STYREPROTOKOLL Aalesund Svømme og Livredningsklubb 2015 Sted: Aaslk s klubbrom, Moa Svømmehall Dato: 11. mars 2015 Ålesund Tid: 19.00-21.00 Oppmøte: FM IFM Navn Funksjon Espen Remme Styreleder Christin Pedersen Nestleder Alexander Michelsen Sportslig leder Anja Prins Kasserer Eva Heggdal Anders Beite X Øyvind Thorvik Ole Martin Bjørlykke Utøverrepresentant Michael S. Ruud Varamedlem Finn Leo Løseth Varamedlem Victoria Eikremsvik Tolaas Vara utøverrepresentant. I. Formelt til møtet Styreleder Espen Remme ønskte det nye styret velkommen til konstituerende styremøte. En tok en presentasjonsrunde der alle fikk si litt om seg selv, sin tilknytning og erfaring fra klubben. Oppmøte: Øyvind Thorvik hadde forfall grunnet jobbreise, og for han møtte vara Michael S. Ruud. Styret telte 8 av 8 medlemmer, og ble erklært vedtaksføre. I tillegg var alle varamedlemmer innkalt til dette møtet. Innkalling og sakliste: Det var ingen anmerkning til innkallingen. Saklisten ble enstemmig vedtatt. Styremøtet ble erklært lovlig satt. Godkjennelse av styreprotokoll: Det er dette styret sitt første møte. Det foreligger ikke protokoll til godkjennelse. II. Postliste, handlingsplan og orienteringssaker a) Viktig korrespondanse Inng./ utg. Tittel Avsender/mottaker Videre behandling Nn Nn Nn Nn b) Gjennomgang handlingsplan (nærmeste 2 mnd) Blir lagt til. Tiltak Tidspunkt Ansvarlig Status Side 1 av 5
c) Orienteringssaker Ingen orienteringssaker. III. Saker til beslutning Sak 1 Konstituering av styret for Aalesund Svømme og livredningsklubb Styreleder orientert om valget på Årsmøtet for Aaslk 25. februar 2015. Det ble videre gjennomgått hovedpunkter i klubbens virksomhetsplan, og lest fra vedtektene, spesielt «14 Idrettslagets styre». I virksomhetsplanen fremgår ulike funksjoner og roller, og dette blir grundigere behandlet i sak 4. Registrering Brønnøysundregisteret. Samtlige frammøtte styremedlemmer og vara fylte ut og signerte på registermelding. Øyvind Thorvik må også signere. Anja Prins tok ansvaret for å legge denne sammen med årsmøteprotokollen og sende den inn til Brønnøysundregisteret. 1. Styret i Aaslk er med dette vedtaket konstituert. 2. De enkelte styremedlem er kjent med sitt ansvar som medlem i øverste styrende organ i Aaslk mellom årsmøtene i klubben. Sak 2 Status sportslig aktivitet (herunder stevneplan) Sportslig leder Alexander Michelsen orienterte styret om sportslig aktivitet i nærmeste periode: Gjennomgang terminliste Medley.no: Senior NM 18.-22. mars alle utøvere som er kvalifisert. Treningsleir gjennom påskeuka. Åm 6 kvalifiserte utøvere helga 11. og 12. april. Drammen, 13. år og eldre. Hjemmestevne 18. april Bergen Swimfestival Mjøssvøm 12.-14. juni (sesongavslutning) Styret drøftet videre viktigheten av rekrutteringsstevner for å holde motivasjonen til rekruttene oppe, samt å bygge sammen de ulike årsklassene i klubben. Styret tok en kort repetisjon det innholdsmessige i sportslig utvalg i virksomhetsplanen til Aaslk. Sportslig utvalg oppdaterer teminlister, samt avklarer forholdet mellom datoer for svømmeskolen og aktuelle datorer for rekrutteringsstevner. 1. Styret tar gjennomgangen av terminliste og sportslig aktivitet til orientering. Sak 3 Økonomisk status Kasserer og økonomiansvarlig Anja Prins hadde ikke en oppdatert økonomisk status for klubben til møtet. Styret hadde en kort diskusjon, der det kom fram en tydelig uro over både økonomisk situasjonen og mangelen på oversikt. Anja har avtalt et møte med Eli Anne Tvergrov og Doris Ruud for en gjennomgang. Det ble også foreslått at styreleder og nestleder bør delta i dette møtet, og at informasjon om regnskap 2014 og jan/feb 2015 blir gjort tilgjengelig så raskt som mulig. Det blir innkalt til møte med Eli Anne, Einar, Doris, Anja, Christin og Espen om dette, forsøksvis onsdag 18. mars kl. 19:00 20:30 på klubbrommet. Dersom en representant for regnskapsleverandør også kan stille er det positivt. Side 2 av 5
Det ble også diskutert ordningen med leverandør av regnskapstjenester og hvordan dette har fungert. Styret uttrykte en klar oppfatning av at en ønsker dette evaluert. Det er noe ulike erfaringer med hva som fungerer godt for idrettslag som Aaslk, men dette kommer en nærmere tilbake til i neste styremøte. Et annet viktig poeng er forholdet til omsetningsnivået til klubben i ft. momsrefusjonsregler. Det bør gjøres en vurdering også på dette. Det bes om regnskap 2014, status regnskap pr 28. februar 2015 og andre oversikter fremskaffes. 1. Styret gir styreleder, nestleder og kasserer i oppgave å gjøre undersøkelser knyttet til regnskap 2014, framskaffe oppdatert regnskapsstatus for jan/feb 2015 og å undersøke alternative løsninger og leverandører. 2. Dette skal legges frem for styret på kommende styremøte. Sak 4 Arbeidsform og organisering Formelle regler for styret: Styreleder gikk gjennom regler for møteavvikling, melding av saker og utarbeiding av saksunderlag til styremøtene, styremedlemmers rett til å kreve styremøter og å fremme forslag om behandling av saker. Det er viktig at de som fremmer saker i styret, skriver noen ord som forklarer saken, og sier noe om hva de mener styret bør beslutte. Dette vil belyse hvilke handlinger forslagsstiller mener klubben bør foreta seg i den aktuelle saken. Taushetsplikt: Regelen er at all styrebehandling er underlagt taushetsplikt for styrets medlemmer og varamedlemmer. Kommunikasjonen fra styremøtene skal primært skje gjennom publisering av styreprotokollen. Dersom det av tidshensyn tar for lang tid å vente på protokollen, så blir en enig om hva og hvem som skal kommunisere i de enkelte saker. Det er under ingen omstendighet lov for styremedlemmer å referere til diskusjoner og meningsutvekslinger i styret, og hva andre har sagt eller ment. Møteprotokoll: Etter at styret har godkjent styreprotokollen skal den uten forsinkelse publiseres på klubbens websider. Alle forhold som er sensitive vil bli «sladdet» i den publiserte versjonen, men ligger i sin fullstendige form i klubbens arkiv. Kommunikasjon: God kommunikasjon og transparens er viktig for utøvere, trenere, foreldre/foresatte og andre nøkkelpersoner. En bør planlegge en sak knyttet til markeds- og kommunikasjonsstrategi for klubben, som inkluderer Aquarius, websider, facebook og andre kommunikasjonsaktiviteter. Arkiv: Klubbens arkiv er så langt det er kjent for tiden løst gjennom «Dropbox». Dette kan være en noe usikker løsning. Styret bør vurdere i nær fremtid om en annen ordning for klubbens arkiv i forhold til dokumentsikkerhetsaspektet. Gjennomgang «Styret og aktuelle nøkkelfunksjoner»: Styret gikk gjennom alle funksjoner i listen og fordelte ansvar i forhold til å avklare navn og oppgaver til kommende styremøte: Styrets oppgavefordeling; Espen Remme. Økonomisk utvalg; Anja Prins. Sportslig utvalg; Alexander Michelsen. Arrangementsutvalg (Herunder «skolesvøm»); Christin Pedersen. Svømmeskoleutvalg (herunder forhold til Gjensidige stiftelsen); Alexander Michelsen. Sponsor/ PR utvalg (kommunikasjon); Michael S. Ruud. Reiseutvalg: Christin Pedersen. Valgkomite; Valgt av årsmøtet. Revisor/ revisjonskomite; Dette må undersøkes nærmere, Espen Remme. 1. Styret slutter seg til føringer gitt for arbeidsform. Side 3 av 5
2. Styret ber om å få seg forelagt et arbeid knyttet til markeds- og kommunikasjonsstrategi og arkivløsning. 3. De respektive gruppeledere kommer tilbake på styremøtet 25. mars med forslag om personer og organisering av egne grupper. Sak 5 Møteplan Styret ble enig om at onsdager var en god kveld for styremøter. I en vanlig driftssituasjon vurderes styremøter x 1 i måneden som tilstrekkelig. Men på grunn av den aktuelle situasjonen og for å komme godt i gang med arbeidet, tar en hyppigere møter i starten. Prinsippet for styremøter i stabil driftsfase er første onsdag kveld i oddetallsuker i måneden kl. 19:00 21:00. Alle møter i klubbrommet på Moa svømmehall, så langt det ikke blir innkalt til noe annet. Det ble også fra styret anbefalt at sportslig utvalg legger sine møter til uka før styremøtene, slik at aktuelle saker kan fremmes for styret derfra. Følgende møteplan for styret Aaslk i 2015: Onsdag 25. mars Onsdag 15. april Onsdag 6. mai Onsdag 3. juni Onsdag 12. august Onsdag 9. september Onsdag 7. oktober Onsdag 4. november Onsdag 2. desember Styret ber Michael S. Ruud om å sørge for publisering av styrets møteplan på klubbens web sider. 1. Styret i Aaslk vedtok overstående ordinære møteplan for styremøtene i klubben. Sak 6 Søknad trenerseminar Sportslig leder har mottatt en søknad fra Magnus Klæboe Nordgård om et trenerseminar i regi av Olympiatoppen Nord- Norge 8. og 9. mai i Tromsø. Hovedtema er "Talentutvikling: utfordring og muligheter". Seminaret koster 750 kr og flybillettene tur/retur ligger på 2030 kr. Styret vurderer at på tross av en uoversiktlig økonomisk situasjon, så er sportslig kompetansebygging viktig for klubben. 1. Styret innvilger trenerseminar for Magnus Klæboe Nordgård innenfor en totalkostnadsramme på NOK 3 500,- mot framlagt dokumentasjon. V. Eventuelt, evaluering og oppsummering a) Eventuelt 1. Klagesak (unntatt referat) 2. b) Evaluering av styremøtet. Ingen lang evaluering, men styret konkluderte med at det hadde vært et greit styremøte. c) Saker til neste styremøte. Side 4 av 5
Styresak Saksansvarlig Styret og aktuelle nøkkelfunksjoner Respektive gruppeledere/ se sak 4 Økonomistyring og regnskapsfunksjon Ålesund,. mars 2015 _ Espen Remme Styreleder Christin Pedersen Nestleder Alexander Michelsen Sportslig leder/ _ Anja Prins Kasserer/ Eva Heggdal Anders Beite _ Ole Martin Bjørlykke Michael S. Ruud Møtende varamemedlem Side 5 av 5