Ordføreren MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskapet Møtested: Skriftlig saksbehandling innen 11.08.2008 Møtedato: 11.08.2008 Klokkeslett: Eventuelt forfall meldes på tlf. 78 94 23 13. For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på www.vadso.kommune.no. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 102/08 07/1544 NORASENTERET IKS - ENDRING AV SELSKAPSAVTALE En ber om at saken behandles som skriftlig saksbehandling. Ved skriftlig saksbehandling sendes kopier av sakens dokumenter til alle organets medlemmer med forslag til vedtak. For gyldig vedtak kreves at samtlige medlemmer gir sin tilslutning til det fremlagte forslag til vedtak. Dersom ikke alle er enig i forslaget til vedtak, må saken tas opp i ordinært møte. En ber om tilbakemelding på vedtaket snarest (i dag). Tilbakemelding gis til rådmannskontoret, Toril Ongamo, telefon 78 94 23 13 eller e-post: toril.ongamo@vadso.kommune.no. Vadsø, 11.08.2008 Svein Dragnes ordfører
NORASENTERET IKS - ENDRING AV SELSKAPSAVTALE Saksbehandler: Toril Ongamo Arkivkode: H43 Arkivsaksnr.: 07/1544 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 102/08 Formannskapet 11.08.2008 Forslag til vedtak/innstilling: I medhold av kommuneloven 13 vedtar Vadsø formannskap å gi sin tilslutning til endringer i selskapsavtalens pkt. 5 og 22 sålydende: 5.Innskuddsplikt, eierandel og ansvarsfordeling Kommunens representasjon i representantskapet, fastsettes i forhold til eierandel for de enkelte kommuner. Eierandelene beregnes med utgangspunkt i folketall i hht oversikt: Befolkning Eierandel Antall stemmer > 1500 5% 1 stemme 1500 3500 12% 2 stemmer 3500 7000 17% 3 stemmer Vertskommunen 42% 8 stemmer Eierandelene blir derfor som følger: Båtsfjord kommune 12% 1 representant, 2 stemmer Deanu gielda/tana kommune 12% 1 representant, 2 stemmer Lebesby kommune 5% 1 representant, 1 stemme Vardø kommune 12% 1 representant, 2 stemmer Vadsø kommune 17% 1 representant, 3 stemmer Sør-Varanger kommune 42% 1 representant, 8 stemmer De enkelte deltakerkommuner hefter for sin relative andel av selskapets samlede forpliktelser. 22. Lån og garantier Selskapet kan bare ta opp lån til kapitalformål og konvertering av eldre gjeld ihht forskrift om lån og lånevilkår m.v. for interkommunale selskaper. Selskapet kan bare oppta serielån. Side 2 av 5
Høyeste ramme for selskapets samlede lånegjeld skal ikke overskride 20 millioner kr. Sak 102/08 Ved låneopptak tas pant i eiendommer som Selskapet eier. Låneopptak skal godkjennes av departementet ved fylkesmann jfr kommunelovens 50 nr. 1 og 22 i Lov om interkommunale selskaper. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke låne ut midler eller oppta valutalån. Lån til likviditetsformål kan ikke ha lengre løpetid enn ett år, likevel slik at lånet er innløst når regnskapet avsluttes. Lån ved regnskapsmessig underskudd skal nedbetales over samme tidsrom som underskuddet skal dekkes inn jfr forskrift om lån og lånevilkår m.v. for interkommunale selskaper. Dersom det kreves garantistillelse av deltakende kommuner, må dette vedtas av kommunestyret og fylkesmannen. Den enkelte kommune garanterer for sin andel av lånet som tilsvarer eierandelen i selskapsavtalen. Vedtaket refereres for bystyret i møte 08.09.2008. Vedlegg: Samlet saksframstilling av bystyresak 52/07 av 07.06.2007 Forslag til endret selskapsavtale for Norasenteret IKS Bakgrunn: Bystyret vedtok i møte 07.06.2007, sak 52/07 følgende: Vadsø bystyre stiller seg positiv til at flere kommuner i Øst-Finnmark ønsker å inntre som medeiere i Norasenteret IKS. Vadsø bystyre vedtar representantskapets reviderte selskapsavtale av 23. mars 2007. Den 02.07.2008 skriver Norasenteret følgende til eierkommunene: Det har lenge vært jobbet med bygging av nytt hus for Norasenteret IKS. Byggeprosjektet er nå formelt godkjent av BLD, entreprenørene står klare og banken har innvilget byggelån. Alt skulle dermed være klart til start. Dessverre er dette ikke tilfelle. Lov om interkommunale selskap stiller krav om godkjenning av låneopptak fra departementet, jfr. kommunelovens 50 nr. 1. For at departementet ved Fylkesmannen skal kunne godkjenne låneopptaket må Selskapsavtalen inneholde slik tillatelse, og det må være fastsatt en høyeste ramme for selskapets samlede Side 3 av 5
Sak 102/08 låneopptak. Aktuelt låneopptak er vedtatt av representantskapet i møte 08.11.07, men vår selskapsavtale mangler slik presisering i pkt. 22. Lån og garantier, og er dermed ikke god nok i forhold til de formelle krav. Vi sender derfor ut Selskapsavtalen på nytt, med de endringene Fylkesmannen har påpekt. Det er også gjort noen justeringer i fht eierandeler da Nesseby og Gamvik kommune ikke ønsker å være eiere. Byggeprosjektet er allerede forsinket i forholdt til opprinnelig plan og avtale med entreprenør. For å få prosjektet i havn, uten ytterligere forsinkelser, ber vi om at eierkommunene benytter muligheten for hastevedtak og godkjenner Selskapsavtalen med de endringer som foreligger. Bekreftelse på vedtak sendes daglig leder så snart som mulig, på mail og fax i tillegg til post. Vurdering: Rådmannen forstår det slik at alle formaliteter ikke er på plass sett i forhold til den vedtatte utbygging. Disse manglene resulterer i behov for endringer i den nye selskapsavtalen (vedtatt av bystyret 07.06 2007). Rådmannen oppfatter at følgende endringer ligger til behandling; Endring av selskapsavtalens pkt 5 Innskuddsplikt, eierandel og ansvarsfordeling. Sett i forhold til tidligere vedtatte selskapsavtale har kommunene Nesseby og Gamvik ikke ønsket å være med på eiersiden og dette fører til et behov for oppjustering av øvrige eierandeler. For Vadsø kommune innebærer dette at eierandelen forelås økt fra tidligere 15% til nå 17%. Vadsø kommune vil nå hefte for 17% av selskapets samlede forpliktelser. Endring av selskapsavtalens pkt 22 Lån og garantier. Tidligere vedtatt selskapsavtale hadde ingen øvre grense for låneopptak. Departementet ved Fylkesmannen i Finnmarks godkjenning av låneopptaket betinger at det fastsettes en øvre grense for de samlede låneopptak. I nytt utkast til selskapsavtale foreslås det en øvre grense for samlede låneopptak på kr 20,0 mill. Isolert sett kan de foreslåtte endringer virke forholdsvis uproblematiske. Rådmannen vil likevel søke å identifisere eventuell risiko/konsekvens dette medfører slik at bystyret/formannskap kan fatte en beslutning på bredest mulig grunnlag. NORA-senteret drives basert på tilskudd fra hovedsakelig staten og eierkommunene. Totalbudsjettet for 2008 (2007) var på kr 6.550.000,- (kr 5.275.000,-) hvor det antas at renter og avdrag på nytt lån utgjør majoriteten av ressursøkningen fra foregående år. Eierkommunene er i 2008 (2007) forventet å yte ca 16% (ca 17%) i form av rene driftstilskudd. Vadsø kommune har for 2008 (2007) vedtatt et driftstilskudd på kr 156.000,- (kr 184.000,-). Dette utgjør ca 15% (ca 21%) av de samlede kommunale driftstilskudd og korresponderer etter hvert med kommunens eierandel. Side 4 av 5
Sak 102/08 Med en økning fra 15% til 17% i eierandel er det med bakgrunn i utkast til selskapsavtale (pkt 5) samt lov om interkommunaleselskaper ( 3) rimelig å se for seg en mindre oppjustering av Vadsø kommunes tilskuddsmessige forpliktelse fremover. Videre er det også grunn til å påpeke at Vadsø kommune påtar seg en rettslig forpliktelse for selskapets drift. Om størrelsen/andelen på statlige, fylkeskommunale og andre tilskudd opprettholdes/økes og det ikke skjer noe uventet vil denne forpliktelsen ikke øke utover den størrelsen som er beskrevet over. Basert på bystyrets tilslutning av 07.06 2007 til ny selskapsavtale tilrår rådmannen at bystyret gir sin tilslutning til de ovennevnte endringer i selskapsavtalens pkt 5 og 22. Gitt underliggende behov for snarlig avklaring fra NORA-senteret tilrås det at formannskapet nytter sin utvidede fullmakt (jfr kml 13, pkt 1) og fatter bindende beslutning og at saken legges fram for bystyrets orientering (jfr kml 13, pkt 2) i møte 08.09 2008. Jens R. Betsi Rådmann Side 5 av 5