Vår referanse Arkivkode Sted Dato 13/ DRAMMEN

Transkript

1 Notat Til : Bystyrekomite for byutvikling og kultur, Bystyrekomite for helse, sosial og, Bystyrekomite for oppvekst og utdanning Fra : Rådmannen Kopi : Virksomhetslederne Vår referanse Arkivkode Sted Dato 13/ DRAMMEN DIALOGMØTER 2013 Dialogmøter mellom bystyrekomitéenes medlemmer og brukere av kommunens tjenester har vært gjennomført siden våren I 2013 er det 11. gang at slike møter blir avholdt. Hensikten er å sikre politisk bredde i kontakten med kommunens tjenesteapparat. Innspill og synspunkter som bystyrets representanter får gjennom dialog med ulike brukergrupper, gir kunnskap om kommunens tjenester og brukernes forventninger. Dette er med på å gi bakgrunnsinformasjon for planlegging og budsjettering av tjenestetilbudet i økonomiplanprosessen for I notat til komitéene av varslet rådmannen at ordningen med dialogmøter ville bli evaluert. Påfølgende evaluering ble deretter gjennomført i komitéenes møter Det skrives referat fra alle dialogmøtene. Disse legges ut på politikkportalen under fanen Innbyggermedvirkning. Bystyrekomitemøtene 5. februar tilrettelegging for dialogmøtene Utpeke politikere som skal ha ansvar for avvikling av dialogmøtene 2. Fordele de ulike dialogmøtene blant politikerne lage møteplan for dialogmøtene I henhold til møteplan for politiske møter 2013 bør alle dialogmøter gjennomføres onsdager og torsdager i mars og april måned på følgende datoer: Mars: 6, 7, 13, 14, 20, 21 April: 3, 4, 10, 11, 17, 18, 24, 25 1

2 Prosess for gjennomføring av dialogmøter i 2013 Pr er det 46 virksomheter i Drammen kommune. Tabellen nedenfor viser fordelingen av dialogmøter på de ulike komitéene: Bystyrekomité: Antall virksomheter: Antall dialogmøter Byutvikling og kultur 6 8 Helse,sosial og 18 6 Oppvekst og utdanning Etter at barnehagene ble tilbakeført basisorganisasjonen høsten 2010 var praksis for dialogmøteordningen i 2011 at barnehageene gjennomførte dialogmøter etter mønster av skolene. Rådmannen anbefaler at denne ordningen videreføres også i 2013 slik at det gjennomføres ett dialogmøte for hvert av barnehageområdene Bragernes (9 barnehager), Konnerud og Fjell (6 barnehager) og Strømsø (8 barnehager). Tilsvarende arrangerer skolene nettverksvise dialogmøter i seks nettverksområder. Innenfor virksomhetsområde skole er det derfor seks møter istedenfor 19 enkeltstående møter. Frydenhaug skole gjennomfører eget dialogmøte hvor alle eierkommunene inviteres til å delta. I tillegg til dialogmøtene i hver enkelt virksomhet er det anledning for bystyrekomitéene til å invitere ulike rådsorganer og paraplyorganisasjoner til bystyrekomitéenes møter. Det er aktuelt at bystyrekomitéene også i 2013 inviterer relevante interesseorganisasjoner til temamøter i forbindelse med konkret saksforberedelse. Virksomhetsleder er sekretær for dialogmøtet og har ansvaret for innkalling og referat fra møtet. Rektor på ungdomstrinnet har oppgaven i de seks skoleområdene. Virksomhetslederne for barnehageområdene gjør det samme for sine barnehageområder. Virksomhetsleder har hovedansvaret for å definere brukergrupper og -organisasjoner som inviteres til møtet. Det forutsettes at virksomhetsleder tar kontakt med bystyrepolitikeren som har møtelederansvar for dialogmøtet for å planlegge gjennomføring av selve møtet. Dialogmøtene skal ta utgangspunkt i virksomhetenes styringsdokumenter, og resultater fra undersøkelser for Tilbakemelding på status på ønskede tiltak og endringer etter forrige års møte (2012) skal være en del av virksomhetsleders innledning til årets møte. 2

3 Framdriftsplan prosess Aktivitet Tid Ansvar 1 Uaktuelle tidspunkter for dialogmøter identifiseres i virksomhetene. 2 Notat om dialogmøter våren 2013 settes på dagsorden til bystyrekomitéene. Møteplan og representasjon avklares i møtet. 3 Praktiske opplegg informasjon og innkalling til dialogmøter. 4 Informasjon: Bystyret Før bystyrekomitemøtene 5. februar Bystyrekomiteene 5. februar Onsdager og torsdager i mars: 6, 7, 13, 14, 20, 21 Onsdag og torsdag i april: 3, 4, 10, 11, 17, 18, 24, 25 Politikkportalen. Virksomhetsleder melder tilbake innen 25. januar / mailadresse: $DK politisk sekretariat Komiteleder Politiker med ansvar for dialogmøtet. Forfall til møtet meldes partiet som sikrer varamann til møtet. Formannskapets medlemmer inngår i varamannlista. Virksomhetsleder/e Poltitisk sekretariat Virksomhetsledere Notatet til bystyrekomiteene legges i informasjonsbasen/ informasjon på mail. Rådmannen Hovedtillitsvalgte 5 Referat fra dialogmøtet arkiveres i ESA Saksnr: 13/ Gjøres tilgjengelig i politikkportalen Samarbeidsmøte med rådmannen 29. januar Innen to dager etter avholdt møte Etter hvert som referatene er arkivert i ESA HR - direktør Virksomhetsleder (sekretær i dialogmøtet) Politisk sekretariat 3

4 Oversikt over bystyrekomitéene tilhørende virksomheter I møtene 5. februar bestemmer bystyrekomitéen hvilken politiker som skal ha ansvar for møteledelse ved dialogmøtet i den enkelte virksomhet. Som tidligere er det naturlig å ha en målsetting om at minst tre politikere møter i hvert dialogmøte. På de store nettverksmøtene innenfor skole og er det naturlig at det møter flere politikere (f. eks to i tillegg). Forfall til dialogmøtet meldes virksomhetsleder og politiker med ansvar for møteledelse. Ansvar for innkalling av vararepresentanter har politikerne selv slik som for andre politiske møter. Bystyrekomitéene bestemmer selv om de vil sette opp "reserver" for eventuelle forfall til de enkelte dialogmøtene. 4

5 Virksomheter fordelt på bystyrekomitéer Bystyrekomié for byutvikling og kultur Programområde Virksomhet P 04 Byutvikling Byplan Hilde Haslum Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møte Dato P 11 Samferdsel og fellesarealer Byprosjekter Johannes Devold Vei, natur og idrett (to møter)* Sten Petter Aamodt P 07 Ledelse, organisering og styring Kart- og geodata Erik Brun- Pedersen (Håkon Løvli) 5

6 Bystyrekomié for byutvikling og kultur Virksomhet Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møte Dato Programområde P 14 Vann og avløp Vann og avløp Live Johannessen P 06 Kultur Kultur Tone Ulltveit-Moe Vei, natur, idrett* Sten Petter Aamodt De tre dialogmøtene på Vei, natur, idrett fordeler seg på følgende områder: o Vei/samferdsel o Natur o Idrett 6

7 Bystyrekomité for helse, sosial og Programområde Virksomhet Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet Dato Helsetjenesten Anniken Blichfeldt Muren Tjenestetildeling og samordning Kirsten Blindheim Bystyrekomité for helse, sosial og Programområde Virksomhet Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet Dato Gulskogen Helse og sdistrikt Åse Elin Hvidsten 7

8 Åssiden Helse og sdistrikt Hege Rokke Hamborgstrøm Helse og sdistrikt Trine Aas Bystyrekomité for helse, sosial og Programområde Virksomhet Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet Dato Losjeplassen Helse og sdistrikt Anita Korsbøen Andersen 8

9 Marienlyst Helse og sdistrikt Kari Johanne Tønnesen Åskollen Helse og sdistrikt Hanne Berg Stubberud Fjell Helse og sdistrikt Margareth Lien Konnerud Helse og sdistrikt Tone Merethe Svenkerud 9

10 Tj. til personer med nedsatt funksjonsevne multifunksjonshemmede Brit Tollefsen Tj. til personer med nedsatt funksjonsevne atferd Sissel Garmo Tj. til personer med nedsatt funksjonsevne voksne Linda Nedberg Psykisk Helsetjenester Inger Johanne Eide 10

11 Drammen Helsehus Nina Arnesen Skap gode dager Lisbeth Bakken Bystyrekomité for helse, sosial og Programområde Virksomhet Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet Dato P 13 Sosiale tjenester Introduksjonssenteret Elisabeth Futsæter Solberg P 13 Sosiale tjenester Senter for rusforebygging Bente Moen 11

12 P 13 Sosiale tjenester NAV Drammen Hege Østvold Vagle Bystyrekomité for oppvekst og utdanning Programområde P 01 Barnehager Virksomhet Bragernes barnehageområde Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Anne Gjemmestad Nilsen Politikere som deltar i møtet Dato P 01 Barnehager Konnerud og Fjell barnehageområde Britt Halden Kvernberg 12

13 P 01 Barnehager Strømsø barnehageområde Anne Hofstad Dahl P 02 Oppvekst Senter for oppvekst Hjørdis Trolsrud P 12 Skole Bragernes nettverk Børresen skole Bragernes skole Øren skole John-Inge Strømsnes Odd Sveen Tove Fredriksen 13

14 P 12 Skole Fjell nettverk Galterud skole Lillian Eilertsen Fjell skole Jarle H. Hildeskår Skoger skole Hanne Kristin Aarthun Bystyrekomité for oppvekst og utdanning Programområde P 12 Skole Virksomhet Gulskogen nettverk Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet Dato Gulskogen og Rødskog skoler Thomas Larsen Sola P 12 Skole Konnerud nettverk Svensedammen skole Marianne Haagensen Hallermoen skole Frode Myhre Ellingsen Konnerud skole Cathrine Wessman Vestbygda skole Eva Lie 14

15 P 12 Skole Åskollen / Strømsø nettverk Marienlyst skole Åse Kalfoss Åskollen skole Merete Aronsen Brandengen skole Gro Tveten Danvik skole Torunn Wister Bystyrekomité for oppvekst og utdanning Programområde P 12 Skole Virksomhet Åssiden nettverk Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet Dato Kjøsterud skole Monica Søhus Aronsløkka skole Lena Kilen Åssiden skole Lillann Fanuelsen P 12 Skole Frydenhaug skole Else Kristin Tobiassen Vedlegg: 15

16 Vedlegg 1: Infoskriv om dialogmøter våren 2013 til deltakerne Vedlegg 2: Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal 16

17 Vedlegg 1 TIL DEG SOM SKAL DELTA PÅ DIALOGMØTE VÅREN 2013 De folkevalgte i Drammen ønsker å ha god kontakt med innbyggerne og brukerne av kommunens tjenester. Derfor gjennomfører bystyret dialogmøter i virksomhetene. Dette er en arena der bystyrepolitikere har anledning til å føre en samtale med virksomhetens brukere. Er du fornøyd med kommunens tjenester i dag? På dialogmøtet kan du både legge fram dine synspunkter og stille spørsmål. Dette skal være en felles møteplass for brukere, virksomhetens ledelse, politikere og ansatte. Det vil bli lagt til rette for en uformell samtale der alle er likeverdige samtalepartnere. Virksomhetsleder vil gi en kort orientering om virksomheten og tjenestene. På bakgrunn av referat fra dialogmøtet i 2011 vil virksomhetsleder også gjøre rede for hvordan innspill og synspunkter fra forrige dialogmøte er fulgt opp det siste året. I løpet av 2011 er det gjennomført både medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser. Resultatene av disse vil være gjenstand for drøfting på dialogmøtet. Hjelp oss å bli bedre! Selv om mange brukere er godt fornøyd med de kommunale tjenestene, er det kommunens utgangspunkt at vi hele tiden kan bli bedre. Det er også viktig å avklare hvilke forventninger kommune og brukere har til hverandre. Dialogmøtet gir viktige innspill til utvikling av kommunens tjenester. Dialogmøtene foregår onsdager og torsdager i mars og april måned i Velkommen til dialogmøte våren 2012! Har du spørsmål vennligst ta kontakt med virksomhetsleder. Drammen kommune / 2012 Virksomhetsleder 17

18 Vedlegg 2 Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal To timer 1. 5 min 2. 5 min Aktivitet Innhold/hensikt Ansvar Velkommen Hensikten med møtet Presentasjon av virksomheten/e 3. Fortid nåtid framtid (perspektiv) Skape klima for åpen dialog Etablere felles eierskap om å skape en god tjeneste for brukerne Kort tilbakemelding fra dialogmøtet 2012 oppfølgingstiltak gjennomført? Virksomhetsplan 2013 og årsmelding 2012 Serviceerklæringer Brukerundersøkelser 4. Veien videre Handlingsrommet Medarbeiderundersøkelser Aktuelle tema hovedmål og delmål jfr programområdet / virksomhetsplan o prioriteringer og ønsker o satsingsområder 5. Evaluering Evaluering av forberedelser Møteform Møtemal Avviklingen av møtet Innspil til prosess med dialogmøter i Skriv et kort og konsist referat maks 2. sider Legges i ESA på sak 12/296 Møteleder Virksomhetsleder/e Alle Alle Alle Virksomhetsleder 7 Referatet legges ut i politikkportalen Politisk sekretariat 18

19 Vedlegg 4 Referatpunkter fra evaluering av dialogmøteordningen - Bystyrekomité oppvekst og utdanning Komiteen er enig i at det er positivt med dialogmøtene hvor man møter brukerne. Det er ønskelig med utkvittering av oppgaver i god tid før møtet, det har hendt at saker ikke har blitt fulgt opp. Ett forslag er å la dialogmøtene følge malen til bydelskonferansene. Det burde også være lik struktur for hvert møte. Det ønskes at dialogmøtene tas mer alvorlig. Det foreslås at Drammen eiendom kan være til stede, siden mange av sakene omhandler deres oppgavefelt. Ett forslag er å skrive referatet i fra møtet umiddelbart etter møteslutt. Utdanningsdirektøren presiserer at dialogmøtene er politikernes arena. Arif Erkøk-AP leverte følgende skriftlig: En fin tradisjon som må fortsette, men på et eller annet vis må de meninger som framkommer i referatene i noen grad gjenspeiles i budsjettene. Gjøre det lettere for innbyggere å finne fram dialogmøte protokollene. 19

20 Vedlegg 5 Referatpunkter fra evaluering av dialogmøteordningen - Bystyrekomité byutvikling og kultur Ved drøfting i komitéen er et flertall for at ordningen videreføres. Følgende punkter følges nærmere opp: - representativitet hos brukerne - sikre fremmøte av politikere - møteledelse sikre dialogen i møte 20