økonomiseksjonen Til alle med tilvisningsmynde i Møre og Romsdal fylkeskommune U.off. Dykkar ref: Dykkar dato: Vår ref: Ra Vår dato: 30.10.2013 REKNESKAPSAVSLUTNINGA 2013 Rekneskapen for 2013 skal vere ferdig avlagt innan 15. februar 2014. Fylkesutvalet har møte 27. januar, og då må eit omtrentleg driftsresultatet vere klart. Rekneskapen og årsrapporten skal leggjast fram for fylkestinget til godkjenning på tingsamlinga 7. 9. april 2014. Skal vi klare å leggje fram eit korrekt rekneskap til rett tid, er det heilt avgjerande at fastsette rutinar blir følgde og tidsfristar haldne. 1. VURDERING AV TAP PÅ KRAV Uteståande fordringar må vurderast med tanke på å avskrive krav som ein reknar med ikkje vil bli betalt eller er forelda. Tap skal tilvisast på underpost 14703. Om avskriving av tap på krav: Sjå økonomihandboka pkt. 5.7.4 og 11.2.2 Frist for gjennomgang av fordringar: 05.12.13. 2. KONTROLL AV REKNESKAPEN OG BUDSJETT OMPOSTERINGAR/RETTINGAR AV FEIL Rekneskapen skal kontrollerast kvar månad, omposteringsbilag og melding om feil skal sendast til økonomiseksjon snarast. Ein skal m.a.o. ikkje vente til slutten av året med å rette opp feil. 2.1 PERIODEAVSLUTNING NOVEMBER Vi tar sikte på å stenge periode 11 den 05.12.13. Alle budsjettansvarlege bør då ta ut rapportar og kontrollere rekneskapen: - Er alle budsjettendringar komne med? Dersom ikkje, må ein sjå til at dette blir gjort. - Er alle feilføringar retta opp? Det er særleg viktig å kontrollere at utgifter og inntekter er ført på rett rammeområde. Elles må bruk av prosjektkodar kontrollerast der dette er aktuelt.
2/7 - Er alle aktuelle bilag ført med rett kode for mva-kompensasjon? - Er alle utgifter og inntekter komne med? Kontroller m.a. overføringar, refusjonar og tilskot. Eventuelle utgifter som ikkje er førte må følgjast opp. Manglande innbetaling må straks følgjast opp med krav eller purring. Når det gjeld interne føringar (x29/x79-postar), er utgangspunktet at seljaren (han som skal ha inntekta) har oppfølgingsansvar. - Er alle avsetjingar og bruk av fond førte? Om føring av fond: Sjå økonomihandboka pkt. 5.10. Kontroller om eventuell bruk av disposisjonsfond er ført. - Er alle utstyrskjøp over kr 100 000,- førte i investeringsrekneskapen? Kjøp av utstyr over kr 100 000,- skal førast i investeringsrekneskapen når levetida er minst 3 år. Dette gjeld utan omsyn til korleis kjøpet er finansiert (t.d. lån eller driftsmidlar). - Er det rydda opp i balansen? Balansepostar skal kontrollerast/avstemmast kvar månad. Sjekk om alle anslagspostar frå i fjor er førte ut av balansen. Frist for retting av feil per november: 18.12.13. 3. ANORDNINGSPRINSIPPET Rekneskapen skal førast etter anordningsprinsippet. Det inneber at alle kjente utgifter, utbetalingar, inntekter og innbetalingar skal takast med i rekneskapen for vedkommande år, anten dei er betalte eller ikkje når rekneskapen blir avslutta. Gjeld det t.d. kjøp av ei vare, skal utgifta førast i rekneskapen det året vara er mottatt. Dersom faktura ikkje ligg føre ved rekneskapsavslutninga, skal utgifta anslagsposterast før rekneskapen blir avslutta. Det vil vere i strid med anordningsprinsippet å vente med utgiftsføringa til året etter at ei vare er mottatt. Tidspunktet for når ei faktura blir mottatt eller forfell til betaling har altså inga betydning i forhold til kva rekneskapsår utgifta skal førast i. Vi får av og til signal om at leverandørar blir bedne om å vente til over nytt år med å sende faktura. Slik strategisk fakturering er i strid med lov og forskrifter og kan ikkje aksepterast. Om anordningsprinsippet: Sjå økonomihandboka pkt. 5.4. 4. FRISTAR FOR INNSENDING OG REGISTRERING AV BILAG Generelt skal rekningar gjerast ferdige og registrerast så snart som mogleg. Men særleg rundt årsskiftet er det nødvendig å vere ajour med rekneskapsføringa. Samtidig er det risiko
3/7 for at bilag kan bli ført i feil år, og det er viktig å ha gode rutinar og kontroll for å unngå at dette skjer. 4.1 LØNER Som dei fleste tidlegare år blir det ei ekstra lønsutbetaling i desember. Det blir då utbetalt variabel løn og reiserekningar. Frist for bilag som skal med på 13. lønskøyring: Reiserekningar som skal tilvisast ved adm. avdelinga: 10.12.13. Frist for levering av alle lønsbilag til økonomiseksjon: 13.12.13. Siste overføring frå IST: 18.12.13. Frist for sjukepengekrav: 08.01.14. 4.2 FAKTURAER, REFUSJONAR OG TILSKOT Vi oppfordrar alle til å planleggje innkjøpa sine slik at det ikkje oppstår feil og/eller unødig ekstraarbeid med fakturabilag rundt årsskiftet. Frist for registrering av alle fakturabilag (drift og investering): 17.01.14. Same frist gjeld for dei som sender bilag til sentral registrering. HUSK Å SJEKKE OFTE VED ÅRSSKIFTET OM DET LIGG UBEHANDLA FAKTURAER I WEB FAKTURABEHANDLING C. ANSLAGSPOSTERINGAR Det følgjer av anordningsprinsippet at det er leveringtidspunktet som avgjer kva rekneskapsår ei utgift/utbetaling eller inntekt/innbetaling skal førast i. Dersom faktura ikkje ligg føre ved rekneskapsavslutninga, må føringa skje på grunnlag av eit anslag. Om anslagsposteringar: Sjå økonomihandboka pkt. 5.4.1. For alle anslagsposteringar skal det lagast to bilag samtidig, eitt for føring i gamalt år og eitt for føring i nytt år. Dersom det gjeld ei utgift, skal bilaget for gamalt år innehalde: Debet utgiftskonto og kredit balansekonto for kortsiktig gjeld. Samtidig skal det lagast bilag for nytt år med motsatt føring, altså kredit utgiftskontoen og debet balansekontoen. Når fakturaen kjem, skal den tilvisast og førast på utgiftskontoen. Frist for innsending av anslagsposteringar: 17.01.14.
4/7 5. TANNKLINIKKANE Frist for innsending av rekneskap for desember: 17.01.14 6. BANKKONTI Inneståande på alle bankkonti som skolar/institusjonar har oppretta skal så langt det er råd vere overført til fylkeskassa ved årsskiftet. I praksis bør konti tømmast så nær 31.desember som mogleg, men før årsskiftet. Dette gjeld konti i andre bankar enn Nordea. 7. GÅVER OG LEGAT Legat og gåver som er gjeve direkte til fylkeskommunen skal registrerast i rekneskapen. Vi viser til retningslinjer i kap. 5.17 i økonomihandboka. Ved rekneskapsavslutninga skal det sendast melding om endring i saldo for gåvekonti og legat. Sjå rutine i økonomihandboka pkt. 5.17.2.3. Frist for innsending av oppgåver: 17.01.14. 8. INTERNKONTROLL DOKUMENTASJON AV BALANSEN Frå 2011 er bokføringslova og forskrift om bokføring gjort gjeldande for kommunar/fylkeskommunar. Det gjer grunn til å minne om, og kanskje innskjerpe internkontrollen. I denne omgang gjeld det rutinar for dokumentasjon av balansen. Internkontroll skal bidra til gode, trygge rammer og vere til støtte for dei tilsette. Det er leiaren for skolen/avdelinga som har ansvar for å etablere gode rutinar og ikkje minst sjå til at dei fungerer som føresett. Vi ber om at alle skolar/avd. som har eigne balansekontoar sender oss dokumentasjon av saldo per 31.12. (Det gjeld ikkje fordringar som er ført i Fakturering og leverandørgjeld.) 8.1 DOKUMENTASJON AV KASSEKONTO Sjå kap. 5.11 i økonomihandboka om kontorkasse. Reglar om avstemming er gitt i pkt. 10 i instruks for kassaforvaltning. Kassa skal avstemmast jamleg, minst ein gong i månaden, og avstemminga må dokumenterast skriftleg på eige skjema. Eventuelle kasseskilnader må følgjast opp og stillast til observasjon.
5/7 Etter kap. 5.11.1.1 i økonomihandboka skal kasseteljingsskjema, 5.19.7 og kontrollskjema 5.19.8 oppbevarast på kvar skole/inst. Vi ber om at kassa blir talt per 31.12. Skjema 5.19.8 Kontroll av behaldning i kontorkassa med underskrift av leiar og forklaring på evt. avvik skal sendast økonomiseksjonen. 8.2 DOKUMENTASJON AV BANKKONTO Alle bankkonti som fylkeskommunale tilsette har ansvar for skal opprettast med fylkeskommunen sitt organisasjonsnummer 944 183 779 og vere registrert i balanserekneskapen. Det betyr og at alle inn- og utbetalingar gjennom kontoen skal førast i drifts- eller investeringsrekneskapen. Bokføringsforskrifta krev at bankinnskott skal dokumenterast med oppgåve frå finansinstitusjon. Vi ber om å få tilsendt kontoutskrift per 31.12. og årsoppgåve for alle bankkonti utanom hovudbankavtalen med Nordea. 8.3 DOKUMENTASJON AV KORTSIKTIGE FORDRINGER OG KORTSIKTIG GJELD Alle som har fått oppretta eigne konti for kortsiktige fordringar og kortsiktig gjeld må kontrollere og avstemme kvar konto. Vi ber om å få tilsendt spesifisert oppstilling per 31.12 som viser opne postar på kontoar for kortsiktige fordringar og kortsiktig gjeld. Opne postar må følgjast opp. 8.4 DOKUMENTASJON AV FOND Alle føringar inn og ut av fondskonti må kontrollerast for feil. Dersom det ikkje har vore føringar på eit fond i året må det kommenterast. Dersom øyremerka tilskot ikkje blir brukt til formålet, må ein vurdere om ubrukte midlar skal betalast tilbake eller inntektsførast. For kvart fond ber vi om å få opplyst kva det gjeld, kven som har ansvar for det og når ein reknar med at midlane blir brukt.
6/7 8.5 BALANSERAPPORTAR Balansekontoane har unike nummer som ikkje er knytt til ansvar. Eigarskap til kontoane er styrt ved hjelp av dei fire første posisjonane i kontoteksten. Det er laga ein balanserapport for kvar skole/avd. Rapporten skal vere lagra under private rapportar på WEB økonomispørring. Sett periode i rapporten til 0/1:0/13, da blir alle posteringane i året med. Opne postar frå i fjor må takast med i avstemminga. Under fanen sortering/gruppering bør de sjekke om det er oppretta nye balansekonto sidan rapporten sist vart køyrd. I tilfelle må desse takast med i utvalet. Når periode 11 er stengd blir det sendt ut balanserapport sortert på kontotekst som kan vere til hjelp. Dersom noko er feil, til dømes teksting, send melding til Siv Talstad Hansen. Ta kontakt med økonomiseksjonen om noko er uklart i samband med avstemmingsarbeidet. 8. 6 FRIST FOR INNSENDING DOKUMENTASJON Dokumentasjon av balansepostane kan sendast samla til Åse Brandshaug, epost Ase.Brandshaug@mrfylke.no innan 24.01.14 9. AVSLUTNING Årsavslutninga av rekneskapen medfører eit stort arbeidspress for mange. Vi ber alle budsjettansvarlege setje av nødvendig tid til planlegging og oppfølging slik at arbeidet kan gå greitt. Vi må presisere at det ikkje kan påreknast avvik frå dei oppsette fristane. Ta gjerne kontakt dersom det er behov for å drøfte spørsmål omkring årsavslutninga. Med helsing Rolf Arnesen Siv Talstad Hansen
7/7 REKNESKAPSAVSLUTNINGA 2014 VIKTIGE DATOAR Bilagsfristar: Dato for når adm.avd./ øk.seksjonen skal ha mottatt bokføringsbilag. DATO: GJELD: 05.12.13 Periode 11 blir stengt. Frist for vurdering av uteståande fordringar 10.12.13 Frist for å levere reiserekningar til adm.avd. som skal med på 13. lønskøyring. 13.12.13 Frist for alle bilag til 13. lønskøyring. 18.12.13 Frist for oppretting av feil per november. Siste overføring frå IST. 08.01.14 Frist for sjukepengekrav. 17.01.14 Frist for fakturabilag (drift og investering). Frist for innsending av rekneskap for tannklinikkane. Frist for anslagsposteringar. Frist for oppretting av rekneskapen for desember. Frist for saldospesifikasjon uteståande fordringar. Frist for oppgåve over legat og gåvekontoar. 24.01.14 Frist for innsending av dokumentasjon av balansen. 27.01.14 Møte fylkesutvalet. Resultatet må i hovudsak vere klart med tanke på strykingar. 15.02.14 Årsrekneskapen skal vere ferdig avlagt og oversendt fylkesrevisjonen.