Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS

Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 10.06.2015 15/728-3 /K1-033 Deres dato Deres referanse Vår saksbehandler: Per Olav Pettersen, tlf 98 26 30 05 Representantskapet INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆRT REPRESENTANTSKAPSMØTE 02/2015 Det innkalles herved til representantskapsmøte 02/2015 i Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Onsdag 24. juni 2015 klokken 10:00 12:00. Møtet avholdes på Tønsberg Brannstasjon. Vedlagt følger sakskart og saksdokumenter. Med vennlig hilsen Per Olav Pettersen Brannsjef 2 Vedlegg Kopi: Revisor Postadresse Fakturaadresse Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Vestfold Interkommunale Tønsberg brannstasjon Nøtterøy brannstasjon Ollebukta 6, 3126 Tønsberg Brannvesen Ollebukta 6, Tønsberg Kirkeveien 222, Borgheim Tlf 33 00 36 00 c/o Fakturamottak Faks: 33 00 36 09 Faks: 33 40 22 73 E-post: post@vibr.no Postboks 4228 Org.nr.: 982 847 796 8608 Mo i Rana Kopstad brannstasjon Bankkonto: 2470.25.42215 E-post: 4228@invoicecenter.net Nykirke

2 av 9 SAKSKART TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE 02/2015 Saksnr. 09/2015 Godkjenning av innkalling og sakskart Saksnr. 10/2015 Valg til underskrivning av protokoll Saksnr. 11/2015 Nøtterøy Brannstasjon Saksnr. 12/2015 Eventuelt

3 av 9 Saksfremlegg til representantskapsmøte 02/2015 Saksnr. 09/2015 Godkjenning av innkalling og sakskart til representantskapsmøte 02/2015 Forslag til vedtak Innkalling og sakskart til representantskapsmøte 02/2015 godkjennes.

4 av 9 Saksfremlegg til representantskapsmøte 02/2015 Saksnr. 10/2015 Valg til underskrivning av protokoll To medlemmer av representantskapet velges til å signere protokollen. Forslag til vedtak Velges på møtet.

5 av 9 Saksfremlegg til representantskapsmøte 02/2015 Saksnr. 11/2015 Nøtterøy Brannstasjon Forslag til vedtak 1. Rehabilitering av Nøtterøy brannstasjon vedtas etter en antatt kostnadsramme på 9,526 mill kr eks mva. 2. Det utarbeides en tilleggsavtale for rehabiliteringen mellom VIB og Nøtterøy kommune hvor VIBs antatte andel av rehabiliteringen på 6,322 mill kroner nedbetales som et lån over 15 år. 3. Dersom VIB flytter ut før nedbetalingen er fullført forfaller restlånet til betaling. Restverdi av bygningsmassen vurderes etter takst på tidspunkt for utflytting. Eventuell restverdi trekkes fra restlånet. Dersom bygningene skal rives etter at VIB flytter ut blir restverdien lik null. Styremøte 10. juni 2015 Styrets behandling og vedtak: Saksnr. 21/2015 «Nøtterøy brannstasjon» Følgende ble enstemmig vedtatt: Styret inviterer representantskapet til å fatte følgende vedtak: 1. Rehabilitering av Nøtterøy brannstasjon vedtas etter en antatt kostnadsramme på 9,526 mill kr eks mva. 2. Det utarbeides en tilleggsavtale for rehabiliteringen mellom VIB og Nøtterøy kommune hvor VIBs antatte andel av rehabiliteringen på 6,322 mill kroner nedbetales som et lån over 15 år. 3. Dersom VIB flytter ut før nedbetalingen er fullført forfaller restlånet til betaling. Restverdi av bygningsmassen vurderes etter takst på tidspunkt for utflytting. Eventuell restverdi trekkes fra restlånet. Dersom bygningene skal rives etter at VIB flytter ut blir restverdien lik null. Daglig leders innstilling til vedtak: Styret inviterer representantskapet til å fatte følgende vedtak: 1. Rehabilitering av Nøtterøy brannstasjon vedtas etter en antatt kostnadsramme på 9,526 mill kr eks mva. 2. Det utarbeides en tilleggsavtale for rehabiliteringen mellom VIB og Nøtterøy kommune hvor VIBs antatte andel av rehabiliteringen på 6,322 mill kroner nedbetales som et lån over 15 år. 3. Dersom VIB flytter ut før nedbetalingen er fullført forfaller restlånet til betaling. Restverdi av bygningsmassen vurderes etter takst på tidspunkt for utflytting. Eventuell restverdi trekkes fra restlånet. Dersom bygningene skal rives etter at VIB flytter ut blir restverdien lik null.

6 av 9 Nøtterøy Brannstasjon bakgrunn Kirkeveien 222 AS er eier av Nøtterøy Brannstasjon. Borgheim Sentrumsbygg AS er morselskap og eies av Nøtterøy Kommune. VIB leier brannstasjonen av Nøtterøy kommune etter en husleiekontrakt som er identisk for brannstasjonen på Nøtterøy og i Tønsberg. Kopstad Brannstasjon eies av VIB, mens tomta er stilt vederlagsfritt til disposisjon av Horten Kommune. Husleie ble avtalt mellom eierkommunene ved oppstarten av selskapet. Den gangen omfattet det også brannstasjonen i Horten. Husleieprisen ble politisk bestemt og satt lavt i forhold til sammenlignbare leiepriser. Leieprisen justeres med hele konsumprisindeksen hvert år. Innledning: Representantskapet behandlet rehabilitering av Nøtterøy Brannstasjon i representantskapsmøtet 02/2014 11. november 2014 Saksnr. 12/2014 «Nøtterøy brannstasjon». Følgende ble enstemmig vedtatt: 1. Rehabilitering av Nøtterøy brannstasjon vedtas etter alternativ 2 med en total kostnadsramme på 5,7 millioner 2. Dagens husleieavtale gjennomgås og leid areal fastsettes på nytt 3. Det utarbeides en ny tilleggsavtale for rehabiliteringen Styreleder orienterte representantskapet i møte 01/2015 5. mai 2015 om status i saken om rehabilitering av Nøtterøy Brannstasjon under sak nr. 07/2015 «Orientering til representantskapet.» Følgende ble protokollert: Styreleder orienterte om ombygging av Nøtterøy brannstasjon. Nytt kostnadsoverslag etter innkommet anbud ligger vesentlig over kostnadsoverslaget som lå til grunn for representantskapets behandling av saken i november 2014. Representantskapet hadde ikke merknader til styreleders forslag om at saken tas opp på et ekstraordinært representantskapsmøte før sommeren. Budsjett for rehabilitering av brannstasjonen på Nøtterøy etter innkomne anbud Følgende budsjett er satt opp for tiltaket i etterkant av tilbudsrunden: Budsjett for opparbeidelse brannstasjon, Kirkeveien 222. Eks mva 1 Eksisterende utredning, før januar 2015 235 000 2 Kostnad fram til start byggearbeider 370 000 3 Grunnundersøkelser 70 000 4 Samlet bygningsteknisk eks. ventilasjon 6 271 000 5 Ventilasjon 1 070 000 6 Riving rest bygning mot øst (opsjon) 500 000 7 Byggeledelse 250 000 8 Uforutsett (10 %?) 760 000 TOTAL PROSJEKT 9 526 000

7 av 9 Det reviderte kostnadsoverslaget er altså på 9,526 mill. kr eks mva. Av dette har VIB vedtatt å dekke 4,4 mill. kr og Kirkeveien 222 AS har vedtatt å dekke 2,858 mill. kr. Det betyr at 7,258 mill. kr er finansiert resterende 2,268 mill. kr er ikke finansiert. Kirkeveien 222 AS sin andel ble beregnet på bakgrunn av det forrige kostnadsoverslaget (før anbud) på 8,181 mill. kr. I styremøtet 2. juni i Kirkeveien 222 AS vedtok styret sitt bidrag økt til kr 3,204 mill. Økningen er basert på de samme prinsippene som i forrige beregning. I dette bidraget er også kostnader til oppgradering av vognhallen tatt med. Dette var i begrenset grad inne i forrige beregning. Med dette bidraget gjenstår det å finansiere kr 1,922 mill. kr. I henhold til forutsetningene er dette VIBs andel. I tillegg til dette har administrasjonen i VIB og i Kirkeveien 222 AS gått gjennom planene for å se om det er noe som kan tas ut av planene. Vi har foreslått at antall soverom kan reduseres fra 5 til 4. Dette betyr at stasjonen driftes med minimumsbemanning. Det er vanskelig på bakgrunn av det gjeldende tilbudet å fastslå hva dette innebærer i besparing, men det er gjort et anslag på kr 150 000 eks mva. Sikker på besparelse kan vi ikke være før entreprenør er valgt og vi kan sette oss ned sammen for å se på konsekvenser og muligheter dette gir for prosjektet. Uansett er det altså 9,526 mill. kr eks mva som må finansieres. Forslag til finansiering av VIBs andel VIBs andel ved det siste kostnadsoverslaget er økt fra 4,4 mill. kroner til 6,322 mill. kroner. Kirkeveien 222 AS dekker 3,204 mill. kroner. Det er tidligere vedtatt at VIBs andel skal nedbetales over 10 år i en tilleggsavtale mellom VIB og Nøtterøy kommune. VIB foreslår at økningen i kostnadsoverslaget finansieres ved at VIBs antatte andel av rehabiliteringen på 6,322 mill kroner nedbetales som et annuitetslån hvor nedbetalingstiden økes fra 10 til 15 år og at tilleggsavtalen inngås på disse vilkår. Dersom VIB flytter ut før det er gått 15 år må VIB innbetale gjenstående lånesaldo minus eventuell restverdi. Dette vil gi omtrent den samme månedlige/årlige kostnad for VIB som vist i tabellen. 4,4 mill over 10 år 6,322 mill kr over 15 år pr mnd pr år pr mnd pr år Annuitetslån 3 % rente kr 42 487,- kr 509 844,- kr 43 659,- kr 523 908,- Annuitetslån 2,5 % rente kr 41 279,- kr 495 348,- kr 41 857,- kr 502 284,- Annuitetslån 2 % rente kr 40 486,- kr 485 832,- kr 40 683,- kr 488 196,- Ved en økningen i byggets levetid fra 10 til 15 år må det påregnes noe økt vedlikehold. Rehabiliteringen skjer uansett etter minimumskrav til kvalitet ihht byggeforskriften (TEK 10) og anerkjente standarder og en levetidsforlengelse fra 10 til 15 år vurderes å ikke ha vesentlige konsekvenser for gjennomføringen av rehabiliteringen. Husleieavtale og tilleggsavtale Dagens husleieavtale er gjennomgått og antall leide kvadratmeter er fastsatt på nytt. Det utarbeides en tilleggsavtale om nedbetaling av et annuitetslån. VIB sin part i avtalen er Nøtterøy kommune. Dersom VIB flytter ut før nedbetalingen er fullført forfaller restlånet til betaling. Restverdi av bygningsmassen vurderes etter takst på tidspunkt for utflytting. Eventuell restverdi trekkes fra restlånet. Dersom bygningene avhendes blir restverdien lik null.

8 av 9 Brannsjefens konklusjon og anbefaling Brannsjefen anbefaler styret å invitere representantskapet til å fatte følgende vedtak: 1. Rehabilitering av Nøtterøy brannstasjon vedtas etter en antatt kostnadsramme på 9,526 mill kr eks mva. 2. Det utarbeides en tilleggsavtale for rehabiliteringen mellom VIB og Nøtterøy kommune hvor VIBs antatte andel av rehabiliteringen på 6,322 mill kroner nedbetales som et lån over 15 år. 3. Dersom VIB flytter ut før nedbetalingen er fullført forfaller restlånet til betaling. Restverdi av bygningsmassen vurderes etter takst på tidspunkt for utflytting. Eventuell restverdi trekkes fra restlånet. Dersom bygningene skal rives etter at VIB flytter ut blir restverdien lik null.

9 av 9 Saksfremlegg til representantskapsmøte 02/2015 Saksnr. 12/2015 Eventuelt