team Espen Sørvig 28. april Tilrettelagte tjenester bo og dagtilbud Thea Bye Psykisk Inger Johanne 10. mars 12

13 Helsetjenester Eide Senter for rusforebygging Bente Moen P 13 Sosiale tjenester Introduksjonssenteret Elisabeth Futsæter Solberg 13. april NAV Drammen Steinar Hansen Vedlegg: Vedlegg 1: Infoskriv om dialogmøter våren 2016 til deltakerne Vedlegg 2: Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal 13

14 Vedlegg 1 TIL DEG SOM SKAL DELTA PÅ DIALOGMØTE VÅREN 2016 De folkevalgte i Drammen ønsker å ha god kontakt med innbyggerne og brukerne av kommunens tjenester. Derfor gjennomfører bystyret dialogmøter i virksomhetene. Dette er en arena der bystyrepolitikere har anledning til å føre en samtale med virksomhetens brukere. Er du fornøyd med kommunens tjenester i dag? På dialogmøtet kan du både legge fram dine synspunkter og stille spørsmål. Dette skal være en felles møteplass for brukere, virksomhetens ledelse, politikere og ansatte. Det vil bli lagt til rette for en uformell samtale der alle er likeverdige samtalepartnere. Virksomhetsleder vil gi en kort orientering om virksomheten og tjenestene. På bakgrunn av referat fra dialogmøtet i 2015 vil virksomhetsleder også gjøre rede for hvordan innspill og synspunkter fra forrige dialogmøte er fulgt opp det siste året. Virksomhetens resultater i 2015 vil være gjenstand for drøfting. Hjelp oss å bli bedre! Selv om mange brukere er godt fornøyd med de kommunale tjenestene, er det kommunens utgangspunkt at vi hele tiden kan bli bedre. Det er også viktig å avklare hvilke forventninger kommune og brukere har til hverandre. Dialogmøtet gir viktige innspill til utvikling av kommunens tjenester. Dialogmøtene foregår onsdager og torsdager i mars og april måned i Velkommen til dialogmøte våren 2016! Har du spørsmål vennligst ta kontakt med virksomhetsleder. Drammen kommune / 2016 Virksomhetsleder 14

15 Vedlegg 2 Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal To timer 1. 5 min 2. 5 min Aktivitet Innhold/hensikt Ansvar Velkommen Hensikten med møtet Presentasjon av virksomheten/e 3. Fortid nåtid framtid (perspektiv) Skape klima for åpen dialog Etablere felles eierskap om å skape en god tjeneste for brukerne Kort tilbakemelding fra dialogmøtet 2015 oppfølgingstiltak gjennomført? Virksomhetsplan 2016 og årsmelding 2015 Serviceerklæringer Brukerundersøkelser 4. Veien videre Handlingsrommet Medarbeiderundersøkelser Aktuelle tema hovedmål og delmål jfr programområdet / virksomhetsplan o prioriteringer og ønsker o satsingsområder 5. Evaluering Evaluering av forberedelser Møteform Møtemal Avviklingen av møtet Innspil til prosess med dialogmøter i Skriv et kort og konsist referat maks 2. sider. Møteleder Virksomhetsleder/e Alle Alle Alle Virksomhetsleder 15

16 Legges i ESA på sak 16/166 7 Referatet legges ut i politikkportalen Politisk sekretariat 16