Styresak Dato dok.: 14.5.2013 Administrerende direktør Møtedato: 29.5.2013 Vår ref.: 04/00492-28 Postadresse: 1478 Lørenskog Saksbehandler: Eva Moxness Telefon: +47 02900 Vedlegg: Telefaks: +47 67902140 Sak 57/13 Administrerende direktørs orienteringer Administrerende direktør ønsker å informere om følgende saker: 1. Fornyingsstyret 2. Sommerferien 2013, status 3. Arbeidstilsynet, lukking av pålegg 4. IKT status oppfølging av risikovurdering 5. Sintefrapporten. Administrerende direktør innstiller til følgende vedtak: Styret tar saken til orientering. Hulda Gunnlaugsdottir Administrerende direktør
1. Etablering av fornyingsprogrammet for perioden 2013-2016 Helse Sør-Øst arbeider med gjennomføring av fornyingsprogrammet for perioden 2013-2016. Programmet skal sikre at regionen oppnår målsetningene for fornying, standardisering og regionale teknologiske løsninger. Dette skal gi: Bedre pasientsikkerhet Økt kvalitet Økt standardisering Mer effektivitet Bedre samhanlding Mer selvbetjening Bedre arbeidsrutiner og en enklere hverdag Fornyingsstyret er sammensatt av administrerende direktører fra helseforetakene, representanter fra Helse Sør-Øst og konserntillitsvalgte. Fornyingsstyret ledes av adm. direktør ved OUS Bjørn Erikstein. Det er avholdt flere møter i fornyingsstyret og program for Digital samhandling og Regional RIS/PACS er vedtatt. På fornyingsstyrets møte i mai 2013 skal Regional klinisk dokumentasjon og Laboratoriesystem behandles. Fornyingsstyrets programkontor har vært operativt fra 1.april 2013. Programkontoret er bemannet av interne og eksterne ressurser. Sentrale roller er utlyst slik at programkontoret i økende grad bemannes av interne ressurser. Det er besluttet at første helseforetak på regional løsning skal lede programstyrene. Fornyingsstyret har vedtatt følgende ansvarsfordeling av programmene: - Regional klinisk dokumentasjon Oslo universitetssykehus HF - Regional RIS/PACS Sykehuset Innlandet HF - Laboratoriesystem Sykehuset Østfold HF - Digital samhandling Akershus universitetssykehus HF - Infrastrukturmodernisering Sykehuspartner - Virksomhetsstyring og økonomi Helse Sør-Øst RHF Det pågår nå en prosess med å etablere/reetablere programstyrene, bl.a. med representasjon fra alle helseforetakene. Arbeidet med å etablere en samlet masterplan for de seks strategiske programmene gjennomføres i henhold til plan. Helse Sør-Øst RHF har også et pågående arbeid relatert til kommunikasjon av Fornyingsprogrammet. 2. Sommerferien 2013 På et overordnet nivå er planlegging av sommerferieavviklingen etter plan og det rapporteres at man totalt sett har en godt planlagt sommerferie. Enkelte områder har større utfordringer enn andre slik at det jobbes fortsatt aktivt med å skaffe tilstrekkelig med vikarer og derav gode turnuser til sommeren. Det vil som tidligere år være stengte tun/avdelinger i forhold til erfaringer med etterspurt kapasitet/aktivitet og for å sikre tilstrekkelig bemanning i forhold til planlagt aktivitet. Antallet innmeldte fødsler er stort, spesielt i juli måned. Dette kan gi utfordringer for driften både på KK og BUK (nyfødt intensiv). Eventuell stor pågang av keisersnittpasienter kan bli Side 2 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak
utfordrende for operasjonsavdelingen, da operasjonssykepleiere er en knapp ressurs i sykehuset, spesielt på sommeren. Spesialsykepleiere er en knapphet som gjør at enkelte avdelinger må jobbe spesielt aktivt for å få tilgang på nok kvalifisert personell i sommer. Kvinneklinikken oppgir at det er utfordrende å rekruttere kompetente jordmødre, det samme gjelder for operasjons- og intensivsykepleiere. Alle legene har hjelpeturnus i sommer og sikrer på den måten tilgjengelig kompetanse gjennom hele sommeren. Turnuser for annet personell er enten iverksatt og godkjent eller blir iverksatt i uke 21. Når alle turnuser er iverksatt vil vi få god oversikt over hvor det er utfordringer med driften i sommer. Det er planlagt daglig driftsmøter mellom medisins og kirurgisk divisjon i perioden uke 24 til uke 35. Møtet ledes av Medisinsk divisjon på vegne av viseadministrerende direktør og har følgende mandat: Samarbeide om fordeling av pasienter og avhjelpe hverandre på tvers av sengeområder, avdelinger og divisjoner for å gjennomføre en forsvarlig pasientbehandling og håndtering av personalet. Møtet skal sikre at den totale sengekapasiteten i foretaket utnyttes og fordeles jevnt. Videre avvikles det i tillegg daglige møter mellom de samme divisjoner for å sikre foretakets intensiv- og overvåkningskapasitet. Sykehuset planlegger med følgende stengte tun/områder i sommer: Barne- og ungdomsklinikken stenger barnehabilitering i uke 27 30, samt slår sammen plan 3 og 4 i uke 28-33, (stenger plan 3). Den polikliniske driften reduseres i juli. Barn og unges psykiske helse vil sikre tilstedeværelse av kompetent personell i hele sommer. Kvinneklinikken stenger aktiviteten på Ski sykehus i sommerferieperioden og reduserer aktiviteten på poliklinikk og gynekologi. Medisinsk divisjon planlegger å stenge lungetunet på BUK, tilsvarende 7 senger, samt å redusere driften på nevrologisk avdeling. Reduksjon av antall senger på hotellet vurderes fortløpende. Kirurgisk divisjon planlegger å stenge 4 sengetun, tilsvarer inntil 28 senger, og ser på litt ulike fordelingsmodeller ifht dette. Divisjon for psykisk helsevern stenger 5 poster, tilsvarende 37 senger, for å sikre tilstrekkelig kompetanse og bemanning i sommer. 3. Arbeidstilsynet, lukking av pålegg Ahus mottok fredag 3. mai tilbakemelding fra Arbeidstilsynet om at pålegg angående risiko for helsefarlig ubalanse mellom oppgaver og ressurser er oppfylt og lukket. Pålegget kom til som følge av den tidligere tilsynskampanjen fra Arbeidstilsynet, kalt God vakt! som fant sted i 2005. Pålegget knyttet risiko for helsefarlig ubalanse mellom oppgaver og ressurser har vart siden 2009. Arbeidstilsynet vurderer av foretakets tilbakemelding at helseforetaket har arbeidet systematisk med kartlegginger, risikovurderinger og utarbeidet skriftelige handlingsplaner rettet mot helsefarlig ubalanse mellom oppgaver og ressurser, gjennom HMS-systemet. Tilbakemeldingen ivaretar de kravene som ble gitt i vilkårene og lukkekriteriene for at påleggene skal anses som oppfylt. Brevet fra Arbeidstilsynet utdeles i styremøtet. 4. Sårbarhetsanalyse av Pasientsikkerhet ved bortfall av IKT-tjenester, status pr 22.5.13 Akershus universitetssykehus er et høyteknologisk sykehus med stor avhengighet av velfungerende medisinsk teknikk, serviceteknikk og IKT. På IKT-området er sykehuset kritisk avhengig av gode nok tjenester. Ansvaret for pasientsikkerhet og databehandling i foretaket tilligger i henhold til gjeldende lover og forskrifter sykehusets administrerende direktør, som skal Side 3 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak
godkjenne databehandlere og opprette databehandleravtaler. Dagens modell i Helse Sør-Øst er utfordrende i forhold til å oppnå gode nok tjenesteleveranser slik det defineres av sykehuset utelukkende gjennom felles tjenesteleverandør. Administrerende direktør har på det grunnlaget iverksatt et arbeid for å kartlegge pasientsikkerheten ved bortfall av IKT-tjenester. Det er gjennomført en sårbarhetsanalyse av pasientsikkerheten ved bortfall av IKT-tjenester, det vises til styresak 43/13 og tilhørende presentasjon i styremøte 23. april 2013. I forkant av analysen har administrerende direktør, i møte med Helse Sør-Øst og Sykehuspartner, informert om at foretaket ville gjennomføre analysen. Det ble på grunnlag av ferdigstillelsen avholdt møte mellom Helse Sør-Øst og Akershus universitetssykehus 25.april, hvor utdrag av analysen ble presentert. I møtet ble Akershus universitetssykehus bedt om å følge opp saken med forslag til løsning av utfordringer som er synliggjort på IKT-området. Akershus universitetssykehus har i brev av 2. mai til Helse Sør-Øst gitt sine vurderinger i henhold til opprettholdelse av stabil drift, som foretaket mener gir god og trygg pasientbehandling. Akershus universitetssykehus skisserer i brevet behov for lokal tilstedeværelse for definerte områder, og ber sluttlig om tilbakemelding på dette fra Helse Sør- Øst innen 1. juni. Helse Sør-Øst har på bakgrunn av dette bedt om møte mellom partene 23.mai, for å drøfte videre prosess og tiltak. 5. SINTEF rapport om kapasitet ved Ahus i 2020 Dette er en kort første omtale av rapporten og Ahus videre arbeid med hensyn til kapasitet. Oppdrag og gjennomføring SINTEF var gitt i oppdrag av Helse Sør-Øst å vurdere den somatiske kapasiteten ved Ahus fram til 2020. Styret har tidligere vært underrettet om dette arbeidet. Den endelige rapporten, som ble overlevert 06.05.13, har styret har fått oversendt i egen sending. SINTEF har hatt kort tid på et krevende tema. Det at det ikke var avsatt tilstrekkelig tid til forberedelser har ført til at det har vært nødvendig med drøftinger og avklaringer under veis. Representanter for Ahus ledelse har deltatt i avklaringsmøtene med SINTEF og HSØ. Ahus har for øvrig deltatt i arbeidet ved at ledere og representanter fra kliniske miljøer deltok i en workshop 27.02.13. Ahus har oversendt til SINTEF data om aktivitet og oppdatert romfunksjonsprogram for bygningene på Nordbyhagen. SINTEF har nyttet en modell som er under utvikling i regi av Kompetansenettverk for sykehusplanlegging. Modellen er ikke endelig, og erfaringene fra prosessen om Ahus kapasitet vil utvilsomt være nyttig ved videre utvikling av modellen. SINTEF vil også bruke denne modellen når de til høsten skal gjennomføre en tilsvarende kapasitetsvurdering av alle foretak i regionen for et perspektiv fram til 2030. Innholdet SINTEF har vurdert de kapasitetsgenererende funksjoner innen somatisk virksomhet. Den beskriver kapasiteten ved følgende funksjoner: døgnplasser, dagplasser, intensiv- og overvåkningsplasser, observasjonsplasser, undersøkelses- og behandlingsrom, dialyse, akuttmottaket, operasjonsstuer og bildediagnostiske laboratorier. På bakgrunn av vurderingen av disse funksjoner vurderes kapasitetssituasjon i 2012 og den framskrives til 2020. Ved vurdering av døgnplasser vurderes både 85 % utnyttelse og 90 % utnyttelse. Det vurderes også ulike alternativer for dagarbeidstid. Det blir følgelig flere forskjellige mulige kapasitetsbehov. Dette gjelder særlig for 2020 da det også gjøres vurderinger av både samhandlingsreformens omstillingseffekt og interne omstillingsmuligheter ved Ahus. Side 4 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak
Rapporten viser at Ahus var i en presset kapasitetssituasjon i 2012. Den kan derfor leses som en bekreftelse på at de kapasitetsutvidelser som er besluttet realisert med hensyn til senger i 2013 var nødvendige og riktige. SINTEF har brukt SSB befolkningsprognoser midlere verdier (MMMM) når de ser fram mot 2020. SINTEF skriver at de demografiske endringer over tid vil forsterke dette bildet. I 2020 vil et scenario med høy omstilling og overføring av pasienter til kommunene ikke være tilstrekkelig til å unngå underkapasitet på senger i 2020. Ahus vurderinger Denne rapporten omtaler kun Ahus arealmessige kapasitet. En slik rapport gir følgelig ikke det fullstendige bilde av kapasiteten, da verken personale, kompetanse eller økonomi er omtalt. Ahus mener at det viktig å ha et bredere perspektiv når en drøfter foretakets kapasitet. Men den fysiske kapasitet er imidlertid en forutsetning, og SINTEFs rapport gir et viktig bidrag til å beskrive denne. Ahus mener at befolkningsframskrivning for opptaksområdet burde vært omtalt bredere. Det er naturlig at SSBs prognoser nyttes ved statlig planlegging, men den reelle befolkningsutvikling har vært langt sterkere i dette opptaksområdet enn det som har vært framskrevet av SSB tidligere. Ut fra de kommunale boligbyggingsprogrammene for årene framover representerer dette en stor usikkerhet, som burde vært drøftet nærmere. Ahus er enig i at det redegjøres for på 90 % og 85 % utnyttelsesgrader for dette relativt korte tidsrommet. Ved etablering av eventuelle nye bygg ved Ahus bør det baseres på 85 % utnyttelsesgrad, som er vanlig for byggeprosjekter. Innføring av høy og lav omstillingsevne / - mulighet gir nødvendig fleksibilitet. De forskjellige alternativer som omtales viser at det er et sammensatt og komplisert bilde, med betydelig usikkerhet. Ahus er av den oppfatning at det hadde vært tjenelig med helhetlige vurderinger av usikkerhet og risikoer i et eget kapitel. Ahus har betydelige sesongvariasjoner som er omtalt i rapporten. Hvilken bufferkapasitet som er nødvendig for å håndtere disse variasjoner bør vurderes. Hvis en hadde hatt 85 % utnyttelsesgrad så ville disse variasjonene kunne dekkes innen tilgjengelig kapasitet. Med høyere utnyttelsesgrader, slik som Ahus har i dag, er det påkrevet at en håndterer det på en annet måte i kapasitetsvurderinger. Lav egen dekning og høy utnyttelsesgrad er en særlig vanskelig situasjon, da sykehuset har reduserte muligheter for bufring av elektiv virksomhet med nedtak av elektiv virksomhet i perioden med høy aktivitet og stor ø-hjelp pågang. Med hensyn til mulige kapasitetsøkninger ved Ahus i 2020 er det i SINTEFs rapport omtalt flere alternativer. Hvis en samler det gir det følgende spenn: Funksjon Økning Kommentar Senger 46-115 Flere alternativ Intensiv- og tung overvåkning 26-36 Observasjon? Vist til økt kapasitet i nye sykehusprosjekt Operasjon 7 Ski sykehus holdt utenom Bildediagnostikk 1-27 Flere alternativ Undersøkelsesrom i Akuttmottak 4 Som denne oversikt viser er det behov for en grundigere og helhetlig vurdering av disse kapasiteter for å få den riktige ballanse i utviklingen av den somatiske virksomhet ved foretaket. Med ballanse menes det en hensiktsmessig ballanse med hensyn til øyeblikkelig hjelp og elektiv virksomhet, og om hvorledes ballansen er med hensyn til diagnostikk, behandling og pleie. Dette er temaer som bør vurderes mer grundig enn det er gjort i denne rapporten. Side 5 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak
Det omtales lite hvorledes Ahus skal klare kapasiteten de nærmeste årene frem til 2020. Etter Ahus mening vil kapasitetsproblemer oppstå allerede fra 2014-16. Vi tror at kommunesektoren i relativ liten grad har etablert avlastende tiltak på dette tidspunktet. Derfor hadde det vært en styrke om rapporten i større grad hadde omtalt kapasitetsbehovet i årene frem til 2020. Det er en situasjon som vil kreve økt oppmerksomhet både fra Ahus og eieren. Ahus erkjenner liggetidens viktighet for kapasitet og arbeider kontinuerlig med å oppnå en faglig riktig oppholdstid på sykehuset. Omtalen av ut/innskrivingstidspunkter i Akuttmottaket og i sengeområdene er viktige betraktninger som har betydning for pasientflyten. Ahus vil fortsatt arbeide med disse spørsmålene for å få optimale ut/innskrivningsprosedyrer. Dette vil ha betydning for liggetid og dermed kapasiteten ved sykehuset. Utskrivning tidlig på dagen forutsetter imidlertid at mer legeressurser benyttes til visitt tidlig på dagen. Det kan være en utfordring i forhold til andre prioriterte oppgaver som operasjoner, poliklinikk m.m. Viktig med videre prosesser for økt somatisk kapasitet ved Ahus SINTEF rapportutkast viser at det er behov for kapasitetsutvidelser ved Ahus før 2020. Det må derfor arbeides konkret med sikte på å realisere de nødvendige kapasitetsutvidelser. Som styret allerede er kjent med, arbeider Ahus allerede med kapasitetsutvidelser på kort sikt på Ski sykehus, ombygging av Pasienthotellet i NN og utvidelse av akuttmottaket. Det arbeides også med en idefase for psykisk helsevern, noe som vil kreve videre håndtering i 2014. Ahus vil arbeide videre med å dekke sine kapasitetsbehov. Der er mulig til å gjøre rokader å utnytte deler av eksisterende bygningsmasse på andre måter. På Nordbyhagen er det flere bygninger som har ombyggingsmuligheter der kapasitetsutvidelser kan skje rimeligere enn ved helt nye sykehusbygninger. Endringer vil imidlertid medføre rokader for å frigjøre arealer til diagnostikk, behandling og døgnplasser, og at det bør i den sammenheng etableres nye kontorarealer utenfor sykehuset hovedkropp. Det krever imidlertid investeringsmidler, og må inn i en overordnet planstruktur i henhold til sentrale og regionale retningslinjer. Det vises til nedenstående figur: Ahus har en Strategisk utviklingsplan, som gir de strategiske føringer for virksomheten. Det synes derfor som det er tjenelig det snarest lages en bygningsmessig utviklingsplan. I denne planen vil en bl.a. kunne utforme de bygningsmessige konsekvenser av Ahus vedtatte Strategiske utviklingsplan. Den bygningsmessige utviklingsplan vil omfatte alle foretakets lokasjoner. Helhetsplanen for Nordbyhagen vil være et nyttig grunnlagsdokument for mulighetene ved hovedlokasjonen på Nordbyhagen. Ahus vil utforme mandat og framdriftsplan for arbeidet med en bygningsmessig utviklingsplan. Dette planarbeidet forberedes nå og mandatet vil bli forelagt styret som egen sak snarest mulig. Det vil videre behov for en bred idefase for somatisk virksomhet. Foretakets kontorsituasjon vil bli behandlet samtidig med idefasen for somatisk virksomhet. Ahus vil drøfte opplegg og framdriftsplaner for disse planfaser med eier, og det vil bli fremmet egne saker til styret om dette. Side 6 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak
Side 7 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak