FRØYA KOMMUNE Møteinnkalling Arkivsak: 174/2009 Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato/tid : Torsdag 11. juni 2009 kl. 10.00 Møtested/lokaler : Kommunehuset på Sistranda Møterom B Deltagere : Sten Kristian Røvik leder Thor Pettersen nestleder Johan Eldar Wingan Jarl Arthur Dyrvik Odd Larsen Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : Sten Kristian Røvik Sted Dato Frøya / Trondheim 4. juni 2009 Sakliste: Sak 18/2009 Godkjenning av protokoll fra møte 22.04.2009 Sak 19/2009 Sak 20/2009 Referatsaker Tildeling av sjøhustomt i Hammervolden område for fiskere Sak 21/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjon Omdømme og omdømmebygging i Frøya kommune Sak 22/2009 Oppfølging av selskaper mv. DalPro AS: Innkalling til ordinær generalforsamling med årsregnskap for 2008 Sak 23/2009 Kontrollutvalget - Møteplan for 2. halvår 2009 Sak 24/2009 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon 73 86 61 22, mobil 908 64 799. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Sten Kristian Røvik leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Frøya kommune kontrollutvalget 1
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 18/2009 Godkjenning av protokoll fra møte 22.04.2009 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.06.2009 18/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 22.04.2009 godkjennes. Frøya kommune kontrollutvalget 2
Sak 18/2009 Godkjenning av protokoll fra møte 22.04.2009 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 22.04.2009 godkjennes. VEDLEGG 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 22.04.2009. SAKSUTREDNING Møteprotokollen fra kontrollutvalgets møte den 22. april 2009 ble sendt ut til medlemmene, varamedlemmene, ordfører og rådmann etter møtet. Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at protokollen godkjennes. Frøya kommune kontrollutvalget 3
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 19/2009 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.06.2009 19/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering. Frøya kommune kontrollutvalget 4
Sak 19/2009 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokument som referatsak: 1. Kommunal- og regionaldepartementet: Pressemelding av 15.05.2009 vedrørende Kommuneproposisjonen 2010 6,5 milliarder mer til kommunene og fylkeskommunene. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til det vedlagte dokumentet som legges frem som referatsak. Frøya kommune kontrollutvalget 5
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 20/2009 Tildeling av sjøhustomt i Hammervolden område for fiskere Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.06.2009 20/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til formannskapets behandling av søknad om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere, senest i sak FSK-49/2009. Under henvisning til protokolltilførsel om oversendelse til kontrollutvalget for vurdering / avklaringer har utvalget foretatt en gjennomgang av saken, og basert på gjennomgangen vil utvalget konkludere med følgende: Frøya kommunes retningslinjer for salg av kommunal eiendom kommer ikke automatisk til anvendelse ved tildeling av tomt i bortleieareal i havneområde. Utsettelsene knyttet til behandlingen av Riibers søknad om tildeling av sjøhustomt burde vært begrunnet. Søknadene fra Riiber og Nilsson om tildeling av sjøhustomt burde vært gitt individuell behandling. Kystverket burde ha hatt saken til uttale før det ble gitt tilsagn om tildeling av tomt. Kommunens avvisning av den forvaltningsrettslige klageadgangen i saken er ikke tiltrekkelig vurdert og begrunnet. Frøya kommune kontrollutvalget 6
Sak 20/2009 Tildeling av sjøhustomt i Hammervolden område for fiskere KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget viser til formannskapets behandling av søknad om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere, senest i sak FSK-49/2009. Under henvisning til protokolltilførsel om oversendelse til kontrollutvalget for vurdering / avklaringer har utvalget foretatt en gjennomgang av saken, og basert på gjennomgangen vil utvalget konkludere med følgende: Frøya kommunes retningslinjer for salg av kommunal eiendom kommer ikke automatisk til anvendelse ved tildeling av tomt i bortleieareal i havneområde. Utsettelsene knyttet til behandlingen av Riibers søknad om tildeling av sjøhustomt burde vært begrunnet. Søknadene fra Riiber og Nilsson om tildeling av sjøhustomt burde vært gitt individuell behandling. Kystverket burde ha hatt saken til uttale før det ble gitt tilsagn om tildeling av tomt. Kommunens avvisning av den forvaltningsrettslige klageadgangen i saken er ikke tiltrekkelig vurdert og begrunnet. VEDLEGG 1. Sak FSK-49/2009 Søknad om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere, behandlet av formannskapet i møte den 10. mars 2009. 2. Brev av 13.02.2009 fra Kystverket til Frøya kommune vedrørende Spørsmål angående søknad om tildeling av sjøhustomt Hammervolden Frøya kommune Sør-Trøndelag fylke Søker Ola Nilsson Søker Rolf Riiber Uttalelse. 3. Brev av 22.09.2008 fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen til Frøya kommune vedrørende Klage på vedtak Tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere. 4. Brev av 18.07.2008 fra Frøya kommune til Kystverket vedrørende Søknad om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere. 5. Brev av 06.05.2008 fra Ola Nilsson til Frøya kommune vedrørende Tilsvar på klage i anledning erverv av sjøhustomt. 6. Brev av 29.04.2008 fra Frøya kommune til Ola Nilsson vedrørende Søknad om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere. 7. Brev av 13.03.2008 fra Frøya kommune til Rolf Riiber vedrørende Søknad om sjøhustomt Hammervolden. 8. Saksprotokoll sak FSK-46/2008 Søknad om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere, behandlet av Frøya formannskap 11. mars 2008. 9. Søknad av 07.02.2008 fra Ola Nilsson til Frøya kommune vedrørende Søknad om kjøp / tildeling av sjøhustomt i Havnevesenets klausulerte område i Hammarvågen Havn. 10. Søknad av 07.05.2007 fra Rolf Riiber til Frøya kommune vedrørende Søknad om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere. Frøya kommune kontrollutvalget 7
Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-17/2009 Eventuelt, pkt a) Formannskapets behandling av sak FS-49/2009 i møte den 10. mars 2009, behandlet av kontrollutvalget i møte 22.04.2009. 2. Sak FSK-39/2008 Søknad om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere, til behandling av Frøya formannskap 21. februar 2008. 3. Sak FSK-493/2007 Søknad om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere, til behandling av Frøya formannskap 27. november 2007. 4. Sak KS-147/2007 Kriterier for salg av kommunal eiendom til bygging av hus, fritidsbolig og sjøhus, vedtatt av kommunestyret i møte 25. oktober 2007. SAKSUTREDNING Faktagrunnlag Frøya formannskap behandlet på møte den 10. mars 2009 blant annet følgende sak: FSK- 49/2009 Søknad om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere. Saken gjelder en klage på tildeling av en sjøhustomt med to interessenter, Ola Nilsson og Rolf Riiber. Nilsson fikk etter vedtak i formannskapet den 11. mars 2008 tildelt sjøhustomta, men Riiber har gjennom rettshjelpfirmaet Terje Svendsen påklaget vedtaket. Ved behandlingen av klagen fattet formannskapet i møte den 10. mars 2009 enstemmig følgende vedtak: Klage fra Terje Svendsen på vegne av Rolf Riiber datert 22.09.2008 avvises i det det henvises til at det ikke foreligger en klagerett. Vedtaket er endelig og kan ikke påklages. I tilknytning til saken ba Fremskrittspartiet om følgende protokolltilførsel: Protokolltilførsel fra Frp: Saken oversendes kontrollutvalget for vurdering/avklaringer. Det bes avklart/vurdert flg: Saksgang og tidsbehandling i henhold til forvaltningen og tidligere praksis i Frøya kommune. Brev fra rettshjelper Svendsen med påpekninger. Vedtatte retningslinjer for avhending av kommunale eiendommer jfr. kommunestyrevedtak om utlysning ved flere interessenter. Saken tas hurtig opp til behandling, selv om klagen ikke behandles før etter nesten 1 år. Høringsrutiner Kystverket i saken. Forholdet klagerett og forvaltningslovens kapittel ll og lll, forholdet om prinsipper likhet og rettferdighet. Frøya kommune kontrollutvalget 8
Kontrollutvalget drøftet på møte den 22. april 2009 protokolltilførselen som ble gjort i tilknytning til sak FSK-49/2009 og utvalget fattet følgende vedtak under sak KU-17/2009 Eventuelt : a) Formannskapets behandling av sak FS-49/2009 i møte den 10. mars 2009 Kontrollutvalget viser til protokolltilførsel i tilknytning til formannskapets behandling av sak FS-49/2009 Søknad om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere i møte den 10. mars 2009. Formannskapet har fattet endelig vedtak i saken, men kontrollutvalget vil under henvisning til protokolltilførselen om oversendelse til kontrollutvalget for vurdering / avklaringer be om å få seg forelagt en sak i neste møte som belyser behandlingen av saken. Vi gjengir saksforløpet i korte trekk: Dato Kommentarer 07.05.2007 Rolf Riiber søker om tildeling av sjøhustomt i Hammervolden, område for fiskere. 25.10.2007 Kommunestyret vedtar retningslinjer for salg av kommunal eiendom etter lengre tids debatt. 27.11.2007 Sak FSK-493/2007: Søknad fra Rolf Riiber behandles i formannskapet. Rådmannen innstiller på at Frøya kommune leier ut areal til Riiber ihht retningslinjer for bortleieareal i havneområde. Saken utsettes. 07.02.2008 Ola Nilsson søker om sjøhustomt i Hammervågen havn, område for fiskere. 21.02.2008 Sak FSK-39/2008: Søknad fra Rolf Riiber tas opp til ny behandling i formannskapet. Saken utsettes på nytt. 11.03.2008 Sak FSK-46/2008: Søknad om tildeling av sjøhustomt, område for fiskere. Følgende vedtak fattes enstemmig: Nausttomt i det regulerte område for fiskere i reguleringsplan for Hammervolden tildeles Ola Nilsson til bortleieareal for fiskere. Ola Nilsson tildeles det omsøkte området med bakgrunn i at han er registrert som heltidsfisker. 13.03.2008 Rolf Riiber tilskrives i brev fra Frøya kommune og informeres om at omsøkt tomt er tildelt Ola Nilsson. Riiber forespørres om han vil søke om ny tomt i samme område. 29.04.2008 Brev fra Frøya kommune til Ola Nilsson der Nilsson opplyses om rett til uttale før behandling av klage fra Rolf Riiber på vedtak i sak FSK-46/2008. 06.05.2008 Brev fra Ola Nilsson til Frøya kommune med tilsvar på klage. 18.07.2008 Brev fra Frøya kommune til Kystverket med forespørsel om premissene for tildeling av tomt i klausulert havneområde for fiskere. 22.09.2008 Brev fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen som på vegne av Rolf Riiber påklager formannskapets vedtak i sak FSK-46/2008. 13.01.2009 Brev fra Kystverket til Frøya kommune, der det konkluderes med at saken skulle vært sendt Kystverket før det ble gitt tilsagn om tildeling av tomt. 10.03.2009 Sak FSK-49/2009: Søknad om tildeling av sjøhustomt, område for fiskere. Følgende vedtak fattes enstemmig: Klage fra Terje Svendsen på vegne av Rolf Riiber datert 22.09.08 avvises i det det henvises til at det ikke foreligger en klagerett. Vedtaket er endelig og kan ikke påklages. FrP krever protokolltilførsel om at saken oversendes kontrollutvalget for vurderinger / avklaringer. 22.04.2009 Sak KU-17/2009: Kontrollutvalget ber om å få seg forelagt en sak i neste møte som belyser behandlingen av sak FSK-49/2009 om tildeling av sjøhustomt, område for fiskere. Frøya kommune kontrollutvalget 9
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Kontrollutvalgets sekretariat legger til grunn at saken er endelig behandlet i Frøya kommune og vil ikke kommentere vedtakene som er gjort knyttet til tildelingen av sjøhustomta til Ola Nilsson. Vi legger her til grunn av vedtaket om tildelingen av tomta til Nilsson i sak FSK- 46/2008 ble gjort enstemmig og av avvisningen av klagen på vegne av Rolf Riiber i sak FSK- 49/2009 også ble gjort enstemmig. Det synes således ikke å være innsigelser om realitetene i saken blant formannskapets medlemmer, men det er reist spørsmål ved selve saksbehandlingen. Saken reiser imidlertid en rekke spørsmål og vi nevner de mest aktuelle: 1. Kommer vedtatte retningslinjer for salg av kommunale eiendommer til anvendelse? 2. Er Kystverkets krav for tildeling oppfylt i søknadene fra Riiber og Nilsson. 3. Foreligger det klagerett ved formannskapets vedtak om tildeling av sjøhustomt til Ola Nilsson? 4. Saksbehandlingen i saken. Vi vil gjennomgå de ulike innfallvinklene i det følgende: 1. Kommer retningslinjene for salg av kommunale eiendommer til anvendelse? Kommunestyret vedtok retningslinjer for salg av kommunal eiendom i møte den 25. oktober 2007 som sak KST-147/2007, der det blant annet går frem at tomter skal annonseres før tildeling. Retningslinjene gjelder ved salg. I dette tilfelle er det snakk om tildeling av en tomt i et klausulert bortleieareal for fiskere. Mye kan tale for at tildeling kan skje uten at retningslinjene for salg av kommunal eiendom i Frøya kommune automatisk kommer til anvendelse. 2. Er Kystverkets krav for tildeling av tomt oppfylt for søkerne? Frøya kommune har selv, gjennom brev av 18.07.2008 til Kystverket, reist spørsmålet om hvilke krav som stilles til søkeren for å kunne få tildelt tomt i et område som er klausulert som bortleieareal (fiskeriområde). I brevet ble det reist 3 spørsmål: 1. Er det krav til søker om både å stå i fiskerimanntallet og ha fiskeriregistrert båt? 2. Er søkere på blad A og B likestilt? 3. Må søker har egen båt eller er det tilstrekkelig at vedkommende er medeier i båt? Frøya kommune kontrollutvalget 10
Kystverket har gitt sitt svar i brev av 13.01.2009 der det er redegjort for følgende: 1. Kystverket har hatt som praksis at en søker både må være registrert i fiskerimanntallet og ha en fiskeriregistrert båt for å kunne få tildelt tomt i et område som er klausulert som bortleieareal (fiskeriområde). 2. Kystverket har ikke pleid å skille mellom fiskere registrert på blad A og B ved tildeling av tomt. Det viktige er om det reelt blir utøvd aktivt fiske med egen registrert båt. 3. Når det gjelder kravet til å ha egen registrert båt, har Kystverket vektlagt dette. Ved delt eierskap må den som søker være den med størst eierandel i båten. Kystverket slår avslutningsvis fast at kommunen skulle sendt saken til uttalelse til Kystverket, før det ble gitt tilsagn om tildeling av tomt. Ut fra dette kan det se ut som om at Riiber tilfredsstiller alle kravene som Kystverket stiller for å få tildelt tomt. Det er mer usikkert om Nilssons deleierskap i båt tilfredsstiller de samme kravene. Uansett burde saken vært oversendt Kystverket for uttalelse før endelig vedtak ble fattet. 3. Foreligger det klagerett på formannskapets vedtak om tildeling av tomt? Formannskapet fattet vedtak om tildeling av tomt i sak FSK-46/2008 i møte den 11.03.2008: Nausttomt i det regulerte område for fiskere i reguleringsplan for Hammervolden tildeles Ola Nilsson til bortleieareal for fiskere. Ola Nilsson tildeles det omsøkte området med bakgrunn i at han er registrert som heltidsfisker. Det kan se ut som om Frøya kommune har vært uklar i forhold til om det foreligger klagerett på vedtaket eller ikke. Da vedtaket om avslag på søknaden om sjøhustomt ble oversendt Riiber i brev av 13.03.2008 ble det ikke opplyst om klageadgang fra kommunens side. Da Rolf Riiber påklagde vedtaket ble Ola Nilsson tilskrevet i brev av 29.04.2008 fra Frøya kommune og opplyst om uttaleretten i henhold til forvaltningslovens klagebehandlingsregler. Ut fra dette kan det se ut som om Frøya kommune legger opp til en ordinær klagebehandling av saken. Når saken kommer opp til fornyet behandling i formannskapet den 10.03.2009 som sak FSK 49/2009 fatter formannskapet etter innstilling fra rådmannen enstemmig følgende vedtak: Klage fra Terje Svendsen på vegne av Rolf Riiber datert 22.09.08 avvises i det det henvises til at det ikke foreligger en klagerett. Vedtaket er endelig og kan ikke påklages. Vurderingene i saksfremlegget og konklusjonen i vedtaket tyder på at Frøya kommune mener det ikke foreligger klagerettigheter i dette tilfellet. Frøya kommune kontrollutvalget 11
Vilkårene for klage Forvaltningslovens (FVL) klagebehandlingsregler i kapittel VI gjelder kun enkeltvedtak i henhold til FVL 3. Begrepet enkeltvedtak er definert i 2 etapper: Vedtak: Enkeltvedtak: En avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer, jf. FVL 2, 1. ledd, bokstav a. Et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer, jf. FVL 2, 1. ledd bokstav b. Ut fra dette kan det utledes at avgjørelsen må være bindende, og den må stifte, oppheve eller begrense en rettighet eller plikt, det vil si å gi en person en rett eller sette vedkommende i en rettsstilling. Vedtaket må dessuten rette seg mot bestemte personer (partsbegrepet), eller en bestemt krets av personer og videre er det krav om at det skal utøves offentlig myndighet for at vedtaket skal kunne påklages. Offentlig myndighetsutøvelse baseres vanligvis på kompetansegrunnlag i medhold av lov eller forskrift og er ensidig bebyrdende for den det gjelder. En kommunes privatrettslige disposisjoner som kjøp, salg eller leie er ofte gjensidig bebyrdende og er ikke myndighetsutøvelse, så fremt de ikke bygger på et kompetansegrunnlag som nevnt ovenfor. Et springende punkt i vurderingen av klagerett er dermed om det er utøvd offentlig myndighetsutøvelse. I utgangspunktet er salg eller leie ikke offentlig myndighetsutøvelse, men fordeling av det knapphetsgode eller subsidierte tjenester vil inneholde sterke elementer av myndighetsutøvelse. Kontrollutvalgets sekretariat vil ikke konkludere entydig på spørsmålet om vedtaket skal undergis forvaltningsmessig klageadgang. Det er likevel ikke tvil om at saken og vedtaket som er fattet, inneholder elementer som gjør spørsmålet om klageadgang svært relevant. I lys av dette burde avvisningen av klageadgangen vært begrunnet. En klage burde i så fall vært behandlet av et annet organ enn formannskapet som behandlet saken i første instans, i så fall må kommunestyret eller en egen klagenemnd behandle saken, jf. FVL 28, 1. og 2. ledd. 4. Saksbehandlingen Selv om saksbehandlingsreglene i denne type saker i første rekke er nedfelt i forvaltningsloven, finnes det også en rekke uskrevne krav til god forvaltningsskikk. En del krav må også veies opp i mot hverandre, for eksempel må kravet til grundighet på den ene siden veies opp mot kravet til raskhet og enkelhet på den andre siden. Altoverveiende i god forvaltningsskikk er imidlertid kravet til hensynsfullhet og kontradiksjon 1. Med bakgrunn i saksforløpet kan det stilles spørsmålet ved måten saken er behandlet på. Dette gjelder spesielt søknaden fra Rolf Riiber som ikke fikk endelig behandling før i mars 2008, altså over 10 måneder etter at søknaden ble sendt. I henhold til FVS 11, 1. ledd skal en sak forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Videre er det i 11 regler om foreløpig svar dersom det forventes at det vil ta uforholdsmessig langt tid å behandle saken. Vi kan heller ikke se at utsettelsesvedtakene knyttet til behandlingen av Riibers søknad er begrunnet. 1 Eckhoff Torstein og Smith Eivind: Forvaltningsrett, 8. utgave, 2. opplag. Universitetsforlaget, 2008. Frøya kommune kontrollutvalget 12
Det faktum at Kystverket både stiller tvil ved om vilkårene for tildeling er oppfylt i sistnevnte søknad, og at Kystverket ville ha hatt saken til uttalelse tyder på at saken burde vært forberedt på en mer grundig måte. I så måte kan det også stilles spørsmål ved at Riibers søknad ble satt opp i mot en søknad som ble sendt først i februar 2008. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Som det fremgår av Kystverkets vurdering, må det ved tildeling av tomt legges vekt på at søker må drive aktivt fiske med egen registrert båt. Formannskapet har vurdert de to søknadene og foretatt et valg. Tildelingen av den omtalte sjøhustomten er således avgjort. Likevel kan det stilles spørsmål ved sider av saksbehandlingen, og vi vil oppsummere dette på følgende måte: Etter det kontrollutvalgets sekretariat kan se burde søknadene vært undergitt særskilt behandling, Kystverket burde ha hatt mulighet til å uttale seg før tildeling av tomt, og den forvaltningsmessige klageadgangen burde vært vurdert mer inngående. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom saken og vil konkludere med følgende: Frøya kommunes retningslinjer for salg av kommunal eiendom kommer ikke automatisk til anvendelse ved tildeling av tomt i bortleieareal i havneområde. Utsettelsene knyttet til behandlingen av Riibers søknad om tildeling av sjøhustomt burde vært begrunnet. Søknadene fra Riiber og Nilsson om tildeling av sjøhustomt burde vært gitt individuell behandling. Kystverket burde ha hatt saken til uttale før det ble gitt tilsagn om tildeling av tomt. Kommunens avvisning av den forvaltningsrettslige klageadgangen i saken er ikke tiltrekkelig vurdert og begrunnet. Frøya kommune kontrollutvalget 13
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 21/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjon Omdømme og omdømmebygging i Frøya kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.06.2009 21/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon som ble vedtatt av kommunestyret på møte den 26.03.2009 og bestiller herved et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på omdømme og omdømmebygging i Frøya kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 250 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. februar 2010. Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalgets sekretariat gis fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Frøya kommune kontrollutvalget 14
Sak 21/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjon Omdømme og omdømmebygging i Frøya kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon som ble vedtatt av kommunestyret på møte den 26.03.2009 og bestiller herved et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på omdømme og omdømmebygging i Frøya kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 250 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. februar 2010. Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalgets sekretariat gis fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. VEDLEGG Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 vedtatt av Frøya kommunestyre i sak KS-37/2009 på møte den 26.03.2009 etter innstilling fra kontrollutvalget i sak KU-4/2009. 2. Sak FSK-104/2008: Innbydelse til å delta på omdømmeskole, behandlet av formannskapet i møte den 27.05.2008. 3. Sak KST-102/2008: Omdømmeskolen Oppnevning av komité, behandlet av kommunestyret i møte den 26.06.2008. 4. Sak KST-133/2008: Analyse av ressursbruk, organisering og 2-nivåmodell, behandlet av kommunestyret i møte den 25.09.2008. SAKSUTREDNING Innledning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtakelse av plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune for 2009 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. En prioritert oppgave i 2009 er å se nærmere på omdømme og omdømmebygging i Frøya kommune. Dette er ingen typisk granskingsoppgave, men mer en kartlegging av hva Frøya kommune gjør for å ivareta et godt omdømme i eget nærmiljø og hvordan Frøya fremstår i regionen for øvrig. Formålet med en slik undersøkelse er å holde fokus på arbeidet med omdømme og omdømmebygging og bidra til at Frøya kommune kan fremstå på en god og positiv måte i sitt nærmiljø og sine omgivelser. Frøya kommune kontrollutvalget 15
Omdømme og omdømmebygging er blitt stadig mer brukte begrep i de siste årene. Organisasjoner, bedrifter, kommuner og enkeltpersoner blir stadig mer bevisst på hvordan de fremstår og oppfattes av andre. I et åpent samfunn, med stor frihetsgrad og der media spiller en stor rolle, vil meninger og oppfatninger om andre ofte dannes gjennom de inntrykk som frembringes gjennom direkte kontakt, de saker som media formidler og generelt hvordan man fremstår i det daglige. I et samfunn hvor det er konkurranse om arbeidskraft, innbyggere, kunnskap og kapital er det viktig for regioner, kommuner og lokalsamfunn å tiltrekke seg innbyggere og arbeidsplasser. Sør-Trøndelag fylkeskommune med fylkesordfører Tore O. Sandvik i spissen har gjennom sin satsing på Kreative Trøndelag tatt mål av seg å bidra til at Trøndelag blir Europas mest spennende region, som skal være kjent for sin skaperkraft og kreativitet. Gjennom koordinert satsing på talenter, teknologi, kultur og toleranse skal forholdene legges til rette for å utløse hvert enkelt menneskes potensial og evner. Trøndelag skal med dette som utgangspunkt bli en spennende region for menneskene som bor her og et attraktivt område for mennesker utenfra, som tiltrekker seg nye innbyggere, arbeidsplasser og nyskaping. Frøya kommune har arbeidet med å gjøre kommunen attraktiv gjennom blant annet prosjektet Frøya inn i framtida, som inneholder en rekke tiltak for å gjøre Frøya til et mer spennende og godt sted å arbeide og bo på. Som en stor arbeidsgiver, myndighetsutøver, tjenesteyter er Frøya kommune er en viktig del av Frøyasamfunnet. Kommuneorganisasjonen representerer Frøya både hjemme og utad. Kommunens tjenester og arbeid er således svært viktig for å skape trivsel og oppslutning om Frøyasamfunnet. Et godt omdømme er ikke noe man kan vedta eller kjøpe, -det er noe som må bygges opp innenfra gjennom et koordinert og målrettet arbeid der alle slutter opp om felles mål for utvikling for å gjøre Frøya til et godt sted å være. Omdømmeskolen Frøya formannskap vedtok i sak FSK-104/2008 å takke ja til en invitasjon fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) om å delta på omdømmeskolen, der ordføreren og rådmannen deltok på vegne av Frøya kommune. KRD satte i 2008 i gang et forsøk med en egen omdømmeskole for norske kommuner. Departementets utgangspunkt var at norske kommuner og regioner har et stort potensiale i å forbedre sitt omdømme og profesjonalisere sitt arbeid med kommunikasjon og markedsføring. Målsettingen med omdømmeskolen var å inspirere kommunene til å arbeide systematisk med profilering, omdømmeprosesser og stedsutvikling, for på den måten å skape ei positiv utvikling i distriktene. Frøya kommune kontrollutvalget 16
Omdømmeskolen legger 3 grunnprinsipper til grunn: Det nytter ikke og kjøpe seg et omdømme. Den lates strategi er annonsekampanjer. Den smarte vet at det gjelder å bygge en organisasjon innenfra. En må være den man er. Hvis man ikke vet hvem man er må man finne dette ut. Dette betyr mindre fokus på image og mer fokus på innhold. En må holde det en lover. Det er avgjørende å aldri skape forventninger en ikke kan innfri. Omdømmeskolen legger til grunn at en kommune eller et sted som har et godt omdømme vil styrke sin posisjon i forhold til innbyggere, tjenestebrukere, arbeidskraft, sentrale samarbeidspartnere innen næringsliv, frivillige lag og organisasjoner samt offentlig etater og myndigheter. Et godt omdømme vil bedre mulighetene som en kommune har til å fylle rollen som arbeidsgiver, tjenesteyter, samfunnsutvikler og forvaltningsmyndighet. Ei bygd eller en region som har et godt omdømme vil kunne øke sin attraktivitet som bosted, som område å besøke og som en region det er attraktivt å investere i. Frøya kommune ble som én av 10 kommuner med som deltakere i Omdømmeskolen i regi av KRD. Forvaltningsrevisjon om omdømmebygging i Frøya kommune Fra plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune som ble vedtatt av kommunestyret i møte den 26.03.2009 som sak KS-37/2009 er omdømme og omdømmebygging prioritert som nr 1 for gjennomføring i 2009. Vi henter følgende omtale av prosjektet fra planen: Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere, og som ønsker at ungdom blir boende eller kommer tilbake til kommunen etter endt utdanning. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Frøya kommune kunne skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at Frøya kommune har et godt omdømme, både hos kommunens egne innbyggere, i regionen og landet for øvrig. Omdømme kan enkelt defineres som det bildet folk har av kommunen. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår, og på hvilken måte Frøya kommune profilerer seg utad. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin egen arbeidsplass / kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med tanke på å skape et godt omdømme. Kommune styret vedtok i sak KS-102/2008 i møte den 26.06.2008 at omdømmeskolearbeidet gjennom omdømmeskolen settes i fokus, hvor konkrete mål, strategier og tiltak skulle gjennomføres. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme i Frøya kommune kan rettes mot å se hva Frøya kommune har gjort, og evt kan gjøre for å bygge et godt omdømme, både overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Videre kan det være aktuelt å kartlegge hvilket bilde folk har av Frøya, både blant kommunens egne innbyggere og blant folk som bor utenfor kommunen. Med tanke på bosetting og tilflytting vil målgruppen særlig være unge mennesker i etableringsfasen. Frøya kommune kontrollutvalget 17
I kraft av en dominerende stilling som arbeidsgiver, tjenesteprodusent, forbruker og myndighetsutøver har alle innbyggere et forhold til Frøya kommune på en eller annen måte. Omdømmet til kommunen er således viktig både for dagens innbyggere, og potensielle innbyggere i fremtiden. Omtalen av Frøya kommune blant folk flest og i media danner oppfatninger om kommunen og hvordan det er å leve og bo på Frøya. Det er således viktig at Frøya kommune fremstår på en positiv måte og en aktør som gir gode tjenester og service i henhold til realistiske forventninger. Målsettinger med prosjektet Et forvaltningsrevisjonsprosjekt om omdømme og omdømmebygging kan gjennomføres med svært mange innfallsvinkler. Det kunne i denne sammenhengen vært svært interessant å kartlegge hvilket omdømme Frøya kommune har hos folk flest og hva folk legger vekt på i sine vurderinger av Frøya kommune. Undersøkelsen kan også vinkles inn mot bestemte grupper i befolkningen, for eksempel ungdom og Frøyværinger som har flyttet ut for å ta utdanning andre steder, for å få tilbakemelding på hva de ønsker for å komme tilbake til Frøya for å etablere seg og jobbe senere i livet. Kontrollutvalgets sekretariat legger forutsetningen om at et godt omdømme må bygges i organisasjonen innenfra. Vi foreslår å ta utgangspunkt i arbeidet som er gjort i tilknytning til deltakelsen i omdømmeskolen. Videre vil kommunestyrets vedtak i sak KST-102/2008 være en viktig premiss, der omdømmeskolearbeidet gjennom omdømmeskolen skulle settes i fokus, hvor konkrete mål, strategier og tiltak skulle gjennomføres. En avklaring av status her vil være interessant. Videre vil det være aktuelt å kartlegge hvilket forhold ansatte og politikere har til virksomheten Frøya kommune, hvordan egen organisasjon omtales, og hvilket omdømme de tror at Frøya kommune har i befolkningen ellers. I den sammenhengen er det også interessant å kartlegge hva ansatte og folkevalgte mener bør fokuseres fremover for å bedre omdømmet til Frøya kommune ytterligere. Dersom ressursene tillater det, kunne det også være interessant å spurt innbyggere i Frøya om synet på Frøya kommune og hva kommunen bør vektlegge for å fremstå på en positiv og tillitsvekkende måte. Kontrollutvalgets sekretariat vil ikke foreslå spesifikke målsettinger for prosjektet på dette tidspunktet. Dette må sekretariatet og revisor utarbeide i den endelige bestillingen av prosjektet. Som vi har vært inne på tidligere vil vi likevel anta at målsettingen vil måtte knyttes opp i mot: hvordan har Frøya kommune lykkes med sitt arbeid med omdømmebygging så langt og hva kan gjøres fremover for å bedre kommunens omdømme ytterligere? Aktuelle delproblemstillinger vil være: Hvordan har Frøya kommune klart å følge opp ambisjonene i forbindelse med sin deltakelse i omdømmeskolen? Oppfatter folkevalgte og ansatte at Frøya kommune har et godt omdømme? Oppfatter innbyggere på Frøya at Frøya kommune har et godt omdømme? Hva kan Frøya kommune gjøre for å bedre sitt omdømme ytterligere? Frøya kommune kontrollutvalget 18
Vurderingskriterier I likhet med målsettingene for prosjektet vil vurderingskriteriene måtte defineres når tilstrekkelig informasjon er innhentet. Kildene vil blant annet ligge i kommunestyrets vedtak i sak KST-102/2008 om gjennomføring av konkrete mål og strategier i omdømmearbeidet, god praksis og erfaringer fra arbeidet med omdømmeskolen og omdømmebygging i praksis. Avgrensing Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på omdømme og omdømmebygging er svært vidt og omfattende. Prosjektet må således spisses. Det er tvilsomt at tilgjengelige ressurser gir rom for undersøkelser blant innbyggere på Frøya knyttet til kommunens omdømme. Dette må eventuelt gjennomføres som en videreføring av prosjektet. Godt omdømme må bygges innenfra gjennom en velfungerende organisasjonen som fremstår som effektiv og serviceinnstilt, og det er således naturlig å starte undersøkelsene med kartlegginger internt i Frøya kommune. Rammer for prosjektet Sett i lys av tilgjengelige tidsressurser knyttet til forvaltningsrevisjonsarbeidet i Frøya kommune foreslår kontrollutvalgets sekretariat en ramme for et forvaltningsrevisjonsprosjekt om omdømme og omdømmebygging på 250 timer og at prosjektet ferdigstilles med en prosjektrapport som overleveres kontrollutvalgets sekretariat senest innen 1. februar 2010. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalget sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus omdømme og omdømmebygging i Frøya kommune. Prosjektet gjennomføres ut fra de forutsetningene som fremgår av saken, og innenfor en ressursramme på 250 timer og ferdigstilles med en prosjektrapport som overleveres kontrollutvalgets sekretariat innen 1. februar 2010. Kontrollutvalgets sekretariat ber om fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Frøya kommune kontrollutvalget 19
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 22/2009 Oppfølging av selskaper mv. DalPro AS: Innkalling til ordinær generalforsamling med årsregnskap for 2008 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.06.2009 22/2009 Kommunestyret Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Frøya kommune kontrollutvalget 20
Sak 22/2009 Oppfølging av selskaper mv. DalPro AS: Innkalling til ordinær generalforsamling med årsregnskap for 2008 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar saken til orientering. VEDLEGG 1. Innkalling til DalPros 21. ordinære generalforsamling datert 07.04.2009. SAKSUTREDNING Kontrollutvalget vedtok på møte den 6. november 2008 å følge opp selskaper som Frøya kommune er involvert i. Bakgrunnen var blant annet uklarheter knyttet til selskapet Suma næringsutvikling AS, hvor det fra Frøya kommunes side stilles spørsmål ved driften av selskapet. Saken ble drøftet under sak KU-32/2008 Kontrollutvalgets oppfølging av selskaper der Frøya kommune har eierandeler der utvalget fattet følgende vedtak: a) Selskapskontroll I medhold av kommunelovens 80 ber kontrollutvalget om få rutinemessig tilsendt innkalling og protokoll fra styremøter og generalforsamlings-/representantskapsmøter i følgende selskaper: Ny Riksvei 714 AS, DalPro AS, Sammen om framtida AS og Hamos Forvaltning IKS. Som et ledd i oppfølgingen av Frøya kommunes eierinteresser ber kontrollutvalget i medhold av kommunelovens 77 nr 5 om at rådmannen rutinemessig oversender kopi av innkalling og protokoll fra generalforsamlingsmøtene i følgende selskaper: Hitra Frøya fastlandssamband AS, Havbrukstjenesten AS og Suma næringsutvikling AS. Med dette som utgangspunkt legger sekretariatet herved frem innkalling til ordinær generalforsamling i DalPro AS med selskapets årsregnskap for 2008. Kontrollutvalgets sekretariat håper dokumentene vil gi utvalget noe mer oversikt over selskapets drift i 2008 og dets målsettinger, ambisjoner og muligheter fremover. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem dokumentene til orientering og som grunnlag for senere oppfølging av selskapet. Frøya kommune kontrollutvalget 21
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 23/2009 Kontrollutvalget - Møteplan for 2. halvår 2009 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.06.2009 23/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2009: Dag Dato Måned Tid Torsdag 17. September kl. 10.00 Onsdag 28. Oktober kl. 10.00 Torsdag 3. Desember kl. 10.00 Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Frøya kommune kontrollutvalget 22
Sak 23/2009 Kontrollutvalget - Møteplan for 2. halvår 2009 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2009: Dag Dato Måned Tid Torsdag 17. September kl. 10.00 Onsdag 28. Oktober kl. 10.00 Torsdag 3. Desember kl. 10.00 Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. VEDLEGG Ingen. SAKSUTREDNING For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det hensiktsmessig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget for kommende halvår. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring av revisjonsarbeidet og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. På bakgrunn av dette foreslår kontrollutvalgets sekretariat følgende møteplan for 2. halvår 2009. (Kontrollutvalgets sekretariat er ved saksutsendelsen ikke kjent med planlagte møter i kommunestyret og formannskapet i 2. halvår 2009). Juli August September Oktober November Desember Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget 17. 28. 3. I budsjettet for inneværende år har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 6 møter i 2009. Det er avviklet 3 på våren, og det er naturlig å avvikle 3 på høsten. Frøya kommune kontrollutvalget 23
Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2. halvår i 2009: 17. september 2009 Viktige saker i september er oppfølging av den finansielle revisjonen, og det må utarbeides budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten for 2010 som legges frem for endelig vedtak i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2010. 28. oktober 2009 I oktober må kontrollutvalget starte planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for 2010, gjennom utarbeidelse av en overordnet analyse av virksomheten i Frøya kommune, som etterhvert skal munne ut en revidert plan for forvaltningsrevisjon for 2010. Videre vil vedtaksoppfølging rutinemessig stå på sakskartet. 3. desember 2009 Sekretariatet foreslår å legge kontrollutvalgets siste møte til 10. desember. Viktige saker i dette møtet vil være oppsummering av årets arbeid og planlegging av tilsynsarbeidet i 2010. Oppfølging av finansiell revisjon, utarbeidelse av møteplan og vedtaksoppfølging vil være aktuelle saker i desembermøtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 3 møter i 2. halvår 2009. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. Frøya kommune kontrollutvalget 24
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 24/2009 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.06.2009 24/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Frøya kommune kontrollutvalget 25
Sak 24/2009 Eventuelt KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. VEDLEGG Frøya kommune kontrollutvalget 26