Møteprotokoll Utvalg: Utvalget for samfunnsutvikling Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: 28.09.2016 Tidspunkt: 17:00 - Følgende møtte: Funksjon Listetilhørighet Møtte for: Kim-Erik Ballovarre utvalgsleder H Lill Ruth Chlasen medlem FRP Mona Vauger medlem A/SV/SP Rolf J. Strand medlem A/SV/SP Hans Herman Utgård medlem A/SV/SP Thomas Grøtvedt varamedlem H Lars Egil Lande Ole-Johan Pettersen varamedlem FRP Trygve Jensen Forfall: Anita Rubach barnas representant Følgende fra administrasjonen møtte: Thea Gaulen saksbehandler/administrasjon Torunn Akselsen Engum sekretær Robert Moan saksbehandler/administrasjon Jan Richard Aspheim saksbehandler/administrasjon Ling Kile saksbehandler/administrasjon Thomas Holmen Olsen saksbehandler/administrasjon Protokollen godkjent: Lill Ruth Chlasen Kim-Erik Ballovarre Mona Vauger leder Møteprotokoll side 1 av 10
Sakskartliste: Saksnr: Sakstittel PS 79/16 Interpellasjoner og spørsmål IN 1/16 Interpellasjon Ap - Fergesambandet på de østre øyer PS 80/16 Økning av det kommunale driftstilskuddet til IUA Østfold PS 81/16 Ny behandling av søknad om riving - gnr/bnr 4/134 PS 82/16 Ung kulturfestival på Hvaler i 2018 PS 83/16 Invitasjon til KS Østfolds høstkonferanse 2016. Tema samfunns- og kommuneutvikling PS 84/16 Invitasjon til politikerkonferanse - Holdbar maritim tilvext - en gemensam utmaning PS 85/16 Planstrategi 2016-2019, Hvaler kommune PS 86/16 Tertialrapport pr 31.08.2016 PS 87/16 Behandling av klage gnr. 37 bnr. 58 i Hvaler (Unnt.off.) PS 88/16 Meldinger og informasjon RS 13/16 Godkjent protokoll fra 240816 - UFS Kim-Erik Ballovarre leder Utvalget var på befaring på Sandbakken i forkant av møtet Innkalling og saksliste ble godkjent Nestleder Trygve Jensen (Frp) har forfall til møtet, og det må velges en settenestleder. Lill Ruth Chlasen (Frp) ble enstemmig valgt til settenestleder. PS 79/16 Interpellasjoner og spørsmål Rolf Johan Strand (Ap) fremmet følgende spørsmål: I forbindelse med at konsesjon for fergesambandet på de østre øyene på Hvaler skal ut på anbud har vi følgende spørsmål: - Hvor mye betalte Hvaler kommune i tilskudd til AS Hollungen 2015? - Hvor mye har AS Hollungen betalt i havneleie, passasjer- og godsavgifter 2015? Jfr kommunens gebyr for havner og brygger. - Hvor mye har Hvaler kommune brukt på vedlikehold av bryggene i rutesambandet de siste 3 årene, og hva ligger i budsjett 2016 i vedlikeholdskostnader? Kommunalsjef samfunnsutvikling, Thea Gaulen, svarte: 1. Hvaler kommune har ikke betalt tilskudd til Hollungen i 2015. Men Hollungen har utestående kr 400.000 i 2015, og tilsvarende for 2016. (Godtgjøring for beredskapsdelen av fergetilbudet). 2. Hollungen AS har innbetalt til Hvaler kommune: År 2015: kr 310 000 År 2016: kr 339 000 Møteprotokoll side 2 av 10
3. Beløp eks MVA Trafikkhavner 2016 2015 2014 2013 Sum 4 siste år Total gjeld i havnekassa som gjelder trafikkhavner Skjærhalden Havn 536 000 5 000 160 545 701 545 3 000 545 Nedgården 599 000 62 266 151 709 812 975 812 975 Herføl 197 000 140 000 337 000 337 000 Sanne/ Nordre Sandøy 100 000 100 000 100 000 Lauer 10 000 401 209 411 209 967 209 Makø 333 000 8 000 341 000 341 000 Gravningssund - Redningsutstyr 50 000 50 000 50 000 2 288 000 881 000 257 187 560 918 3 987 105 6 842 105 Rolf Johan Strand (Ap) fremmet følgende spørsmål: Hvaler Arbeiderparti har gjennom flere år stilt spørsmål rundt ulovlighetsoppfølging innen byggesaker. Som en oppfølging har vi 3 spørsmål: - Er det noen foreldelses frist på ulovlige byggearbeider/innflytting av bygninger? - Hvis kommunen sender faktura for vann-avløp og renovasjon og mottar innbetaling, betyr dette at kommunen aksepterer ulovligheter? - Foreligger det oppdatert restsanseliste på ulovlighetsoppfølging byggesak? Kommunalsjef samfunnsutvikling, Thea Gaulen, svarte: 1) Er det noen foreldelsesfrist på ulovlige byggearbeider/innflytting av bygninger? Det følger av rettspraksis og forarbeidene til plan- og bygningsloven at tidsperspektivet ikke lovliggjør et tiltak. Det foreligger ingen generell foreldelsesfrist for ulovligheter. Det er kjent for lovgiver, og ganske vanlig for kommuner rundt om i landet at ulovlighetsoppfølgning og tilsyn gjøres i en begrenset utstrekning grunnet sakenes kompleksitet og kommunens begrensede ressurser. Det kan således ta noen år før tiltakene blir fulgt opp. Risikoen ligger på de som tar seg til rette, og de som kjøper en eiendom med «heftelser». 2) Hvis kommunen sender faktura for vann- avløp og renovasjon og mottar innbetaling, betyr dette at kommunen aksepterer ulovligheter? Virksomhet Areal og byggesak har et nært samarbeid med kommunal teknikk. Dette samarbeidet er også i en prosess hvor det er fokus på forbedring og videreutvikling. Det er blant annet lagt til rette for felles møter og nye og oppdaterte rutinger og saksbehandlingsbeskrivelser. Vi har en dialog med hverandre, og som regel fanger vi opp uoverensstemmelser. Imidlertid skal det påpekes at saksbehandling- og arkivsystemet som kommunen benytter ikke automatisk fanger opp dette. Det er opp til hver enkelt ansatt å følge rutiner. Dersom rutiner ikke følges og uoverensstemmelser ikke blir oppdaget vil allikevel ikke ulovligheten bli lovliggjort av den grunn. For eksempel har det unntaksvis forekommet at det blir sendt en faktura for sanitærabonnement eller eiendomsskatt, uten at det foreligger gyldig byggetillatelse for rørtrase eller for byggverket for øvrig. Plan- og bygningsloven er et regelverk som gjelder uavhengig av om kommunen ilegger en faktura for tjenesten. Det er uheldig om det skjer, men det lovliggjør ikke tiltaket. Tiltakshaver er selv ansvarlig for at alle tillatelser er på plass, og tiltakshaver er nærmest til å bære risikoen for dette. Et slik ansvar kan ikke pålegges kommunen. Vi kan alltid følge opp ulovligheten i ettertid. Imidlertid kan faktura på renovasjon, eiendomsskatt etc. være et moment i en vurdering fra tiltakshavers side. I ca. 70-80% av våre ulovlighetssaker søkes det om en ettertidig søknad for tiltaket. Denne søknaden kan bli innvilget, eller avslått av Møteprotokoll side 3 av 10
kommunen. Blir det avslått vil det bli gitt etterfølgende sanksjoner som pålegg om riving/tilbakeføring eller overtredelsesgebyr etc. 3) Foreligger det oppdatert restanseliste på ulovlighetsoppfølgning byggesak? Det foreligger et internt arbeidsdokument som er utarbeidet dette år av ansvarlig saksbehandler for ulovligheter. Dette har vært en grundig gjennomgang av eldre lister som har ligget i kommunen fra tidligere saksbehandlere, samt saksmapper som har gått i arv. Dette har ført til at antall saker har blitt redusert. Pr. i dag er det ca. i underkant av 200 registrerte og gjennomgåtte ulovlighetssaker. Av disse er ca. 85 stk. under aktiv oppfølgning av kommunens saksbehandlere i avdeling byggesak. Dette innebærer at ca. 120 saker ligger i bero og påvente av behandling. Sakene spenner seg i det vesentligste i et tidsrom fra 2005 og frem til i dag. Videre er det ca. 150 saker som ikke har blitt gjennomgått. Disse kommer i tillegg til de overnevnte. Av dette tallet kan enkelte saker være dobbeltregistrert, forholdene på eiendommene gjør seg ikke lengre gjeldende eller saken kan være arkivert og avsluttet. Men det antas at de fleste av sakene må legges inn i den overnevnte liste. Kommunejurist Einar G. Nilsen har også noen ulovlighetssaker under oppfølgning. Disse sakene skal legges inn i samme liste og system som nylig er utarbeidet. Restanselisten er således ikke 100% oppdatert, men det forventes at dette arbeidet skal være på plass innen utgangen av året. Listen er et internt arbeidsdokument, og ikke tilgjengelig for allmennheten. Se egen protokoll for interpellasjon. IN 1/16 Interpellasjon Ap - Fergesambandet på de østre øyer Rolf Johan Strand (Ap) fremmet følgende interpellasjon: Ny konsesjon for fergesambandet på de østre øyene på Hvaler, 01.01.2018. Hvaler er en øykommune med vel 4.000 innbyggere. Det er fast bosetting på Nordre og Søndre Sandøy og Herføl, mens Lauer kun har fritidsboliger. Ingen av disse øyene har fastlandsforbindelse og er derfor avhengig av båt- og fergetransport. Bakgrunn for saken, Østfold fylkeskommunes vedtak i saks nr: 2016/7797 «Østfold fylkeskommune har ansvar for å drifte et båt- og fergetilbud til de Østre Hvalerøyene med utgangspunkt i Skjærhalden. Tilbudet skal sikre et akseptabelt transporttilbud til innbyggerne i kommunen som ikke har vegforbindelse til fastlandet. Det er en sentral målsetting at kystområdene i Østfold skal ivaretas både som fritids- og rekreasjonsområde. Det er samtidig et mål å opprettholde og utvikle kystområder med fast bosetting. For at disse målene skal nås, er det av stor betydning at blant annet infrastruktur og samferdsel fungerer tilfredsstillende.» Vedtak i saken 1.juni 2016: Jfr. Pkt 2 i vedtaket «----det bør spesielt vurderes tiltak som vil bedre tilbudet for kundene, herunder bedre tilpassing av tilbudet etter passasjergrunnlaget----» Møteprotokoll side 4 av 10
Hvaler kommune, kommuneplanens arealdel: Senterstruktur «Når det gjelder prioritering og lokalisering av byggeområder i kommuneplanens arealdel er senterstruktur et nøkkelbegrep. En del viktige samfunnsmessige utviklingstrekk er videreført gjennom både foregående og gjeldende arealdel av kommuneplanen. For senterstrukturens vedkommende vurderes følgende punkter fra gjeldende kommuneplan fortsatt som viktige og premissgivende: Sikring av videre utbygging på Hvaler i samsvar med Hvalers tradisjonelle, særpregede og miljøriktige utbyggingsmønster; Utbygging basert på styrking av etablerte tettbebyggelser og grender. Opprettholde bosetting på Herføl og Søndre Sandøy; Bevaring og videreutvikling av Hvalers særpregede kulturlandskap med veier og havner.» Forslag til vedtak: Utvalget for samfunnsutvikling i Hvaler, UFS, har følgende innspill til det videre arbeidet med ny konsesjon fergesambandet på de østre øyene på Hvaler: 1. UFS mener det er viktigere å legge til grunn de fastboendes og næringslivets behov, fremfor tilfeldige reisende i juni, juli og august. Et fergetilbud er selve livsnerven i et velfungerende og levende lokalsamfunn. Dagens tilbud må som et minimum videreføres i den nye konsesjonen for fergesambandet i de østre øyene på Hvaler. Vi mener fergesambandet må ses på som en naturlig forlengelse av fylkesveien. Ferga er øyenes kollektivtilbud, og er en viktig forutsetting for å opprettholde bosetting og et fungerende næringsliv på de østre Hvalerøyene. I 2015 ble det gitt byggetillatelse til 11 boliger på Nedgården og Herføl. UFS mener dagens ordning med en kombinasjon av ferge og båtrute er bortimot optimalt for de 125 fastboende og ca 800 fritidsboligene på øyene. 2. Et samarbeid med Hvaler kommune må være et krav for å opprettholde gods- og beredskapstrafikk i fremtiden. Den infrastruktur som Hvaler kommune i sin kommuneplan ønsker å opprettholde, med bosetting på de østre øyene, kan ikke bare baseres med fergetrafikk i juni, juli og august. De fastboende på øyene er helt avhengig av en ferge som er godkjent for kjøring i is. En velfungerende fergedrift er en forutsetning for kommunens beredskap både i forbindelse med skoleskyss, renovasjonsordning, oljevernberedskap, brann, hjemmehjelpstjenester og syketransport. Uten en velfungerende ferge som tar biler og gods, i tillegg til passasjerer, vil det ikke være mulig i dagens samfunn å ha bosetting her ute. I 2015 fraktet fergen ca. 100 000 passasjerer og ca. 3000 biler/lastebiler og traktorer. Mange av disse er håndverkere fra Fredrikstad og andre deler av Hvaler. UFS forutsetter at den fremtidige fergekonsesjonen inngår som en del av kollektivtilbudet sømløst i sør i Nedre Glomma-region. Interpellasjonen ble enstemmig vedtatt Utvalget for samfunnsutvikling i Hvaler, UFS, har følgende innspill til det videre arbeidet med ny konsesjon fergesambandet på de østre øyene på Hvaler: 1. UFS mener det er viktigere å legge til grunn de fastboendes og næringslivets behov, fremfor tilfeldige reisende i juni, juli og august. Et fergetilbud er selve livsnerven i et velfungerende og levende lokalsamfunn. Dagens tilbud må som et minimum videreføres i den nye konsesjonen for fergesambandet i de østre øyene på Hvaler. Vi mener fergesambandet må ses på som en naturlig forlengelse av fylkesveien. Ferga er øyenes kollektivtilbud, og er en viktig forutsetting for å opprettholde bosetting og et fungerende næringsliv på de østre Hvalerøyene. I 2015 ble det gitt byggetillatelse til 11 boliger på Nedgården og Herføl. UFS mener dagens ordning med en kombinasjon av ferge og båtrute er bortimot optimalt for de 125 fastboende og ca 800 fritidsboligene på øyene. 2. Et samarbeid med Hvaler kommune må være et krav for å opprettholde gods- og Møteprotokoll side 5 av 10
beredskapstrafikk i fremtiden. Den infrastruktur som Hvaler kommune i sin kommuneplan ønsker å opprettholde, med bosetting på de østre øyene, kan ikke bare baseres med fergetrafikk i juni, juli og august. De fastboende på øyene er helt avhengig av en ferge som er godkjent for kjøring i is. En velfungerende fergedrift er en forutsetning for kommunens beredskap både i forbindelse med skoleskyss, renovasjonsordning, oljevernberedskap, brann, hjemmehjelpstjenester og syketransport. Uten en velfungerende ferge som tar biler og gods, i tillegg til passasjerer, vil det ikke være mulig i dagens samfunn å ha bosetting her ute. I 2015 fraktet fergen ca. 100 000 passasjerer og ca. 3000 biler/lastebiler og traktorer. Mange av disse er håndverkere fra Fredrikstad og andre deler av Hvaler. UFS forutsetter at den fremtidige fergekonsesjonen inngår som en del av kollektivtilbudet sømløst i sør i Nedre Glomma-region. PS 80/16 Økning av det kommunale driftstilskuddet til IUA Østfold 1. Hvaler kommune gir sin tilslutning til at driftstilskuddet til IUA Østfold økes fra fire kroner per innbygger til seks kroner per innbygger med virkning fra 2017. 2. Rådmannen bes innarbeide økt driftstilskudd til IUA Østfold i forslag til revidert handlingsplan 2017-2020 og budsjett 2017 som legges frem høsten 2016. Hvaler kommune, 30.08.2016 ble enstemmig vedtatt Innstilling fra Utvalget for samfunnsutvikling 28.09.2016: 1. Hvaler kommune gir sin tilslutning til at driftstilskuddet til IUA Østfold økes fra fire kroner per innbygger til seks kroner per innbygger med virkning fra 2017. 2. Rådmannen bes innarbeide økt driftstilskudd til IUA Østfold i forslag til revidert handlingsplan 2017-2020 og budsjett 2017 som legges frem høsten 2016. PS 81/16 Ny behandling av søknad om riving - gnr/bnr 4/134 I medhold av bestemmelser til kommuneplanens arealdel punkt 8.1 d), jf. plan- og bygningsloven 20-3, jf. 20-1 og 21-4 avslår UFS søknad om tillatelse til å rive hotellbygningen på eiendom gnr/bnr 4/134, på Kirkeøy, slik det fremkommer av søknad datert 20.01.2016. Se vurderingen over for nærmere begrunnelse. Hvaler kommune, 09.09.2016 Møteprotokoll side 6 av 10
Kim-Erik Ballovarre (H) fremmet følgende forslag til vedtak: UFS godkjenner med dette søknad om tillatelse til riving av hotellbygningen på eiendom gnr/bnr 4/134 på Kirkeøy, slik det fremkommer av søknad datert 20.01.2016. Det må under riving foretas en grundig fotodokumentasjon som nevnt i uttalelsen fra Fylkeskonservatoren. fikk 3 stemmer (Ap, Sp), og falt. Ballovarre sitt forslag fikk 4 stemmer (H, Frp), og ble vedtatt. UFS godkjenner med dette søknad om tillatelse til riving av hotellbygningen på eiendom gnr/bnr 4/134 på Kirkeøy, slik det fremkommer av søknad datert 20.01.2016. Det må under riving foretas en grundig fotodokumentasjon som nevnt i uttalelsen fra Fylkeskonservatoren. PS 82/16 Ung kulturfestival på Hvaler i 2018 Rådmannen anbefaler Utvalg for samfunnsutvikling å innstille følgende forslag til vedtak: Rådmannen bes å arbeide videre med prosjektet i samarbeid med Østfold fylkeskommune, og gis fullmakt til å inngå en eventuell avtale om samarbeid i 2018. Det forutsettes at økonomi finansieres ved hjelp av sponsorstøtte og annen form for festivalstøtte. I tillegg må øvrige kostnader innarbeides i budsjett for 2018 i samarbeid med fylkeskommunen. Hvaler kommune, 31.08.2016 ble enstemmig vedtatt Innstilling fra Utvalget for samfunnsutvikling 28.09.2016: Rådmannen bes å arbeide videre med prosjektet i samarbeid med Østfold fylkeskommune, og gis fullmakt til å inngå en eventuell avtale om samarbeid i 2018. Det forutsettes at økonomi finansieres ved hjelp av sponsorstøtte og annen form for festivalstøtte. I tillegg må øvrige kostnader innarbeides i budsjett for 2018 i samarbeid med fylkeskommunen. PS 83/16 Invitasjon til KS Østfolds høstkonferanse 2016. Tema samfunns- og kommuneutvikling Utvalg for samfunnsutvikling deltar med politikere. Rådmannen velger ut deltakere fra administrasjonen. Politisk deltakelse dekkes av utvalgets disponible midler. Hvaler kommune, 19.09.2016 Møteprotokoll side 7 av 10
Basert på diskusjonen i møtet ble det fremmet følgende forslag til vedtak: Utvalg for samfunnsutvikling deltar med 3 politikere. Rådmannen velger ut deltakere fra administrasjonen. Politisk deltakelse dekkes av utvalgets disponible midler. Utvalgets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Utvalg for samfunnsutvikling deltar med 3 politikere. Rådmannen velger ut deltakere fra administrasjonen. Politisk deltakelse dekkes av utvalgets disponible midler. PS 84/16 Invitasjon til politikerkonferanse - Holdbar maritim tilvext - en gemensam utmaning Utvalg for samfunnsutvikling deltar med politikere. Rådmannen velger ut deltakere fra administrasjonen Politisk deltakelse dekkes av utvalgets disponible midler. Hvaler kommune, 19.09.2016 Basert på diskusjonen i møtet ble det fremmet følgende forslag til vedtak: Utvalg for samfunnsutvikling deltar med 7 politikere. Rådmannen velger ut deltakere fra administrasjonen Politisk deltakelse dekkes av utvalgets disponible midler. Utvalgets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Utvalg for samfunnsutvikling deltar med 7 politikere. Rådmannen velger ut deltakere fra administrasjonen Politisk deltakelse dekkes av utvalgets disponible midler. PS 85/16 Planstrategi 2016-2019, Hvaler kommune Fremlagte forslag til Planstrategi 2016-2019 vedtas. Hvaler kommune, 15.09.2016 Møteprotokoll side 8 av 10
ble enstemmig vedtatt Innstilling fra Utvalget for samfunnsutvikling 28.09.2016: Fremlagte forslag til Planstrategi 2016-2019 vedtas. PS 86/16 Tertialrapport pr 31.08.2016 1. Tertialrapport 31.08.2016 tas til orientering. 2. Anslaget på rammetilskudd økes med 3,5 millioner kroner samtidig som skatteanslaget nedjusteres med 2,5 millioner kroner. Resterende merinntekt på 1 millioner kroner går til dekning av merkostnader innen sosialområdet for virksomhet NAV med 200 000 kroner og 800 000 kroner går til dekning av merkostnader innen seksjon Samfunnsutvikling. Hvaler kommune, 19.09.2016 Enstemmig Saken tas til orientering PS 87/16 Behandling av klage gnr. 37 bnr. 58 i Hvaler Saken er unntatt offentlighet ihht Off.loven 13, 1.ledd /Forv.loven 13, 1 ledd nr 1. PS 88/16 Meldinger og informasjon Meldinger og informasjon ble tatt til orientering Møteprotokoll side 9 av 10
RS 13/16 Godkjent protokoll fra 240816 - UFS Enstemmig Saken tas til orientering Møteprotokoll side 10 av 10