TOLKETJENESTER

Konkurransegrunnlag Innbydelse til åpen anbudskonkurranse rammeavtale Forespørsel: 115074 TOLKETJENESTER For kommunene i Gjøvikregionen Tilbudsfrist: 15.04.2016 kl.12:00

INNHOLDSFORTEGNELSE: INNBYDELSE...4 1 INNBYDELSE...4 2 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON I KONKURRANSEPERIODEN:...4 3 ROLLER...4 4 KOMMUNENE I GJØVIKREGIONEN...4 5 LEVERANSENS OMFANG...4 6 PLANLAGT FRAMDRIFTSPLAN...6 KVALIFIKASJONSKRAV/MINSTEKRAV...6 7 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV...6 8 KRAV TIL TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING...6 9 KRAV TIL TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET OG TEKNISKE KVALIFIKASJONER...7 10 TILBYDERS TEKNISKE KVALIFIKASJONER...7 11 TREDJEMANNS RESSURSER VED OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAVENE...8 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN...8 12 DOFFIN...8 13 OFFENTLIG INNSYN...8 14 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR I OFFENTLIGE KONTRAKTER...8 15 RAMMEAVTALE, AVTALENS LENGDE...8 16 FORBEHOLD/AVVIK...8 17 PRIS...8 18 KONTRAKTBESTEMMELSER...9 19 KONTRAKTSVILKÅR ELEKTRONISK SAMHANDLING (E-HANDEL)....9 20 VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK...9 21 INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED...9 22 INNLEVERINGSFRIST...9 23 TILBUDSÅPNING...9 24 HABILITET...9 25 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET...9 26 ALTERNATIVE TILBUD...9 BESLUTNINGSGRUNNLAG /INNSTILLING AV LEVERANDØRER...10 27 AVLYSNING AV KONKURRANSEN...10 28 TILDELINGSKRITERIER...10 Konkurransegrunnlag Side 2 av 11

Vedlegg: VEDLEGG 1 VEDLEGG 2 VEDLEGG 3 VEDLEGG 4 VEDLEGG 5 VEDLEGG 6 VEDLEGG 7 SJEKKLISTE PRISSKJEMA KRAVSPESIFIKASJON KONTRAKTSMAL,STATENS STANDARD, SSA-B AVTALE OM ELEKTRONISK SAMHANDLING RETNINGSLINJER FOR TOLKER ( TOLKEPORTALEN.NO) REFERANSEERKLÆRING Konkurransegrunnlag Side 3 av 11

INNBYDELSE 1 Innbydelse Kommunene i Gjøvikregionen (Oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med kjøp av tolketjenester til kommunene i Gjøvikregionen. Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser del I og II. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i en åpen anbudskonkurranse. 2 Oppdragsgivers kontaktperson i konkurranseperioden: Navn: Postadresse: Marie Ø.Nordheim Anskaffelser Fellesenhet Gjøvikregionen Gjøvik kommune, Kauffeldts plass 1, 2810 Gjøvik Telefon: 61189630 E-post Marie-o.nordheim@gjovik.kommune.no All kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal være skriftlig. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende konkurransen med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon og veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgivers representant. Svar på henvendelser gjøres via Doffin og likelydende epost sendes til alle registrerte interessenter. Spørsmål må stilles senest ti dager før tilbudsfrist. 3 Roller I dette dokumentet med tilhørende vedlegg benyttes følgende begreper: Tilbyder = tilbyder. Kontraktspart = Leverandørens kontraktspart (Oppdragsgiver). Oppdragsgiver= Kommunene i Gjøvikregionen Oppdragsgiver = Den som bestiller tolketjenester ihht. denne anskaffelsen 4 Kommunene i Gjøvikregionen Oppdragsgiver er et forpliktende samarbeid mellom kommunene Gjøvik, Østre Toten, Vestre Toten, Nordre Land og Søndre Land. Gjennom oppdragsgiver skal disse kommunene så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler for varer og tjenester. Kommunene som inngår i Gjøvikregionen kjøper på årsbasis varer og tjenester for ca. 1,9 mrd.kr. ( inkl.investeringer), til ca. 70 000 innbyggere. Anskaffelsene omfatter tjenesteproduksjonsleveranser, strukturelle investeringer og innsatsfaktorer til egen tjenesteproduksjon. De operative anskaffelsene er i stor grad desentralisert til virksomhetene i den enkelte kommune. De sentrale rammekontraktene, gjennom kommunene, er gjensidig bindende og skal sikre at aktørene gjennomgår anskaffelsesaktivitetene på en profesjonell måte. Forretningsmessige og anskaffelsesfaglige prinsipper, likebehandling, konkurranse og åpenhet skal prege anskaffelsesarbeidet og gjennomføres ihht. Lov og Forskrift Offentlige Anskaffelser. 5 Leveransens omfang Oppdragsgiver inviterer til anbudskonkurranse for kjøp av tolketjenester til kommunene i Gjøvikregionen. Konkurransegrunnlag Side 4 av 11

Kommunene har totalt forbruk på tolkeoppdrag siste året på ca. 3 mill.kr.eks. mva Antall oppdrag forventes å utgjøre anslagsvis ca.4.100 /år. Denne konkurransen har til hensikt å opprette en rammeavtale på tolketjenester innenfor følgende språk (Tabellen er ikke utfyllende og valgt leverandør må kunne skaffe tolker innenfor språk som ikke er angitt nedenfor dersom det blir behov for dette). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benytte andre tolker eller leverandører av tolketjenester på de språk som ikke er oppgitt i denne tabellen): Tigrinja Polsk Somali Urdu Arabisk Farsi Punjabi Sorani Russisk Thai Tamil Amharisk Litauisk Vietnamesisk Dari Spansk Tsjetsjensk Portugisisk Tagalog Serbokroatisk Tysk Engelsk Fransk Tigre Kurmanji Pashto Ugurisk Albansk Tilbyder skal oppgi pris per time på de angitte språk og pris per time på andre språk som ikke er nevnt i denne tabellen. Ref. Vedlegg 2 Ift. skjermtolking og videokonferanse må det spesifiseres hvilken type teknisk løsning leverandør kan tilby. Oppdragsgiver har tidligere erfart at en overvekt tolkingstjenester foregår via telefon, Men at oppdragsgiver ser for seg en dreining mot større bruk av video. Volumet vil være avhengig av det enkelte års aktivitetsnivå, og historisk kjøpsvolum vil kun være veiledende. Tilbyder er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransen ellers er i samsvar med bestillingen fra bruker. Tilbyder er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne leveranser. Konkurransegrunnlag Side 5 av 11

6 Planlagt framdriftsplan Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til rammeavtale(r)inngås. Det tas forbehold om endringer. Når/innen Aktivitet 15.04.16 kl.1200 Tilbudsfrist 15.04.16 kl.1300 Tilbudsåpning Uke 16-17 Uke 18 Uke 19 Uke 20-22 Evaluering Utsendelse av beslutning om kontraktstildeling og karensperiode Utløp av karensperiode Kontraktsinngåelse 01.08.2016 Oppstart av kontrakt 15.09.2016 Vedståelsesfrist KVALIFIKASJONSKRAV/MINSTEKRAV 7 Generelt om kvalifikasjonskrav Det stilles krav til tilbydernes tekniske kvalifikasjoner, samt juridisk, finansielle og økonomiske stilling. Tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene, som vil bli evaluert mot tildelingskriteriene. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for å bli evaluert mot tildelingskriteriene og for videre deltakelse i konkurransen: 8 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav Type attester Leverandøren skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Tilbyder og dennes underleverandør skal være lovlig etablerte foretak Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Med skatteattest menes elektronisk bestilt attest for skatt og merverdiavgift fra altinn.no (RF-1316) For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attest fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Norske selskaper: : Firmaattest fra Brønnøysundregisteret Utenlandske selskaper: Konkurransegrunnlag Side 6 av 11

Dokumentasjon på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyder er etablert. 9 Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet og tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgiverens krav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten - og det kreves at selskapet er kredittverdig, Lindorff - 3 eller bedre. Experian - 30 eller bedre / 671 eller bedre. D&B/Soliditet B. Oppdragsgiver vil innhente nøkkeltall fra Bisnode. Leverandør gis anledning til å kommentere nøkkeltall fra ovennevnte database/ eller oversende annen dokumentasjon på at kravene er oppfylt. For nystartet selskap: Stiftelsesdokument med åpningsbalanse. Forsikring. Dokumentasjonskrav Firmaattest Kredittvurdering/rating - ikke eldre enn 3 mnd (regnet fra tilbudsfristen) - og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. I vurderingen skal det foreligge en definisjon av graderingen som kredittvurderingsinstitusjonen bruker. Foretakets siste årsberetning (inkl. revisors vurdering) - samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Erklæring om foretakets omsetning de 3 siste år som har betydning for denne kontrakten. Kort referanseliste for intitusjonelle kunder. Gyldig ansvarsforikring inklusiv formuesskadeforsikring. 10 Tilbyders tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal ha betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. For å bli kvalifisert, må tilbyder kunne levere Oppdrag på alle oppgitte språk der det er angitt mengde, jfr. Vedlegg 2. Tilbyder og dennes underleverandører skal ha tilstrekkelig kompetanse til å ivareta avtalens omfang Kort beskrivelse av tilsvarende tidligere gjennomførte oppdrag. Kontaktperson skal oppgis og Oppdragsgiver forbeholder seg muligheten til å ta kontakt uten videre varsling. Referanseoppdragene skal være av en tilsvarende størrelse som det som utlyses i denne konkurransen (Vedlegg 7). Det bes om at tilbyder oppgir til sammen 6 referanser og 3 tilsvarende gjennomførte oppdrag. Eksisterende avtaler Avtaler som tilbyder evnt. har mistet i løpet av det siste året. Bekrefter i tilbudet at man kan levere oppdrag på alle angitte språk. Tilbyder skal fylle ut arkfane 2 i Vedlegg 2 med informasjon om antall tilbudte tolker per språk og per kategori ihht tolkeportalen.no Tilbyder bekrefter i tilbudsbrev. Leverandør skal bekrefte at arbeidstakere sikres Bekreftes i tilbudsbrev. like lønns- og arbeidsvilkår i tråd med ILO-konvensjon nr 94. Konkurransegrunnlag Side 7 av 11

11 Tredjemanns ressurser ved oppfyllelse av kvalifikasjonskravene Dersom en tilbyder viser til tredjemanns ressurser for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må det foreligge dokumentasjon på at tilbyderen har rådighet over ressursene ved en eventuell gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon kan f.eks. være en forpliktelseserklæring fra tredjemann om at han vil stille ressurser til rådighet for denne rammeavtalen. (FOA 17-9). REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 12 Doffin OPPDRAGSGIVER vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra tilbyderne. Tilbyder som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra www.doffin.no, vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av Oppdragsgiver. Tilbydere som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn www.doffin.no, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 13 Offentlig innsyn Lov 2006-05-19 nr.16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentleglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta). Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i totalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. 14 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter skal bidra til å forhindre «sosial dumping» ved at forskriften pålegger offentlige Oppdragsgivere å sikre at ansatte hos leverandøren/underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende regler. 15 Rammeavtale, avtalens lengde For Oppdragsgiver skal det inngås en avtale med tilbyder på 1 år. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å utløse opsjon for 1 + 1+1 år, til sammen maksimalt fire år. Varsel om utløsning av opsjon vil gis i forkant av avtalens utløp. 16 Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold/avvik mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold/avvik vil bli avvist. Ved ikke vesentlige forbehold/avvik foreligger det en avvisningsrett. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyderen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom kravene i konkurransegrunnlaget og premissene i LOA/FOA ikke er ivaretatt i konkurransen. 17 Pris Alle kostnader som er nødvendig for en komplett tjeneste skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, ekspedisjons- og faktureringsgebyr, transport, nødvendig oppfølging og lignende. I prisarket, Vedlegg 2. Alle priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. Konkurransegrunnlag Side 8 av 11

18 Kontraktbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktbestemmelsene som angitt i Vedlegg 4, Statens Standard, ssa-b. 19 Kontraktsvilkår elektronisk samhandling (e-handel). Oppdragsgiver benytter/skal benytte et elektronisk bestillingssystem til å gjennomføre avrop / bestilling fra avtalen, EHF-faktura. Ref. Vedlegg 5 Alle fakturaer skal være spesifisert med mottaker, adresse, referanse og bestillingsnr. 20 Vedståelsesfrist og språk Tilbyder er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres på norsk. 21 Innlevering og innleveringssted Tilbudet skal leveres i følgende formater: En 1 eksemplar i papirformat. Tilbudet må ikke bindes inn slik at det vanskeliggjør kopiering. Denne kopien er gjeldende dersom det er uoverensstemmelse mellom tilbudene. En 1 komplett kopi i PDF format på minnebrikke. Den elektroniske kopien skal leveres i 1 fil. Prisdokumentet skal i tillegg legges ved i Excel format. 1 sladdet, elektronisk versjon dersom tilbudet inneholder sensitiv informasjon eller forretningshemmeligheter. Tilbudet skal innleveres datert og underskrevet i en nøytral lukket konvolutt merket Forespørsel 115074 Tolketjenester til: Tilbud som sendes per post skal sendes til: Anskaffelser Fellesenhet for kommunene i Gjøvikregionen v/marie Ø.Nordheim, Postboks 630, Kauffeldts plass 1, 2810 Gjøvik. Tilbud kan også leveres vår kontoradresse som er den samme som postadresse ovenfor. Tilbud må leveres i tidsrommet 09.00 til 15.00. Tilbud legges i egen låst kasse merket Innlevering av tilbud i gangen ved våre kontorer. De som ønsker det kan be om kvittering. Det er ikke adgang til å oversende tilbud via e-post. Som en del av tilbudet skal det medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Dersom tilbudet gis i form av en datautskrift har tilbyderen risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. 22 Innleveringsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 15.april 2016 kl.12.00. 23 Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbydere vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 24 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 25 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 26 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Konkurransegrunnlag Side 9 av 11

BESLUTNINGSGRUNNLAG /INNSTILLING AV LEVERANDØRER 27 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 28 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting /Intervall% Pris, Vedlegg 2, sumnivå 30-50 Gjennomføringsevne 10-30 Kvalitet 20-45 Sum 100 % For hvert kriterium vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 til 6 (med 6 som best). Beskrivelse av hvordan evalueringen gjennomføres. Tildelingskriteriet pris (vektes 30-50 %), vil bli evaluert etter oppgitt sluttsum i Vedlegg 2. Laveste totalpris vil få score 6, mens påfølgende tilbud vil få en relativ poengsum som speiler forskjellen i totalpris i forhold til rimeligste tilbyder. Tildelingskriteriet gjennomføringsevne (vektes 10-30 %), tilbyder skal gjøre rede for systemer og rutiner som sikrer at bestilte oppdrag blir gjennomført i henhold til det som er avtalt, herunder at det kan leveres oppdrag på samtlige oppgitte språk der det er angitt mengde. ( Ref. Vedlegg 2) Det skal gjøres rede for responstid og om det føres statistikk over oppdrag som ikke gjennomføres i henhold til bestilling. Dersom det føres statistikk skal statistikken for 2015 legges ved. Tilbyder skal videre gjøre rede for hva som gjøres for å sikre at en stadig større andel av oppdragene blir gjennomført i henhold til bestilling. Informasjonen skal utarbeides på egne vedlegg og det skal tydelig fremkomme at vedlegget er å anse som dokumentasjon på tildelingskriteriet gjennomføringsevne. Tildelingskriteriet kvalitet (vektes 20-45 %). Kommunene i Gjøvikregionen kan i flere tilfeller ha behov for en viss kontinuitet i tolkeoppdragene, dette gjelder spesielt i sensitive saker som for eksempel ved gjentatte besøk hos psykolog eller for oppdrag hos barneverntjenesten. Til tross for at tolken kun er et ledd mellom saksbehandler og bruker i kommunen er det viktig å begrense antall mennesker som involveres i denne typen saker. Tilbyder skal derfor gjøre rede for hvordan de vil forsøke å sikre kontinuitet i avtalen og at det i denne type saker i så stor utstrekning som mulig vil bli benyttet samme tolk over flere oppdrag. Tilbyder skal videre gjøre rede for systemer som sikrer at tilbudte tolker til enhver tid har nødvendig kompetanse for å gjennomføre bestilte oppdrag. Herunder skal det gis opplysninger om rutiner for testing av ny og eksisterende tolker som er tilknyttet tilbyder og hvilke tilbud tolkeformidler har for kursing og videreutvikling av sine tolker. Tilbyder skal også gjøre rede for hvilke systemer de har for å fange opp tolker som ikke tilfredsstiller kravene til kompetanse i løpet av avtaleperioden. Konkurransegrunnlag Side 10 av 11

Informasjonen skal utarbeides på egne vedlegg og det skal tydelig fremkomme at vedlegget er å anse som dokumentasjon på tildelingskriteriet kvalitet og kontinuitet. Tilbydere blir evaluert i forhold til levering av antall tolker innen hver kategori. Tilbyder som kan levere flest tolker innen kategori 1-2 får score 6, mens de øvrige tilbydere vil få en relativ poengsum som speiler forskjellen innen kategorien samt i forhold til de øvrige kategoriene. Levering innen kategori 1-2 vektes 50%, mens antall oppdrag innen hhv. kategori 3 vektes 35% og kategori 4-5 vektes 15% innen dette kriteriet. Konkurransegrunnlag Side 11 av 11