Tilbudsinnbydelse Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av rammeavtale for arkitekttjenester og prosjekteringsytelser med prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensende oppgaver i små byggeprosjekter i Undervisningsbygg 12/225-21.12.2012
Tilbudsinnbydelse, åpen anbudskonkurranse 1. Innbydelse Oslo kommune v/undervisningsbygg Oslo KF, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse om parallelle rammeavtaler for arkitekttjenester og prosjekteringsytelser med prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensende oppgaver i små byggeprosjekter i Undervisningsbygg. Undervisningsbygg Oslo KF er et foretak eid av Oslo kommune som skal utvikle, bygge, drifte og vedlikeholde skolebygg. Foretaket er Oslos største eiendomsforvalter med cirka 1,3 millioner kvadratmeter fordelt på 177 skoler og 750 bygninger. 93 000 elever og lærere er daglige brukere av Undervisningsbyggs lokaler. Les mer om Undervisningsbygg her: http://www.undervisningsbygg.oslo.kommune.no/ Konkurransen er sendt til kunngjøring i DOFFIN og TED den 21.12.2012. Konkurransen er også sendt til kunngjøring i Oslo kommunes anskaffelsesportal. 2. Konkurranseform og tilbudsbestemmelser Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyre for åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. Anskaffelsesprosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud. Prosedyren tillater ikke forhandlinger. 3. Befaring/Konferanse Det vil ikke bli avholdt befaring eller konferanse i forbindelse med denne anskaffelsen. 4. Rammeavtalens omfang Oppdraget er parallelle rammeavtaler for arkitekttjenester og prosjekteringsytelser med prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensende oppgaver i små byggeprosjekter i Undervisningsbygg og skal forankres i minimum syv og maksimum ti parallelle rammeavtaler. Rammeavtalene vil ha en varighet på 2 år med mulighet for forlengelse i ytterligere 1 år + 1 år på de opprinnelige kontraktsvilkår. Oppdraget er områdemessig begrenset til de oppdrag Undervisningsbygg påtar seg, som hovedsakelig vil være Oslo-området. Oppstart for rammeavtalen vil være mars 2013. Parallelt med denne konkurransen er det kunngjort ytterligere to konkurranser for henholdsvis parallelle rammeavtaler for arkitekttjenester, interiørarkitekttjenester, prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensende oppgaver i store byggeprosjekter i Undervisningsbygg og parallelle rammeavtaler for prosjekteringsytelser fra rådgivende ingeniører, prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensende oppgaver i store byggeprosjekter i Undervisningsbygg. Side 2 av 10
Deltakelse i flere av konkurransene kan ha betydning for oppdragsgivers vurdering av blant annet kapasitet under kvalifikasjonskravene. Vi gjør oppmerksom på at det er enkelte forskjeller i konkurransegrunnlaget for de ulike konkurransene. Dersom leverandører velger å gi tilbud i mer enn en av konkurransene må leverandøren påse at det enkelte tilbud er komplett med all etterspurt dokumentasjon. Planlagt uke Aktivitet 51/2012 Kunngjøring av konkurranse 4/2013 Tilbudsfrist 4/2013 Tilbudsåpning 10/2013 Beslutning om tildeling 12/2013 Kontraktsinngåelse 12/2013 Oppstart av rammeavtalen Oppdragets art og omfang er ytterligere angitt i vedlegg 2. 5. Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget lastes ned fra http://www.doffin.no/ der det ligger som vedlegg til kunngjøringen for anskaffelsen. Konkurransegrunnlaget kan også lastes ned fra Oslo kommunes anskaffelsesportal, http://www.oslo.kommune.no/anskaffelser/. 6. Kontraktsbestemmelser For oppdraget gjelder Undervisningsbyggs kontrakt, basert på NS 8401 angitt i vedlegg 4. 7. FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138 (gjelder for vareanskaffelser) Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138. Hvis det i løpet av kontraktsperioden kommer frem at det, til tross for denne forsikring, har vært benyttet ulovlig barnearbeid, vil dette bli vurdert som vesentlig mislighold av kontrakten. 8. Lønns- og arbeidsvilkår Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. 9. Miljø Undervisningsbygg er miljøsertifisert i henhold til ISO 14001, og er i tillegg pålagt å ta miljøhensyn ved alle anskaffelser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens eget regelverk. Vi stiller derfor store krav til oss selv om å foreta miljøvennlige valg innen varer, tjenester og bygge og anleggsarbeid. Side 3 av 10
10. Returordning (gjelder for vareanskaffelser) Hvis en norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 11. Tilleggsopplysninger og kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos kontaktperson i Undervisningsbygg. Spørsmål til konkurransen rettes til: Kontaktperson: Torgeir Brenne E-post: torgeir.brenne@ubf.oslo.kommune.no 12. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli sendt samtlige som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, blir meddelt alle som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. 13. Kvalifikasjonskrav Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av de obligatoriske kravene og de øvrige kvalifikasjonskravnene, er altså minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Kravene om skatteattest, merverdiavgiftattest og HMS-egenerklæring er obligatoriske og ufravikelige og følger direkte av forskrift om offentlige anskaffelser. For begrensede konkurranser eller konkurranser med forhandling må begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning, om å avvise eller forkaste en forespørsel, fremsettes innen 15 dager etter oppdragsgivers meddelelse. (Se forskrift om offentlige anskaffelser 10-3/19-7.) 13.1 Skatte- og avgiftsattester Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester ved tilbudet: - Attest utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). - Attest fra skattekontoret for vedkommende område (merverdiavgift). Begge attestene skal være av typen RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Leverandører med forretningsadresse i andre EØS-land skal fremlegge tilsvarende attester. Side 4 av 10
Manglende skatte- og avgiftsattester fører til avvisning av tilbudet. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra den dag attestene skal være oppdragsgiver i hende. Bestemmelsene om skatte- og avgiftsattester skal gjelde tilsvarende i alle underliggende leverandørforhold. 13.2 HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring ved tilbudet. Erklæringen skal være i samsvar med vedlagte skjema, se vedlegg 1. Manglende fremleggelse av HMS-egenerklæring vil føre til avvisning av tilbudet. Leverandøren har plikt til å kreve tilsvarende erklæring i alle underliggende leverandørforhold. HMS-egenerklæring skal ikke være eldre enn 6 måneder. 13.3 Øvrige kvalifikasjonskrav Det tekniske kvalifikasjonsnivå er særlig basert på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Oppdragsgiver vil vurdere hvorvidt den fremlagte dokumentasjon gir et godt nok finansielt og økonomisk sikkerhetsnivå. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Oppdragsgiver vil bemerke at oppdragets kompleksitet og størrelse vil være retningsgivende for kvalifikasjonsnivået, men at det gjennomgående kreves meget gode kvalifikasjoner på alle de etterspurte områder for alle typer oppdrag. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørers kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring i tråd med forskrift om offentlige anskaffelser 17-8 andre og tredje ledd og 17-9 andre og tredje ledd. Erklæringen skal vedlegges tilbudet. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Krav Dokumentasjon Lovlig etablert foretak: Lovlig etablert foretak - Det skal fremlegges firmaattest, eventuelt tilsvarende attest som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag, det vil si prosjektering av skolebygg - En liste over de viktigste leveranser og utførte tjenester de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. For ytelser til offentlige oppdragsgivere, skal det dokumenteres ved attester utstedt eller bekreftet av vedkommende myndighet. Dersom det gjelder ytelser til private, skal attestene utstedes eller bekreftes av denne. I mangel av dette kan en erklæring fra leverandøren godtas. - Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren og foretakets administrative ledelse/for de personer som har ansvaret for å utføre tjenester (kompetansematrise). Side 5 av 10
Krav Sentral godkjennelse/kvalifisert for lokal godkjennelse for søker og prosjekterende i tiltaksklasse 3 Dokumentasjon - Sentral godkjennelse eller erklæring på at firmaet/virksomheten er kvalifisert for lokal godkjennelse Tilstrekkelig kapasitet - En redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år (kan være samme dokument som kompetansematrise). Leverandøren skal dokumentere å inneha tilfredsstillende kvalitetssystem som - sikrer at eget arbeid, inkludert hos underleverandører, utføres i tråd med lover, forskrifter og kontraktskrav - sikrer etablering av prosjekttilpassede kvalitetsplaner og kontrollplaner Økonomiske / finansielle kvalifikasjoner: - Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. - Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002. - Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten - Kredittvurdering/-rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Hele kredittvurderingsrapporten skal leveres og skal inneholde nøkkeltall for de tre siste regnskapsår. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente egen kredittvurdering om nødvendig. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, vil oppdragsgiver vurdere annen egnet dokumentasjon. 14. Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 15. Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 16. Tildeling (kriterier for valg av tilbud) Følgende tildelingskriterier vil bli lagt til grunn ved valg av tilbud Side 6 av 10
Vekt Kriterier Dokumentasjon 30-40 % Pris Herunder vektlegges: - Timepriser - Påslag - Utfylt tilbudsskjema og tilbudsbrev 60-70 % Kvalitet * Herunder vektlegges blant annet: - Tilbudt personells dokumenterte erfaring fra gjennomføring og resultat oppnådd for tilsvarende oppdrag - Plan for organisering, tverrfaglig kontroll og ressursdisponering i rammeavtalen - CVer som beskriver relevant kompetanse og erfaring for tilbudte medarbeidere som kan bli tilbudt for oppdrag i rammeavtalen - For å beskrive relevant erfaring bør CVen tilkjennegi fagområdet og rolle i prosjektet, prosjektets art, kostnad og byggets størrelse. - Leverandørens beskrivelse av hvordan arbeidet blir organisert med vekt på tverrfaglig kontroll og disponering av ressurser - Attest fra tidligere oppdragsgivere * Kvalitet: Undervisningsbyggs prosjekter er varierende i art, størrelse, kostnad, varighet og vanskelighetsgrad. Undervisningsbygg vil vektlegge positivt at det tilbys ressurser med helhetlig kompetanse: Erfaring med offentlige oppdragsgivere og offentlig bygningsmasse, erfaring fra nybygg, totalrehabiliteringer og mindre rehabiliteringer, erfaring fra antikvarisk/verneverdig bygningsmasse, erfaring fra prosjekteringsoppdrag med bygg i drift, og SHA-arbeid vil gi positiv uttelling. 17. Tilbudsskjema Tilbudspriser skal angis i vedlagte tilbudsskjema, se vedlegg 3. 18. Tilbud formalia og innhold Tilbudsbrev og prisskjema innleveres i utfylt stand, og både tilbudsbrevet og prisskjemaet skal være datert og underskrevet. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbudsbrevet og tilbudet forøvrig, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise, entydige og om mulig prises, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Side 7 av 10
Forbehold mot konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i tilbudssummen i oppdragsgivers tilbudsvurdering. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranse- og kontraktsbestemmelser. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget, med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold av denne art vil kunne bli avvist. Avviste og forkastede tilbud returneres ikke. 19. Hva skal leveres Tilbudet skal være utformet på norsk og leveres i et eksemplar. I tillegg bør det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter jf. punkt 25. En elektronisk kopi av tilbudet skal også leveres på CD-rom eller tilsvarende, i samme lukkede forsendelse som papirutgaven. Det er ikke et krav om å levere en elektronisk kopi for å delta i konkurransen. E-post aksepteres ikke. Det presiseres at papirversjonen er originalutgaven av tilbudet og at den elektroniske versjonen er en kopi. Ved motstrid vil derfor papirversjonen gjelde foran den elektroniske kopien. Dokumentasjon skal vedlegges på følgende måte: Skilleark 1 Signert tilbudsbrev Skilleark 2 Firmainformasjon: - Leverandørens navn og adresse - Firmaets organisasjonsnummer (firmaattest) Skilleark 3 HMS-egenerklæring Skilleark 4 Skatteattest og merverdiavgiftsattest Skilleark 5 Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner (iht. tabellen i punkt 13.3) Skilleark 6 Dokumentasjon på økonomiske/finansielle kvalifikasjoner (iht. tabellen i punkt 13.3) Skilleark 7 Utfylt prisskjema Skilleark 8 Dokumentasjon i henhold til øvrige tildelingskriterier i tabellen under punkt 16. Skilleark 9 Supplerende og frivillig dokumentasjon. Skilleark 10 Elektronisk kopi på CD, minnepinne eller tilsvarende. Side 8 av 10
20. Innleveringssted Tilbudet skal være levert til: Undervisningsbygg Oslo KF Besøksadresse: Fredrik Selmers vei 2, Oslo Kundesenteret, 4. etasje. Åpningstider: 08.00-15.30 Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse, merket Tilbud: 12/225 Rammeavtale Arkitekttjenester og prosjekteringsytelser Små prosjekter 21. Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt innleveringsstedet innen fredag, 25.01.2013 kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 22. Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl. 24.00, 70 dager etter tilbudsfristens utløp, hvis ikke annet er angitt. 23. Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. 24. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted i Fredrik Selmers vei 2, fredag, 25.01.2013 kl. 13:00. Det er ikke anledning til å delta ved tilbudsåpning. 25. Offentlighet Tilbudene er unntatt offentlighet frem til leverandør er valgt, jf. offentleglova 23 tredje ledd. Etter dette reguleres innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll av forskrift om offentlige anskaffelser 3-5 og 3-6. Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. Leverandørene bes informere oppdragsgiver om eventuelle opplysninger i tilbudet som etter deres mening bør unntas offentlig innsyn av ovennevnte årsak. 26. Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil denne kunne være utelukket fra å delta. Side 9 av 10
Liste over vedlegg Vedlegg 1 HMS-egenerklæring Vedlegg 2 Orientering om rammeavtalen Vedlegg 3 Prisskjema Vedlegg 4 Kontraktsbestemmelser Vedlegg 5 Mal konkurransegrunnlag - Minikonkurranse Vedlegg 6 Mal for prosjektspesifikk ytelses- og honorarbeskrivelse for prosjekteringsoppdrag Vedlegg 7 Mal for fakturaoppsett for prosjekteringsgrupper Vedlegg 8.1 FKOK Overordnet kravspek Vedlegg 8.2 FKOK Skoleanlegg Del 1 Virksomhetskrav Vedlegg 8.3 FKOK Skoleanlegg Del 2 Inventarskjema Vedlegg 8.4 FKOK Skoleanlegg del 3 tekniske krav Vedlegg 8.5 FKOK Miljø og Livssykluskostnader Vedlegg 8.6 FKOK Merkesystem Vedlegg 8.7 FKOK FDV leveransekrav Vedlegg 8.8 FKOK DAK-manual Side 10 av 10