Møteprotokoll for Partssammensatt utvalg Møtedato: 16.10.2017 Møtested: Eidsberg kommune, Heggin 2, møterom 1 Møtetid: 16:00-18:30 Til stede Forfall Administrasjonen Medlemmer: Anita Toverud - LO, Elisabeth Gundersen - Eidsberg - Sp, Ingolf Paller - Askim - FrP, Jelena Poljak Ljesnijanin - LO, Karine Mørck-Gåserød - UNIO, Kjell Håvard Jensen, Lars Holene - Askim - Sp, Rita Eriksen - YS, Tor Melvold - Trøgstad - Ap, Øivind T. Reymert - Eidsberg - KrF Varamedlemmer: Tiril Røssum - Akademikerne Anja Bredal - Akademikerne, Knut Espeland - Spydeberg - KrF Bjørn Sjøvold, Kjetil Ruud - hovedverneombud, Trude Paulsen Saksliste Saksnr Tittel 17/19 Godkjenning av innkalling og saksliste 17/20 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 17/21 Frikjøp av vernetjenesten 17/22 Prosjektorganisering "Den nye kommunen" 17/23 Interkommunale samarbeider som kan iverksettes før kommunesammenslåing 17/24 Økonomiske handlingsregler i interimsperioden 17/25 Kommunikasjons- og tiltaksplan for perioden 2017-2019 17. oktober 2017 Øivind T. Reymert leder
17/19: Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. Partssammensatt utvalg - 17/19 Innkalling og saksliste godkjennes. 17/20: Godkjenning av protokoll fra forrige møte Protokoll fra forrige møte godkjennes. Partssammensatt utvalg - 17/20 Protokoll fra forrige møte godkjennes. 17/21: Frikjøp av vernetjenesten 1. Hovedverneombudet fra hver kommune frikjøpes med 10% 2. Koordinerende hovedverneombud frikjøpes med ytterligere 20% 3. Frikjøpsordningen evalueres innen utgangen av 01.04.18 2
4. Avtalen er tidsavgrenset til å gjelde for perioden fra dags dato tom. 31.12.19 Partssammensatt utvalg - 17/21 1. Hovedverneombudet fra hver kommune frikjøpes med 10% 2. Koordinerende hovedverneombud frikjøpes med ytterligere 20% 3. Frikjøpsordningen evalueres innen utgangen av 01.04.18 4. Avtalen er tidsavgrenset til å gjelde for perioden fra dags dato tom. 31.12.19 17/22: Prosjektorganisering "Den nye kommunen" 1. Valgkomiteens forslag til politiske representanter til styringsgruppe, delprosjekter og representant til Kirkelig fellesnemnd vedtas, jfr vedlegg 1. 2. Prosjektleders utpeking av administrative representanter til styringsgruppe og delprosjekter tas til orientering, jfr vedlegg 1. 3. Justert organisasjonsplan for delprosjekter vedtas, jfr vedlegg 2. Partssammensatt utvalg - 17/22 Forslag til ny innstilling fra Lars Holene (Sp): 1. Valgkomiteens forslag til politiske representanter til styringsgruppe, delprosjekter og representant til Kirkelig fellesnemnd vedtas, jfr. vedlegg 1 2. Prosjektleders utpeking av administrative representanter til styringsgruppe og delprosjekter tas til orientering, jfr vedlegg 1. Fellesnemnda ber prosjektleder sikre at samlet administrativ kompetanse i delprosjektene er godt tilpasset mandatet som prosjektet settes til å utrede/løse. 3. Justert organisasjonsplan for delprosjekter vedtas, jfr vedlegg 2 med følgende justering: Delprosjekt for «næring og stedsutvikling» utvides med kulturområdet slik at ny delprosjekttittel blir «næring, kultur og stedsutvikling». Tilsvarende avgrenses delprosjekt for «kultur og oppvekst» til et delprosjekt for «oppvekst» 3
Forslag fra HTV v/jelena Poljak til nytt punkt 4: Når sak med forslag til mandater skal behandles, bes det om at saken også behandles i PSU. HTV ønsker bredere deltagelse i styringsgruppen, og foreslår at antall HTV-representanter økes til 3. HTV ønsker bredere deltakelse i delprosjektgruppene for A1 Administrasjon og ledelse, A4 Helse, sosial og omsorg, samt A/P2 Arbeidsgiverpolitikk. Det foreslås å øke antall HTV -representanter til 2. I tillegg bes det om muligheten for å innhente en ekstra HTV-representant ved behov i delprosjektet A5 Kultur og oppvekst. Votering: Forslaget fra Lars Holene (Sp) ble ikke realitetsbehandlet. Forslaget vedlegges protokollen. Forslag fra HTV v/ Jelena Poljak: Enstemmig vedtatt. 1. Valgkomiteens forslag til politiske representanter til styringsgruppe, delprosjekter og representant til Kirkelig fellesnemnd vedtas, jfr. vedlegg 1. 2. Prosjektleders utpeking av administrative representanter til styringsgruppe og delprosjekter tas til orientering, jfr vedlegg 1. 3. Ikke realitetsbehandlet forslag vedlegges protokollen. Fellesnemnda ber prosjektleder sikre at samlet administrativ kompetanse i delprosjektene er godt tilpasset mandatet som prosjektet settes til å utrede/løse. Delprosjekt for "Næring og stedsutvikling" utvides med kulturområdet slik at ny delprosjekttittel blir "Næring, kultur og stedsutvikling" Tilsvarende avgrenses delprosjekt for "Kultur og oppvekst" til et delprosjekt for oppvekst. 4. Antall HTV-representanter økes til 3 i styringsgruppen. Antall HTV-representanter økes til 2 i delprosjektene A1 Administrasjon og ledelse, A4 Helse, sosial og omsorg og A/P2 Arbeidsgiverpolitikk. Det innhentes en ekstra HTV-representant i delprosjektet A5 Kultur og oppvekst, ved behov. 4
17/23: Interkommunale samarbeider som kan iverksettes før kommunesammenslåing 1. Det utredes for interkommunalt samarbeid i forkant av etablering av ny kommune, på følgende fag- og tjenesteområder: a. Innkjøp b. Skatt og innfordring c. Barnevern d. Kommuneoverlegefunksjonen e. NAV 2. Samarbeidene mellom Askim og Hobøl tas til orientering Partssammensatt utvalg - 17/23 Forslag fra HTV v/ Jelena Poljak: Prosjektgruppa for skatt og innfordring bes konsekvensutrede mulige organisasjonsformer. 1. Det utredes for interkommunalt samarbeid i forkant av etablering av ny kommune, på følgende fag- og tjenesteområder: a. Innkjøp b. Skatt og innfordring c. Barnevern d. Kommuneoverlegefunksjonen e. NAV 2. Samarbeidene mellom Askim og Hobøl tas til orientering 3. Prosjektgruppa for skatt og innfordring bes konsekvensutrede mulige organisasjonsformer 5
17/24: Økonomiske handlingsregler i interimsperioden 1. Handlingsregler for netto driftsresulat, disposisjonsfond og gjeldsgrad I og gjeldsgrad II presentert i denne saken er førende for kommunenes budsjettarbeid for 2018 og 2019. Handlingsreglene for interimsperioden er: 2. Kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad forutsettes hver for seg å tilpasse egne investeringsprogram i handlingsperioden 2018-2021 og 2019-2022 til ovennevnte handlingsregler. Dette gjelder både på kort og lang sikt som om kommunene skulle vært drevet videre som selvstendige kommuner også etter 2020. 3. Kommunene oversender rådmannens forslag til investeringsprogram med begrunnelse til fellesnemnda for uttalelse før endelig vedtak i kommunestyrene. 4. Kommunene oversender en oversikt over utvikling i måletallene netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, disposisjonsfond i prosent av brutto driftsinntekter, gjeldsgrad I og gjeldsgrad II til fellesnemda på bakgrunn av rådmannens forslag til budsjettog økonomiplan og oppdaterte tall på etter kommunestyrets vedtak. 5. Av regnskapsmessig mindreforbruk i 2017 og 2018 avsettes til disposisjonfond 100 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonfond < 5 % ved årslutt, minimum 75 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonsfond fra 5-8 % ved årsslutt og minimum 50 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonsfond > 8 % ved årsslutt. 6. Det legges fram likelydende saker med fellesnemndas forslag til økonomiske handlingsregler i interimsperioden til kommunestyrebehandling i de 5 kommunene. Partssammensatt utvalg - 17/24 Omforent forslag: Saken tas til orientering. 6
Saken tas til orientering. 17/25: Kommunikasjons- og tiltaksplan for perioden 2017-2019 1. Kommunikasjons- og tiltaksplan for perioden 2017-2019 vedtas. Partssammensatt utvalg - 17/25 1. Kommunikasjons- og tiltaksplan for perioden 2017-2019 vedtas. 7